LineUpr für wissenschaftliche Events – So nutzt Susanne Hennig eine Event-App

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Unsere Event-Apps werden immer häufiger in der wissenschaftlichen Kommune für Konferenzen und Tagungen genutzt. Also wird es Zeit, diesen Arten von Events etwas mehr Raum im Blog zu geben. Deshalb haben wir Susanne Hennig vom Center for NanoScience (CeNS) der LMU München eingeladen.

In 2019 hat sie ein Event für das „Physics of Living Systems Research Network“ organisiert und dafür LineUpr genutzt. Im Interview erzählt uns Susanne warum Sie das gedruckte „Book of Abstracts“ erstmals durch eine digitale Variante ersetzt hat, was Sie an LineUpr besonders mag und was sie nächstes Mal anders machen würde. Viel Spaß bei dieser tollen Kundengeschichte. 😊

LineUpr: Hallo Susanne. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das Center for NanoScience der LMU München bitte persönlich vor.

Susanne: Das Center for NanoScience (CeNS) bringt Wissenschaftler im Münchner Raum zusammen und fördert die interdisziplinäre Zusammenarbeit auf dem Gebiet der Nanowissenschaften. Neben Unterstützung für Forschungskooperationen, Nachwuchsausbildung und Technologietransfer organisiert das CeNS auch zahlreiche wissenschaftliche Veranstaltungen.

LineUpr: Ihr habt für das Event „Physics of Living Systems eine Event-App von LineUpr genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Susanne: Das „Physics of Living Systems Research Network“ kommt eigentlich aus den USA und soll junge Wissenschaftler im Bereich der Biophysik weiterbilden und vernetzen. CeNS ist einer der internationalen Partner des Netzwerks und so haben wir in diesem Jahr zum zweiten Mal das internationale Jahrestreffen mit 260 Teilnehmern organisiert.

LineUpr: Was macht die Veranstaltung besonders? Welche Zielgruppe wollt Ihr ansprechen und welchen Mehrwert bietet Ihr den Teilnehmern?

Susanne: Das Besondere ist wirklich, dass sehr viele junge Wissenschaftler dabei sind und eine große Bandbreite von biophysikalischen Themen präsentiert wird. Im Netzwerk sind einige der internationalen Top-Unis, wie Princeton, Yale, Harvard etc., präsent. Fast alle Nachwuchswissenschaftler stellen ihr Forschungsprojekt mit einem Vortrag oder einem Poster vor. So kann man sich einen sehr guten Überblick über die „hot topics“ verschaffen und mit den Spezialisten diskutieren.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Susanne: Bisher haben wir zu all unseren größeren Meetings gedruckte „Books of Abstracts“ erstellt, die die Abstracts aller Vorträge und Poster enthalten sowie weitere Informationen, wie Teilnehmerliste, Programm und Organisatorisches. In diesem Jahr sind wir mit LineUPR neue Wege gegangen und haben erstmals auf ein Book of Abstract verzichtet. Stattdessen haben wir nur ein kleines Programmheft gedruckt, für die Leute, die gern etwas in der Hand halten oder aus irgendwelchen Gründen ihr Smartphone nicht nutzen konnten oder wollten. Das Programmheft war dann auch zum Zeitpunkt der Veranstaltung schon nicht mehr ganz aktuell – wie immer gab es Änderungen in der letzten Minute. Aber in der App ist das ja kein Problem!

Ich fand es super, dass man wirklich sofort loslegen kann und die Anwendung total intuitiv ist.

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Was schätzt du, wie viel Zeit hat die Erstellung der App ungefähr benötigt?

Susanne: Ich habe ein halbes Jahr vorher begonnen, mich mit der App zu beschäftigen und eine erste Version zu erstellen, vor allem auch, um unsere Professoren von dem Konzept zu überzeugen. Der Import der Teilnehmer für das Lineup war sehr einfach und auch die Erstellung des Programms. Das war in wenigen Stunden erledigt. Zusätzlich haben wir aber die Abstracts für die 68 Talks in der App hinterlegt, das mussten wir individuell machen. Außerdem haben wir Teilnehmerbilder aus unserem Anmeldetool bei Xing Events hochgeladen, das hat auch viel Zeit gekostet. Dadurch wirkt die App aber viel individueller, das war es wert! Insgesamt habe ich also schon viel Zeit mit der App verbracht.

LineUpr: Wie bewertest du die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?

Susanne: Ich fand es super, dass man wirklich sofort loslegen kann und die Anwendung total intuitiv ist. Die App ist so klar strukturiert, dass man alles prima im Blick hat. Für wissenschaftliche Zwecke würde ich mir noch eine Zusatzfunktion wünschen, um Abstracts als PDF zu importieren oder zu verknüpfen. Sehr gut fand ich auch den Passwortschutz, damit nur die Teilnehmer auf die App zugreifen konnten!

Auch die Postfunktion haben wir mehrfach genutzt, zum Beispiel um zeitnah über den Nahverkehrsstreik zu informieren, der uns während der Tagung getroffen hatte.

Außerdem war ich begeistert vom Umfragetool. Wir haben eine „Unconference“ Session gemacht, die wir erst während der Konferenz geplant haben. Über die App haben wir dafür Themenvorschläge gesammelt und anschließend zur Abstimmung gestellt. Das hat sehr gut funktioniert und man konnte es auch noch toll visualisieren! Dann konnten wir direkt die Themen und die Räume in die App einpflegen.

Ich werde die App auf jeden Fall wieder nutzen.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Susanne: Wir haben die Teilnehmer ca. vier Wochen vor der Veranstaltung erstmals über die App informiert und ca. eine Woche vorher dann das Passwort und den Link per E-Mail versendet. Auf der Veranstaltung selbst haben wir Tischaufsteller mit Infos zur App direkt bei der Registrierung aufgestellt (siehe Bild). Das hat sehr gut funktioniert.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Susanne: Wir haben viel positives Feedback erhalten. Besonders gelobt wurde, dass man keine eigene App installieren muss! Das Lob hat sich auch in der abschließenden Feedbackumfrage gespiegelt, die wir natürlich auch über die App durchgeführt haben. 😊

LineUpr: Nachdem das Event jetzt vorbei ist. Würdest du die App beim nächsten Event genauso nutzen und deinen Teilnehmern kommunizieren oder würdest du irgendetwas ändern?

Susanne: Ich werde die App auf jeden Fall wieder nutzen. Tatsächlich würde ich eher später anfangen, die Inhalte in die App zu importieren. Jetzt weiß ich ja, wie schnell es geht! 😊 So gab es ziemlich viele nachträgliche Änderungen von Seiten der Teilnehmer – da würde ich mir die doppelte Arbeit sparen.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Susanne: Die App ist wirklich sinnvoll, wenn das Programm sich bis zur letzten Minute ändert oder auch wenn man parallele Sessions anbietet. Eigentlich für alles, bei dem man flexibel sein muss. Und außerdem ist die App toll, um Teilnehmer zu vernetzen und die eigene Veranstaltung interaktiver zu gestalten!

LineUpr: Vielen Dank Susanne, für das tolle Interview. Ich finde es jedes Mal bereichernd mit Veranstaltern über den Einsatz von LineUpr zu sprechen. Weiter Informationen zum Center for NanoScience der LMU München gibt es hier.

Wir freuen uns bereits auf weitere Events mit Euch.

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Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr