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Es gibt sicher Tausende Gründe, warum Events scheitern können. Die typischen Stolpersteine der drei wichtigsten Aufgabengebiete Planung, Teilnehmeranreise und -verhalten, welche entscheidend für den Erfolg deines Festivals sind, stellen wir dir heute vor. Wenn du diese Basics nicht korrekt erledigst, muss dein Event zwangsläufig auf die eine oder andere Art scheitern.

Es gibt drei Arten, wie dein Event scheitern könnte. Die klassische Art, daran denkt sicher auch jeder instinktiv, ist der Ausfall der Veranstaltung. Daneben existieren jedoch noch zwei weitere Arten, welche für deinen langfristigen Erfolg viel entscheidender sind. Wir zeigen dir 9 Bereiche, die gerne mal zum Scheitern deines Festivals führen und wie ihr diese erfolgreich meistert.

Drei Ebenen des Scheiterns

Scheitern bedeutet nicht gleich Scheitern. Für ein Festival gibt es mindestens drei verschiedene Ebenen. Der absolute super Gau – und damit die erste Ebene – ist natürlich die Absage.

Aber ein Festival muss nicht erst abgesagt werden, damit es ein Misserfolg wird. Wir gehen jetzt mal davon aus, dass sich die Tickets zu deinem Event gut verkauft haben und entsprechend Gäste vor Ort sind. Die zweite Ebene des Scheiterns ist, dass der Großteil deiner Gäste, aus den unterschiedlichsten Gründen, mit der Veranstaltung unzufrieden sind. Bei der dritten Ebene sind deine Teilnehmer zwar mit dem Event zufrieden, aber nicht wirklich begeistert. Von einem Festival erwartet man einfach Spaß und gute Laune. Ein befriedigendes Gefühl ist hier einfach nicht genug.

Auf den ersten Blick sehen viele Veranstalter im Ausfall die schlimmste Art des Scheiterns, aber das ist falsch. Wenn ein Festival ausfällt, dann sind meist externe Faktoren ausschlaggebend. Zwar erleidet der Veranstalter hier einen Verdienstausfall, aber die Reputation wird in den seltensten Fällen darunter leiden und nächstes Jahr sind deine Gäste wieder am Start. Die zwei anderen Ebenen sorgen jedoch für nachhaltigen Schaden, da sich deine Gäste von dir abwenden und weitere Personen mitnehmen. Gerade auf dem Festivalmarkt, der sehr stark übersättigt ist, wartet an jeder Ecke eine Alternative. Vor der Begeisterung deiner Gäste stehen jedoch die Basics der Festivalplanung.

Planung und Organisation

Ein leidiges Thema für jeden Veranstalter und trotzdem wichtig. Wir Deutsche lieben Vorschriften und dementsprechend ist hier einiges zu beachten.

Genehmigungen am Veranstaltungsort

Klar, du benötigst für dein Festival einen Veranstaltungsort. Dieser sollte möglichst frühzeitig feststehen. Ich muss dir sicher nicht erklären, wie du diesen findest, aber beachte, was auf dem Gelände erlaubt ist und was nicht. So benötigst du u. a. Genehmigungen für den Ausschank von Alkohol, den Umgang mit Müll und einen erhöhten Lärmpegel. Auch Naturschutz und seltene Tiere werden gern mal vergessen. Wer damit zu spät anfängt, riskiert eine Veranstaltungsabsage.

Teilnehmerkapazität vor Ort

Das deutsche Recht definiert, welche Kapazitäten pro Quadratmeter erlaubt sind und ab wann eine Gefahr für Teilnehmer besteht. Du solltest dich vorher genau darüber informieren, wie viele Personen sich auf deinem Gelände aufhalten dürfen. Hier kommt natürlich auch dein Veranstaltungskonzept ins Spiel. Erst dann weißt du, wie viele Tickets du verkaufen darfst.

Plan B – Ticketerstattung oder höhere Gewalt?

Du solltest dich für den Fall vorbereiten, dass dein Festival doch ausfallen muss. Oft ist dies nicht die Schuld des Veranstalters, sondern externer Umstände, wie z. B. das Wetter. Für diesen Fall solltest du vorbereitet sein und deine Rückgabepolitik von Tickets im Vorfeld klar kommunizieren. Das gibt dir Sicherheit und du kannst dich im Extremfall darauf berufen. Deine Teilnehmer wiederum wissen, worauf Sie sich einlassen. Du solltest also bereits im Vorfeld wissen in welchem Fall und wie hoch du eine Rückerstattung leisten musst.

Teilnehmeranreise

Das Festivalerlebnis startet nicht erst mit dem ersten Konzert, sondern bereits mit der Abfahrt vom Heimatort. Du solltest also unbedingt darauf achten, deinen Gästen die Anfahrt so angenehm wie möglich zu gestallten.

Parkplätze

Bereits im zweiten Abschnitt haben wir das Thema Kapazität für dein Festival angesprochen. Du solltest wissen wie viele Gäste an deinem Festival teilnehmen werden und entsprechend Parkplätze bereitstellen. Du darfst im Vorfeld also abschätzen, zu welchem Anteil sie mit dem eigenen Auto anreisen. Neben der reinen Parkplatzfläche ist auch der Zugang dazu wichtig. Dein Ziel sollte sein, dass jeder ohne Stress einen Parkplatz erhält. Dazu gehören eben auch genügend verfügbare Zufahrten. Dabei solltest du analysieren, über welche Straßen deine Gäste anreisen werden und bereits früh eine sinnvolle Beschilderung einsetzen, um Autokolonnen effizient zu lenken.

Öffentlicher Nahverkehr  

Ein Großteil deiner Besucher wird auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Da Festivals oft auf einem „Feldacker“ ohne echte Anbindung an den Nahverkehr stattfinden, solltest du intelligente Wege finden, diese Menschen ohne Stress auf dein Gelände zu bekommen. Du könntest z. B. einen Shuttle-Service vom nächstgelegenen Bahnhof anbieten. Oft bezahlen deine Teilnehmer sogar dafür.

Zeltplatz und der Weg dorthin

Deine Gäste sind jetzt zwar am Eingang und/oder der Ticketkontrolle, aber eine besondere Odyssee steht noch aus. Das Gepäck muss vom Parkplatz auf den Zeltplatz gebracht werden. Hier liegt für die meisten Veranstalter der größte Stolperstein, da diese Problematik gerne mal übersehen wird. Jeder war bestimmt bereits auf einem Event, bei dem der Weg vom Parkplatz zum Zeltplatz so schmal war, dass sich gerade zwei Personen vorbeiquetschen konnten. Das reguliert sich zwar über die Zeit, aber am Anfang bedeutet es Stress. Eine Beschilderung kann hier helfen, die Massen effizient zu lenken. Gleichzeitig bietet es sich an, den Zeltplatz in einzelne Bereiche zu unterteilen und diese nacheinander zu öffnen.

Festivalgelände

Für das Festivalerlebnis sind das Verhalten und die Erfahrungen auf dem Hauptgelände nochmal entscheidender als die Anreise. Auch gibt es für dich einige Dinge zu beachten. Dabei reden wir nicht von den Künstlern und dem korrekten Ablauf der Bühnenshow. Das nehmen wir als gegeben hin.

Lagepläne

Auf einem riesigen Festivalgelände kann es schnell passieren, dass deine Teilnehmer die Übersicht verlieren und sich verlaufen. Der einfachste Weg diese Verwirrung zu reduzieren sind effiziente Lagepläne. Zu einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung gehört ein Raumplan, der definiert, wo welche Bühnen, große Zelte, Toiletten, Verpflegungsstände, Wege und Eingänge genau verortet sind. Entsprechend dieses Konzepts solltest du deinen Gästen einen Lageplan an die Hand geben, sich intuitiv zurechtfinden. Dafür stehen dir mindestens zwei Wege zur Verfügung. Entweder du verwendest die analoge Variante und druckst ein Booklet mit Informationen zum Event und dem Lageplan des Geländes oder du entscheidest dich für den digitalen Weg. Hier kannst du z. B. eine Event-App von LineUpr verwenden, um dein ganzes Event und auch den Lageplan abzubilden. Hier können sich deine Gäste sogar mit der App über das Gelände navigieren lassen.

Eingangsysteme

Irgendwann werden deine Teilnehmer ihren Weg vom Zeltplatz auf dein Hauptgelände antreten. Früher setzten alle Festivals hier auf Kontrollen durch Menschen, bei denen Tickets, Bändchen oder Badges vorgezeigt werden mussten. Viele Veranstalter haben mittlerweile jedoch auf Semidigitale Lösungen gewechselt. Es stehen zwar immer noch Menschen am Eingang, das Ticket, Bändchen, etc. wird jedoch nicht mehr nur begutachtet, sondern mit einem Lesegerät gescannt. So behalten Veranstalter immer einen Überblick, wie viele Menschen sich gerade auf dem Gelände aufhalten. Das ist zum einen sicherheitsrelevant und zum anderen können so wertvolle Daten über Besucherströme gewonnen werden. Willst du noch etwas weitergehen und setzen wir voraus, dass Personenkontrollen bereits am Außengelände stattgefunden haben, kannst du auf modernste Instrumente wie RFID setzen. Hier tragen deine Gäste in ihrem Ticket einen Chip, mit dem sie Zugang zum Gelände erhalten. Damit könntest du dein Gelände auch in mehrere Unterbereiche teilen. Durch die Verfolgung des RFID-Chips kannst du sehr genau verstehen, wie sich deine Gäste im Laufe des Tages auf dem Gelände bewegen. Mehr zu RFID erfährst du nächste Woche auf unserem Blog.

Beschilderung

Wie bereits bei der Anfahrt angerissen, ist eine effiziente Beschilderung ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Event. Immer wenn einer deiner Gäste nicht weiß, was er machen soll oder wo er etwas findet, wird er sich instinktiv umschauen und nach einer Hilfe suchen. Hier kommt die Beschilderung ins Spiel. Es ist immer ein Drahtseilakt, das Geländer nicht mit Schildern zu überfrachten und doch genug Informationspunkte zur Verfügung zu stellen, um Missverständnisse oder Verunsicherungen zu vermeiden. Typische Beispiele für Beschilderung sind Eingang/Ausgang, Verpflegungsstände, Servicepunkte und Toiletten.

Zusammenfassung

Die schlimmste Art des Scheiterns ist nicht die Absage deines Festivals, sondern unzufriedene Besucher. Bei einem übersättigten Markt wie Festivals, finden deine Gäste in Sekunden eine andere Veranstaltung, die sie besuchen können. Bestenfalls verlierst du nur sie, aber wenn es schlecht läuft, dann teilen sie ihre Meinung über dein Festival öffentlich und nehmen weitere Personen mit. Deswegen haben wir dir je drei Aufgabenbereiche aus der Eventplanung, des Teilnehmeranreisekonzepts und der Kommunikation auf dem Festivalgelände vorgestellt. Erfüllst du diese Aufgaben erfolgreich, ist der Grundstein für ein begeisterndes Festival gelegt. Dann geht es mit der Künstlerauswahl, dem Verpflegungskonzept und der Bespaßung vor Ort ans an die schönen Aufgaben.

Gebt uns Feedback

Wie ist eure Meinung? Was gehört noch zu den Grundlegenden Aufgaben in der Festivalplanung? Welche Fragen habt ihr dazu? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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