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Digitalisierung führt zu einer besseren Vernetzung, spart Ressourcen und liefert bessere Ergebnisse. Im Endeffekt führt diese Entwicklung zu einfacheren Prozessen sowohl für Veranstalter als auch für Teilnehmer. Erfahrungen von Steve Hopf und der Wilken Software Group mit Event-Apps.

Mit Steve Hopf haben wir heute den Verantwortlichen für Events der Wilken Software Group auf unserem Blog zu Gast. Die Wilken Software Group ist ein familiengeführtes Softwarehaus mit dem Fokus auf Versorgungswirtschaft, Gesundheit & Versicherung, Sozialwirtschaft, Tourismus und Handel. In diesem Umfeld veranstaltet die Gruppe unter anderem Messen, Roadshows und Branchentage. Uns hat Steve mehr über die eigenen Vertriebskanäle, den Einsatz von Papier in einer digitalen Welt und die Verwendung einer Event-App auf dem Branchentreffen Versorgungswirtschaft berichtet. Weitere interessante Erfolgsgeschichten unserer Kunden findest du hier.

LineUpr: Hallo Steve. Stell dich und die Wilken Software Group bitte persönlich vor.

Steve: Die Wilken Software Group ist ein mittelständisches, familiengeführtes Softwarehaus mit rund 550 Mitarbeitern an 7 Standorten. Wir sind führender Abrechnungsspezialist in den Fokusbranchen der Versorgungswirtschaft, Gesundheit & Versicherungen, Sozialwirtschaft, Tourismus und dem Handel.

Ich bin hier unter anderem verantwortlich für die Messen und Events der kompletten Unternehmensgruppe. Wir veranstalten Messen, Roadshows, Branchentage in all unseren Zielbranchen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr dabei durchschnittlich in die Planung der Veranstaltungen?

Steve: Das kommt ganz auf das Veranstaltungsformat an. Das kann von einer Stunde bis zu einem Tag gehen.

LineUpr: Wie erreicht ihr eure Zielgruppe? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation dieser Events?

Steve: Hauptsächlich kommunizieren wir digital über E-Mail und Landingpages. In Ausnahmefällen versenden wir auch mal Printeinladung, allerdings läuft der Antwortprozess dazu wieder digital ab.

LineUpr: Guter Stichpunkt. Ihr verwendet also auch Printprodukte. Welche und wie?

Steve: Ja nutzen wir, aber nur für besondere Events oder Produkteinführungen. So hast Du noch etwas mehr Spielraum beim Empfänger direkt wahrgenommen zu werden in Form von Design, Haptik und Gerüchen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt für die Veranstaltung „Branchentreffen Versorgungswirtschaft“ genutzt. Wie seid ihr ursprünglich auf uns gekommen und was war der ausschlaggebende Grund für die Nutzung der App?

Steve: Ihr wurdet uns empfohlen. Der Grund für den Einsatz der App ist ganz einfach. Jeder Gast soll die Möglichkeit haben alle relevanten Infos zu seiner Veranstaltung jederzeit abrufen zu können. Der Gast findet sämtliche Infos zentral in einer App.

LineUpr: Wie verwendet ihr die App konkret vor, während und nach Events?

Steve: Vorher: Von der Programmerstellung bis hin zu den Vitas der einzelnen Referenten
Während: Anpassungen des Rahmenprogramms wurden kurzfristig kommuniziert und Nutzer nochmals drauf hingewiesen Redner und Vorträge direkt zu bewerten
Danach: Dankesnachricht an alle Nutzer gesendet. Bewertungen ausgewertet.

LineUpr: Das Thema Digitalisierung spielt auch für Veranstalter eine sehr große Rolle. Wie wird diese Entwicklung eure Events in der Zukunft verändern? Arbeitet ihr hier aktiv an neuen Trends oder beobachtet ihr eher die Entwicklung bei ähnlichen Veranstaltungen?

Steve: Ich denke, wir springen so langsam auf den Trend auf. Die Vorteile liegen ganz klar auf der Hand. Es findet eine Vernetzung aller eingesetzten Tools statt – das spart Ressourcen und liefert Ergebnisse in Echtzeit, sodass sofort reagiert werden kann. Im Endeffekt ist es digital viel einfacher – sowohl für den Gast als auch für den Veranstalter.

LineUpr: Zum Abschluss noch eine persönliche Frage. Welchen ultimativen Tipp kannst du Neueinsteigern in der Veranstaltungsbranche geben?

Steve: Ihr könnt feiern, sobald Euer Event vorüber ist. Vorher seid Ihr für den reibungslosen Ablauf verantwortlich! Das Vergessen erfahrungsgemäß sehr viele. Und es kommt immer was dazwischen — hier gilt es zu improvisieren. Wenn es vor der Bühne keiner mitbekommt, habt Ihr alles richtig gemacht 🙂

Vielen Dank Steve für das tolle Interview. Wenn du mehr zur Wilken Software Group erfahren willst, dann wirf doch einen Blick auf deren Homepage oder den Profilen bei Twitter und Facebook. Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr unterstützen dürfen.

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