Der Klassische Aufbau von BarCamps – Oder: Was erwartet mich als Teilnehmer?

Lesedauer: 7 Minuten

Nachdem wir uns in den ersten beiden Teilen unserer BarCamp-Reihe mit der Definition und den Regeln von BarCamps beschäftigt haben, steht heute der klassische Aufbau des Formats im Mittelpunkt. Gleichzeitig möchte ich euch an meinen Erfahrungen bei diesen tollen Events teilhaben lassen, sodass ihr wisst, was euch als Teilnehmer erwartet.

Grundsätzlich folgen BarCamps dem Konzept der Open-Space-Konferenzmethode. Im Mittelpunkt steht die inhaltliche Offenheit. Erst die Teilnehmer bestimmen die spezifischen Themen in einer demokratischen Abstimmung. Dazu kann jede Person ein oder mehrere Themen ins Plenum geben, das gemeinsam darüber entscheidet, ob diese Fragestellung behandelt werden soll oder nicht. Diese Diskussion und Abstimmung erfolgt am Beginn und stellt quasi den Startschuss der inhaltlichen Zusammenarbeit dar. Eröffnet wird die Veranstaltung in der Regel mit einer Vorstellungsrunde davor.

Finden sich genug Personen, die sich für eine Fragestellung interessieren, bilden sie eine Arbeitsgruppe und bearbeiten die Thematik in einer Session. Da meistens sowohl mehrere Sessions parallel, als auch mehrere Sessionblöcke angeboten werden, mischen sich die Teilnehmer ständig. Als Abschluss der Veranstaltung werden die erarbeiteten Inhalte dem Plenum vorgestellt, um das gewonnene Wissen unter allen Anwesenden zu verteilen. Hier ein typischer Ablauf:

Die feierliche Eröffnungszeremonie

Im Gegensatz zu klassischen Businesskonferenzen herrscht auf BarCamps eine sehr persönliche Atmosphäre. Die Kommunikation erfolgt ausschließlich in der Du Form. Praktisch alle Veranstaltung starten mit einer gemütlichen Runde, z. B. ein gemeinsames Frühstück. Jeder kann sich bereits etwas beschnüffeln und Eindrücke von der Location und der Stimmung gewinnen. Der Veranstalter hält ein paar einleitende Sätze, bevor bei einigen Varianten ein Redner die Gäste für den oder die nächsten Tage einstimmt.

Auch wenn man alleine an einer solchen Veranstaltung teilnimmt, habe ich mich sofort willkommen gefühlt. In der gemütlichen Eröffnungsrunde durfte ich direkt eine persönliche Beziehung mit einigen anderen Teilnehmern aufbauen und mich über die angebotenen Themen informieren.

Die magische Vorstellungsrunde

Im Anschluss an die Eröffnung erfolgt bei den meisten BarCamps eine Vorstellungsrunde. Eigentlich ein Pflichtpart nach den BarCamp Regeln, ist die Vorstellungsrunde in der Neuzeit leider bei vielen Events reduziert oder ganz abgeschafft worden. Die Regel besagt, dass sich jeder Teilnehmer mit drei Wörtern vorstellen soll. Das Schöne daran, man erfährt von jedem Anwesenden den Namen und drei charakteristische Fakten. Insgesamt wird die familiäre Stimmung so weiter gestärkt.

Vor meiner ersten Vorstellungsrunde war ich etwas nervös, da ich mich spontan irgendwie nicht auf drei Wörter begrenzen konnte. Die meisten anderen Teilnehmer waren bereits erfahrener und konnten ihre Ansprache blind aufsagen. Irgendwie hatte ich das Gefühl, dass die anderen alle viel kompetenter waren als ich. Als die Reihe dann an mich kam, sagte ich einfach: „Hi, ich bin der Eric, Startup Gründer, Biohacker und Weißbierfan. Na gut, ich gebe zu, beim ersten Mal klang das bestimmt nicht so kompetent, wie es jetzt in Schriftform rüberkommt. Ich habe sicherlich etwas genuschelt, aber irgendwie kam es an. Diese Beschreibung hat sich seitdem auch nicht wirklich geändert.  Dank der drei Fakten fiel es mir im Anschluss auch recht leicht, mit den anderen Teilnehmern ins Gespräch zu kommen, da ich direkt einen Aufhänger hatte.

Die Sessionplanung, Old School und Modern

Die Sessionplanung bildet den inhaltlichen Auftakt der Veranstaltung. Bereits im Vorfeld, bei der Eröffnung oder sogar schon vor der Veranstaltung, hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit seine Vorschläge für Themen, welche er selbst betreuen möchte, einzureichen. Nachdem alle Vorschläge veröffentlicht sind, entscheidet man gemeinsam in einer demokratischen Abstimmung, ob und in welcher Session ein Thema besprochen wird. Stark vereinfacht kann die Planung nach zwei Methoden erfolgen. In der Old School Variante, wird auf das bewährte Verfahren zurückgegriffen, dass bedeutet, es gibt ein physisches Sessionboard, z. B. ein Whiteboard, auf dem die Teilnehmer am Veranstaltungstag mögliche Themen mit ihrem Namen notieren. Nachdem sich jeder darüber informiert hat, werden die Themen im Plenum per Handzeichen abgestimmt und die populärsten in die Sessions eingeteilt. In der modernen Variante werden die Themen bereits im Vorfeld digital, z.B. über die Homepage oder eine App, eingesammelt, und nachdem alle Teilnehmer bekannt sind, dort veröffentlicht. Die Abstimmung erfolgt über interaktive Umfragen vor oder zu Beginn des Events.

Die Aufteilung in zwei Methoden beschreibt die Extreme und natürlich gibt es dazwischen eine unendlich große Anzahl an Abstufungen, in der sich beide Seiten vermischen. Ich persönlich habe beide Extreme bereits erlebt und plädiere eher für eine Vermischung, wobei ich für eine stärkere Tendenz Richtung moderner Methoden bin. Digitale Tools erleichtern dem Veranstalter den Prozess und sorgen für mehr Transparenz bei den Teilnehmern. Wichtig ist für mich nur, dass die Themen von den Teilnehmern transparent eingebracht und die Auswahl der behandelten Fragen gemeinsam nach demokratischen Maßstäben bestimmt werden.

Aufbau und Eigenschaften der Sessions

Sessions stellen das inhaltliche Herzstück dar. Wie von den BarCamp Regeln vorgeschrieben, sollen immer so viele Sessions parallel stattfinden, wie es die Location erlaubt. Die Auswahl der Themen für die Sessions wurde bereits im Abschnitt davor besprochen. In der Theorie ist jede Session auf 45 Minuten inhaltlicher Arbeit und 15 Minuten Pause begrenzt. Auf welche Art die Frage in den Sessions bearbeitet wird, ist nicht definiert und obliegt alleine dem Themengeber. Je nach BarCamp und Verantwortlichen fällt die Bearbeitung der Sessions in der Praxis sehr unterschiedlich aus. Einige bevorzugen die klassische Variante, mit einem Impulsvortrag und anschließender gemeinsamer Diskussion, während andere bereits mit einer Diskussion starten oder die Teilnehmer in einzelne Arbeitsgruppen aufteilen, um spezielle Bestandteile der Thematik selbst zu erforschen, quasi als BarCamp im BarCamp.

Gefühlt habe ich bereits alles erlebt. Das Tolle daran, jede Session ist wieder eine Überraschung. Auch deshalb ist die Lernerfahrung deutlich intensiver als bei standardisierten Unterrichtsverfahren. Hier gibt es keine echte klassische Art und Weise, die universell gelten kann.

Verpflegung – Buffet oder belegte Brötchen?

Kein Kampf ohne Mampf, hat mir mal jemand gesagt und damit hat er vollkommen recht. In klassischen BarCamps trifft man sich früh am Morgen und arbeitet bis zum Abend an gemeinsamen Themen. Viele Events gehen sogar über mehrere Tage. Um sich als Teilnehmer zu 100% auf die inhaltlichen Themen zu konzentrieren, wird versucht, so viele Ablenkungen und Unterbrechungen wie möglich zu vermeiden. Daher ist es seit jeher normal, dass die Organisatoren Verpflegung anbieten. Manche belassen es bei dem Mittagessen und manche bieten von Frühstück bis Abendessen die ganze Palette. Die Verpflegung ist daher auch ein nicht zu verachtender Kostenfaktor für die Veranstalter und sollte vollständig oder teilweise durch einen Sponsor finanziert werden. Wie ihr einen Verpflegungssponsor für euer BarCamp gewinnt, erfahrt ihr in Teil 6 unserer BarCamp-Reihe.

Aus persönlicher Erfahrung darf ich sagen, dass sich die Veranstalter hier immer sehr bemühen, da beim gemeinsamen Essen die direkte Verbindung der Teilnehmer gestärkt und damit die ganze Atmosphäre verbessert wird. Sicherheitshalber sollte sich zwar jeder im Vorfeld selbst informieren, aber eigentlich muss sich niemand um sein Essen sorgen. Ich persönlich durfte hier auch bereits einige kulinarische Höhepunkte erfahren. Yummi.

Die Feedbacksession – Optimierung fürs nächste Mal

Inhaltliche abgeschlossen, wird die Veranstaltung durch die Feedbacksession. Hier werden die erarbeiteten Inhalte jeder Session vorgestellt und jeder, der nicht an der betreffenden Session teilnehmen konnte, darf Fragen dazu stellen. In Verbindung damit, dass jede Session schriftlich dokumentiert wird, erhält so jeder Teilnehmer eine Zusammenfassung allen erarbeiteten Wissens. Abgeschlossen wird diese Session durch das Feedback der Teilnehmer an den Veranstalter.

Für mich ist es immer wieder überraschend angenehm, wie offen und ehrlich alle Teilnehmer sind. Obwohl die Kritik teilweise sehr direkt kommuniziert wird, nehmen die Veranstalter das Feedback offen an. Irgendwie versteht jeder, dass das Feedback ausschließlich der Verbesserung zukünftiger Veranstaltungen dient und keiner fühlt sich persönlich angegriffen. Davon können andere Veranstaltungsformate noch viel lernen.

Das Abendprogramm oder wo gibt es Bier?

Obwohl jedes BarCamp mit der Feedbacksession inhaltlich beendet ist, heißt das noch lange nicht, dass jetzt alle Teilnehmer nach Hause gehen. Oft schließt sich ein Abendprogramm an. Bei mehrtägigen Veranstaltungen werden zudem auch die Abende und Nächte dazwischen für ein solches Programm genutzt. Hier werden persönliche Beziehungen gepflegt und teilweise echte Freundschaften geschlossen.

Persönlich ist es sehr angenehm, nach einem anstrengenden Tag, gemeinsam den Abend ausklingen zu lassen. Dabei wird auch das eine oder andere alkoholische Getränk konsumiert und über andere Themen gesprochen. Ich durfte Menschen kennenlernen, mit denen ich noch immer in Kontakt stehe, und kann jedem nur empfehlen, nicht direkt nach der letzten Session die Segel zu streichen.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Wie jedes andere Veranstaltungsformat auch verfügen BarCamps über einen klassischen Ablaufplan. Im Unterschied zu anderen Events ist dieser Ablaufplan jedoch eher als Rahmen zu verstehen und definiert nicht, wie genau einzelne Programmpunkte umgesetzt werden müssen. Zwar ist es Standard, dass auf BarCamps Verpflegung angeboten wird, wie das jedoch erfolgt, obliegt dem Veranstalter. Die inhaltliche Arbeit erfolgt in den Sessions, mit welchen Methoden die Themen erarbeitet werden, obliegt einzig dem Ideengeber. Wie eigentlich überall bei BarCamps, erfolgt alles im Prozess und ist offen.

Als Teilnehmer darf man sich auf viel Abwechslung und interaktive Beteiligungen freuen. Wirklich vorbereiten kann man sich nicht, da jeder Veranstalter einen eigenen Stil hat, die BarCamp Idee zu leben. Spaß macht es aber eigentlich immer.

Gebt uns Feedback

Was ist euere Meinung zum Aufbau von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Antworten.