Die RFID-Technologie verspricht Veranstaltern viele Vorteile, ist jedoch gleichzeitig auch mit Hindernissen verbunden. In diesem Artikel erklären wir dir, warum du RFID auf deinem Event wahrscheinlich noch nicht nutzen solltest.

Nachdem wir uns in den ersten beiden Teilen zu RFID mit den Basisinformationen und den Vorteilen beschäftigt haben, wird es heute um die Voraussetzungen und Nachteile dieser Technologie gehen. Mit den Kosten der Technik, den technischen Voraussetzungen und dem Datenschutz beschäftigen wir uns mit den drei entscheidenden Punkten, weshalb RFID bisher für die meisten Veranstalter nicht in Frage kommt.

Short-Briefing

Kosten der Technik: Die Einführung von RFID-Technologie ist mit signifikanten Ausgaben verbunden; Ein Chip kostet, in Abhängigkeit der Menge, zwischen 30 Cent und 35 EUR; Die Lesegeräte zwischen 50 und 5.000 EUR.
Technische Voraussetzungen: Ständige Internetverbindung; Sehr hoher Stromverbrauch; Technischer Support notwendig.
Datenschutz: Auf einem RFID-Chip können viele personenbezogene Daten gespeichert werden. Im Kontext des deutschen Datenschutzgesetzes und der EU-Datenschutzgrundverordnung ist dies sehr kritisch zu betrachten.

Kosten der Technik

Die Einführung eines neuen Systems ist immer mit Kosten verbunden. Bei der RFID-Technologie bedeutet dies, das Papiertickets z. B. durch Armbänder oder Karten, mit integrierten RFID-Chips, ersetzt werden. Je nach Abnahmemenge kostet ein Chip zwischen 30 Cent und 35 EUR. Die Kosten der Lesegeräte liegen zwischen 50 und 5.000 EUR. Als Veranstalter wird man wahrscheinlich auf Dienstleister zurückgreifen, um so die Gesamtkosten in einem kalkulierbaren Bereich zu halten. Der Hype zu RFID-Tickets entsprang der Prognose, dass die Kosten für die RFID-Chips in den nächsten Jahren weiter signifikant sinken werden. Diese Prognose konnte leider nicht bestätigt werden. Der Preisverfall hat in den letzten beiden Jahren deutlich abgenommen. Aus diesem Grund setzen bisher nur wenige, eher größere Veranstaltungen diese Technologie ein.

Technische Voraussetzungen

Voraussetzung für den Einsatz von RFID Technologie ist eine ständige Internetverbindung auf dem Eventgelände. Jedem, der die deutschen Verhältnisse in Sachen WLAN auf Events kennt, sollte jetzt bereits klar sein, dass Deutschland noch nicht bereit für diese Technologie ist. Gleichzeitig wird sehr viel Energie benötigt. Es muss ein entsprechender Support vorhanden sein, um mögliche Probleme schnell vor Ort zu lösen. Je nach Verwendung kommen dazu noch weitere Probleme hinzu. Wird über die Chips auch bargeldloses Bezahlen ermöglicht, müssen entsprechende Checkpoints eingerichtet werden, an denen deine Teilnehmer Geld aufladen, sich über Transaktionen informieren und ggf. auch wieder Geld abbuchen können. Gerade letzteres ist bei externen Anbietern oft mit Transaktionsgebühren verbunden, welche der Veranstalter nicht an seine Teilnehmer weitergeben, sondern selbst übernehmen sollte. All diese technischen Voraussetzungen machen es extrem teuer und schwierig RFID einzuführen. Ohne eine entsprechende Location mit Kapazitäten ist es sogar praktisch unmöglich, was z. B. den Einsatz bei Festivals mittelfristig ausschließen wird.

Datenschutz

Je nach Einsatzwunsch werden auf den RFID-Chips sehr viele sensible Daten der jeweiligen Person gespeichert. Dies können z. B. Kreditkarteninformationen, der Name und die Adresse oder das Bewegungsprofil auf dem Gelände sein. Gerade in Deutschland ist die Rechtslage im Datenschutz so strikt, dass viele Veranstalter deshalb vor einem Einsatz zurückschrecken. Dabei ist z. B. fraglich, ob man den Nutzer dazu zwingen darf, diese Datenerhebung zu akzeptieren oder ob er eine Opt-out-Möglichkeit haben muss. Noch schlimmer wäre eine Opt-in Option. Hier würde der Nutzer vielleicht das Armbändchen nehmen, jedoch keine Erfassung von Bewegungsdaten etc. zulassen, was den Vorteil der Technologie für den Veranstalter deutlich verringern würde. Außerhalb von Deutschland sind die Regelungen zum Datenschutz etwas offener, daher stellt dies dort ein geringeres Hemmnis für die Einführung dar.

Was solltest du gelernt haben

Mit den Kosten der Einführung, den technischen Voraussetzungen und dem Datenschutz existieren elementare Probleme, welche den flächendeckenden Einsatz der RFID-Technologie in Deutschland mittelfristig verhindern werden. Zum einen hat sich die Kostenentwicklung der Transponder in den letzten beiden Jahren nicht so entwickelt wie erhofft, weswegen diese Option nur realistisch für große und Teilnehmerstarke Events ist. Voraussetzung für den Einsatz ist eine ständige Versorgung von Internet und eine konstante Energieversorgung. Beides ist extrem abhängig von der Veranstaltungslocation und für Events auf der „Wiese“ praktisch nicht umsetzbar. Nicht zuletzt bleibt in Deutschland das Problem des Datenschutzes. Mittels RFID-Transponder kann eine Unzahl von Daten erhoben werden, dafür sollte die betreffende Person jedoch aktiv zustimmen.

Was ist deine Meinung zur RFID-Technologie? Denkst du darüber nach sie auf einem Event einzusetzen? Wir freuen uns auf deine Anregungen.

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Im zweiten Teil unserer Reihe zu RFID beschäftigen wir uns mit 5 konkreten Einsatzgebieten und welche Vorteile du als Veranstalter dadurch erhältst. Ein beschleunigter Einlass und bargeldloses Bezahlen sind dabei nur die Spitze des Eisbergs.

Letztes Jahr haben wir uns erstmals mit der RFID-Technologie in unserem Blog beschäftigt. Damals haben wir die Grundlagen für weitere Information gelegt, indem wir gezeigt haben, wofür RFID steht und wie es funktioniert. Heute, in Teil 2, beschäftigen wir uns mit den Vorteilen und konkreten Einsatzgebieten von RFID für Veranstalter.

Short-Briefing

Einlasskontrolle: Beschleunigter Einlass; fälschungssicher; keine Schulung des Personals notwendig; Verschiedene Zugangsberechtigungen leicht abbildbar.
Bezahlsystem: Bargeldloses Bezahlen; keine Zahlungsmittel auf dem Gelände notwendig; erhöhte Umsätze; Transparenz über alle Zahlungsvorgänge.
Besucherverhalten: Identifizierung jeder Person; Erstellung von Bewegungsprofilen; Verwendung von Gewohnheiten und Interessen für Marketingaktivitäten.
Sponsoren: Echte Leads von Besuchern ohne Aufwand schnell einsammeln.
Besucherbindung: Einfache Integration von Aktionen; Besucherbindung starten bereits vor dem Event.

Einlasskontrolle

RFID-Chips, z. B. integriert in das Festival Armbändchen, können den Einlass deiner Besucher deutlich beschleunigen. Dazu müssen sie am Eingang lediglich ihr Bändchen an ein Lesegerät halten und erhalten Zugang zum Eventgelände. Damit entfällt das lästige suchen nach den Papiertickets, da die Armbändchen im Normalfall im am Arm zu finden sind und dein Personal benötigt keine Schulung mehr über die Tickets und deren Berechtigungen. Wenn das Lesegerät Grün oder Go zeigt, dann sind die Personen berechtigt und wenn nicht, dann nicht.

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass RFID-Chips nahezu fälschungssicher sind. Da wir gerade beim Thema Zugangsberechtigungen sind; oft bieten Veranstalter verschiedene Arten von Tickets an, z. B. VIP Tickets. Bei klassischen Ticketformaten muss eine Entscheidung über die Art der Kategorie im Vorfeld der Veranstaltung erfolgen und ein Upgrade später ist nur schwer möglich. RFID-Chips erlauben eine Echtzeit Aktualisierung, sodass deine Gäste auf der Veranstaltung ihr Ticket, z. B. über eine App upgraden und die Vorteile in Echtzeit erleben können.

Bezahlsysteme

Deine Gäste können ihre Getränke, Speisen und alles Weitere direkt über ihre RFID-Chips bezahlen. Mit dem bargeldlosen Bezahlen sind gleich mehrere Vorteile für dich und deine Besucher verbunden. Erstens müssen deine Gäste keine weiteren Zahlungsmittel bei sich tragen, die zum einen eine Last darstellen und zum anderen gestohlen werden könnten. Dafür verbinden sie ihren RFID-Chip einfach mit einem Zahlungsmedium ihrer Wahl. Zweitens werden deine Gäste, aufgrund des schnellen und einfachen Zahlungsprozesses, dazu neigen mehr Geld auszugeben, was zu mehr Umsatz für dich führt. Drittens zeichnet die Technologie alle Transaktionen auf, was eine hohe Transparenz ermöglicht. Deine Gäste können sich an Terminals immer darüber informieren, wie viel Geld sie bereits ausgegeben haben. Du als Veranstalter siehst damit zudem jederzeit, welche Mengen an Getränken und Speisen an den jeweiligen Ständen bereits verbraucht sind und kannst automatisiert Nachbestellungen auslösen.

Daten zum Besucherverhalten

Jeder RFID-Chip kann genau einer Person zugeordnet werden und immer, wenn sie damit einen Bereich deines Geländes betritt, an Aktionen teilnimmt und etwas kauft, wird dies vom System aufgezeichnet. Damit kannst du zu jeder Person genaue Bewegungsprofile anlegen und ein deutlich besseres Verständnis über das Verhalten deiner Gäste erhalten. Wenn du dies noch ausweiten willst, könntest du dein gesamtes Eventareal auch in mehrere kleine Bereiche unterteilen. Die gewonnenen Daten gehen zudem weit über ein klassisches Bewegungsprofil hinaus. Mit hoher Wahrscheinlichkeit verfügst du auch über Marketinginformationen wie die Adresse und Email der Nutzer. Durch sein Verhalten kannst du automatisch auf Vorlieben schließen und diese anschließend für Marketingzwecke verwenden. Für Sicherheitsmaßnahmen außerdem relevant: du weißt jederzeit, wie viele Personen sich in bestimmten Bereichen aufhalten.

Vorteile für Sponsoren

Deine Sponsoren und Partner versuchen sich auf deinem Event von ihrer besten Seite zu präsentieren und durch individuelle Aktionen die Gäste zu begeistern. Hintergrund ist dabei meistens das Sammeln von Leads. Mithilfe von RFID-Chips kannst du Ihnen dieses Vorgehen deutlich erleichtern. Integriere diese Daten automatisch auf den RFID-Chips deiner Gäste. Wenn sie dann an Aktionen deiner Sponsoren teilnehmen reicht es, wenn sie ihr Bändchen an ein Lesegerät halten. Zum einen verhinderst du so, dass deine Sponsoren nur Fake-Adressen erhalten und zum anderen wird auch dieser Prozess deutlich beschleunigt. Stifte und Zettel ade.

Möglichkeiten der Besucherbindung

Ähnlich wie deine Sponsoren wirst auch du deinen Gästen sicherlich einige Aktionen bieten, in die du die RFID-Technologie integrieren kannst. Das Musterbeispiel ist hier die Fotobox. Nachdem deine Gäste ihre Fotos gemacht haben, halten sie nur noch ihr Armband an das Lesegerät und sie erhalten automatisiert eine Mail mit dem Foto. Außerdem kannst du bereits vor dem Event mit deinen Teilnehmern in Kontakt treten. Wenn du jedem Gast sein eigenes Armband bereits nach Hause schickst, dann beginnt bereits jetzt die Vorfreude auf die Veranstaltung und vielleicht entstehen sogar interessante Social-Media-Posts.

Was solltest du gelernt haben

Die Einführung von RFID-Technologie auf deinen Veranstaltungen ist für dich mit einigen Vorteilen verbunden. Der Einlass kann deutlich vereinfacht werden, deine Besucher können alle Zahlungen mit ihrem Armband durchführen und ihre klassischen Zahlungsmittel gleich zuhause lassen. Du sammelst Daten und deine Sponsoren dürfen sich endlich über echte Adressen und Leads freuen. Und nicht zu vergessen, du erhältst vollkommen neue Möglichkeiten eine Bindung zu deinen Besuchern herzustellen. Trotz all dieser Vorteile ist die Einführung der RFID-Technologie auch mit einigen Schwierigkeiten behaftet. In Teil 3 unserer Reihe werden wir uns damit und mit der Frage, ob dieser Ansatz für dein Event sinnvoll ist, näher beschäftigen.

Was ist deine Meinung zur RFID-Technologie? Hast du sie selbst bereits auf einem Event im Einsatz erlebt? Kennst du weitere Einsatzgebiete? Wir freuen uns auf eure Anregungen.

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Wie können Veranstalter RFID auf ihren Events erfolgreich einsetzen und was steckt generell hinter diesem Begriff. Wir erklären es dir und zeigen zwei konkrete Einsatzgebiete von RFID auf Events.

Einer der heißesten Trends für 2017 war der Einsatz von RFID auf Veranstaltungen. Wie es zu erwarten war, braucht auch diese Technologie doch etwas mehr Zeit als prophezeit. Zwar ist der Einsatz von RFID auf Events alltäglicher geworden, der weitaus größere Teil der Veranstalter verzichtet bis jedoch darauf. Zum einen liegt das sicher an Unwissen aber zum anderen immer noch an einigen Hindernissen in der Umsetzung, wie z. B. zu hohe Preise für die Hardware. In unserer dreiteiligen Serie wollen wir euch RFID etwas näher bringen. Gestartet wird heute mit den Grundlagen und wie RFID genau funktioniert.

Short-Briefing

Was heißt RFID: RFID steht für Radiofrequenz-Identifikation und ermöglicht eine eindeutige Identifikation eines RFID-Transponders. Mittels Funk können sowohl Daten gespeichert als auch abgelesen werden.
Einsatzmöglichkeiten auf Events: RFID wird auf Events primär als Ersatz für klassische Tickets und für bargeldlose Bezahlung eingesetzt.

Was ist RFID

RFID ist ein Akronym und steht für Radiofrequenz-Identifikation. Diese Technologie ermöglicht die eindeutige Identifikation eines RFID-Transponder.s Dementsprechend kann auch jeder Gegenstand oder Mensch, welcher mit einem solchen Transponder ausgestattet ist, eindeutig identifiziert werden. Dazu kommuniziert der Transponder über Funk mit einer Basiseinheit. Über diese Kommunikation können sowohl Daten gespeichert als auch abgelesen werden. Genauere technische Details zu RFID-Systemen können in diesem Artikel von RFID Basis nachgelesen werden.

RFID ist übrigens viel älter als die meisten vermuten. Die ersten Entwicklungen stammen bereits aus den 60er Jahren. Ihren Aufschwung in der Neuzeit verdankt das System primär den ständig fallenden Chipkosten.

Einsatzmöglichkeiten auf Events

Obwohl es sicher nur Wenigen bewusst ist, verwenden wir praktisch alle im Alltag bereits RFID Elemente. So bauen z. B. Hotelzimmerkarten oder Nahverkehrsjahrestickets auf diese Technologie auf. Für Veranstalter lohnt sich der Einsatz von RFID-Chips vor allem als Ticketersatz und für bargeldloses Bezahlen.

1. Ticketersatz
Statt einem klassischen Papierticket mit einem Strichcode, kannst du Armbänder oder Ähnliches an deine Gäste verteilen, in denen ein RFID-Transponder integriert ist. Beim Einlass hält dein Gast sein Armbändchen an ein Lesegerät und erhält Zugang. Gleichzeitig kannst du dein Festivalgelände auch in mehrere Abschnitte unterteilen, bei denen deine Gäste ihre Chips immer wieder an ein solches Lesegerät halten müssen. So können u. a. Bewegungsprofile erstellt werden. Mehr dazu im zweiten Artikel zu RFID, bei dem wir uns mehr mit den Einsatzgebieten und den konkreten Vorteilen von RFID beschäftigen.

2. Bargeldloses Bezahlen
Wenn du auf RFID-Chips setzt, kannst du deinen Gästen damit bargeldloses Bezahlen ermöglichen. Statt ständig ihre Geldbörse bzw. Bargeld bei sich führen zu müssen, können sie so ihre Getränke und Verpflegung direkt über ihre Armbändchen kaufen. Im Vorfeld muss der Chip dafür natürlich entweder mit einer Zahlungsmethode verknüpft oder aufgeladen werden.

Was solltest du gelernt haben

RFID steht für Radiofrequenz-Identifikation und ist eine Technologie, welche die direkte Kommunikation zwischen einem Basisgerät und RFID-Transpondern ermöglicht. Die Kommunikation erfolgt per Funk und erlaubt sowohl das Speichern als auch Ablesen von Informationen. Auf Veranstaltungen wird die RFID-Technologie primär dafür eingesetzt, klassische Tickets zu ersetzen und den Teilnehmern bargeldloses Bezahlen zu ermöglichen.

Was hältst du von RFID und den Einsatzmöglichkeiten? Willst du auf Events lieber Bar oder mit einem Chip bezahlen? Wir freuen uns auf deine Antworten.

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Es gibt sicher Tausende Gründe, warum Events scheitern können. Die typischen Stolpersteine der drei wichtigsten Aufgabengebiete Planung, Teilnehmeranreise und -verhalten, welche entscheidend für den Erfolg deines Festivals sind, stellen wir dir heute vor. Wenn du diese Basics nicht korrekt erledigst, muss dein Event zwangsläufig auf die eine oder andere Art scheitern.

Es gibt drei Arten, wie dein Event scheitern könnte. Die klassische Art, daran denkt sicher auch jeder instinktiv, ist der Ausfall der Veranstaltung. Daneben existieren jedoch noch zwei weitere Arten, welche für deinen langfristigen Erfolg viel entscheidender sind. Wir zeigen dir 9 Bereiche, die gerne mal zum Scheitern deines Festivals führen und wie ihr diese erfolgreich meistert.

Drei Ebenen des Scheiterns

Scheitern bedeutet nicht gleich Scheitern. Für ein Festival gibt es mindestens drei verschiedene Ebenen. Der absolute super Gau – und damit die erste Ebene – ist natürlich die Absage.

Aber ein Festival muss nicht erst abgesagt werden, damit es ein Misserfolg wird. Wir gehen jetzt mal davon aus, dass sich die Tickets zu deinem Event gut verkauft haben und entsprechend Gäste vor Ort sind. Die zweite Ebene des Scheiterns ist, dass der Großteil deiner Gäste, aus den unterschiedlichsten Gründen, mit der Veranstaltung unzufrieden sind. Bei der dritten Ebene sind deine Teilnehmer zwar mit dem Event zufrieden, aber nicht wirklich begeistert. Von einem Festival erwartet man einfach Spaß und gute Laune. Ein befriedigendes Gefühl ist hier einfach nicht genug.

Auf den ersten Blick sehen viele Veranstalter im Ausfall die schlimmste Art des Scheiterns, aber das ist falsch. Wenn ein Festival ausfällt, dann sind meist externe Faktoren ausschlaggebend. Zwar erleidet der Veranstalter hier einen Verdienstausfall, aber die Reputation wird in den seltensten Fällen darunter leiden und nächstes Jahr sind deine Gäste wieder am Start. Die zwei anderen Ebenen sorgen jedoch für nachhaltigen Schaden, da sich deine Gäste von dir abwenden und weitere Personen mitnehmen. Gerade auf dem Festivalmarkt, der sehr stark übersättigt ist, wartet an jeder Ecke eine Alternative. Vor der Begeisterung deiner Gäste stehen jedoch die Basics der Festivalplanung.

Planung und Organisation

Ein leidiges Thema für jeden Veranstalter und trotzdem wichtig. Wir Deutsche lieben Vorschriften und dementsprechend ist hier einiges zu beachten.

Genehmigungen am Veranstaltungsort

Klar, du benötigst für dein Festival einen Veranstaltungsort. Dieser sollte möglichst frühzeitig feststehen. Ich muss dir sicher nicht erklären, wie du diesen findest, aber beachte, was auf dem Gelände erlaubt ist und was nicht. So benötigst du u. a. Genehmigungen für den Ausschank von Alkohol, den Umgang mit Müll und einen erhöhten Lärmpegel. Auch Naturschutz und seltene Tiere werden gern mal vergessen. Wer damit zu spät anfängt, riskiert eine Veranstaltungsabsage.

Teilnehmerkapazität vor Ort

Das deutsche Recht definiert, welche Kapazitäten pro Quadratmeter erlaubt sind und ab wann eine Gefahr für Teilnehmer besteht. Du solltest dich vorher genau darüber informieren, wie viele Personen sich auf deinem Gelände aufhalten dürfen. Hier kommt natürlich auch dein Veranstaltungskonzept ins Spiel. Erst dann weißt du, wie viele Tickets du verkaufen darfst.

Plan B – Ticketerstattung oder höhere Gewalt?

Du solltest dich für den Fall vorbereiten, dass dein Festival doch ausfallen muss. Oft ist dies nicht die Schuld des Veranstalters, sondern externer Umstände, wie z. B. das Wetter. Für diesen Fall solltest du vorbereitet sein und deine Rückgabepolitik von Tickets im Vorfeld klar kommunizieren. Das gibt dir Sicherheit und du kannst dich im Extremfall darauf berufen. Deine Teilnehmer wiederum wissen, worauf Sie sich einlassen. Du solltest also bereits im Vorfeld wissen in welchem Fall und wie hoch du eine Rückerstattung leisten musst.

Teilnehmeranreise

Das Festivalerlebnis startet nicht erst mit dem ersten Konzert, sondern bereits mit der Abfahrt vom Heimatort. Du solltest also unbedingt darauf achten, deinen Gästen die Anfahrt so angenehm wie möglich zu gestallten.

Parkplätze

Bereits im zweiten Abschnitt haben wir das Thema Kapazität für dein Festival angesprochen. Du solltest wissen wie viele Gäste an deinem Festival teilnehmen werden und entsprechend Parkplätze bereitstellen. Du darfst im Vorfeld also abschätzen, zu welchem Anteil sie mit dem eigenen Auto anreisen. Neben der reinen Parkplatzfläche ist auch der Zugang dazu wichtig. Dein Ziel sollte sein, dass jeder ohne Stress einen Parkplatz erhält. Dazu gehören eben auch genügend verfügbare Zufahrten. Dabei solltest du analysieren, über welche Straßen deine Gäste anreisen werden und bereits früh eine sinnvolle Beschilderung einsetzen, um Autokolonnen effizient zu lenken.

Öffentlicher Nahverkehr  

Ein Großteil deiner Besucher wird auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Da Festivals oft auf einem „Feldacker“ ohne echte Anbindung an den Nahverkehr stattfinden, solltest du intelligente Wege finden, diese Menschen ohne Stress auf dein Gelände zu bekommen. Du könntest z. B. einen Shuttle-Service vom nächstgelegenen Bahnhof anbieten. Oft bezahlen deine Teilnehmer sogar dafür.

Zeltplatz und der Weg dorthin

Deine Gäste sind jetzt zwar am Eingang und/oder der Ticketkontrolle, aber eine besondere Odyssee steht noch aus. Das Gepäck muss vom Parkplatz auf den Zeltplatz gebracht werden. Hier liegt für die meisten Veranstalter der größte Stolperstein, da diese Problematik gerne mal übersehen wird. Jeder war bestimmt bereits auf einem Event, bei dem der Weg vom Parkplatz zum Zeltplatz so schmal war, dass sich gerade zwei Personen vorbeiquetschen konnten. Das reguliert sich zwar über die Zeit, aber am Anfang bedeutet es Stress. Eine Beschilderung kann hier helfen, die Massen effizient zu lenken. Gleichzeitig bietet es sich an, den Zeltplatz in einzelne Bereiche zu unterteilen und diese nacheinander zu öffnen.

Festivalgelände

Für das Festivalerlebnis sind das Verhalten und die Erfahrungen auf dem Hauptgelände nochmal entscheidender als die Anreise. Auch gibt es für dich einige Dinge zu beachten. Dabei reden wir nicht von den Künstlern und dem korrekten Ablauf der Bühnenshow. Das nehmen wir als gegeben hin.

Lagepläne

Auf einem riesigen Festivalgelände kann es schnell passieren, dass deine Teilnehmer die Übersicht verlieren und sich verlaufen. Der einfachste Weg diese Verwirrung zu reduzieren sind effiziente Lagepläne. Zu einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung gehört ein Raumplan, der definiert, wo welche Bühnen, große Zelte, Toiletten, Verpflegungsstände, Wege und Eingänge genau verortet sind. Entsprechend dieses Konzepts solltest du deinen Gästen einen Lageplan an die Hand geben, sich intuitiv zurechtfinden. Dafür stehen dir mindestens zwei Wege zur Verfügung. Entweder du verwendest die analoge Variante und druckst ein Booklet mit Informationen zum Event und dem Lageplan des Geländes oder du entscheidest dich für den digitalen Weg. Hier kannst du z. B. eine Event-App von LineUpr verwenden, um dein ganzes Event und auch den Lageplan abzubilden. Hier können sich deine Gäste sogar mit der App über das Gelände navigieren lassen.

Eingangsysteme

Irgendwann werden deine Teilnehmer ihren Weg vom Zeltplatz auf dein Hauptgelände antreten. Früher setzten alle Festivals hier auf Kontrollen durch Menschen, bei denen Tickets, Bändchen oder Badges vorgezeigt werden mussten. Viele Veranstalter haben mittlerweile jedoch auf Semidigitale Lösungen gewechselt. Es stehen zwar immer noch Menschen am Eingang, das Ticket, Bändchen, etc. wird jedoch nicht mehr nur begutachtet, sondern mit einem Lesegerät gescannt. So behalten Veranstalter immer einen Überblick, wie viele Menschen sich gerade auf dem Gelände aufhalten. Das ist zum einen sicherheitsrelevant und zum anderen können so wertvolle Daten über Besucherströme gewonnen werden. Willst du noch etwas weitergehen und setzen wir voraus, dass Personenkontrollen bereits am Außengelände stattgefunden haben, kannst du auf modernste Instrumente wie RFID setzen. Hier tragen deine Gäste in ihrem Ticket einen Chip, mit dem sie Zugang zum Gelände erhalten. Damit könntest du dein Gelände auch in mehrere Unterbereiche teilen. Durch die Verfolgung des RFID-Chips kannst du sehr genau verstehen, wie sich deine Gäste im Laufe des Tages auf dem Gelände bewegen. Mehr zu RFID erfährst du nächste Woche auf unserem Blog.

Beschilderung

Wie bereits bei der Anfahrt angerissen, ist eine effiziente Beschilderung ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Event. Immer wenn einer deiner Gäste nicht weiß, was er machen soll oder wo er etwas findet, wird er sich instinktiv umschauen und nach einer Hilfe suchen. Hier kommt die Beschilderung ins Spiel. Es ist immer ein Drahtseilakt, das Geländer nicht mit Schildern zu überfrachten und doch genug Informationspunkte zur Verfügung zu stellen, um Missverständnisse oder Verunsicherungen zu vermeiden. Typische Beispiele für Beschilderung sind Eingang/Ausgang, Verpflegungsstände, Servicepunkte und Toiletten.

Zusammenfassung

Die schlimmste Art des Scheiterns ist nicht die Absage deines Festivals, sondern unzufriedene Besucher. Bei einem übersättigten Markt wie Festivals, finden deine Gäste in Sekunden eine andere Veranstaltung, die sie besuchen können. Bestenfalls verlierst du nur sie, aber wenn es schlecht läuft, dann teilen sie ihre Meinung über dein Festival öffentlich und nehmen weitere Personen mit. Deswegen haben wir dir je drei Aufgabenbereiche aus der Eventplanung, des Teilnehmeranreisekonzepts und der Kommunikation auf dem Festivalgelände vorgestellt. Erfüllst du diese Aufgaben erfolgreich, ist der Grundstein für ein begeisterndes Festival gelegt. Dann geht es mit der Künstlerauswahl, dem Verpflegungskonzept und der Bespaßung vor Ort ans an die schönen Aufgaben.

Gebt uns Feedback

Wie ist eure Meinung? Was gehört noch zu den Grundlegenden Aufgaben in der Festivalplanung? Welche Fragen habt ihr dazu? Wir freuen uns auf eure Antworten.

Stage icon by Juan Pablo Bravo  from the Noun Project.

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