Wir freuen uns riesig, dass uns immer mehr Model United Nations Konferenzen in Europa ansprechen und eine LineUpr Event-App nutzen möchten. Seit letztes Jahr dürfen wir auch die IsarMUN in diesem Kreis begrüßen.

Als eines der größten MUN Events in Deutschland können sie auch sehr stark von einer Event-App profitieren. Im Interview erklärt uns Anna-Sophie, wie sie mit LineUpr den Kommunikationskomfort für alle Teilnehmer erhöhen und dabei gleichzeitig nachhaltig arbeiten konnten. Viel Spaß beim Lesen.

LineUpr: Hallo Anna-Sophie. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich bitte persönlich vor.

Anna-Sophie: Hallo. Vielen Dank für die Möglichkeit und eure Unterstützung!

Ich bin 20 Jahre alt und studiere seit 4 Semestern Jura (StEx) und Naher und Mittlerer Osten (B.A.) als Doppelstudium an der LMU in München. Letztes Jahr habe ich zusammen mit meinem Co-CEO Sebastian Eppelt und einem über 50-köpfigen Team die Isar Model United Nations 2018 auf die Beine gestellt. Als MUN Konferenz simulieren wir seit 12 Jahren unter dem Schirm unserer Mutterorganisation MUNAM e.V. (Model United Nations Association Munich e.V.) jährlich für ein Wochenende die Gremienarbeit der Vereinten Nationen und ähnlichen internationalen Institutionen (z. B. NATO, WTO, …) mit über 200 studentischen Teilnehmenden aus der ganzen Welt.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung der IsarMUN?

Anna-Sophie: Insgesamt waren letztes Jahr über 50 Studierende und Young Professionals ehrenamtlich an der Organisation von IsarMUN beteiligt. Davon waren 13 das ganze Jahr über intensiv in Planung und Umsetzung involviert. Aufgeteilt in ein ‚Executive Board‘ und ein ‚Academics Team‘ beginnen wir ungefähr ein Jahr im Voraus mit der logistischen und inhaltlichen Organisation von IsarMUN. In wöchentlichen Meetings wird dann besprochen, was in den verschiedenen Arbeitsbereichen erreicht wurde, wo es Probleme gibt und was noch ansteht. Je näher die Konferenz rückt, desto mehr Zeit muss von jedem Einzelnen aufgebracht werden. Während der Konferenz selbst ist das Team dann fast 24/7 im Einsatz. Vom Aufbau früh morgens, über die Koordination der Mittagspause bis hin zur Betreuung des Abendprogramms, welches sich oft bis in die Morgenstunden zieht – Schlaf wird hierbei zur Nebensache. Je nach Position und Zeitpunkt kommt IsarMUN so schon mal einem Vollzeit Job gleich.

LineUpr: Was macht die IsarMUN so besonders?

Anna-Sophie: IsarMUN ist eine der größten Model United Nations Konferenzen Deutschlands. Neben dem wunderschönen München als Location, zeichnet uns besonders unsere Internationalität aus. Unsere über 250 Teilnehmenden setzten sich letztes Jahr aus 51 verschiedenen Nationalitäten zusammen. So international ist kaum eine andere MUN Konferenz in Deutschland.

Darüber hinaus legen wir ganz besonders viel Wert darauf für jeden, vom MUN-Newbie bis zum alten Hasen, spannende Angebote zu organisieren. So haben wir neben mehreren Anfänger- und Refresher-Workshops auch ein Einsteigerprogramm für Gremienvorsitzende und hatten letztes Jahr zum ersten Mal ein akademisches Vertiefungsprogramm.

LineUpr: Ihr habt LineUpr erstmalig verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Anna-Sophie: An erster Stelle steht ganz klar der Komfort für die Teilnehmenden. Mit LineUpr haben unsere „Delegierten“ jederzeit alle wichtigen Informationen, ob Wegbeschreibungen, Raumangaben oder Zeitabläufe, an der Hand und hängen nicht von einer Druckversion ab, die leicht verlegt oder vergessen werden kann. Dabei erreichen mit LineUpr auch kurzfristige Änderungen unsere Teilnehmenden immer zügig und ohne Umwege.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach dem IsarMUN eingesetzt?

Anna-Sophie: Hauptsächlich haben wir die App genutzt, um den Ablaufplan und die zugehörigen Raum-/ Ortsangaben an unsere Teilnehmenden weiterzugeben. Auch zusätzliche Informationen wie zum Beispiel der Dresscode für den jeweiligen Tagesordnungspunkt konnte so praktisch integriert werden. Für zukünftige Konferenzen würden wir die IsarMUN App gerne noch interaktiver gestalten und so neben dem Ablaufplan auch während der Konferenz entstandene Dokumente zu teilen und Teilnehmerumfragen zu erstellen.

Quote: Wir haben durchweg positive Rückmeldungen bekommen. Insbesondere unser abschließendes Feedback hat die Begeisterung der Teilnehmenden widergespiegelt.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Anna-Sophie: Wir haben durchweg positive Rückmeldungen bekommen. Insbesondere unser abschließendes Feedback hat die Begeisterung der Teilnehmenden widergespiegelt. So wurde auf die Frage, was besonders gut gewesen sei immer wieder LineUpr genannt und auch die für LineUpr designierte Multiple Choice Frage zeigte, dass alle Teilnehmenden LineUpr als wertvolle Ergänzung der Konferenz ansahen.

LineUpr: Warum sollten auch andere MUN-Konferenzen eine Event-App verwenden?

Anna-Sophie: An erster Stelle stehen hier sicherlich der Komfort für die Teilnehmenden, sowie die Simplifizierung der Kommunikation und die damit erzeugte Steigerung der Professionalität der gesamten Konferenz. Darüber hinaus kann LineUpr als wertvolles Tool für eine umweltfreundlichere Konferenz dienen und den Papierverbrauch signifikant reduzieren. Je nach Nutzung bedeutet das natürlich auch eine wertvolle Kostenersparnis an Druckkosten.

LineUpr: Welche Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Anna-Sophie: LineUpr ist so intuitiv zu nutzen, dass gar nicht viele Tipps nötig sind. Was wir aber auf jeden Fall empfehlen wollen ist es, zum einen genug Zeit in die Vorbereitung der App zu investieren und zum anderen auch während des Events eine/n Verantwortliche/n für die App abzuordnen um auch wirklich all die tollen Möglichkeiten auszuschöpfen.

LineUpr: Vielen Dank Anna-Sophie, für das tolle Interview. Wir freuen uns immer sehr, wenn wir Model United Nations Konferenzen mit einer LineUpr Event-App unterstützen dürfen. Weitere interessante Informationen findet ihr auf IsarMun.org. Außerdem lohnt sich auch ein Besuch auf Facebook und Instagram.

Wir freuen uns bereits auf die Konferenz dieses Jahr.

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Einmal im Hauptquartier der UN in den Räumen des Menschenrechtsrats an einem Politiktreffen teilnehmen. Jemand, der das jedes Jahr erleben darf, ist Cindy Bischofberger. Sie ist Mitorganisatorin der GIMUN und aufgrund des Ortes hat die GIMUN einen besonderen Vorteil. Sie darf ihre Konferenz in den Räumen des UN Hauptquartiers in Genf durchführen.

Seit 2018 nutzt die GIMUN auch eine Event-App. Wie viel Zeit Cindy in die Erstellung investiert und wofür sie die App konkret verwendet hat, darum geht es heute im Interview. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Cindy. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich bitte persönlich vor.

Cindy: Hallo. Ich bin Cindy und studiere zurzeit Internationale Beziehungen in Genf und bin gleichzeitig Under-Secretary General of Logistics der GIMUN (Geneva International Model United Nations, eine studentische Nichtregierungsorganisation). Ich bin in der deutschsprachigen Schweiz aufgewachsen, hatte aber das Glück die nationale Sprachgrenze überspringen zu dürfen und studiere jetzt im französischsprachigen Raum. Ich war schon immer fasziniert von Fremdsprachen und Kulturen und liebe es, zu reisen und verschiedene Menschen aus aller Welt kennenzulernen. Diese Interessen werden sowohl durch meine Universitätskurse als auch durch meine Tätigkeit für GIMUN perfekt abgedeckt.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in der Planung der GIMUN?

Cindy: Das ist eine wirklich schwierige Frage. Da MUNs im Allgemeinen auf Freiwilligenarbeit basieren, führen wir alle kein Zeittagebuch über den Aufwand. Ich kann definitiv sagen, dass die Arbeitsbelastung jede Woche anders war. Manchmal habe ich nur einige Stunden pro Woche investiert und manchmal mehr als 8 Stunden am Tag. Es ist auch wichtig hinzuzufügen, dass das gesamte GIMUN-Team aus mehr als 20 Personen besteht, die unterschiedliche Aufgaben haben (Komiteeleitung, Personal, Logistik, Übersetzung und Dolmetschen (da die Konferenz eine zweisprachige Veranstaltung ist), kulturelle Veranstaltungen, Presse, etc.) Das Engagement und die Bemühungen jedes Einzelnen trugen letztendlich zu einer erfolgreichen Konferenz bei.

LineUpr: Was macht die GIMUN besonders? Wie unterscheidet Ihr Euch von anderen MUN Events?

Cindy: Im Vergleich zu anderen MUN-Veranstaltungen gibt es zwei Dinge, welche die GIMUN einzigartig machen. Erstens sind wir zweisprachig und zweitens findet die Konferenz am europäischen Hauptsitz der Vereinten Nationen statt. Wir haben das Privileg, diese Einrichtungen nutzen zu können, wodurch die Zweisprachigkeit erst möglich wird (da dort die Kabinen für Dolmetscher zur Verfügung stehen und es möglich ist, in vier unserer sechs Ausschüsse direkt zu dolmetschen). Schon die Möglichkeit, ein NGO-Abzeichen zu haben und frei herumzulaufen (und sich in den vielen verschiedenen Gebäuden zu orientieren), den Menschenrechtsrat mit seiner erstaunlichen Deckenkunst von Miquel Barceló zu entdecken und die Pausen draußen auf der Suche nach den Pfauen zu genießen, sind einzigartig.

Mit der Zweisprachigkeit kann man ein Gefühl für reale internationale Politikveranstaltungen gewinnen. Wenn jedes Wort eines Delegierten sofort in mehrere Sprachen übersetzt wird. Es ist beeindruckend zu sehen, wie alle Teilnehmer durch Dolmetscher ihre Sprachunterschiede überwinden und damit letztlich gemeinsame Ziele erreichen können.

LineUpr: Was ist für Euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen? Wie können auch andere MUN Events von einer Event-App profitieren?

Cindy: Eric von LineUpr hat uns direkt angesprochen und wir haben gerne die Chance genutzt, erstmals eine Event-App auszuprobieren. Es war eine erstaunliche Erfahrung und ich würde es jeder anderen MUN empfehlen. Es gibt uns eine neue Plattform zum Austausch von Informationen. Dank neuer Technologie sind wir es alle gewohnt jederzeit und überall auf Informationen zugreifen zu können. Da ist eine App perfekt geeignet, um alle Beteiligten jederzeit mit aktuellen Informationen zu versorgen.

So wie ich das Team von LineUpr kenne, unterstützen sie auch andere MUN Konferenzen sehr gerne.

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Wie viel Zeit habt Ihr investiert?

Cindy: Ich kann nicht genau sagen, wie viel Zeit ich gebraucht habe, um die App zu erstellen und auf dem neuesten Stand zu halten. Obwohl alles wirklich sehr einfach ist, dauert es schon etwas. Ich habe ca. 30-40 Stunden investiert, bis ich alle Informationen eingegeben hatte. Vieles davon waren kurzfristige Änderungen, daher lag der Großteil davon in den letzten zwei Wochen vor der Konferenz.

LineUpr: Wann und wie habt Ihr die Teilnehmer über die Event-App informiert?

Cindy: Aufgrund dieser kurzfristigen Anpassungen haben wir unsere Teilnehmer erst einen Tag vor der Konferenz über die Event-App informiert. Während der Eröffnungsfeier haben wir alle dann erneut an die App erinnert. Ich hätte die App gern etwas früher veröffentlicht, damit die Teilnehmer auch allgemeine Informationen, wie z. B. wie man nach Genf kommt, wo es hübsche Orte in der Stadt gibt, etc. hätten nutzen können. Das werde ich dann beim nächsten Mal machen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Cindy: Abgesehen davon, dass einige Leute Probleme hatten, die App auf den Homescreen ihres Smartphones zu bekommen, hatten wir viele positive Rückmeldungen. Besonders am Tag der Anmeldung, an dem die Räume aufgrund der vielen Workshops stark verändert werden mussten, waren alle froh, einen direkten Zugriff auf den Zeitplan online zu haben. Das Gleiche gilt für den ersten Tag bei der UNO. Was auch sehr gut ankam, waren die Adressen für unsere Abendveranstaltungen. So konnte jeder schnell und einfach dorthin finden.

Einige Leute waren zwar überrascht, da sie noch nie eine App für ein MUN-Event gesehen haben, aber sie wurde letztlich sehr gut genutzt.

LineUpr: Wie hat sich Euer Event bzw. die Eventorganisation durch die Event-App verändert?

Cindy: Ich kann mit meiner persönlichen Erfahrung beginnen: Ich musste diesmal nicht jeden Raum jedes Komitees auswendig kennen, sondern konnte einfach auf mein Telefon schauen, um die Fragen der Teilnehmer dazu zu beantworten.

Darüber hinaus ist die App eine weitere Möglichkeit, die Sichtbarkeit der gesamten Organisation zu zeigen und das gesamte Team zu motivieren, etwas Neues auszuprobieren. Zu unserem diesjährigen 20-jährigen Jubiläum konnte ich problemlos eine Umfrage zu einem neuen Slogan in die App integrieren. Für den Rest der Kommunikation wäre es vielleicht besser gewesen, einen Link zu unserer Instagram und Facebook-Seite zu haben, da die meisten Informationen dort von unserem Public Relations Director veröffentlicht wurden. Da viel los war, hatten wir leider nicht die Möglichkeit, dieses Verfahren anzupassen, was die App noch nützlicher gemacht hätte.

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zum letzten Event, welche Du mit uns teilen möchtest?

Cindy: Nun, ich würde nicht sagen, dass es eine verrückte Geschichte ist, aber definitiv eine lustige. Als wir das Catering für das Abendessen am Samstagabend organisierten, haben wir dafür einen Renault Clio bei der Abholung genutzt. Die vier Männer, die das Essen verteilten, sahen uns an, als wären wir verrückt. „Wie willst du alles in dieses winzige Auto stecken? Du musst mindestens 4 Mal fahren, um alles zur Konferenz zu bringen“. Wir haben es ihnen dann bewiesen, indem wir nur zweimal gefahren sind. Ganz nebenbei war es super lustig mit einem Auto voller Pizza und Getränken durch die Innenstadt zu cruisen. Pünktlich nach der Eröffnungsfeier konnten wir unseren hungrigen Teilnehmern ein volles Catering anbieten.

Nebenbemerkung: Da sich die Eröffnungsfeier im alten Gebäude der Universität Genf befand, hatten wir keinen Aufzug, um das gesamte Catering in den zweiten Stock zu bringen. Das bedeutete, dass wir zum Vortrag über unseren Bereich komplett außer Atem waren und kaum sprechen konnten.

LineUpr: Welche drei Top-Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Cindy:  1. Sie dir auf jeden Fall die Apps der anderen MUNs an. Das hat mir sehr geholfen, als ich über das Setup unserer App nachgedacht habe.

2. Bei der Bildauswahl unbedingt darauf achten, dass sie quadratisch angezeigt werden.

3. Machen dich vorher mit LineUpr vertraut, bevor du mit der Erstellung der App beginnst. Das macht es am Ende viel einfacher.

LineUpr: Vielen Dank Cindy für das nette Interview. Wir konnten eine Menge über dein MUN Event lernen. Es ist sicherlich großartig, die eigene MUN Konferenz in den offiziellen Räumen der UN durchführen zu können.

Du findest mehr Informationen zur GIMUN auf ihrer Website, Twitter und Facebook. Wenn du eher der optische Typ bist, dann wirf doch einen Blick auf Instagram und YouTube.

Solltest du selbst in ein MUN Event involviert sein, dann sprich uns gerne an. Wir würden deine Konferenz sehr gerne mit einer App unterstützen.

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Wir haben heute den Mitorganisator der größten MUN Konferenz in Deutschland zu Gast. Lukas von der HamMUN wird uns verraten, was hinter dem Begriff MUN steht und wie eine Event-App diese Konferenzen unterstützen kann. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Lukas. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich bitte persönlich vor.

Lukas: Sehr gerne! Mein Name ist Lukas, ich bin 21 Jahre alt und studiere Volkswirtschaftslehre an der Universität Hamburg. Ich habe während der Schulzeit angefangen an Model United Nations Konferenzen teilzunehmen und nachdem ich bereits in den letzten beiden Jahren an der Organisation der HamMUN mitgewirkt habe, war ich dieses Jahr zusammen mit Olga als Generalsekretär hauptverantwortlich für die Konferenz.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung der HamMUN?

Lukas: Die HamMUN findet jedes Jahr im Dezember statt und die Planung beginnt meist schon im Februar. Es dauert meistens ein bis zwei Monate, bis sich das Team gefunden hat. In diesem Jahr waren es in unserem Kernteam 25 Studenten, die während ihres Studiums die HamMUN mitorganisiert haben. Für Olga und mich als Generalsekretäre aber natürlich auch für den Rest unseres Teams hieß das in den meisten Fällen schon 10 bis 20 Stunden Arbeitsstunden Aufwand pro Woche. Wenn besonders viel zu tun war, wurde dann aber auch schon mal ein ganzes Wochenende durchgearbeitet.

Im Sommer kamen dann die etwa 50 Vorsitzenden/Moderatoren unserer 15 Komitees dazu, die sich aus aller Welt bei uns beworben haben und uns bei der inhaltlichen Vorbereitung unterstützt haben. Natürlich dürfen wir auch nicht die großartigen Helfer vergessen, die uns während des Wochenendes teilweise 20 Stunden unterstützt haben. Insgesamt waren also bestimmt 100 Leute in verschiedenen Positionen an der Durchführung beteiligt.

LineUpr: Was macht die HamMUN so besonders? Wie unterscheidet ihr euch von anderen MUN-Events?

Lukas: Einmal sind wir die größte MUN Konferenz in Deutschland und eine der größten in Europa, so sticht man natürlich schon mal ein bisschen aus der Masse heraus. Dann wären da natürlich noch (wie sollte es in Hamburg auch anders sein…) die Partys! Ich war selber bestimmt schon auf 10 verschiedenen Konferenzen und habe noch keine andere gefunden, die so gute Partys organisiert, auf denen man abends in lockerer Atmosphäre die anderen Teilnehmer kennenlernen kann.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt bereits zweimal verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Lukas: In den letzten Jahren haben wir unseren Teilnehmern ein Booklet mit dem Zeitplan und den wichtigsten Informationen zur Konferenz gegeben. 2017 haben wir noch die App und das Booklet parallel verwendet. Wir waren mit dem Feedback und unserer Erfahrung mit LineUpr so zufrieden, dass wir uns letztes Jahr dazu entschlossen haben ausschließlich die App zu verwenden. Das spart einerseits natürlich die Kosten und Ressourcen für den Druck bringt aber auch noch viele weitere Vorteile.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach dem HamMUN eingesetzt?

Lukas: In den ein bis zwei Monaten vor der Konferenz haben wir angefangen die App zu nutzen, vor allem für Survival Tipps, um unsere Teilnehmer auf das Wochenende in Hamburg vorzubereiten. Der Hauptteil der Nutzung erfolgte dann natürlich während der Konferenz mit dem Zeitplan und dem Lageplan. Dieses Jahr war unser Campus voller Baustellen und die Karten Funktion hat uns wirklich gerettet.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Lukas: Das Feedback was für die App gekriegt haben, war durchweg positiv. Sowohl für den praktischen Mehrwert als auch für das Layout und die Optik.

LineUpr: Warum sollten auch andere MUN-Konferenzen eine Event-App verwenden?

Lukas: Eine Event App ist eine super Alternative zu einem herkömmlichen Konferenz Booklet aus Papier. Es spart Ressourcen, die Informationen können nachträglich aktualisiert werden und wie praktisch die Kartenfunktion für die Teilnehmer ist, kann ich gar nicht genug erwähnen. Die Vorteile scheinen sich seit der HamMUN 2017 ja auch schon in der MUN Welt herumgesprochen haben und ich denke, dass da in Zukunft auch noch mehr Konferenzen auf euch zukommen werden.

LineUpr: Gibt es vielleicht eine besondere Geschichte von der letzten HamMUN, welche du mit uns teilen möchtest?

Lukas: Am Samstagmorgen hat uns ein Teilnehmer über WhatsApp kontaktiert und uns gefragt wie er zur Universität kommt, er wäre am Morgen nach der Party im Zoo aufgewacht. Im Nachhinein hat sich herausgestellt, dass sich einer unserer Organisatoren einen Spaß erlaubt hat. Eigentlich hätten wir von vorneherein skeptisch sein müssen. Mit der Kartenfunktion der App hätte er bestimmt alleine zur Uni gefunden…

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Lukas: Fangt ruhig einige Monate vor der Konferenz an mit der App auszuprobieren und die einzelnen Funktionen zu entdecken, das Design funktioniert super intuitiv und man kann später noch alles ohne großen Aufwand ändern. Falls ihr während der Konferenz Ankündigungen machen müsst, ist die App ein super Kanal dafür und natürlich am allerwichtigsten: Macht genug Werbung für die App damit auch alle Teilnehmer mitkriegen, dass es sie gibt und wie praktisch sie ist.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Lukas. MUN Events sind eine großartige Idee und wir sind jedes Mal sehr stolz, wenn wir diese Events mit unseren Apps unterstützen dürfen. Mehr Informationen zur HamMUN gibt es im Netz auf der Website, Facebook und Instagram.

Wir freuen uns bereits auf die nächste HamMUN.

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Zeit für ein weiteres Interview über ein MUN-Event. Heute haben wir Tijana Istochka von der AUCMUN zu Gast. Die AUCMUN ist die Model United Nations Konferenz des Amsterdam University College. Obwohl diese Konferenz noch recht jung ist, weißt sie ein beachtliches Wachstum in den letzten Jahren auf.

Tijana erklärt uns, wie eine Event-App der AUCMUN bei der Optimierung der Veranstaltungsabläufe geholfen hat und welche Vorteile MUN-Events generell von einer Event-App erwarten dürfen.

LineUpr: Hallo Tijana. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die AUCMUN bitte persönlich vor.

Tijana: Hi. Vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst, um mich zu interviewen. Mein Name ist Tijana und ich bin im dritten Jahr meines Sozialwissenschaftsstudiums an der Universität Amsterdam. Da ich bereits an MUN Konferenzen teilgenommen habe, wollte ich unbedingt mein Wissen aus der Universität mit den Erfahrungen aus den MUN Events vereinen und bin deshalb Teil des Finanzteams der AUCMUN geworden. Die AUCMUN ist die Model United Nations Konferenz der Universität Amsterdam. Die AUCMUN ist zwar noch relativ jung, aber jedes Jahr wird unsere Konferenz größer und wir können mehr Delegierte einladen. Die Sitzungen werden alle in den Universitätsgebäuden abgehalten und die komplette Organisation erfolgt durch Studenten. Jedes Jahr versuchen wir, die Konferenz weiter zu verbessern und mehr Teilnehmer zuzulassen. Wir wollen den Teilnehmern aus aller Welt einfach außergewöhnliche Erfahrungen ermöglichen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltung?

Tijana: Die Planung beginnt immer am Ende des Semesters. Sie geht also über 6 Monate. Dieses Jahr bestand das Organisationsteam aus 19 Studenten, welche in die 4 Bereiche Finanzen, PR, Logistik und Sekretariat aufgeteilt waren. Die Teams haben sich alle jede Woche getroffen und an der Planung und Umsetzung gearbeitet. Die genaue Arbeitszeit variiert jedoch von Woche zu Woche und ist daher schwer allgemein zu schätzen.

LineUpr: Was macht Eure Veranstaltung besonders? Wir hatten z. B. auch schon Veranstalter der HAMMUN und der EuroMUN zu Gast im Blog. Was unterscheidet euch von diesen Events?

Tijana: Seitdem ich Finanzmanager der AUCMUN bin (vor einem Jahr), habe ich dabei geholfen, dass die Konferenz von einem eigenen Bereich unserer Organisation verantwortet wird. In dieser Zeit konnten wir die Kapazität der Konferenz verdoppeln. Was uns außerdem einzigartig macht, ist die Euphorie, das Teamwork und der stetige Willen sich zu verbessern. Das spürt man ständig bei allen Schritten der Planung. Wir legen dabei sehr großen Wert auf Kleinigkeiten. Jeder von uns möchte, dass die Teilnehmer Spaß und die bestmögliche Erfahrung bei uns haben. Ich habe z. B. eine Gruppe Delegierter durch Amsterdam geführt und regelmäßig die Sitzungsräume überprüft, sodass jederzeit alle benötigten Materialien und Ressourcen zur Verfügung standen, die benötigt wurden. Außerdem glauben wir fest daran, dass das wichtigste die persönlichen Kontakte sind.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Tijana: Wir haben darüber diskutiert, ob wir gedruckte Informationshefte verwenden, uns aber aufgrund der Umwelt und aus Kostengründen vollständig für digitale Lösungen entschieden. Wir haben lediglich ein paar Flyer gedruckt, um die Studenten unserer Universität über das Event zu informieren.

LineUpr: Habt Ihr bereits Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungen?

Tijana: Nein. Das war das erste Mal. Das für die Konferenz eine Event-App genutzt wurde. Bisher hatten wir uns damit noch nie wirklich beschäftigt. Letztes Jahr hat dann jemand aus dem Team vorgeschlagen, LineUpr zu nutzen, da er die App bereits bei einem anderen MUN Event gesehen hatte. Nachdem wir uns LineUpr gemeinsam angeschaut hatten, waren wir sofort überzeugt.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der AUCMUN eingesetzt?

Tijana: Vor dem Event haben wir dafür gesorgt, dass der Programmplan, sowie die Informationen zu unseren Gastreferenten und den Sponsoren fertig waren. Bei der Ausgabe der Informationsmaterialien an die Teilnehmer haben wir dann alle die Informationen zur Event-App. Wir haben Ihnen erklärt, wie sie die Agenda und weitere Informationen zur Konferenz in der App finden. Und wir haben Ihnen erklärt, dass sie die App nach dem ersten Aufruf auch ohne Internetverbindung weiterverwenden können. Mit den Erfahrungen der ersten Konferenz-App haben wir uns nach dem Event zusammengesetzt und überlegt, wie wir die App nächstes Jahr noch weiter in die Konferenz integrieren können.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Tijana: Wir haben alle Teilnehmer um Feedback zu allen Bereichen der Konferenz gebeten. Auch zur App haben wir nachgefragt. Das Feedback zur App war sehr positiv. Schon bevor wir danach gefragt haben, sind Teilnehmer auf uns zugekommen und haben uns für die App gelobt. Im Allgemeinen fanden alle die App sehr hilfreich und die meisten waren überrascht wie einfach sie ihre eigene Agenda erstellen und dann folgen konnten. Praktisch alle Teilnehmer waren durch die App immer sehr gut informiert, wodurch im Ablauf keine Missverständnisse aufgetreten sind. Wenn ich doch mal eine Frage zur Nutzung der App bekommen habe, dann konnten die Teilnehmer ihre Fragen meist selbst klären. Durch die App waren unsere Teilnehmer einfach jederzeit gut informiert, sodass wir als Organisationsteam uns auf die wichtigen Abläufe konzentrieren konnten.

LineUpr: Warum ist der Einsatz einer Event-App für MUN-Events eine gute Idee? Wie profitieren MUN Veranstalter von einer App?

Tijana: Ich denke, als Teilnehmer einer Konferenz willst du nicht ständig fragen wann und wo etwas stattfindet. Und als Veranstalter willst du nicht ständig die gleichen Fragen beantworten. Bei erfolgreichen Konferenzen stellt der Veranstalter dem Teilnehmer verschiedene digitale Instrumente zur Verfügung, sodass er selbstständig alle seine Fragen beantworten kann. So kann sich der Veranstalter um den Ablauf des Events konzentrieren. Gleichzeitig können wir von dem Feedback über die App profitieren. Zusammengefasst, die App hilft uns, dass die Konferenz flüssig und ohne große Probleme zu einem Erfolg wird.

LineUpr: Vielen Dank Tijana für das tolle Interview. Wir finden es immer eine Bereicherung, mit ehrenamtlichen Veranstaltern zu sprechen. ?

Wir freuen uns bereits auf eure Konferenz nächstes Jahr. Vielleicht siehst du LineUpr ja auch auf anderen MUN-Events, an denen du teilnimmst.

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Wir begrüßen heute Helena Herberer aus Köln in unserem Blog. Als Generalsekretärin der CologneMUN ist sie u. a. auch hauptverantwortlich für die Veranstaltungsplanung und darum geht es heute. Als Gast auf der HAMMUN durfte sie LineUpr bereits letztes Jahr kennen lernen und war sofort von der Idee einer Event-App für MUN Konferenzen überzeugt.

Sie erklärt uns gleich, wie sie LineUpr auf der CologneMUN eingesetzt haben, welcher Aufwand hinter einem solchen Event steht und welche ungewöhnlichen Briefe man vom Finanzamt rund um die Eintragung eines gemeinnützigen Vereins erhalten kann. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Helena. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich bitte persönlich vor.

Helena: Hallo, gerne doch! Ich bin die Generalsekretärin der CologneMUN-Konferenz. Ich bin seit 2013 bei der Cologne MUN Society aktiv, habe die Hochschulgruppe an der Uni Köln und den Verein mitgegründet und war ihre erste Präsidentin. Nachdem ich diesen Posten abgegeben hatte, war es mir ein Herzensanliegen die erste CologneMUN auszurichten.

Aktuell bin ich dabei meinen Master in Politikwissenschaften abzuschließen. Nur noch die Masterarbeit steht aus. Nebenher arbeite ich bei medica mondiale, einer Frauenrechtsorganisation hier in Köln, die sich für Frauen und Mädchen in Kriegs- und Krisengebieten einsetzt. Menschenrechte liegen mir sehr am Herzen und ich finde es schwer zu ertragen, welche Rückschritte wir in Deutschland und weltweit gerade machen. Gerade deshalb finde ich Model United Nations wichtig. Bei den Konferenzen vernetzen sich Studierende, die dagegen anschwimmen. Ich bin sehr glücklich, dass wir mit der Konferenz einen Raum an die Uni Köln bringen können, in dem wir diese Themen debattieren.

LineUpr: Respekt, du bist wirklich sehr engagiert. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung der CologneMUN?

Helena: Ich habe Anfang 2017 mit der Planung angefangen und zunächst das Team zusammengestellt. Schlussendlich kamen 15 Studierende aus Köln und Paderborn mit ganz unterschiedlichen Hintergründen zusammen, die über ein Jahr ihrer Zeit in die Planung der Konferenz gesteckt haben. Ich persönlich habe mit Sicherheit zehn Stunden in der Woche investiert, im Schnitt. Es gibt natürlich Phasen, in denen man mehr oder weniger zu tun hat. Ab und zu braucht man auch mal eine Pause. Bei den anderen Teammitgliedern war es ähnlich. Eine von uns hat sich zum Beispiel einen ganzen Tag in der Woche dafür genommen. Jedenfalls war es für uns alle anspruchsvoll. Die meisten arbeiten noch neben dem Studium, engagieren sich politisch oder anderweitig ehrenamtlich.

LineUpr: Was macht die CologneMUN so besonders? Wie unterscheidet ihr euch von anderen MUN-Events?

Helena: Wir hatten einige Besonderheiten bei unserer ersten Konferenz. Eine davon war unsere Konferenzpresse. Einige der Studierenden haben als Reporter teilgenommen. Die Reporter sitzen in den Komitees und schreiben Artikel über alles was passiert – Kontroversen, Streitigkeiten, Kompromisse. Außerdem waren sie beauftragt Fakten zu checken und die Inhalte der Debatte in den größeren Kontext einzuordnen. Sie haben Pressekonferenzen gehalten und den Teilnehmenden harte Fragen gestellt. Wir wollten, dass unsere Reporter die Delegierten zur Rechenschaft ziehen, wie das eine freie Presse tun sollte.

Wir hatten an jedem Abend ein Social Event und haben dabei, mit voller Absicht, tief in die Kölner Klischeekiste gegriffen. Wir haben eine Brauhaustour und eine Karnevalsparty veranstaltet. Es war richtig schön den internationalen Teilnehmenden unsere Kultur zu zeigen und dabei selbst Köln ein bisschen besser kennenzulernen.

Letztlich war es unser Team, das die Konferenz zu so einem schönen Erlebnis gemacht hat. Alle haben unheimlich viel Zeit, Mühe und Herzblut investiert, ohne dafür eine Gegenleistung zu erwarten. Wir haben uns gegenseitig alle sehr gern, es sind Freundschaften entstanden. Die Liebe fühlt man.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum ersten Mal verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Helena: Ich kannte LineUpr schon von der HamMUN und war begeistert.

Zwei Gründe haben besonders dafürgesprochen, eine App statt eines ausgedruckten Programmhefts zu nutzen. Erstens ist es zeitgemäßer, das Programm digital zur Verfügung zu stellen. So können wir jederzeit Änderungen einfügen. Praktischer ist es dazu auch, inzwischen hat jeder immer sein Smartphone dabei. Zweitens sind wir eine green conference. Das heißt, wir versuchen Emissionen zu reduzieren, wo wir können, bevor wir nach dem Ende der Konferenz die restlichen Emissionen kompensieren. Eine App spart Papier und ist damit umweltfreundlicher.

LineUpr: Die Reduktion von Emissionen ist sehr vorbildlich. Schön, dass dieser Ansatz auch bei klassischen Konferenzen immer mehr zunimmt. Wie habt ihr die App konkrete vor, während und nach der CologneMUN eingesetzt?

Helena: Unser Ziel war es die App so zu nutzen und gestalten, dass auf der offiziellen Webseite, den Social Media-Plattformen und der App die gleichen Informationen zur Verfügung stehen und somit die App als dritte Säule der Konferenzkommunikation dient.

Zur Verfügung gestellt haben wir die App über die ersten beiden Kommunikationswege. Auch bei der Registrierung vor Ort konnten Teilnehmende mithilfe eines QR-Codes die App herunterladen. Vor der Konferenz konnten Teilnehmende in der App das Event anhand von Umfragen mitgestalten. Unser Programm sowie eine Karte mit Örtlichkeiten der Programmpunkte waren für die Teilnehmenden vor und während der Konferenz sehr hilfreich. Wir haben hier auch Informationen über die Organisatoren, Förderer und Notfall-Telefonnummern geteilt.

Letztendlich diente die App vor allem für logistische Zwecke, während die Inhalte der Komiteeverhandlungen hauptsächlich über unsere Social Media-Plattformen verlief.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Helena: Am letzten Tag der Konferenz waren wir in allen Komitees um uns Feedback anzuhören. Die App wurde dabei oft als besonders positiv genannt. Die Teilnehmenden schätzten vor allem, dass sie die App für sich personalisieren konnten, indem sie die für sie relevanten Termine markierten. Die App war für alle intuitiv bedienbar und damit leicht zu handhaben.

LineUpr: Dieses tolle Feedback freut uns sehr. Warum sollten auch andere MUN-Konferenzen eine Event-App verwenden?

Helena: Ich habe gesehen, wie eine App zum reibungslosen Ablauf einer Konferenz beitragen kann. Wir konnten kurzfristig noch Inhalte eintragen, was bei einem Programmheft so nicht möglich ist. Da muss man sich Zeit nehmen, um das setzen und drucken zu lassen. Unvorhergesehene Änderungen konnten wir ebenfalls unkompliziert kommunizieren. Besonders gut fand ich außerdem die Maps-Funktion. Gerade für internationale Teilnehmende war das sehr hilfreich.

LineUpr: Wir wollen täglich wachsen und unseren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, welche Funktionen wünscht ihr euch für die App und warum?

Helena: Es wäre praktisch, wenn es möglich wäre Push-Benachrichtigungen zu versenden. Außerdem wäre Compatability mit Social Media schön, zum Beispiel, wenn man den Facebook Feed der Veranstaltung einrichten könnte oder für die Kartenfunktion ein Google-Konto verbinden kann.

LineUpr:  Danke für das Feedback. Wir werden versuchen, euch das bis zum nächsten Jahr zu ermöglichen. Möchtest du zum Abschluss noch eine verrückte Geschichte zur CologneMUN mit uns teilen?

Helena: Die verrücktesten Geschichten sind während der Vorbereitung passiert, finde ich. Die Vereinsgründung hat zum Beispiel unheimlich Nerven gekostet, da ist ungefähr alles schief gegangen und der ganze Prozess – vom Schreiben der Satzung bis Eintragung ins Vereinsregister – hat Jahre gedauert.

Eine Sache werde ich nie vergessen. Das Ende der Odyssee Vereinsgründung war bereits in Sicht. Als wir im letzten Schritt die Gemeinnützigkeit beantragen wollten, wurde unsere Satzung vom Finanzamt abgelehnt. Wir hatten zwei Vereinszwecke angegeben, die „Förderung der Völkerverständigung“ und „Förderung der Demokratie“. Das durften wir nicht, wir mussten uns für einen Zweck entscheiden. Man soll ja nicht zu gemeinnützig unterwegs sein. Als wir den Brief geöffnet haben, wussten wir wirklich nicht mehr ob wir lachen oder weinen sollten. Wir haben uns letztlich für die Völkerverständigung entschieden. Die Demokratie fördern wir jetzt in unserer Freizeit.

LineUpr: Das ist wirklich eine verrückte Geschichte. ? Typisch Deutschland irgendwie. Aber schön, dass ihr die Förderung der Demokratie nicht ganz aufgegeben habt.

Vielen Dank Helena für dieses erfrischende Interview. Eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen ist immer wieder ein kleines Abenteuer. Wenn du mehr zur ColgneMUN wissen oder vielleicht sogar daran teilnehmen willst, dann wirf doch mal einen Blick auf die Homepage oder besuch ihr Facebook-Profil.

Wir freuen uns bereits, euch nächstes Jahr wieder unterstützen zu dürfen.

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