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„Welche Vorteile bringt mir die Verwendung einer Event-App für mein BarCamp“. Diese Frage hören wir mittlerweile sehr oft von Veranstaltern, die eine unserer Event-Apps bei Kollegen und Geschwisterevents gesehen haben.  Wir erklären es euch.

Effizienz ist auch bei BarCamp Veranstaltern ein wichtiges Thema. Die meisten führen ihre Tätigkeit ehrenamtlich und neben ihrem Hauptberuf aus. Bei einer solchen Leidenschaft ist es wichtig, dass die Zeit und Arbeit, welche in notwendige aber unangenehme Tätigkeiten investiert werden muss, wie die Organisation der Location, die Vermarktung des Events, die Kommunikation mit den Besuchern, etc., möglichst reduziert werden kann. Genau hier kommen Event-Apps ins Spiel. Sie können euch den Eventalltag deutlich erleichtern. Wir stellen euch im Folgenden sechs Bereiche vor, in denen Event-Apps euch Zeit, Arbeit und manchmal sogar Kosten sparen.

Vermarktung deines BarCamps

Eine Event-App ermöglicht dir deine Veranstaltung mobil und interaktiv zu präsentieren und deinen potenziellen Gästen zu kommunizieren. Die App fungiert dabei als zentraler Content-Hub, auf dem deine Teilnehmer alle Informationen zum Event finden können. Im Gegensatz zu der klassischen Homepage ist eine App speziell auf das mobile Nutzerverhalten und auf Smartphone und Tablet Bildschirme optimiert. Dadurch sind die Inhalte effizient dargestellt und deine Gäste finden sich schnell und einfach zurecht. Das beginnt bereits bei den Ladezeiten, die bei einer App deutlich geringer sind als bei einer klassischen Website, und endet beim Nutzerfluss. Bei Websites muss jede Seite neu geladen werden, bei Apps findet der Ladeprozess einmalig, entweder beim Installieren der nativen App oder beim ersten Aufruf einer Web-App statt. Für deinen Gast ist die Suche und das stöbern dadurch deutlich angenehmer.

Die App kannst du anschließend über alle deine Vertriebskanäle teilen. Wie bereits im Artikel zur Vermarktung von BarCamps aufgezeigt, geht es in der Promotion primär darum, so viel Inhalte wie möglich zu teilen und so viel Aufmerksamkeit wie möglich für deine Veranstaltung zu erzeugen. Wenn du also einen neuen Redner oder die Location bekannt geben kannst, dann erstelle diese Inhalte in der App, schreibe einen kurzen Teaser Text dazu und teile die App mit diesem Text über deine Marketingkanäle. Deine potenziellen Teilnehmer gelangen so auf die App und können sich dort im besten Fall direkt anmelden oder ein Ticket kaufen. Da die Nutzer der App diese und ihre Inhalte selbst teilen können, unterstützt du damit zudem direkt Nummer 1 und 2 der BarCamp-Regeln.

Die App kann dabei niemals das alleinige Vermarktungsinstrument sein, sollte jedoch Priorität bei der mobilen Vermarktung erhalten. Wenn du deine potenziellen Gäste über ihre mobilen Endgeräte wie z. B. Smartphone ansprechen willst, sollten auch die Informationen diesem Ansatz angepasst werden. Eine klassische Homepage ist hier vollkommen unangebracht, da u. a. zu hohe Seitenladezeiten und eine unübersichtliche Darstellung der Inhalte zwangsläufig zu einer höheren Absprungrate führen. Dass solltest du unbedingt verhindern, da die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass diese Personen später, wenn sie an einem Desktop PC sitzen oder WLAN zur Verfügung haben, erneut aktiv nach deinem Event suchen werden.

Präsentation deiner Eventinhalte

Um Inhalte zu teilen, benötigst du erst mal welche. Eine Event-App stellt alle relevanten Daten zum Event übersichtlich dar. Erstelle Profile für deine Location, deine Redner, deine Teilnehmer und dass alles mit umfassenden Beschreibungen, Links und Bildern. Wie bereits beschrieben, kannst du diese Inhalte über deine Kanäle streuen und Aufmerksamkeit für deine Veranstaltung erregen. Für deine potenziellen Gäste kann die App zum Standard Informationskanal werden. Über die meisten Event-Apps kannst du auch direkt Nachrichten an deine Nutzer versenden und sie somit über jede Art der Veränderung über dem Laufenden halten. Diese Nachrichtenfunktion ist übrigens auch vor Ort am Eventtag interessant für dich.

Sofern es deine Teilnehmer wünschen, kannst du sie ebenfalls mit Profilen in der App darstellen. Sie können hier auch ihre eigenen Blogs und andere Kontaktmöglichkeiten vorstellen und präsentieren aus welchem Grund sie an der Veranstaltung teilnehmen und worin ihre inhaltlichen Stärken liegen.

Zwar kannst du diese Inhalte auch alle einzig über deine Website oder Blog abbilden, damit sind jedoch einige Nachteile verbunden. Zum ersten ist die Pflege einer Website aufwendig, weswegen meist ein Entwickler benötigt wird, zweitens stehen dir nur begrenzte Instrumente zur Verfügung und weitere Features benötigen eine gewisse Vorkenntnis bzw. Einarbeitungszeit und drittens ist das Nutzergefühl und damit automatisch auch die Absprungrate, beim mobilen Aufruf einer Homepage deutlich schlechter als über eine App (jeder der schon mal ohne WLAN und H+ Verbindung eine Website aufgerufen hat, weiß was ich meine). Websites und Blogs sind für Desktop Nutzer entwickelt worden und Apps für die mobile Nutzung. Du weißt am besten, wo deine potenziellen Teilnehmer am meisten unterwegs sind.

Sponsoren Akquise

Die Sponsoren deines BarCamps erwarten zwangsläufig eine Gegenleistung für ihr Engagement. Praktisch alle wollen umfänglich und vorteilhaft auf deinem Event präsentiert werden. Eine Event-App ermöglicht dir hier vollkommen neue Wege. Zum einen können die Sponsoren in eigenen Profilen präsentiert werden. Du kannst deinen Gästen über die App z. B.  direkt Nachrichten zusenden, in denen du deine Sponsoren vorstellst und auf die Profile verlinkst. Zum anderen kannst du ihre Logos und das Corporate Design in deine App-Bilder und dem App Icon integrieren.

So kannst du deinen Sponsoren bereits im Vorfeld aufzeigen, wie du sie während des Events präsentieren wirst. Außerdem kannst du diese Präsentation schnell und einfach über die App durchführen und musst keine umständlichen Texte oder Layouts für jeden Sponsor erstellen und verteilen.

Themenvorschläge sammeln und abstimmen lassen

Wie jeder weiß, existiert im Vorfeld eines BarCamps keine feste Agenda. Die besprochenen Themen und Sessions werden erst vor Ort gemeinsam demokratisch ausgewählt. Einige BarCamps sammeln jedoch bereits im Vorfeld mögliche Themen und präsentieren sie auf ihrem Blog. Event-Apps können diesen Prozess noch weiter verschlanken, da alle Teilnehmer über die Apps ihre Vorschläge für mögliche Themen abgeben können. Der Veranstalter kann diese Vorschläge sammeln und einheitlich präsentieren. Am Veranstaltungstag können die Teilnehmenden dann über alle Themen per App abstimmen.

All das geht auch jetzt bereits ohne digitalen Schnick-Schnack. Eine App verschlankt den Prozess jedoch deutlich und macht alles zu 100% Transparent. Auch was die Akzeptanz dieses Vorgehens angeht, haben unserer Veranstalter nur positive Erfahrungen gemacht.

Feedback und Optimierung des BarCamps

In der Theorie sollte zwar jedes BarCamp eine Feedback- und Abschlussrunde durchführen, in der jeder Teilnehmer seine Meinung und Verbesserungsvorschläge für das Event abgibt, leider verzichten einige Veranstaltungen aus Zeitdruck oder anderen Widrigkeiten jedoch auf diesen Teil. Gleichzeitig kommt es oft vor, dass Personen zwar Verbesserungsvorschläge haben, Ihnen diese aber schnell wieder entfallen.  Es wäre doch super, wenn jeder sein Feedback in dem Moment abgeben kann, in dem es ihm oder ihr einfällt. Am besten, ohne dabei den Veranstaltungsablauf oder den Veranstalter zu stören. Eine Event-App macht diesen Traum wahr. Hier können deine Teilnehmer jederzeit ihre Meinung und Optimierungsvorschläge abgeben. Du kannst sogar Umfragen nutzen, um ganz spezielle Themen abzufragen.

Auch Feedback kann ganz klassisch verbal oder auf Papier gesammelt werden, dafür bedarf es keiner digitalen Lösung. Eine App hilft dir jedoch alle Teilnehmer jederzeit direkt anzusprechen und Vorschläge zentral zu sammeln. Erneut sorgt dies für einen schlanken und effizienten Prozess und weniger Arbeit für dich.

Was sagen unsere BarCamp Kunden

Die meisten unserer Kunden fokussieren sich beim Einsatz der App auf die Kommunikation mit ihren Gästen. Die App wird also im Vorfeld als Promotionsinstrument und während der Veranstaltung als Kommunikationskanal verwendet. Schon lange vor dem Event, sind die Apps sehr gut mit Inhalten gepflegt und werden über social Media an die potenziellen Gäste gestreut. Auf dem Event werden dann die einzelnen Sessions schnell integriert (dafür braucht man nur 10 Minuten) und anschließend findet die komplette Kommunikation ausschließlich über die App statt. Für viele ist auch die Präsentation ihrer Sponsoren sehr interessant, da für diese eine Event-App meist auch noch relativ neu ist. Die Umfragefunktion gewinnt vor allem für das Sammeln von Feedback vor und nach dem Event in letzter Zeit deutlich an Bedeutung, wobei nur wenige diese Funktion zur Abstimmung der möglichen Themen nutzen.

Zeitaufwand der App Erstellung

Da wir durch die App eine deutliche Zeit- und Kosteneinsparung versprechen, kommt an diesem Punkt immer das Gegenargument, dass die Erstellung und Pflege der Event-App ebenfalls einige Zeit erfordert. Natürlich erstellt sich die App nicht von alleine, aber die Integration von Inhalten erfolgt deutlich schneller als die meisten erwarten.  Ich kann hier natürlich nur für LineUpr sprechen, aber aus der Erfahrungen anderer BarCamp-Veranstalter benötigt die Erstellung initial ca. 2 Stunden für ein zweitägiges Event. In dem Artikel „Jedes Barcamp sollte eine App haben“ haben wir euch beschrieben, wie schnell und einfach ihr eure eigene App erstellen könnt. Alles zum Thema BarCamps findet ihr hier.

Zusammenfassung

Um es ganz direkt anzusprechen, ein BarCamp kann auch ohne Event-App eine tolle Veranstaltung sein. Alles, was die App kann, kannst du auch analog durchführen. Der entscheidende Vorteil einer Event-App ist jedoch die gigantische Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Dadurch kannst du die Reichweite und den Erfolg deiner Promotion stärken, deinen Sponsoren einen vollkommen neuen Mehrwert bieten und die Kommunikation zu deinen (potenziellen) Teilnehmern auf ein mobil optimiertes Instrument verschieben. Viele Aufgaben, die du bisher parallel auf mehreren Plattformen und Papier ausführst, kannst du zentral auf einer Event-App tätigen. Letztlich muss aber jeder für sich selbst entscheiden, ob er eher bei den bisherigen Lösungen bleibt oder einen modernen Ansatz bevorzugt. Wenn du dich dafür entscheidest, solltest du jedoch voll dahinter stehen, da der Erfolg der App fast vollkommen vom Umgang des Veranstalters abhängig ist. Eine halbherzige Durchführung führt zwangsläufig zu schlechten Ergebnissen, was weder dir noch deinen Gästen noch uns gefallen kann.

Gebt uns Feedback

Was ist eure Meinung zu Event-Apps für BarCamps? Ist euch das zu viel oder stimmt ihr uns zu? Welche Funktionen der App vermisst ihr bisher auf BarCamps? Wir freuen uns bereits auf eure Antworten.

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