Event-App statt “Paper Cut” – LineUpr bei der RMCOEH Konferenz der Universität Utah

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Prävention im Arbeitsalltag wird immer wichtiger. Zum einen achten die meisten von uns immer mehr auf ihre Gesundheit und zum anderen profitiert auch der Arbeitgeber von geringen Ausfallzeiten und mehr Produktivität. Doch Fachleute beschäftigen sich nicht erst in den letzten Jahren mit diesen Themen. Die Universität Utah verfügt z. B. über das Rocky Mountain Center for Occupational and Environmental Health (RMCOEH). Über die Jahre konnte sich dieses Center eine ausgezeichnete Reputation aufbauen und bietet Kurse und Konferenzen zu den Themen Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit an.

Eine Veranstaltung, die hier besonders im Fokus steht, ist die jährliche Konferenz Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Damit sich niemand beim Umblättern am Papier schneidet, setzt man mit LineUpr natürlich auf ein digitales Programmheft. Mit Diane Johnson, Direktorin der Abteilung für Weiterbildung am RMCOEH, haben wir über den Einsatz von LineUpr gesprochen und weshalb sie überhaupt auf der Suche nach einem neuen Tool war. Viel Spaß beim Lesen. 😊

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LineUpr: Hallo Diane. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die Universität von Utah bitte einmal persönlich vor.

Diane: Das Rocky Mountain Center for Occupational and Environmental Health (RMCOEH) ist Teil der Abteilung für Familien- und Präventivmedizin der Universität von Utah. Die Abteilung für Weiterbildung, deren Direktor ich bin, bietet Kurse und Konferenzen zu Themen der Sicherheit und des Gesundheitsschutzes bei der Arbeit an. Wir beherbergen auch das OSHA-Bildungszentrum Mountain West, das eines von 18 offiziell zugelassenen OSHA-Ausbildungsinstituts-Bildungszentren ist.

LineUpr: Du hast eine LineUpr Event-App für die Annual Utah Conference genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Diane: RMCOEH veranstaltet eine jährliche Konferenz über Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz. Diese Konferenz ist unter den Fachleuten für Sicherheit und Gesundheitsschutz als die „beste im Westen“ bekannte Gelegenheit bekannt, sich über Innovation, Regulierung und bewährte Verfahren auf dem Laufenden zu halten.

LineUpr: Wie bist Du auf LineUpr aufmerksam geworden und welchen Mehrwert bietet Euch eine Event-App?

Diane: Das Konferenzkomitee wollte schon seit mehreren Jahren die Evaluierung auf ein elektronisches Format umstellen, stellte aber fest, dass die verfügbaren Optionen unerschwinglich teuer und schwierig zu nutzen sind. Ich war entschlossen, eine Lösung zu finden, und recherchierte über ein App-basiertes Umfragetool, das sich in Konferenzsituationen unabhängig von der Größe der Veranstaltung bewährt hatte. LineUpr erschien an der Spitze mehrerer empfohlener Listen. Die Bewertungen waren gut. Was ich am meisten schätzte, war die Möglichkeit, die Verwendung des kostenlosen Tools zu üben.  Als ich entdeckte, wie einfach LineUpr zu benutzen war und einen Prototyp mit der kostenlosen Option baute, war die Investition in die kostenpflichtige Option eine nahe liegende Wahl. Die gestaffelte Bezahlungsoption stellte sicher, dass wir nur für die benötigte Dienstleistung bezahlt haben.

Der größte Wert für uns war die Umfragefunktion. Wir sind verpflichtet, jede unserer Konferenzsitzungen zu evaluieren. Diese wurden immer auf Papier erstellt und dann von Hand in ein Datenmanagementtool übertragen. Es dauerte Tage an Arbeit, um das zu erledigen. Mit LineUpr konnten unsere Teilnehmer die Auswertungen auf ihren Smartphones ohne Internetverbindung durchführen. Und das Beste: Wir konnten die Umfragedaten einfach von der LineUpr-Website herunterladen und in unser Datenmanagementsystem importieren.

LineUpr: Wie hast du die Lineup Profile in der App genutzt?

Diane: Die Profile wurden verwendet, um die Hauptredner und Moderatoren hervorzuheben. Wir nutzten dies, um die soziale Präsenz zu erhöhen und Hintergrundinformationen über jeden einzelnen Fachmann zu liefern. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und hilft den Teilnehmern bei der Auswahl der Sitzungen, an denen sie teilnehmen.

Die Umfrage-Funktion ist das, was wir von der LineUpr-App am meisten gebraucht haben.

LineUpr: Du hast auch die Infoseiten genutzt. Erzähl uns bitte für welche Informationen.

Diane: Die Info-Seiten wurden verwendet, um grundlegende Informationen über den Veranstaltungsort, die Veranstaltungen, das Parken usw. zu liefern. Wir haben auch die Räumlichkeiten und Informationen über Anbieter und Sponsoren angegeben.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Diane: Da wir kurz vor dem Beginn der Konferenz standen, als wir LineUpr entdeckten, hatten wir nicht viel Zeit, die Nachricht zu verbreiten. Deshalb haben wir in diesem Jahr an der Tür jedes Konferenzraums eine Beschilderung angebracht, die den Link und einen QR-Code enthielt, den die Teilnehmer einscannen konnten. Außerdem ließ unser MC bekanntgeben, dass wir es benutzen, und gab den Leuten Zeit, die App herunterzuladen.  Zudem baten wir jeden Vortragenden, die Teilnehmer daran zu erinnern, die App zum Ausfüllen der Bewertungen zu verwenden. Schließlich nutzten wir das Nachrichtensystem innerhalb von LineUpr, um Ankündigungen zu machen und die Teilnehmer daran zu erinnern, die Bewertungen abzuschließen. Für die Konferenz 2020 werden wir 4 Wochen vor der Konferenz 3 Ankündigungen mit dem Link und den Anweisungen für die Konferenz-App verschicken.

Den meisten hat die App wirklich gefallen. Es war besonders wichtig, dass sie keine Internetverbindung zur Nutzung benötigte.

LineUpr: Habt Ihr auch die Umfrage-Features genutzt?

Diane: Die Umfrage-Funktion ist das, was wir von der LineUpr-App am meisten gebraucht haben.  Wir verwenden die Ergebnisse zur Ermittlung der Teilnehmerzufriedenheit und zur Planung der Veranstaltung im nächsten Jahr.  Wir berichten auch Zahlen und Ergebnisse an unsere Beiräte.

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LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Diane: Den meisten hat sie wirklich gefallen. Es war besonders wichtig, dass sie keine Internetverbindung zur Nutzung benötigte. Diejenigen, die weniger technisch versiert waren, entschieden sich für die Papierversion unserer Evaluation.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Diane: Das Einzige, was an der App nicht optimal war, war, dass wir nicht alle Umfrageergebnisse für alle Sitzungen auf einmal herunterladen konnten. Wir mussten sie nacheinander herunterladen. Das war sehr zeitaufwendig.  Wir hoffen, dass LineUpr in naher Zukunft den Benutzern die Möglichkeit bietet, alle Umfragedaten auf einmal herunterzuladen.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Diane. Das Problem mit dem analogen Feedback kann ich vollkommen verstehen. Leider hängen noch viele Veranstalter an alten Methoden. Vielen Dank, dass du uns einen guten Einblick in Eure Konferenz gegeben hast.

Wer Lust auf mehr Informationen hat, dem sei die Webseiten der RMCOEH und der Abteilung für Weiterbildung empfohlen. Und auch bei Facebook ist das RMCOEH präsent.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

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Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr