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Wir begrüßen heute Helena Herberer aus Köln in unserem Blog. Als Generalsekretärin der CologneMUN ist sie u. a. auch hauptverantwortlich für die Veranstaltungsplanung und darum geht es heute. Als Gast auf der HAMMUN durfte sie LineUpr bereits letztes Jahr kennen lernen und war sofort von der Idee einer Event-App für MUN Konferenzen überzeugt.

Sie erklärt uns gleich, wie sie LineUpr auf der CologneMUN eingesetzt haben, welcher Aufwand hinter einem solchen Event steht und welche ungewöhnlichen Briefe man vom Finanzamt rund um die Eintragung eines gemeinnützigen Vereins erhalten kann. Viel Spaß beim Lesen. 😊

LineUpr: Hallo Helena. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich bitte persönlich vor.

Helena: Hallo, gerne doch! Ich bin die Generalsekretärin der CologneMUN-Konferenz. Ich bin seit 2013 bei der Cologne MUN Society aktiv, habe die Hochschulgruppe an der Uni Köln und den Verein mitgegründet und war ihre erste Präsidentin. Nachdem ich diesen Posten abgegeben hatte, war es mir ein Herzensanliegen die erste CologneMUN auszurichten.

Aktuell bin ich dabei meinen Master in Politikwissenschaften abzuschließen. Nur noch die Masterarbeit steht aus. Nebenher arbeite ich bei medica mondiale, einer Frauenrechtsorganisation hier in Köln, die sich für Frauen und Mädchen in Kriegs- und Krisengebieten einsetzt. Menschenrechte liegen mir sehr am Herzen und ich finde es schwer zu ertragen, welche Rückschritte wir in Deutschland und weltweit gerade machen. Gerade deshalb finde ich Model United Nations wichtig. Bei den Konferenzen vernetzen sich Studierende, die dagegen anschwimmen. Ich bin sehr glücklich, dass wir mit der Konferenz einen Raum an die Uni Köln bringen können, in dem wir diese Themen debattieren.

LineUpr: Respekt, du bist wirklich sehr engagiert. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung der CologneMUN?

Helena: Ich habe Anfang 2017 mit der Planung angefangen und zunächst das Team zusammengestellt. Schlussendlich kamen 15 Studierende aus Köln und Paderborn mit ganz unterschiedlichen Hintergründen zusammen, die über ein Jahr ihrer Zeit in die Planung der Konferenz gesteckt haben. Ich persönlich habe mit Sicherheit zehn Stunden in der Woche investiert, im Schnitt. Es gibt natürlich Phasen, in denen man mehr oder weniger zu tun hat. Ab und zu braucht man auch mal eine Pause. Bei den anderen Teammitgliedern war es ähnlich. Eine von uns hat sich zum Beispiel einen ganzen Tag in der Woche dafür genommen. Jedenfalls war es für uns alle anspruchsvoll. Die meisten arbeiten noch neben dem Studium, engagieren sich politisch oder anderweitig ehrenamtlich.

LineUpr: Was macht die CologneMUN so besonders? Wie unterscheidet ihr euch von anderen MUN-Events?

Helena: Wir hatten einige Besonderheiten bei unserer ersten Konferenz. Eine davon war unsere Konferenzpresse. Einige der Studierenden haben als Reporter teilgenommen. Die Reporter sitzen in den Komitees und schreiben Artikel über alles was passiert – Kontroversen, Streitigkeiten, Kompromisse. Außerdem waren sie beauftragt Fakten zu checken und die Inhalte der Debatte in den größeren Kontext einzuordnen. Sie haben Pressekonferenzen gehalten und den Teilnehmenden harte Fragen gestellt. Wir wollten, dass unsere Reporter die Delegierten zur Rechenschaft ziehen, wie das eine freie Presse tun sollte.

Wir hatten an jedem Abend ein Social Event und haben dabei, mit voller Absicht, tief in die Kölner Klischeekiste gegriffen. Wir haben eine Brauhaustour und eine Karnevalsparty veranstaltet. Es war richtig schön den internationalen Teilnehmenden unsere Kultur zu zeigen und dabei selbst Köln ein bisschen besser kennenzulernen.

Letztlich war es unser Team, das die Konferenz zu so einem schönen Erlebnis gemacht hat. Alle haben unheimlich viel Zeit, Mühe und Herzblut investiert, ohne dafür eine Gegenleistung zu erwarten. Wir haben uns gegenseitig alle sehr gern, es sind Freundschaften entstanden. Die Liebe fühlt man.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum ersten Mal verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Helena: Ich kannte LineUpr schon von der HamMUN und war begeistert.

Zwei Gründe haben besonders dafürgesprochen, eine App statt eines ausgedruckten Programmhefts zu nutzen. Erstens ist es zeitgemäßer, das Programm digital zur Verfügung zu stellen. So können wir jederzeit Änderungen einfügen. Praktischer ist es dazu auch, inzwischen hat jeder immer sein Smartphone dabei. Zweitens sind wir eine green conference. Das heißt, wir versuchen Emissionen zu reduzieren, wo wir können, bevor wir nach dem Ende der Konferenz die restlichen Emissionen kompensieren. Eine App spart Papier und ist damit umweltfreundlicher.

Es ist zeitgemäßer, das Programm digital zur Verfügung zu stellen.

LineUpr: Die Reduktion von Emissionen ist sehr vorbildlich. Schön, dass dieser Ansatz auch bei klassischen Konferenzen immer mehr zunimmt. Wie habt ihr die App konkrete vor, während und nach der CologneMUN eingesetzt?

Helena: Unser Ziel war es die App so zu nutzen und gestalten, dass auf der offiziellen Webseite, den Social Media-Plattformen und der App die gleichen Informationen zur Verfügung stehen und somit die App als dritte Säule der Konferenzkommunikation dient.

Zur Verfügung gestellt haben wir die App über die ersten beiden Kommunikationswege. Auch bei der Registrierung vor Ort konnten Teilnehmende mithilfe eines QR-Codes die App herunterladen. Vor der Konferenz konnten Teilnehmende in der App das Event anhand von Umfragen mitgestalten. Unser Programm sowie eine Karte mit Örtlichkeiten der Programmpunkte waren für die Teilnehmenden vor und während der Konferenz sehr hilfreich. Wir haben hier auch Informationen über die Organisatoren, Förderer und Notfall-Telefonnummern geteilt.

Letztendlich diente die App vor allem für logistische Zwecke, während die Inhalte der Komiteeverhandlungen hauptsächlich über unsere Social Media-Plattformen verlief.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Helena: Am letzten Tag der Konferenz waren wir in allen Komitees um uns Feedback anzuhören. Die App wurde dabei oft als besonders positiv genannt. Die Teilnehmenden schätzten vor allem, dass sie die App für sich personalisieren konnten, indem sie die für sie relevanten Termine markierten. Die App war für alle intuitiv bedienbar und damit leicht zu handhaben.

LineUpr: Dieses tolle Feedback freut uns sehr. Warum sollten auch andere MUN-Konferenzen eine Event-App verwenden?

Helena: Ich habe gesehen, wie eine App zum reibungslosen Ablauf einer Konferenz beitragen kann. Wir konnten kurzfristig noch Inhalte eintragen, was bei einem Programmheft so nicht möglich ist. Da muss man sich Zeit nehmen, um das setzen und drucken zu lassen. Unvorhergesehene Änderungen konnten wir ebenfalls unkompliziert kommunizieren. Besonders gut fand ich außerdem die Maps-Funktion. Gerade für internationale Teilnehmende war das sehr hilfreich.

Ich habe gesehen, wie eine App zum reibungslosen Ablauf einer Konferenz beitragen kann.

LineUpr: Wir wollen täglich wachsen und unseren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, welche Funktionen wünscht ihr euch für die App und warum?

Helena: Es wäre praktisch, wenn es möglich wäre Push-Benachrichtigungen zu versenden. Außerdem wäre Compatability mit Social Media schön, zum Beispiel, wenn man den Facebook Feed der Veranstaltung einrichten könnte oder für die Kartenfunktion ein Google-Konto verbinden kann.

LineUpr:  Danke für das Feedback. Wir werden versuchen, euch das bis zum nächsten Jahr zu ermöglichen. Möchtest du zum Abschluss noch eine verrückte Geschichte zur CologneMUN mit uns teilen?

Helena: Die verrücktesten Geschichten sind während der Vorbereitung passiert, finde ich. Die Vereinsgründung hat zum Beispiel unheimlich Nerven gekostet, da ist ungefähr alles schief gegangen und der ganze Prozess – vom Schreiben der Satzung bis Eintragung ins Vereinsregister – hat Jahre gedauert.

Eine Sache werde ich nie vergessen. Das Ende der Odyssee Vereinsgründung war bereits in Sicht. Als wir im letzten Schritt die Gemeinnützigkeit beantragen wollten, wurde unsere Satzung vom Finanzamt abgelehnt. Wir hatten zwei Vereinszwecke angegeben, die „Förderung der Völkerverständigung“ und „Förderung der Demokratie“. Das durften wir nicht, wir mussten uns für einen Zweck entscheiden. Man soll ja nicht zu gemeinnützig unterwegs sein. Als wir den Brief geöffnet haben, wussten wir wirklich nicht mehr ob wir lachen oder weinen sollten. Wir haben uns letztlich für die Völkerverständigung entschieden. Die Demokratie fördern wir jetzt in unserer Freizeit.

LineUpr: Das ist wirklich eine verrückte Geschichte. 😊 Typisch Deutschland irgendwie. Aber schön, dass ihr die Förderung der Demokratie nicht ganz aufgegeben habt.

Vielen Dank Helena für dieses erfrischende Interview. Eine Veranstaltung zu planen und durchzuführen ist immer wieder ein kleines Abenteuer. Wenn du mehr zur ColgneMUN wissen oder vielleicht sogar daran teilnehmen willst, dann wirf doch mal einen Blick auf die Homepage oder besuch ihr Facebook-Profil.

Wir freuen uns bereits, euch nächstes Jahr wieder unterstützen zu dürfen.

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