Die Bunte Republik Neustadt ist eines der bedeutendsten Feste in Dresden. Im alternativen Szeneviertel feiern über 150.000 Besucher drei Tage lang ausgelassen. Es gibt viel Kunst und Kultur, Bands, DJs und Aufführungen.
Die Veranstaltung ist selbst organisiert und folgt keinem bestimmten Rahmenprogramm. Es gibt viele kleine Inseln, die Ihre eigene Agenda haben.
Bei dieser Menge an Informationen kann man schnell den Überblick verlieren. Klar, dass sich hier eine App-Lösung anbiete.
Um einmal alles zusammen zufassen haben Christian und Karl vom Online-Portal Neustadt-Leben innerhalb von einer Woche alle Informationen zum Fest zusammengetragen und eine Event-App erstellt. Hier erfährst Du, wie sie Hunderte Programmpunkte gleichzeitig händelten und wie sie unter anderem die Umfragefunktion für soziale Zwecke nutzten.

LineUpr: Hallo Ihr beiden. Vielen Dank, dass Ihr Euch Zeit für dieses Interview nehmt. Stellt Euch doch bitte persönlich vor und erklärt, was das Projekt Neustadt-Leben ist:

Christian und Karl:
Hi, wir sind Christian Hille und Karl Adler. Christian ist Justiziar und Karl Informatiker. Die Idee für das Projekt Neustadt-Leben.de hatten wir schon vor über 10 Jahren, als es gerade für die Dresdner Neustadt noch nicht so viele Angebote online gab. Wir haben damit angefangen eine kleine Community aufzubauen. Hier wurde sich zu den Neustädter Kneipen ausgetauscht, zu Filmabenden verabredet oder auch mal zum Grillen im Alaunpark.

LineUpr: Welche Rolle spielen Events bei Euch?

Christian und Karl: Später haben wir uns darauf spezialisiert die Veranstaltungen in der Neustadt zusammen zutragen umso dem geneigtem Neustädter eine kompakte Übersicht seines potenziellen Abendprogramms zu geben.

Daraus ergab sich dann auch der Wunsch, für das sehr umfangreiche und vielfältige Programm der BRN eine gute Übersicht zu bieten. Die letzten Jahre ist das leider vor allem aus Zeitmangel nichts geworden, aber dieses Jahr haben wir es endlich geschafft rechtzeitig das Gros der Programmpunkte zu sammeln.

LineUpr: Ihr habt für die Bunte Republik Neustadt (BRN) eine Event-App von LineUpr genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Fest.

Christian und Karl: Die BRN ist ja eigentlich kein klassisches Event oder gar Stadteilfest, wie es manche nennen, sondern entstammt dem halb-scherzhaften Gedanke der 90er, die Dresdner Neustadt als unabhängige Mikronation zu proklamieren. Anlässlich dessen wird seit jeher die Bunte Republik gefeiert. Auch wenn viel des ursprünglichen Charakters des Festes unter den städtischen Auflagen gelitten hat, so ergibt sich dennoch die besondere Situation, dass es weder einen Veranstalter noch ein straff durchgeplantes Programm gibt. Viele Anwohner tragen ganz individuell und teilweise auch sehr spontan zur Bunten Republik bei.

LineUpr: Wenn Ihr ein gedrucktes Programmheft mit einer Event-App vergleicht, welche Vor- und Nachteile haben beide Varianten?

Christian und Karl: Zur BRN gibt es ja auch jedes Jahr ein gedrucktes Programmheft. Die enorme Arbeit, rechtzeitig möglichst viele Veranstaltungen zusammenzutragen, das Programm zu setzen, zu drucken und zu verteilen wird aktuell vom BRN-Büro übernommen. Es ist auch wichtig, dass es so ein Programmheft gibt, aber kurzfristige Aktionen und Auftritte oder abgesagte Veranstaltungen können hier natürlich nicht berücksichtigt werden. Auch in der Möglichkeit Feedback zu den einzelnen Veranstaltungen zu geben sehen wir als enormes Potential, leider haben das unsere Nutzer bisher kaum entdeckt.

LineUpr: Wie lange vor dem Event habt Ihr mit der Erstellung der Event-App begonnen? Was schätzt Ihr, wie viel Zeit hat die Erstellung der App ungefähr benötigt?

Christian und Karl: Wir haben wirklich sehr knapp davor angefangen die App zu erstellen. In weniger als einer Woche haben wir über 300 Programmpunkte aus unterschiedlichsten Quellen zusammengetragen und in die App gebracht. Hierfür haben wir zu zweit ein einer Google-Sheets Tabelle gearbeitet und diese anschließend direkt in LineUpr importiert. Es kamen auch immer wieder neue Programmpunkte herein, diese haben wir soweit möglich direkt nachgetragen.

LineUpr: Wie stark hab Ihr die LineUpr-App individualisiert?

Christian und Karl: Ja, wir haben eigentlich alles individualisiert, wenn man einmal den Dreh raushatte, war das recht einfach und hat der App den letzten Schliff gegeben.

LineUpr: Welche Informationen habt Ihr in den Location-Profilen verwendet?

Christian und Karl: Eigentlich nur den Ort an sich. Leider fehlten uns dafür etwas an Informationen der einzelnen Veranstalter.

LineUpr: Wie bewertet Ihr die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt Euch und was können wir noch verbessern?

Christian und Karl: Eigentlich war es schon megagut, wie schnell man so eine Event-App aus dem Boden gestampft hat. Beim Excel-Import wäre es noch schön, wenn man nicht alle Spaltenzuordnungen etc. neu konfigurieren muss, wenn mal ein Fehler beim Import auftritt. Das hatten wir leider ziemlich häufig.

LineUpr: Habt Ihr auch die Umfrage-Features genutzt?

Christian und Karl: Ja, wir haben parallel zur Event-App Postkarten mit typischen Neustadtmotiven gegen eine Spende ausgegeben. Der Erlös der Spende sollte an einen Neustädter Verein gespendet werden, aber wir wollten unsere User an der Entscheidung partizipieren lassen. Deshalb haben wir eine Umfrage erstellt, wer die Spende erhalten soll. Von den fünf Vereinen, die zur Auswahl standen, gab es zwischendurch ein spannendes Kopf-an-Kopf Rennen zwischen den Stadtgärten e.V. und der Treberhilfe, welche es am Ende für sich entscheiden konnte.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Christian und Karl: Leider sehr wenig, aber das wenige Feedback was wir bekommen haben, war durchweg positiv. Durch die vielen verteilten Programmpunkte hätten sich aber einige Besucher eine Karte gewünscht wo man live schauen kann, was gerade stattfindet.

LineUpr: Nachdem das Event jetzt vorbei ist. Würdet Ihr die App beim nächsten Event genauso nutzen und den Teilnehmern kommunizieren oder würde Ihr irgendetwas ändern?

Christian und Karl: Definitiv ja. Wir würden allerdings deutlich früher anfangen und noch mehr Infos zu den Locations und zum allgemeinen Event geben.

LineUpr: Welche drei Top-Tipps zur Nutzung von LineUpr würdet Ihr anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

• Weißt auf das Feedback Feature hin
• Nutzt die Umfragen
• Legt euch eine schicke Domainweiterleitung für die App an

LineUpr: Vielen Dank ihr beiden für das interessante Interview.
Dann kann die nächste BRN ja kommen. Das Gerüst steht und es müssen nur noch die Bausteine eingefügt werden.
Das Nutzen der Export und Import-Funktion ergibt bei so vielen Punkten natürlich total viel Sinn.
Nun müsst ihr nur noch schauen, wie die App publiker gemacht werden kann, aber dafür werdet Ihr sicherlich auch noch eine Lösung finden. Bis dahin!

Mehr Infos und aktuelle News rund um die Neustadt findet ihre auf Twitter und Facebook. Natürlich sind die Jungs auch auf Instagram tätig und ein Blick auf ihre Seite lohnt sich immer. 

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Was hat die Liebe zur Gastronomie und Extremsportarten gemeinsam? Auf den ersten Blick hat beides nicht viel miteinander zu tun. Das sieht Andreas Isoz anders. Für ihn sind das seine zwei großen Leidenschaften. Zum einen ist er ein Restaurantleiter und zum anderen – ein Athlet im Freestyle Aerials Weltcup und Betreiber des nationalen Freestyle Trainingszentrum „Jumpin“. Weil er diese Begeisterung teilen wollte, entstand die Idee für einen Wettkampf im Form eines Festivals mit buntem Rahmenprogramm: Freestyle, Musik, Kulinarik und Party.

Für so ein Event mit 2.000 Besuchern benötigt man ein großes und erfahrenes Team. Nur so kann man schnell und flexibel auf Herausforderungen reagieren. Natürlich benötigt man auch jederzeit alle Informationen zur Hand. Wie Andreas dieses Problem gelöst hat, kannst Du in diesem Interview erfahren.

Wieder eine großartige Kundengeschichte. Wirklich lesenswert.

LineUpr: Hallo Andreas. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Erzähl uns bitte ein wenig über dich.

Andreas: Hallo und zuerst mal herzlichen Dank für eure großartige Unterstützung! Mein Name ist Andreas Isoz. Ich war 15 Jahre lang Athlet im Freestyle Aerials Weltcup und bin heute in der Gastronomie tätig. Ich leite zwei größere Restaurants und betreibe nebenbei das nationale Freestyle Trainingszentrum „Jumpin“ in der Nähe von Zürich.

LineUpr: Verrückte Mischung! Du hast unsere Lösung für das Freestyle Night genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Andreas: Jährlich organisieren wir auf der Anlage von „Jumpin“ unseren Event Freestyle Night. Entstanden ist der Anlass vor 2003 bei einer gemütlichen Runde mit nicht zu wenig Bier. Wir wollten eine großartige jährliche Sportveranstaltung mit dem passenden bunten Rahmenprogramm organisieren. Neben den Wettkämpfen in den Disziplinen Aerials, BMX/Bike und Freeski, haben wir auch Akroflugshow, Fallschirmspringern sowie Skateboard Miniramp ans Board geholt. Das ist ein Tag an dem Freestyle Sport, Kulinarik, Musik, Party, Beisammensein und Spaß zusammenkommen. Der Anlass wird komplett ehrenamtlich organisiert.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltung?

Andreas: Das Festival wird von einem siebenköpfigen Organisationsteam geleitet und zusätzlich beschäftigt rund 40 ehrenamtliche Helfer. Die Organisation verteilt sich grundsätzlich über 12 Monate, effektive Arbeit am Event von Auf- bis Abbau dauert rund 10 Tage.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Andreas: In den letzten 17 Jahren hat sich die Art der eingesetzten Mittel stark verändert. Im Printbereich haben wir noch einige wenige Flyer und Poster verteilt und per Post rausgeschickt. Dies in erster Linie als Ausgleich zum digitalen Auftritt. Programme vor Ort haben wir dank LineUpr komplett gestrichen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum ersten Mal verwendet. Wie seid Ihr auf LineUpr aufmerksam geworden und welchen Mehrwert bietet Euch eine Event-App?

Andreas: Grundsätzlich war ich auf der Suche nach einer umfangreichen Event-App, welche ich für die Organisation des Events verwenden kann. Einerseits waren die Aufgabenzuteilung und andererseits interaktive To-Do-Liste wichtig. Dabei bin ich auf LineUpr gestoßen.

Wir haben zwei LineUpr Apps erstellt. Mit der von uns vorbereiteten Team-App hatte ich die Möglichkeit vom Helfer über die Ton-/Lichttechniker bis zur Sanitäter jeden mit einem sehr detaillierten Programm zu bedienen. Teilweise habe ich den Punkten auch gleich die entsprechenden Dokumente (z.B. Auftragsbestätigung) als PDF angehängt. Ich habe einzelne Schlüsselpersonen im Lineup hinzugefügt und die jeweiligen Programmpunkte mit diesen verknüpft. Dadurch haben wir uns unübersichtliche Excel Tabellen erspart.

Zweite App war für die Besucher. Wir konnten neben dem Programm auch diverse Hintergrundinformationen bieten. Zudem hätten wir die Möglichkeit gehabt (z.B. bei schlechtem Wetter) das Programm live anzupassen.

LineUpr: Welche Informationen und Inhalte habt Ihr über die LineUpr-App kommuniziert?

Andreas: In der Besucherversion waren das die wichtigsten Programmpunkte sowie Hintergrundinformationen. In der Version für unser Team neben dem Programm noch weitere Termine wie Anlieferzeiten sowie Programmpunkte für Dienstleister (Sicherheitsdienst, Sanität, etc.).

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Andreas: Die Informationen haben wir über unsere Online-Auftritt Kanäle verbreitet, sowie QR-Codes vor Ort angebracht. Jedes Einlassband wurde auch mit dem QR-Code versehen, welches die Gäste an dem Arm getragen haben.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Andreas: Wir haben die Gäste nicht aktiv nach Feedback gefragt. Aus der Sicht unseres Organisationsteams sowie den Dienstleistern vor Ort haben wir ein sehr positives Feedback erhalten.

LineUpr: Wie hat sich Euer Event bzw. die Eventorganisation durch den Einsatz einer Event-App verändert?
Andreas: Wir haben ganz bestimmt viel Papier gespart und konnten auch kurzfristige Änderungen jederzeit live anpassen. Somit war auch nie versehentlich noch eine alte Liste im Umlauf und die ganze Organisation immer auf dem aktuellsten Stand.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Andreas: Ich sehe keine wirklichen Nachteile. Da keine App installiert werden muss ist auch diese „Hemmschwelle“ weg. Einzig der QR Code Scanner, welcher runtergeladen werden muss, könnte ein Hinderungsgrund sein. Schade, dass dieser Scanner nicht automatisch in jeder Handykamera integriert ist.

LineUpr: Vielen Dank, Andreas! Das war ein sehr kreativer Ansatz der LineUpr-App! Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events! Übrigens haben mittlerweile manche Android-Versionen und die neuste iOS-Versionen den QR Code Scanner in die Kamera integriert.

Andreas: Vielen Dank für eure tolle Unterstützung!

Mehr Infos, Eindrücke und aktuelle News rund um Freestyle Night findet ihr auf Facebook und Instagram. Ein Blick auf die Homepage lohnt sich immer. 

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In diesem Artikel wir des endlich mal wieder musikalisch. Wir dürfen Valentin Sacher von der Musikschule Rheinfelden/Kaiseraugst begrüßen. Weil Valentin gern die ganze Welt an der Wirkung von Live-Musik teilhaben lassen möchte, kam er 2016 zusammen mit Kollegen auf die Idee der Langen Nacht der Musik, deren Premiere im Sommer 2018 stattgefunden hatte.

Für diese Gelegenheit suchte er auch nach einer digitalen Lösung um das komplexe Programm einfach und übersichtlich darzustellen. Dabei ist er auch auf mehrere Event-App Anbieter gestoßen. Im Interview verrät er uns, warum er sich für LineUpr entschieden hat und wie er die App unter den Besuchern verbreitet hat. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Valentin. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die Musikschule Rheinfelden/Kaiseraugst bitte persönlich vor.

Valentin: Die Musikschule Rheinfelden/Kaiseraugst (MSRK) ist das musikalische Kompetenzzentrum der beiden Gemeinden im unteren Fricktal in der Nähe von Basel. An dieser Schule werden rund 420 Schülerinnen und Schüler in Einzel- und Gruppenunterricht sowie über 120 Kinder und Jugendliche im Ensembleunterricht unterrichtet. Ein ausgebautes Fächerangebot der musikalischen Früherziehung und Angebote in Tanz und Theater mit über 200 weiteren Belegungen unterstreichen die Wichtigkeit unserer Institution im regionalen Kontext. Unsere bis im Sommer 2009 ISO-zertifizierte Musikschule ist nach wie vor bestens organisiert und strukturiert. Sie besticht insbesondere durch eine überdurchschnittliche Infrastruktur in eigenen Räumlichkeiten.

LineUpr: Ihr habt LineUpr letztes Jahr für die lange Nacht der Musik in Kaiseraugst genutzt. Erzähl uns etwas mehr über dieses Event. Welche Zielgruppe wollte ihr ansprechen und welchen Mehrwert bietet ihr den Teilnehmern?

Valentin: Die Lange Nacht der Musik in Kaiseraugst war ein Experiment. Wir wollten das ganze Dorf mit Musik erfüllen: Möglichst vielfältig, bunt und „für alle etwas“. Der Ansturm war – sicherlich auch begünstig durch tolles Wetter – unglaublich! Und das Konzept hat sich bewährt. So machen wir am 6.6.2020 die nächste Ausgabe.

LineUpr: Welche Strategien und Werkzeuge verwendet ihr in der Ansprache dieser Zielgruppe? Legt ihr dabei einen besonderen Wert auf etwas Spezielles?

Valentin: Wir wollen ein möglichst breites Publikum ansprechen und werben daher auf verschiedensten Kanälen. Social Media wie auch Plakate, Tischsets etc. gehören zu unseren Werbemitteln.

LineUpr: Wenn du nur eins dieser Werkzeuge verwenden dürftest, welches würdest du wählen und warum?

Valentin: Schwierige Frage. Ich glaube, bei uns macht es der Mix aus, weil die Zielgruppe so breit ist.

LineUpr: Wie bist du auf die Idee gekommen, LineUpr für die Lange Nacht zu verwenden? Welchen Mehrwert siehst du in der Event-App für dich und die Besucher?

Valentin: Ich suchte eine Möglichkeit, um das komplexe Timetable irgendwie ansprechend und zielführend vermarkten kann. Dazu wollte ich eine App. Ein Kollege von mir arbeitet in dieser Branche. Ich fragte ihn, wie viel es etwa kosten würde, eine solche App zu programmieren. Er hat mir gleich zu verstehen geben, dass dies nicht zahlbar sei, hat mir gleichzeitig aber ein paar Beispiel-Apps von bestehenden Anbietern gezeigt. LineUpr hat mich am meisten überzeugt und bin mir noch heute sicher, dass dies mit Abstand die beste App für unsere Bedürfnisse ist.

LineUpr: Wie lange vor dem Event beginnt ihr mit der Erstellung der Event-App? Wie viel Zeit investiert Ihr in die App?

Valentin: Wir hatten 14 Bühnen mit über 40 Formationen. Dazu kam, dass wir dies zum ersten Mal erfassen mussten und eine Strategie für uns aufbauen, damit wir die Informationen an die richtigen Stellen platzieren konnten. Danach ging es aber sehr schnell und auch für die Ausgabe 2020 denke ich, kommen wir mit einem Arbeitstag schon sehr weit.

LineUpr: Wann und wie informiert Ihr die Teilnehmer des Events über die Event-App?

Valentin: Dies geschieht im Vorfeld über unsere Website und am Event selber mit speziellen Flyern und einem QR-Code, welches auf die App führt. Da haben wir aber sicherlich noch Ausbauchancen.

LineUpr: Welche Informationen und Inhalte kommuniziert Ihr über die App?

Valentin: Alles – wirklich alles. Wer wann und wo spielt, aktuelle News zum Anlass (z. B. aktueller Eintrittsstand), Foodcorners, Notfall-Szenarien, Parksituation etc.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Valentin: Wir haben nicht aktiv danach gefragt. Wie gesagt, haben wir die Möglichkeiten dieser App noch nicht ausgeschöpft. Alle, die sie aber heruntergeladen haben, waren begeistert.

LineUpr: Vielen Dank Valentin für das interessante Interview. Da unsere Apps primär im Businesskontext verwendet werden, sind Kulturevents immer etwas Besonderes. Daher freue ich mich immer über Feedback von diesen Events. Generell nutzen in Deutschland und Europa noch viel zu wenige Stadtfeste die Reichweite und Mehrwerte von digitalen Tools.

Mehr Informationen zur Musikschule von Valentin gibt es übrigens auf dieser Website und auf Facebook. Die Lange Nacht der Musik hat natürlich auch ihre eigene Homepage. Hier kann man Impressionen von 2018 sammeln und sich bereits auf die nächste Ausgabe 2020 vorbereiten. Wir freuen uns schon riesig darauf.

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Ihr wollt mehr zu Festivals? Dann haben wir mit Anna Dell von Kopf & Steine heute genau den richtigen Gast. Sie ist Mitorganisatorin des SPEKTRUM Festivals und wird heute etwas aus ihrem Alltag plaudern. Freut euch auf spannende Insights.

Wir haben heute Anna Dell von der Kopf & Steine GmbH vor Ort. Diese Projektagentur ist vor allem für ihr größtes Festival, das MS DOCKVILLE bekannt, überzeugt aber durch ein breites Portfolio an Events im kulturellen und künstlerischen Bereich. Andere bekannte und sehenswerte Events sind das MS ARTVILLE und der VOGELBALL. Wir durften Anna im Umfeld des SPEKTRUM Festivals kennenlernen und sie mit einer Event-App unterstützen. Sie ist ein fester Bestandteil im Marketingteam von Kopf & Steine.

LineUpr: Hi Anna. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die Agentur bitte noch mal persönlich vor. Wer bist du und welche Events organisiert ihr?

Anna: Hallo, ich bin Anna von der Kopf & Steine GmbH. Wir sind eine Projektagentur und organisieren neben dem SPEKTRUM unter anderem noch das MS DOCKVILLE, ein dreitägiges Festival für Musik und Kunst, das MS ARTVILLE, ein mehrwöchiges Kunstfestival und den VOGELBALL, einen queeren Maskenball. Ich selbst bin im Bereich Marketing/Öffentlichkeitsarbeit tätig.

LineUpr: Das ist ja eine recht große Bandbreite an verschiedenen Events, aber lass uns über das SPEKTRUM Festival sprechen. Was ist die Besonderheit dieses Festivals und warum sollte jeder unbedingt einmal daran teilnehmen?

Anna: Das SPEKTRUM schafft es an nur einem Tag eine schier endlose Bandbreite aus den Musikrichtungen HipHop und Rap abzudecken. Außerdem ist die Stimmung grandios: Die BesucherInnen sind gut drauf und feiern gemeinsam zu guter Musik. Und die Aussicht mitten im Hafen ist natürlich auch nicht verkehrt.

LineUpr: Das klingt ja großartig. Die Kultur aus beiden Musikrichtungen ergänzt sich sicher auch sehr gut. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung des SPEKTRUM? Mit wie viel Vorlauf startet die Organisation?

Anna: Die Organisation und Planung des SPEKTRUM ist gut eingespielt, da das Festival 2018 bereits zum siebten Mal stattfindet. Dennoch gilt immer der Anspruch sich inhaltlich weiter zu entwickeln und zu verbessern. Daher nimmt gerade der Bereich Marketing ganzjährig Zeit und Arbeit in Anspruch – wir sind also jetzt schon wieder mittendrin.

LineUpr: Das kennen wir. Wie sagte ein großartiger Philosoph einmal: „Nach dem Spiel ist vor dem Spiel“. Stichwort Marketing. Wer ist der typische Teilnehmer des SPEKTRUMs? Welche Marketingkanäle und -strategien nutzt ihr, um diese Personen auf das Festival aufmerksam zu machen und für eine Teilnahme zu motivieren?

Anna: Wir haben vor allem zwei typische BesucherInnen-Gruppen: Die eingefleischten HipHop-Fans, die noch bei der ersten Tour von Kool Savas dabei waren und daneben die Anfang-Zwanzig-Jährigen, die sich an Open-Airs und aktuell angesagten Strömungen des HipHop und Rap erfreuen.

Besonders für die letztere Gruppierung ist Social Media sehr wichtig: Ohne Facebook, Instagram, Spotify etc. erreicht man diese Gruppe eher nicht. Ansonsten läuft bei uns viel über themenbezogene Magazine/Blogs/Musiksendungen etc. und nicht zuletzt über die Acts selbst.

LineUpr: Neben den genannten Kanälen setzt ihr auch auf weitere Instrumente des mobilen Marketings. Zum zweiten Mal habt ihr dieses Jahr eine App von LineUpr genutzt, wie verwendet ihr die App konkret vor, während und nach dem Event? Welchen Mehrwert bietet die App euch und euren Besuchern?

Anna: Sobald das Lineup finalisiert und der Timetable veröffentlicht ist, beginnt die Eingabe der Daten: Fotos der KünstlerInnen, Spielzeiten, alle Infos rund um das Festival, die Anfahrt, organisatorische Abläufe etc. Während des Festivals dient die App der Versendung von Notifications, um relevante Neuigkeiten zu übermitteln und für die BesucherInnen ganz klar als digitaler Timetable. Nach dem Festival wird die App eher wenig genutzt, da steigen wir dann auf unsere Social-Media-Kanäle und die Webseite für die Kommunikation um.

LineUpr: Was in eurer Aufzählung bisher vollständig fehlt, ist Paper. Verwendet ihr parallel auch Printprodukte? Wenn ja, wie, warum und wie siehst du die Zukunft von gedrucktem Papier in der Eventbranche?

Anna: Wir bewerben das SPEKTRUM auch mit Flyern und Plakaten. Ich glaube, dass Printprodukte oft einen großen Wiedererkennungswert haben und besonders im Alltag ein Erinnerungsmoment darstellen.

LineUpr: Weg von Papier hin zur Zukunft. Digitalisierung spielt auch für Festivals eine sehr große Rolle. Was denkst du, wie wird diese Entwicklung Festivals in Zukunft verändern? Versucht ihr selbst neue Trends zu entwickeln und schaut ihr euch neue Strategien eher bei anderen Events ab?

Anna: Im Bereich Digitalisierung ist es sehr wichtig, dass man immer auf dem neuesten Stand bleibt – das ist Nichts, wo man irgendwann ausgelernt hat. Man muss sich stets weiterbilden, weiterentwickeln und bereit sein Neues auszuprobieren. Wir arbeiten mit vielen kreativen Köpfen zusammen, deshalb kommen neue Ideen meist intern zustande.

LineUpr: Um solch ein internes Potenzial an kreativen Köpfen beneiden euch sicher viele Veranstalter da draußen. Am Ende wird es noch etwas persönlich. Wie und warum bist du ursprünglich Eventmanager geworden? Was sind die tollen Seiten an deinem Job? Gibt es auch negative Aspekte?

Anna: Ich bin ursprünglich nur an dem Bereich Öffentlichkeitsarbeit interessiert gewesen, den Veranstaltungsaspekt hatte ich zunächst gar nicht im Visier. Ich habe aber nach kurzer Zeit schon gemerkt, wie toll diese Branche ist: Du lernst permanent neue Leute kennen, du stellst ein großartiges Projekt auf die Beine, an dem sich letztlich Zehntausende von BesucherInnen erfreuen und auch als Person lernt man immer wieder dazu. Negativ ist höchstens, dass man bei den tollen Acts, die da sind, nicht selbst in der Menge stehen und mitfeiern kann.

LineUpr: Das stimmt. Die Leute die all die Freude ermöglichen können meist nicht direkt daran teilnehmen. Das tolle Feedback nach einem Event entschädigt hoffentlich dafür. Was ist das Verrückteste, was dir bereits in der Planung und Durchführung von Events passiert ist? Sowohl positiv als auch negativ.

Anna: Verrückt ist es immer noch, wenn man plötzlich vor einem der großen Acts steht und ganz cool bleiben muss. Negativ-verrückt ist mir noch nichts passiert – toi toi toi.

LineUpr: Ohja, da kann einem schon mal das Herz in die Hose rutschen. Aber Gott sei Dank sind das alles auch nur Menschen. Stell dir vor, jemand steht vor der Planung und Durchführung seines ersten Events, welchen besonderen Tipp würdest du ihm mit auf den Weg geben?

Anna: Ruhig bleiben! Es wird immer Momente geben, wo etwas schiefgeht – aufregen bringt nichts. Durchatmen, mit KollegInnen Lösungen suchen und weitermachen.

Jupp, das ist der Spruch, den man am häufigsten hört, das zeigt wie verdammt wichtig er ist. Anna, vielen Dank noch mal für dieses tolle Interview. Es war wie immer erfrischend mit dir. Wenn ihr mehr über Anna und die Projektagentur Kopf & Steine erfahren wollt, dann besucht sie doch auf deren Homepage. Falls ihr direkt Lust auf Festival bekommen habt, dann bucht euch doch direkt hier ein Ticket für eine Veranstaltung. Es lohnt sich. Wir freuen uns bereits auf die nächsten Events, bei denen wir Anna mit einer LineUpr-App unterstützen dürfen.

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Nach unserem letzten Interview mit dem Business Angels Netzwerk venture forum neckar geht es heute wieder um kulturelle Events. Bernhard Chapligin vom Concertbüro Franken gibt uns einen kleinen Einblick in seinen Alltag und verrät uns wie das mit Booking und Eventplanung bei Festivals läuft. Das Concertbüro Franken organisiert mehr als 300 Events, wie Konzerte, Festivals oder Comedy Programme im ganzen nordbayerischen Raum. Also wenn ihr oft in der Region unterwegs seid, ist die Chance hoch, dass ihr bereits auf einem vom Concertbüro Franken organisierten Event wart.

LineUpr: Hi Bernhard. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich bitte nochmal persönlich vor. Wer bist du und welche Events organisiert ihr?

Bernhard: Hallo, ich bin Bernhard Chapligin und beim Concertbuero Franken für Booking und Evententwicklung zuständig. Wir sind allerdings 4 Booker und haben übers Jahr ca. 300 Shows verschiedenster Größen, sowie 8 Festivals. In den letzten Jahren haben wir u.a. auch im elektronischen Bereich unsere Tätigkeiten ausgebaut, hierzu zählt das Burning Beach Festival oder auch das Container Love, die beide super angenommen werden.

LineUpr: Lass uns über das Burning Beach Festival sprechen. Was ist die Besonderheit dieses Festivals und warum sollte jeder unbedingt einmal daran teilnehmen?

Bernhard: Die Einzigartigkeit von Burning Beach erklärt sich durch genau diese beiden Wörter. Beach: Das Festival liegt direkt an einem Riesensandstrand am Brombachsee in einzigartiger Natur. Neben den Alpenvorland-Seen und dem Bodensee ist das mit der größte See Süddeutschlands. Burning: Wir erleben neben einzigartiger Deko, insbesondere Nachts im wahrsten Sinn des Wortes ein Feuerwerk: Feuershows, Feuerjongleure, Feuertonnen, Stages mit Feuereffekten und so weiter. Das Ganze dann im direkten Miteinander der Elemente direkt am Wasser ist natürlich ein richtiges Highlight. Auf 3 Bühnen unterschiedlichster Art wird credibler Techno&House zelebriert. Die größte Stage ist dabei mit einem 100kW hornbasierten High-End Soundsystem ausgestattet, das von Fans wie auch den DJs beidseitig akustisch und visuell gefeiert wird.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung des Burning Beach Festivals? Mit wie viel Vorlauf startet die Organisation?

Bernhard: Hier haben wir tatsächlich ein Festivalstandard-Arbeitsjahr für diese Größe vor uns, würde ich sagen. Nach dem Festivalabbau folgt noch die Aufarbeitung im Office und wenn die fertig ist, geht es schon an die neue Edition, teilweise werden Bookings auch schon früher festgezurrt. Im Herbst geht es in den Vorverkauf, ab dann rollen die News wieder mehrmals die Woche über die Kanäle. Da wir diverse Festivals haben, muss die Arbeit für alle sinnvoll gesplittet werden, es arbeiten jedoch nicht alle Leute an allen Festivals, sondern bestimmte Projektgruppen.

LineUpr: Das ist ja schon ordentlich. Stichwort Vermarktung und Ticketverkauf. Wer ist der typische Teilnehmer eures Festivals? Welche Marketingkanäle und -strategien nutzt ihr um diese Personen auf das Festival aufmerksam zu machen und für eine Teilnahme zu motivieren?

Bernhard: Beim Burning Beach ist die Altersklasse vergleichsweise breit gestreut. Wir starten strikt ab 18 Jahren, rauf geht es bis 40 und drüber, u.a. auch da wir eben eher im Techno und House Segment sitzen und keine EDM Acts buchen. Wir kommen in den Werbewegen deswegen auch noch ganz gut mit den herkömmlichen sozialen Kanälen an Snapchat vorbei an unsere Fans heran.

LineUpr: Jetzt habt ihr dieses Jahr bereits zum zweiten Mal eine App von LineUpr für das Burning Beach genutzt, wie verwendet ihr die App konkret vor, während und nach dem Event? Welchen Mehrwert bietet die App euch und euren Festivalbesuchern?

Bernhard: Wir bieten diese App gerne an, weil sie einfach und übersichtlich ist und unsere Besucher keinen großen Schnick-Schnack drumherum brauchen. Das LineUp kann einfach sauber auch offline wiedergegeben werden, also welcher Act spielt wann, das ist für uns ein Hauptgrund.

LineUpr: Aber dann verwendet ihr sicherlich auch parallel dazu Papierprodukte oder? Wie siehst du die Zukunft von gedrucktem Papier in der Eventbranche?

Bernhard: Ja, wir geben bspw. auch vor Ort parallel dazu einen Pocket-Guide mit dem Line-Up/Running Order u.v.m. aus. Insbesondere bei mehrtägigen Festivals ist das Handy oft am zweiten Tag schon out of order und/oder die Funknetze sind schlecht. Ich denke, dass Flyer und Poster weiter in einer breit gestreuten Werbung ihren Platz finden, da sie anders wahrgenommen werden. Allerdings werden sich die Relationen verschieben und die Ausgaben dafür zurückgehen. Anzeigen in Tageszeitungen etc. lancieren wir zum Beispiel vor allem noch für Ü40 Events und Konzerte.

LineUpr: Digitalisierung spielt auch für Festivals eine sehr große Rolle. Was denkst du, wie wird diese Entwicklung Festivals in Zukunft verändern? Versucht ihr selbst neue Trends zu entwickeln und schaut ihr euch neue Strategien eher bei anderen Events ab?

Bernhard: Wir müssen hier kein Vorreiter sein. Burning Beach ist modern aber von Deko und sonstigem mit einem archaischen Touch versehen. Das heißt keine Laser, sondern echtes Feuer, etc. Da wir zudem nicht die jüngste Zielgruppe ansprechen erwarten die Besucher von uns kein technisches Spektakel, in dem nur noch CO2 Kanonen, Konfetti, Riesen LED Walls, etc. zählen.

LineUpr: Lass uns am Ende noch etwas persönlich werden. Wie und warum bist du ursprünglich Eventmanager geworden? Was sind die tollen Seiten an deinem Job? Gibt es auch negative Aspekte?

Bernhard: Mir macht es unfassbar viel Spaß, wenn im Team zusammen ein gutes Event vorbereitet und dann in die Realität umgesetzt wird, wenn sich Besucher schon 1 Jahr vorher auf dieses Festival freuen und nach dem Aufbau dann alle eintrudeln und die ausgedachten Ideen nutzen und wertschätzen. Es ist im Vergleich zur normalen Clubshow immer noch ein Ort, um sich vergleichsweise kreativ auszutoben. Die direkte Freude oder manchmal auch der Ärger der Besucher ist viel mehr Feedback als man in einem „normalen“ Job bekommt.

LineUpr: Stell dir vor, jemand steht vor der Planung und Durchführung seines ersten Events, welchen besonderen Tipp würdest du ihm mit auf den Weg geben?

Bernhard: Die Idee steht im Vordergrund von allem. Wenn die gut ist, kann alles weitere auch gut werden. Passt das Event in die aktuelle Zeit, welche Zielgruppe habe ich. Ist die Idee konform dieser Zielgruppe, etc. Zeit nehmen für die Konzeption, wichtig ist ein gutes, fähiges Team suchen, mit dem das Organisieren Spaß macht und auf das man vertrauen kann.

Vielen Dank Bernhard für das tolle Interview. Wenn ihr mehr zum Concertbüro Franken wissen wollt oder nach einem tollen Geschenk für Weihnachten sucht, dann werdet ihr auf ihrer Homepage fündig. Und wer nach den Erzählungen direkt Lust auf das Burning Beach Festival bekommen hat, kann hier direkt Tickets für die nächste Auflage vom 15.-17.06.2018 am Brombachsee kaufen. Wir freuen uns schon jetzt darauf.

The post Festivals und Event Apps – Das Burning Beach Festival first appeared on LineUpr Blog.

Es gibt sicher Tausende Gründe, warum Events scheitern können. Die typischen Stolpersteine der drei wichtigsten Aufgabengebiete Planung, Teilnehmeranreise und -verhalten, welche entscheidend für den Erfolg deines Festivals sind, stellen wir dir heute vor. Wenn du diese Basics nicht korrekt erledigst, muss dein Event zwangsläufig auf die eine oder andere Art scheitern.

Es gibt drei Arten, wie dein Event scheitern könnte. Die klassische Art, daran denkt sicher auch jeder instinktiv, ist der Ausfall der Veranstaltung. Daneben existieren jedoch noch zwei weitere Arten, welche für deinen langfristigen Erfolg viel entscheidender sind. Wir zeigen dir 9 Bereiche, die gerne mal zum Scheitern deines Festivals führen und wie ihr diese erfolgreich meistert.

Drei Ebenen des Scheiterns

Scheitern bedeutet nicht gleich Scheitern. Für ein Festival gibt es mindestens drei verschiedene Ebenen. Der absolute super Gau – und damit die erste Ebene – ist natürlich die Absage.

Aber ein Festival muss nicht erst abgesagt werden, damit es ein Misserfolg wird. Wir gehen jetzt mal davon aus, dass sich die Tickets zu deinem Event gut verkauft haben und entsprechend Gäste vor Ort sind. Die zweite Ebene des Scheiterns ist, dass der Großteil deiner Gäste, aus den unterschiedlichsten Gründen, mit der Veranstaltung unzufrieden sind. Bei der dritten Ebene sind deine Teilnehmer zwar mit dem Event zufrieden, aber nicht wirklich begeistert. Von einem Festival erwartet man einfach Spaß und gute Laune. Ein befriedigendes Gefühl ist hier einfach nicht genug.

Auf den ersten Blick sehen viele Veranstalter im Ausfall die schlimmste Art des Scheiterns, aber das ist falsch. Wenn ein Festival ausfällt, dann sind meist externe Faktoren ausschlaggebend. Zwar erleidet der Veranstalter hier einen Verdienstausfall, aber die Reputation wird in den seltensten Fällen darunter leiden und nächstes Jahr sind deine Gäste wieder am Start. Die zwei anderen Ebenen sorgen jedoch für nachhaltigen Schaden, da sich deine Gäste von dir abwenden und weitere Personen mitnehmen. Gerade auf dem Festivalmarkt, der sehr stark übersättigt ist, wartet an jeder Ecke eine Alternative. Vor der Begeisterung deiner Gäste stehen jedoch die Basics der Festivalplanung.

Planung und Organisation

Ein leidiges Thema für jeden Veranstalter und trotzdem wichtig. Wir Deutsche lieben Vorschriften und dementsprechend ist hier einiges zu beachten.

Genehmigungen am Veranstaltungsort

Klar, du benötigst für dein Festival einen Veranstaltungsort. Dieser sollte möglichst frühzeitig feststehen. Ich muss dir sicher nicht erklären, wie du diesen findest, aber beachte, was auf dem Gelände erlaubt ist und was nicht. So benötigst du u. a. Genehmigungen für den Ausschank von Alkohol, den Umgang mit Müll und einen erhöhten Lärmpegel. Auch Naturschutz und seltene Tiere werden gern mal vergessen. Wer damit zu spät anfängt, riskiert eine Veranstaltungsabsage.

Teilnehmerkapazität vor Ort

Das deutsche Recht definiert, welche Kapazitäten pro Quadratmeter erlaubt sind und ab wann eine Gefahr für Teilnehmer besteht. Du solltest dich vorher genau darüber informieren, wie viele Personen sich auf deinem Gelände aufhalten dürfen. Hier kommt natürlich auch dein Veranstaltungskonzept ins Spiel. Erst dann weißt du, wie viele Tickets du verkaufen darfst.

Plan B – Ticketerstattung oder höhere Gewalt?

Du solltest dich für den Fall vorbereiten, dass dein Festival doch ausfallen muss. Oft ist dies nicht die Schuld des Veranstalters, sondern externer Umstände, wie z. B. das Wetter. Für diesen Fall solltest du vorbereitet sein und deine Rückgabepolitik von Tickets im Vorfeld klar kommunizieren. Das gibt dir Sicherheit und du kannst dich im Extremfall darauf berufen. Deine Teilnehmer wiederum wissen, worauf Sie sich einlassen. Du solltest also bereits im Vorfeld wissen in welchem Fall und wie hoch du eine Rückerstattung leisten musst.

Teilnehmeranreise

Das Festivalerlebnis startet nicht erst mit dem ersten Konzert, sondern bereits mit der Abfahrt vom Heimatort. Du solltest also unbedingt darauf achten, deinen Gästen die Anfahrt so angenehm wie möglich zu gestallten.

Parkplätze

Bereits im zweiten Abschnitt haben wir das Thema Kapazität für dein Festival angesprochen. Du solltest wissen wie viele Gäste an deinem Festival teilnehmen werden und entsprechend Parkplätze bereitstellen. Du darfst im Vorfeld also abschätzen, zu welchem Anteil sie mit dem eigenen Auto anreisen. Neben der reinen Parkplatzfläche ist auch der Zugang dazu wichtig. Dein Ziel sollte sein, dass jeder ohne Stress einen Parkplatz erhält. Dazu gehören eben auch genügend verfügbare Zufahrten. Dabei solltest du analysieren, über welche Straßen deine Gäste anreisen werden und bereits früh eine sinnvolle Beschilderung einsetzen, um Autokolonnen effizient zu lenken.

Öffentlicher Nahverkehr  

Ein Großteil deiner Besucher wird auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Da Festivals oft auf einem „Feldacker“ ohne echte Anbindung an den Nahverkehr stattfinden, solltest du intelligente Wege finden, diese Menschen ohne Stress auf dein Gelände zu bekommen. Du könntest z. B. einen Shuttle-Service vom nächstgelegenen Bahnhof anbieten. Oft bezahlen deine Teilnehmer sogar dafür.

Zeltplatz und der Weg dorthin

Deine Gäste sind jetzt zwar am Eingang und/oder der Ticketkontrolle, aber eine besondere Odyssee steht noch aus. Das Gepäck muss vom Parkplatz auf den Zeltplatz gebracht werden. Hier liegt für die meisten Veranstalter der größte Stolperstein, da diese Problematik gerne mal übersehen wird. Jeder war bestimmt bereits auf einem Event, bei dem der Weg vom Parkplatz zum Zeltplatz so schmal war, dass sich gerade zwei Personen vorbeiquetschen konnten. Das reguliert sich zwar über die Zeit, aber am Anfang bedeutet es Stress. Eine Beschilderung kann hier helfen, die Massen effizient zu lenken. Gleichzeitig bietet es sich an, den Zeltplatz in einzelne Bereiche zu unterteilen und diese nacheinander zu öffnen.

Festivalgelände

Für das Festivalerlebnis sind das Verhalten und die Erfahrungen auf dem Hauptgelände nochmal entscheidender als die Anreise. Auch gibt es für dich einige Dinge zu beachten. Dabei reden wir nicht von den Künstlern und dem korrekten Ablauf der Bühnenshow. Das nehmen wir als gegeben hin.

Lagepläne

Auf einem riesigen Festivalgelände kann es schnell passieren, dass deine Teilnehmer die Übersicht verlieren und sich verlaufen. Der einfachste Weg diese Verwirrung zu reduzieren sind effiziente Lagepläne. Zu einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung gehört ein Raumplan, der definiert, wo welche Bühnen, große Zelte, Toiletten, Verpflegungsstände, Wege und Eingänge genau verortet sind. Entsprechend dieses Konzepts solltest du deinen Gästen einen Lageplan an die Hand geben, sich intuitiv zurechtfinden. Dafür stehen dir mindestens zwei Wege zur Verfügung. Entweder du verwendest die analoge Variante und druckst ein Booklet mit Informationen zum Event und dem Lageplan des Geländes oder du entscheidest dich für den digitalen Weg. Hier kannst du z. B. eine Event-App von LineUpr verwenden, um dein ganzes Event und auch den Lageplan abzubilden. Hier können sich deine Gäste sogar mit der App über das Gelände navigieren lassen.

Eingangsysteme

Irgendwann werden deine Teilnehmer ihren Weg vom Zeltplatz auf dein Hauptgelände antreten. Früher setzten alle Festivals hier auf Kontrollen durch Menschen, bei denen Tickets, Bändchen oder Badges vorgezeigt werden mussten. Viele Veranstalter haben mittlerweile jedoch auf Semidigitale Lösungen gewechselt. Es stehen zwar immer noch Menschen am Eingang, das Ticket, Bändchen, etc. wird jedoch nicht mehr nur begutachtet, sondern mit einem Lesegerät gescannt. So behalten Veranstalter immer einen Überblick, wie viele Menschen sich gerade auf dem Gelände aufhalten. Das ist zum einen sicherheitsrelevant und zum anderen können so wertvolle Daten über Besucherströme gewonnen werden. Willst du noch etwas weitergehen und setzen wir voraus, dass Personenkontrollen bereits am Außengelände stattgefunden haben, kannst du auf modernste Instrumente wie RFID setzen. Hier tragen deine Gäste in ihrem Ticket einen Chip, mit dem sie Zugang zum Gelände erhalten. Damit könntest du dein Gelände auch in mehrere Unterbereiche teilen. Durch die Verfolgung des RFID-Chips kannst du sehr genau verstehen, wie sich deine Gäste im Laufe des Tages auf dem Gelände bewegen. Mehr zu RFID erfährst du nächste Woche auf unserem Blog.

Beschilderung

Wie bereits bei der Anfahrt angerissen, ist eine effiziente Beschilderung ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Event. Immer wenn einer deiner Gäste nicht weiß, was er machen soll oder wo er etwas findet, wird er sich instinktiv umschauen und nach einer Hilfe suchen. Hier kommt die Beschilderung ins Spiel. Es ist immer ein Drahtseilakt, das Geländer nicht mit Schildern zu überfrachten und doch genug Informationspunkte zur Verfügung zu stellen, um Missverständnisse oder Verunsicherungen zu vermeiden. Typische Beispiele für Beschilderung sind Eingang/Ausgang, Verpflegungsstände, Servicepunkte und Toiletten.

Zusammenfassung

Die schlimmste Art des Scheiterns ist nicht die Absage deines Festivals, sondern unzufriedene Besucher. Bei einem übersättigten Markt wie Festivals, finden deine Gäste in Sekunden eine andere Veranstaltung, die sie besuchen können. Bestenfalls verlierst du nur sie, aber wenn es schlecht läuft, dann teilen sie ihre Meinung über dein Festival öffentlich und nehmen weitere Personen mit. Deswegen haben wir dir je drei Aufgabenbereiche aus der Eventplanung, des Teilnehmeranreisekonzepts und der Kommunikation auf dem Festivalgelände vorgestellt. Erfüllst du diese Aufgaben erfolgreich, ist der Grundstein für ein begeisterndes Festival gelegt. Dann geht es mit der Künstlerauswahl, dem Verpflegungskonzept und der Bespaßung vor Ort ans an die schönen Aufgaben.

Gebt uns Feedback

Wie ist eure Meinung? Was gehört noch zu den Grundlegenden Aufgaben in der Festivalplanung? Welche Fragen habt ihr dazu? Wir freuen uns auf eure Antworten.

Stage icon by Juan Pablo Bravo  from the Noun Project.

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