Nur wenige Dinge werden unseren Alltag und die Zukunft so stark verändern wie der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI). Die ersten Auswirkungen spüren wir bereits seit einigen Jahren. Ob es nun um die Einsparung oder effizientere Verteilung von Zeit und Ressourcen geht, die Potenziale, die uns durch KI eröffnet werden, sind gigantisch.

In Europa nimmt das Deutsche Forschungszentrum für künstliche Intelligenz (DFKI) eine zentrale Rolle in diesem Wissenschaftssektor ein. Das DFKI ist u.a. Koordinator des European Language Resource Coordination (ELRC), dass die Ermittlung von Sprachdaten in ganz Europa unterstützt. Und ihm Rahmen diese Verantwortung Organisator der vierten ELRC-Konferenz in Helsinki. Natürlich ist das DFKI nicht nur in der Forschung State of the Art sondern auch bei der Konferenzorganisation. Deshalb hat man dieses Jahr u. a. auch auf eine Event-App von LineUpr gesetzt. Im Interview erzählt uns Eileen Schnur mehr zum ELRC, warum Sie bewusst nach einer Event-App gesucht hat und wie sie die Zukunft von Konferenzen sieht. Wirklich lesenswert.

LineUpr: Hallo Eileen. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die ELRC bitte einmal persönlich vor.

Eileen: Hallo. Mein Name ist Eileen Schnur und ich bin Researcher am DFKI, dem Deutschen Forschungszentrum für Künstliche Intelligenz. Am DFKI koordinieren wir die European Language Resource Coordination, kurz ELRC.

Dabei handelt es sich um ein von der Europäischen Kommission ins Leben gerufene Projekt, bei dem die Sammlung von Sprachdaten im Fokus steht. Diese Sprachdaten werden verwendet, um eTranslation, den maschinellen Übersetzungsservice der Europäischen Kommission, zu trainieren und eine grenzüberschreitende Kommunikation zwischen öffentlichen Verwaltungen, Ministerien und Bürgern in der EU, Norwegen und Island zu unterstützen.

Zusammen mit unseren Partnern ELDA, ILSP und Tilde sowie unseren nationalen Experten (National Anchor Points) möchten wir mit ELRC Sprachbarrieren überwinden und den Informationsaustausch über Ländergrenzen hinweg ermöglichen.

LineUpr: Du hast LineUpr für die ELRC Konferenz genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Eileen: Die vierte ELRC-Konferenz fand am 26. und 27. November in Helsinki statt. Wir hatten Teilnehmer aus der gesamten EU, darunter Vertreter von der Europäischen Kommission, von Ministerien, öffentlichen Verwaltungen, Forschungseinrichtungen sowie Unternehmen, die sich z. B. mit dem Thema Sprachtechnologie befassen. Im Fokus der vierten Konferenz stand das Thema „Language Data Matters“, weil wir verdeutlichen wollten, wie wichtig Sprachdaten sind und welchen Mehrwert sie bieten können. Vielen ist das gar nicht so bewusst. Zudem wurde ein wichtiger Meilenstein für ELRC gesetzt, da wir zum ersten Mal das ELRC White Paper vorgestellt haben. Es trägt den Titel „Sustainable Language Data Sharing to Support Language Equality in Multilingual Europe“ und erörtert die wichtigsten Erkenntnisse, die in den letzten beiden Jahren im Hinblick auf das Teilen von Sprachdaten in europäischen öffentlichen Verwaltungen und Ministerien gewonnen werden konnten. Im White Paper werden auch die gegenwärtigen Hindernisse beim Sprachdatenaustausch erläutert und Lösungsansätze zur nachhaltigen Verbesserung des Status Quo aufgezeigt. Am zweiten Tag der Konferenz fand dann eine Länder-Expo statt, bei der die Teilnehmer länderspezifische Einblicke zum Thema Sprachdatenaustausch in Europa gewinnen konnten. Die Teilnehmer hatten dadurch die Möglichkeit, mehr über ein bestimmtes Land, gemeinsame Hindernisse beim Teilen von Sprachdaten und hilfreiche Gegenmaßnahmen zu erfahren und Synergien zu bilden, mit deren Hilfe bestehende Barrieren überwunden werden und die Grundpfeiler für eine gemeinsame Nutzung von Sprachressourcen in ganz Europa gesetzt werden können. Sie konnten quasi alle EU-Länder, Norwegen und Island innerhalb eines halben Tages besuchen.

LineUpr: Welche Strategien und Werkzeuge verwendet Ihr in der Ansprache dieser Zielgruppe? Legt Ihr dabei einen besonderen Wert auf etwas Spezielles?

Eileen: Zum einen gibt es die ELRC-Website, auf der alle News und Veranstaltungen veröffentlicht werden. Dort haben wir schon früh erste Informationen geteilt. Wir haben auch einen Twitteraccount und einen eigenen Newsletter. Der direkte und persönliche Kontakt mit potenziellen Teilnehmern und der ELRC-Community ist uns trotzdem sehr wichtig. Deshalb haben wir auch den Großteil der Einladungen per E-Mail versendet.

LineUpr: Wenn Du ein gedrucktes Programmheft mit einer Event-App vergleichst, welche Vor- und Nachteile haben beide Varianten?

Eileen: Natürlich ist eine Event-App die umweltfreundlichere Alternative. Bei vielen Veranstaltungen werden Teilnehmer nahezu mit Papier überhäuft. Das wollten wir vermeiden. Außerdem finde ich, dass man mit den Teilnehmern besser interagieren konnte und die App sehr informativ war. Die Teilnehmer konnten z. B. angeben, welche Vorträge sie besonders interessant finden, wir konnten wichtige Links und Hintergrundinformationen hinterlegen und auch noch kurzfristig Änderungen durchführen, sodass die App immer auf dem neuesten Stand war. Auch die Mitteilungsfunktion war sehr nützlich. Wir haben vor der Konferenz wichtige Hinweise zur Anreise gepostet, die Teilnehmer während der Konferenz informiert, wenn der nächste Vortrag begann und uns nach dem Event per Push-Mitteilung bedankt – Das wäre in der Form ohne App gar nicht möglich gewesen.

Es gibt allerdings immer noch viele, die es bevorzugen, sich mit Stift und Papier Notizen zu machen. Da stößt die App dann an ihre Grenzen.

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Was schätzt du, wie viel Zeit hat die Erstellung der App ungefähr benötigt?

Eileen: Mitte September haben wir zum ersten Mal ein bisschen mit der App herumexperimentiert. Es hat schon ein paar Stunden gedauert, bis man alle Inhalte eingepflegt hatte, aber als das Grundgerüst stand, hielt sich der Aufwand für Aktualisierungen oder Ergänzungen absolut in Grenzen.

LineUpr: Habt Ihr auch die Info-Seiten genutzt?

Eileen: Ja, wir haben sogar mehrere erstellt. Zum einen gab es eine Infoseite zur App selbst. Darüber hinaus gab es auch eine allgemeine Infoseite zum Projekt und der Konferenz sowie eine Seite mit Konferenz FAQ zu Anreise, Unterkunft, Teilnahmegebühren etc. Dann gab es auch noch verschiedene Links zur Registrierungsseite, dem Whitepaper, der Newsletter-Anmeldung und einer Feedback-Seite. Da wir ja am zweiten Tag eine Ausstellung hatten, haben wir auch eine Infoseite mit einem Link zum Lageplan erstellt.

LineUpr: Wie bewertest du die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?

Eileen: Wir haben zum ersten Mal eine Event-App verwendet und wollten erst einmal testen, ob das auch für Anfänger auf dem Gebiet machbar und nicht zu zeitaufwendig ist. Bei unserem ersten Test wurde schnell klar, dass die Erstellung simpel und unkompliziert ist. Ich fand es gut, dass wir mit einer kostenlosen Testversion anfangen und uns erst einmal einen ersten Eindruck verschaffen konnten und uns nicht direkt festlegen mussten. Überzeugt hat uns im Endeffekt aber nicht nur die Nutzerfreundlichkeit, sondern auch, dass unsere Teilnehmer die App nicht herunterladen mussten, sondern direkt mit dem Browser darauf zugreifen konnten.

Das einzige, was mir gefehlt hat, war die Möglichkeit, Überschriften für bestimmte Tagesordnungspunkte festzulegen. Bei unserer Konferenz gab es verschiedene Themenblöcke, wie z. B. eine Session mit dem Namen „AI and Language Technologies in the Digitalisation of Public Services“. Leider war es nicht möglich, zu visualisieren, dass es sich dabei um den Titel des Slots handelt und darzustellen, dass die darauf folgenden Vorträge dieser Überschrift zuzuordnen sind. Ansonsten hatten wir keine Probleme.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Eileen: Als das Konferenzprogramm Ende September veröffentlicht wurde, haben wir auch gleichzeitig zum ersten Mal über die App berichtet. In unserem News-Beitrag auf der ELRC-Website haben wir erklärt, dass mit der App nicht nur die Agenda auf die Handys der Teilnehmer wandert, sondern auch andere Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die es sonst in der Form noch nie gab – wie beispielsweise online Feedback zu geben, mehr über die Vorträge und Sprecher zu erfahren, Push-Mitteilungen zu erhalten etc.

Auch unsere Twitter-Follower wurden in einem entsprechenden Post informiert und der Link zur App wurde in den Standardtext der Registrierungsbestätigung mit aufgenommen. Auf der eigentlichen Veranstaltungswebsite war der QR Code auch zu finden.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Eileen: Leider haben wir nicht aktiv nach Feedback gefragt. Es wäre aber sicherlich eine gute Idee gewesen und ich denke, dass wir das auch beim nächsten Mal auf jeden Fall machen werden. Die Nutzerzahlen haben uns aber erste Hinweise darauf gegeben, dass die Einführung der App ein Erfolg war und gut angenommen wurde. Mit Hilfe von Google Analytics konnten wir feststellen, dass die App an beiden Konferenztagen regelmäßig (und wiederholt) verwendet wurde. Wir hatten sogar mehr Appnutzer als Teilnehmer.

LineUpr: Welche Hürden und Schwierigkeiten habt Ihr bei der Einführung einer Event-App für Eure Veranstaltung erlebt?

Eileen: Viele Hürden gab es eigentlich nicht. Dadurch, dass die Teilnehmer auch Programmhefte in Papierform bekommen haben, hatten sie die Wahl, ob sie das Programm per App oder auf dem Papier verfolgen möchten. Schwieriger wird es, denke ich, wenn man das Papier komplett weglässt, weil es für viele einfach noch dazugehört. Dennoch denke ich, dass der Trend immer mehr in Richtung papierlose Konferenzen geht. Und dann ist so eine App Gold wert.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Eileen. Du hast die Mehrwerte einer Event-App natürlich messerscharf erkannt. Wir sind fest davon überzeugt, dass Papier in den nächsten Jahren immer mehr in den Hintergrund rücken und digitale Tools die Führung übernehmen werden.

Mehr Informationen zum ELRC gibt es auf dieser Website. Außerdem hat das ELRC ein kurzes Video erstellt, um zu erklären, warum Sprachdaten so wichtig sind.

Wir freuen uns bereits auf weitere Events mit Euch.

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Prävention im Arbeitsalltag wird immer wichtiger. Zum einen achten die meisten von uns immer mehr auf ihre Gesundheit und zum anderen profitiert auch der Arbeitgeber von geringen Ausfallzeiten und mehr Produktivität. Doch Fachleute beschäftigen sich nicht erst in den letzten Jahren mit diesen Themen. Die Universität Utah verfügt z. B. über das Rocky Mountain Center for Occupational and Environmental Health (RMCOEH). Über die Jahre konnte sich dieses Center eine ausgezeichnete Reputation aufbauen und bietet Kurse und Konferenzen zu den Themen Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an.

Eine Veranstaltung, die hier besonders im Fokus steht, ist die jährliche Konferenz Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Damit sich niemand beim Umblättern am Papier schneidet, setzt man mit LineUpr natürlich auf ein digitales Programmheft. Mit Diane Johnson, Direktorin der Abteilung für Weiterbildung am RMCOEH, haben wir über den Einsatz von LineUpr gesprochen und weshalb sie überhaupt auf der Suche nach einem neuen Tool war. Viel Spaß beim Lesen.

LineUpr: Hallo Diane. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die Universität von Utah bitte einmal persönlich vor.

Diane: Das Rocky Mountain Center for Occupational and Environmental Health (RMCOEH) ist Teil der Abteilung für Familien- und Präventivmedizin der Universität von Utah. Die Abteilung für Weiterbildung, deren Direktor ich bin, bietet Kurse und Konferenzen zu Themen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit an. Wir beherbergen auch das OSHA-Bildungszentrum Mountain West, das eines von 18 offiziell zugelassenen OSHA-Ausbildungsinstituts-Bildungszentren ist.

LineUpr: Du hast eine LineUpr Event-App für die Annual Utah Conference genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Diane: RMCOEH veranstaltet eine jährliche Konferenz über Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Diese Konferenz ist unter den Fachleuten für Sicherheit und Gesundheitsschutz als die „beste im Westen“ bekannte Gelegenheit bekannt, sich über Innovation, Regulierung und bewährte Verfahren auf dem Laufenden zu halten.

LineUpr: Wie bist Du auf LineUpr aufmerksam geworden und welchen Mehrwert bietet Euch eine Event-App?

Diane: Das Konferenzkomitee wollte schon seit mehreren Jahren die Evaluierung auf ein elektronisches Format umstellen, stellte aber fest, dass die verfügbaren Optionen unerschwinglich teuer und schwierig zu nutzen sind. Ich war entschlossen, eine Lösung zu finden, und recherchierte über ein App-basiertes Umfragetool, das sich in Konferenzsituationen unabhängig von der Größe der Veranstaltung bewährt hatte. LineUpr erschien an der Spitze mehrerer empfohlener Listen. Die Bewertungen waren gut. Was ich am meisten schätzte, war die Möglichkeit, die Verwendung des kostenlosen Tools zu üben.  Als ich entdeckte, wie einfach LineUpr zu benutzen war und einen Prototyp mit der kostenlosen Option baute, war die Investition in die kostenpflichtige Option eine nahe liegende Wahl. Die gestaffelte Bezahlungsoption stellte sicher, dass wir nur für die benötigte Dienstleistung bezahlt haben.

Der größte Wert für uns war die Umfragefunktion. Wir sind verpflichtet, jede unserer Konferenzsitzungen zu evaluieren. Diese wurden immer auf Papier erstellt und dann von Hand in ein Datenmanagementtool übertragen. Es dauerte Tage an Arbeit, um das zu erledigen. Mit LineUpr konnten unsere Teilnehmer die Auswertungen auf ihren Smartphones ohne Internetverbindung durchführen. Und das Beste: Wir konnten die Umfragedaten einfach von der LineUpr-Website herunterladen und in unser Datenmanagementsystem importieren.

LineUpr: Wie hast du die Lineup Profile in der App genutzt?

Diane: Die Profile wurden verwendet, um die Hauptredner und Moderatoren hervorzuheben. Wir nutzten dies, um die soziale Präsenz zu erhöhen und Hintergrundinformationen über jeden einzelnen Fachmann zu liefern. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und hilft den Teilnehmern bei der Auswahl der Sitzungen, an denen sie teilnehmen.

LineUpr: Du hast auch die Infoseiten genutzt. Erzähl uns bitte für welche Informationen.

Diane: Die Info-Seiten wurden verwendet, um grundlegende Informationen über den Veranstaltungsort, die Veranstaltungen, das Parken usw. zu liefern. Wir haben auch die Räumlichkeiten und Informationen über Anbieter und Sponsoren angegeben.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Diane: Da wir kurz vor dem Beginn der Konferenz standen, als wir LineUpr entdeckten, hatten wir nicht viel Zeit, die Nachricht zu verbreiten. Deshalb haben wir in diesem Jahr an der Tür jedes Konferenzraums eine Beschilderung angebracht, die den Link und einen QR-Code enthielt, den die Teilnehmer einscannen konnten. Außerdem ließ unser MC bekanntgeben, dass wir es benutzen, und gab den Leuten Zeit, die App herunterzuladen.  Zudem baten wir jeden Vortragenden, die Teilnehmer daran zu erinnern, die App zum Ausfüllen der Bewertungen zu verwenden. Schließlich nutzten wir das Nachrichtensystem innerhalb von LineUpr, um Ankündigungen zu machen und die Teilnehmer daran zu erinnern, die Bewertungen abzuschließen. Für die Konferenz 2020 werden wir 4 Wochen vor der Konferenz 3 Ankündigungen mit dem Link und den Anweisungen für die Konferenz-App verschicken.

LineUpr: Habt Ihr auch die Umfrage-Features genutzt?

Diane: Die Umfrage-Funktion ist das, was wir von der LineUpr-App am meisten gebraucht haben.  Wir verwenden die Ergebnisse zur Ermittlung der Teilnehmerzufriedenheit und zur Planung der Veranstaltung im nächsten Jahr.  Wir berichten auch Zahlen und Ergebnisse an unsere Beiräte.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Diane: Den meisten hat sie wirklich gefallen. Es war besonders wichtig, dass sie keine Internetverbindung zur Nutzung benötigte. Diejenigen, die weniger technisch versiert waren, entschieden sich für die Papierversion unserer Evaluation.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Diane: Das Einzige, was an der App nicht optimal war, war, dass wir nicht alle Umfrageergebnisse für alle Sitzungen auf einmal herunterladen konnten. Wir mussten sie nacheinander herunterladen. Das war sehr zeitaufwendig.  Wir hoffen, dass LineUpr in naher Zukunft den Benutzern die Möglichkeit bietet, alle Umfragedaten auf einmal herunterzuladen.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Diane. Das Problem mit dem analogen Feedback kann ich vollkommen verstehen. Leider hängen noch viele Veranstalter an alten Methoden. Vielen Dank, dass du uns einen guten Einblick in Eure Konferenz gegeben hast.

Wer Lust auf mehr Informationen hat, dem sei die Webseiten der RMCOEH und der Abteilung für Weiterbildung empfohlen. Und auch bei Facebook ist das RMCOEH präsent.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

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Unsere Event-Apps werden immer häufiger in der wissenschaftlichen Kommune für Konferenzen und Tagungen genutzt. Also wird es Zeit, diesen Arten von Events etwas mehr Raum im Blog zu geben. Deshalb haben wir Susanne Hennig vom Center for NanoScience (CeNS) der LMU München eingeladen.

In 2019 hat sie ein Event für das „Physics of Living Systems Research Network“ organisiert und dafür LineUpr genutzt. Im Interview erzählt uns Susanne warum Sie das gedruckte „Book of Abstracts“ erstmals durch eine digitale Variante ersetzt hat, was Sie an LineUpr besonders mag und was sie nächstes Mal anders machen würde. Viel Spaß bei dieser tollen Kundengeschichte.

LineUpr: Hallo Susanne. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das Center for NanoScience der LMU München bitte persönlich vor.

Susanne: Das Center for NanoScience (CeNS) bringt Wissenschaftler im Münchner Raum zusammen und fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Nanowissenschaften. Neben Unterstützung für Forschungskooperationen, Nachwuchsausbildung und Technologietransfer organisiert das CeNS auch zahlreiche wissenschaftliche Veranstaltungen.

LineUpr: Ihr habt für das Event „Physics of Living Systems eine Event-App von LineUpr genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Susanne: Das „Physics of Living Systems Research Network“ kommt eigentlich aus den USA und soll junge Wissenschaftler im Bereich der Biophysik weiterbilden und vernetzen. CeNS ist einer der internationalen Partner des Netzwerks und so haben wir in diesem Jahr zum zweiten Mal das internationale Jahrestreffen mit 260 Teilnehmern organisiert.

LineUpr: Was macht die Veranstaltung besonders? Welche Zielgruppe wollt Ihr ansprechen und welchen Mehrwert bietet Ihr den Teilnehmern?

Susanne: Das Besondere ist wirklich, dass sehr viele junge Wissenschaftler dabei sind und eine große Bandbreite von biophysikalischen Themen präsentiert wird. Im Netzwerk sind einige der internationalen Top-Unis, wie Princeton, Yale, Harvard etc., präsent. Fast alle Nachwuchswissenschaftler stellen ihr Forschungsprojekt mit einem Vortrag oder einem Poster vor. So kann man sich einen sehr guten Überblick über die „hot topics“ verschaffen und mit den Spezialisten diskutieren.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Susanne: Bisher haben wir zu all unseren größeren Meetings gedruckte „Books of Abstracts“ erstellt, die die Abstracts aller Vorträge und Poster enthalten sowie weitere Informationen, wie Teilnehmerliste, Programm und Organisatorisches. In diesem Jahr sind wir mit LineUPR neue Wege gegangen und haben erstmals auf ein Book of Abstract verzichtet. Stattdessen haben wir nur ein kleines Programmheft gedruckt, für die Leute, die gern etwas in der Hand halten oder aus irgendwelchen Gründen ihr Smartphone nicht nutzen konnten oder wollten. Das Programmheft war dann auch zum Zeitpunkt der Veranstaltung schon nicht mehr ganz aktuell – wie immer gab es Änderungen in der letzten Minute. Aber in der App ist das ja kein Problem!

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Was schätzt du, wie viel Zeit hat die Erstellung der App ungefähr benötigt?

Susanne: Ich habe ein halbes Jahr vorher begonnen, mich mit der App zu beschäftigen und eine erste Version zu erstellen, vor allem auch, um unsere Professoren von dem Konzept zu überzeugen. Der Import der Teilnehmer für das Lineup war sehr einfach und auch die Erstellung des Programms. Das war in wenigen Stunden erledigt. Zusätzlich haben wir aber die Abstracts für die 68 Talks in der App hinterlegt, das mussten wir individuell machen. Außerdem haben wir Teilnehmerbilder aus unserem Anmeldetool bei Xing Events hochgeladen, das hat auch viel Zeit gekostet. Dadurch wirkt die App aber viel individueller, das war es wert! Insgesamt habe ich also schon viel Zeit mit der App verbracht.

LineUpr: Wie bewertest du die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?

Susanne: Ich fand es super, dass man wirklich sofort loslegen kann und die Anwendung total intuitiv ist. Die App ist so klar strukturiert, dass man alles prima im Blick hat. Für wissenschaftliche Zwecke würde ich mir noch eine Zusatzfunktion wünschen, um Abstracts als PDF zu importieren oder zu verknüpfen. Sehr gut fand ich auch den Passwortschutz, damit nur die Teilnehmer auf die App zugreifen konnten!

Auch die Postfunktion haben wir mehrfach genutzt, zum Beispiel um zeitnah über den Nahverkehrsstreik zu informieren, der uns während der Tagung getroffen hatte.

Außerdem war ich begeistert vom Umfragetool. Wir haben eine „Unconference“ Session gemacht, die wir erst während der Konferenz geplant haben. Über die App haben wir dafür Themenvorschläge gesammelt und anschließend zur Abstimmung gestellt. Das hat sehr gut funktioniert und man konnte es auch noch toll visualisieren! Dann konnten wir direkt die Themen und die Räume in die App einpflegen.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Susanne: Wir haben die Teilnehmer ca. vier Wochen vor der Veranstaltung erstmals über die App informiert und ca. eine Woche vorher dann das Passwort und den Link per E-Mail versendet. Auf der Veranstaltung selbst haben wir Tischaufsteller mit Infos zur App direkt bei der Registrierung aufgestellt (siehe Bild). Das hat sehr gut funktioniert.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Susanne: Wir haben viel positives Feedback erhalten. Besonders gelobt wurde, dass man keine eigene App installieren muss! Das Lob hat sich auch in der abschließenden Feedbackumfrage gespiegelt, die wir natürlich auch über die App durchgeführt haben.

LineUpr: Nachdem das Event jetzt vorbei ist. Würdest du die App beim nächsten Event genauso nutzen und deinen Teilnehmern kommunizieren oder würdest du irgendetwas ändern?

Susanne: Ich werde die App auf jeden Fall wieder nutzen. Tatsächlich würde ich eher später anfangen, die Inhalte in die App zu importieren. Jetzt weiß ich ja, wie schnell es geht! So gab es ziemlich viele nachträgliche Änderungen von Seiten der Teilnehmer – da würde ich mir die doppelte Arbeit sparen.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Susanne: Die App ist wirklich sinnvoll, wenn das Programm sich bis zur letzten Minute ändert oder auch wenn man parallele Sessions anbietet. Eigentlich für alles, bei dem man flexibel sein muss. Und außerdem ist die App toll, um Teilnehmer zu vernetzen und die eigene Veranstaltung interaktiver zu gestalten!

LineUpr: Vielen Dank Susanne, für das tolle Interview. Ich finde es jedes Mal bereichernd mit Veranstaltern über den Einsatz von LineUpr zu sprechen. Weiter Informationen zum Center for NanoScience der LMU München gibt es hier.

Wir freuen uns bereits auf weitere Events mit Euch.

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Jugendarbeitslosigkeit in Südeuropa, die Situation der Geflüchteten, der Brexit, die Weiterentwicklung der Eurozone, dass alles sind wichtige Themen der Europäischen Union. Eine Konferenz, welche sich diesen Themen widmet ist die Rethink! EU Conference.

Nora Bittmann ist Teil des Organisationsteams und erklärt uns in diesem Artikel, warum diese Themen so wichtig sind, dass bei einem klassischen Programmheft für diese Anzahl von Teilnehmern am Ende ein riesiger Müllberg entsteht und wie einfach die Erstellung einer Event-App mit LineUpr sein kann. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Nora. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die Rethink! EU Conference bitte persönlich vor.

Nora: Hi, ich bin 24 Jahre alt und studiere „Philosophie, Politik und Ökonomik“ im Bachelor an der Universität Witten/Herdecke (UW/H). Gemeinsam mit 8 KommilitonInnen meines Studiengangs habe ich von August bis Juli 2018 die Rethink! EU Conference konzeptioniert und durchgeführt. Uns ging es bei dem Projekt darum, neue Ideen für die Zukunft der Europäischen Union zu entwickeln. Dabei war es uns wichtig, mit jungen Menschen aus verschiedenen Ländern ins Gespräch zu kommen, um möglichst viele Perspektiven einzubringen. Unser Oberthema war Gerechtigkeit. Das haben wir dann ein Wochenende lang unter verschiedenen Gesichtspunkten und in unterschiedlichsten Formaten diskutiert.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Konferenz?

Nora: Wir haben alle in den Monaten der Vorbereitung (August 2017- Juni 2018) ganz schön geackert. Wer im einzelnen wie viel gearbeitet hat, lässt sich schwer nachvollziehen. Wir waren in Subteams (z. B. Marketing, Logistik, Inhalt, Teilnehmerbetreuung) organisiert und in denen gab es je nach Projektphase unterschiedlich viel zu tun. Da wir aber alle nebenher noch normal weiter studiert haben (manche von uns sogar in zwei Studiengängen gleichzeitig), war das schon ein ziemliche hoher Workload.

Da das Projekt an der UW/H angesiedelt ist, haben wir auch von dort Unterstützung bekommen. Zum einen, was die Konzeptionierung angeht, aber auch bei der Durchführung konnten wir auf die Infrastruktur der Uni zurückgreifen.

LineUpr: Was macht Eure Veranstaltung besonders?

Nora: Jugendarbeitslosigkeit in Südeuropa, die Situation der Geflüchteten, der Brexit, die Weiterentwicklung der Eurozone, etc.; in der Europäischen Union gibt es derzeit viele Probleme. Die EU ist eine wichtige Errungenschaft, gleichzeitig besteht Reformbedarf. Unserer Meinung nach bedarf es Lösungen, die von den EuropäerInnen gemeinsam entwickelt werden. Daher stand bei uns vor allem der Aspekt der Vernetzung unter den jungen EuropäerInnen im Fokus und die Möglichkeit, Ideen für unser zukünftiges Zusammenleben zu diskutieren. Um das Wochenende so interessant wie möglich zu gestalten, haben wir internationale ExpertInnen für Vorträge und Workshops eingeladen. Zusätzlich gab es Formate wie das World Café und Best Practice Sharing, um den Teilnehmenden eine aktive Diskussion zu ermöglichen. Es ging nicht nur darum, neuen Input zu bekommen, sondern vor allem zu überlegen, wie man selbst aktiv werden kann. Coming Together –Evaluating Justice – Taking Action. Dies waren die Mottos für die drei Tage der Konferenz.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Nora: Für die Werbung bei uns an der Uni (und auch anderen Unis) haben wir Plakate und Flyer genutzt. Die Plakate waren sehr auffällig, aber nur mit den Basic Infos bedruckt, auf dem Flyer gab es ein paar mehr Infos, vor allem auch zum Inhalt. Uns ging es vor allem darum, an der eigenen Uni mehr Sichtbarkeit zu erreichen, da wir Teilnehmende werben wollten, aber auch auf einen HelferInnenpool für das Konferenzwochenende angewiesen waren.

LineUpr: Wie seid Ihr eigentlich auf LineUpr aufmerksam geworden und was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Nora: Eine andere Konferenz, die bei uns an der Uni stattfindet, die oikos Winter School hatte LinUpr vorher schon genutzt und war sehr zufrieden mit der Handhabung, Designmöglichkeiten, etc. Für uns war ein wichtiges Argument, dass wir so auf gedruckte Programmhefte – bei 100 Teilnehmenden ein riesiger „Müllberg“ – verzichten konnten. Das passt gut zu unserem innovativen Konzept.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der EU Conference eingesetzt?

Nora: Wir haben die Teilnehmenden in einer Mail vor Beginn der Konferenz und auch während der Eröffnung auf die App hingewiesen. Sie war quasi unser digitaler „Guide“ mit Infos über das Programm und die Speaker. Aber auch Zusatzinfos wie Busfahrpläne, Notfallnummern, etc. waren darüber verfügbar. Außerdem konnten wir so ganz einfach während der Konferenz mit den Teilnehmenden kommunizieren, ihnen bei Fragen Hilfestellung anbieten und das Feedback über die App organisieren. Das alles aus einer Hand zu haben, hat uns vieles erleichtert.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Nora: Das Feedback war sehr positiv. Viele fanden es sehr praktisch, die wichtigsten Infos so kompakt und übersichtlich jederzeit verfügbar zu haben. Nach Feedback explizit zur App haben wir nicht gefragt, es wurde aber durch unseren allgemeinen Fragebogen deutlich, dass die Teilnehmenden die App gut fanden.

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zur letzten Konferenz, welche du mit uns teilen möchtest?

Nora: Verrückt weiß ich nicht, aber es hat uns total begeistert, wie viele engagierte Menschen mit guten Ideen es gibt, die Lust haben etwas zu bewegen und zu gestalten. Es war sehr schön, dass an diesem Wochenende zu sehen!

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Nora: Einfach ausprobieren! Die App ist leicht zu bedienen und bietet viele Möglichkeiten für die individuelle Gestaltung. Es macht richtig Spaß, damit zu arbeiten!

LineUpr: Vielen Dank Nora für das tolle Interview. Konferenzen wie eure sind sehr wichtig für die gesellschaftliche Entwicklung. Heute mehr denn je zuvor.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausgabe in 2019 und hoffen, euch dann wieder unterstützen zu dürfen.

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LineUpr ist neben B2B-Events auch hervorragend für wissenschaftliche Kongresse und Tagungen geeignet. Jemand, der das perfekt beurteilen kann, ist Birgit Bujard. Als Geschäftsführerin der Deutschen Gesellschaft für Online-Forschung ist sie jedes Jahr Ausrichter der General Online Research (GOR) Konferenz.

Im Interview verrät sie dir mehr über die GOR und wie sie mit einer Event-App die Kommunikation und die Organisationsabläufe verbessern konnte. Wie immer, eine tolle Erfolgsgeschichte aus dem wissenschaftlichen Sektor. ?

LineUpr: Hallo Birgit. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die DGOF bitte persönlich vor.

Birgit: Die Deutsche Gesellschaft für Online-Forschung ist ein Verband, der sich seit seiner Gründung im Jahr 1998 für die Weiterentwicklung der Online-Forschung sowie für die Belange der Online-Forscher in Deutschland einsetzt. Online-Forschung reicht vom Einsatz onlinebasierter Datenerhebungsmethoden (z.B. mittels Webbefragung in Online-Panels), über mobile Forschung mit Smartphones, Tablets und Wearables bis hin zur Sammlung und Analyse von Social Media Daten, administrativen Daten, Daten aus passiven Messungen und anderen Big Data-Quellen.

Die DGOF versteht sich als Brücke zwischen verschiedenen Disziplinen, die Methoden der Online-Forschung einsetzen, und fördert den Transfer zwischen Wissenschaft und Praxis.

Ich bin die Geschäftsführerin der DGOF.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt bereits zum dritten Mal für die GOR genutzt. Worum geht es bei diesem Event?

Birgit: Die General Online Research (GOR) Konferenz ist die Jahreskonferenz der DGOF und widmet sich als einzige europäische Konferenz der Diskussion und Analyse von Innovationen und aktuellen Entwicklungen in dem sich kontinuierlich wandelnden Bereich der digitalen Forschung sowie der Förderung des inhaltlichen Austauschs von Forschern aus Wissenschaft und Praxis.

LineUpr: Was ist die typische Zielgruppe Eures Events und wie erreicht Ihr sie? Welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?

Birgit: Zur GOR kommen sowohl Forscher aus dem akademischen Bereich (Hochschulen und akademische Forschungseinrichtungen) sowie Forscher aus dem praktischen Bereich – hier insbesondere aus der Marktforschung. Zur Bewerbung der Veranstaltung nutzen wir Social-Media-Kanäle wie Facebook und Twitter und machen klassische Pressearbeit – insbesondere in den Marktforschungsmedien.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Birgit: Wir haben immer noch ein gedrucktes Programm, das vor Ort an die Teilnehmer verteilt wird. Im Prinzip enthält das das Gleiche wie die App. Hat aber eben den Nachteil das kurzfristige Änderungen während der Konferenz nicht berücksichtigt werden können.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der GOR eingesetzt?

Birgit: Da das Programm sich bis kurz vor der Konferenz noch ändern kann – weil ein Referent krank wird oder anderweitig verhindert ist – weisen wir unsere Konferenzbesucher ab 1 Woche vor der Veranstaltung auf die Möglichkeit der App-Nutzung hin. Das reicht erfahrungsgemäß auch, da die meisten Konferenzteilnehmer, sich erst kurz vorher mit den Veranstaltungsdetails (d.h. welchen unserer vier Konferenztracks bzw. welche Konferenzsession wollen sie besuchen, etc.) befassen. Unsere Besucher nutzen die App in erster Linie dafür, um sich über das Programm und die Redner zu informieren – sowie über organisatorische Infos.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Birgit: Wir machen nach der Konferenz regelmäßig eine Nachbefragung unter den Konferenzbesuchern, bei der die App in den letzten Jahren immer positiv erwähnt wurde.

LineUpr: Wie haben sich Eure Events durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Birgit: Wir nutzen bereits seit Längerem das ConfTool zur Konferenzgestaltung. Das dies aber primär für PC-Nutzung gedacht ist, ist für uns die App eine wichtige Ergänzung, um unseren Konferenzbesuchern die Möglichkeit zu geben, sich das Format auszusuchen, mit dem sie sich über die Konferenz informieren wollen.

LineUpr: Glaubst du, dass auch andere wissenschaftliche Konferenzen von dem Einsatz einer Event-App profitieren können? Wenn ja, wie?

Birgit: Ich glaube, Event-Apps sind immer sinnvoll bei Veranstaltungen, da ein Großteil der Teilnehmer während der Veranstaltung mit dem Smartphone auf Informationssuche gehen wird.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Birgit: Sich ein bisschen Zeit nehmen, um sich mit LineUpr zu beschäftigen. Man kann unheimlich viel damit machen und das Handling ist sehr einfach.

LineUpr: Vielen Dank Birgit für das tolle Interview. Wissenschaftliche Konferenzen und Tagungen sind immer eine besondere Erfahrung und da wir euch jetzt schon zum dritten Mal mit einer Event-App begleiten durften, legen wir einen großen Wert auf Eure Meinung. Wenn du mehr zur DGOF wissen möchtest, dann besuche gern die Homepage. Für die GOR gibt’s natürlich auch eine eigene Website.

Wir sind schon ganz heiß auf die GOR 2019.

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