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Nachdem du dein Veranstaltungskonzept entwickelt hast, geht es in Teil 5 der BarCamp Reihe darum, wie du richtig viele Personen zu deinem Event bekommst und damit meine ich nicht die Anfahrtsbeschreibung, sondern, dass du über die Existenz deines Events informierst und Interesse an einer Teilnahme weckst. Dazu stelle ich dir verschiedene wichtige Aspekte vor, die dir helfen, dein Event klar abzugrenzen, möglichst viele Menschen darüber zu informieren und diese für eine Teilnahme zu motivieren. Wenn du es eher komprimierter magst, dann hol dir unsere kostenlose Checklist dazu. Hier sind alle Informationen übersichtlich zum Abhaken dargestellt. Sende dazu einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und die Checklist landet in deinem Postfach.
Grundsätzlich unterscheidet sich die Vermarktung eines BarCamps nicht von anderen Events. Der Veranstalter muss verstehen, welche Zielgruppe er mit seinem Konzept anspricht und über welche Kanäle er diese am effektivsten erreicht. Grundlage dafür ist ein klares Konzept. Im Gegensatz zu klassischen Veranstaltungen können BarCamps jedoch bereits auf ein grobes Corporate Design und eine eingeschworene Community zurückgreifen. Damit ergibt sich perfekte Startvoraussetzung, da sie quasi auf den erfolgen anderer BarCamps aufbauen dürfen. Im Folgenden stellen wir 10 Punkte vor, die als Leitfaden für eine erfolgreiche Eventvermarktung gesehen werden dürfen. Für einen Erfolg ist am Ende aber natürlich deine Energie und Arbeit verantwortlich. Die Hinweise legen dafür lediglich die Basis.
Definition ihrer Zielgruppe
Die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsvermarktung stellen die Informationen über deine potenzielle Zielgruppe dar. Nur wenn du deine Zielgruppe kennst, kannst du analysieren, wo sich diese Personen im Allgemeinen aufhalten, welche Informationen sie interessieren und über welche Marketingkanäle du sie erreichen kannst.
Grundsätzlich kannst du diese Zielgruppe über zwei Wege definieren. In der aktiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Zielgruppe du mit deinem Event erreichen möchtest und richtest dein BarCamp speziell auf diese Zielgruppe aus. In der passiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Themen du auf deinem Event besprechen willst und analysierst im Anschluss, welche Personen sich ebenfalls für diese Themen interessieren.
Corporate Design und individuelles Logo
Nachdem dein Veranstaltungskonzept steht, solltest du für dein Event auch ein optisches Markenzeichen definieren. Ausgangspunkt dafür sind deine individuellen Farben und dein eigenes Logo. Bei den Farben geht es primär um Wiedererkennbarkeit, allerdings sollten diese Farben für den Besucher auch schön anzusehen sein, also vermeide zu grelle Varianten. Für eine erste Inspiration kannst du auch einfach nach BarCamps bei Google oder Bing suchen und dir anschauen, wie das Corporate Design anderer Events aussieht.
Für das Logo kannst du bereits auf das allgemeine BarCamp Logo (eine sterilisierte Flamme) zurückgreifen und für deine Thematik entsprechend anpassen. Am besten du erstellst dir dein Logo als Vektorgrafik, damit es für unterschiedliche Größen verwendet werden kann. Zusätzlich solltest du mehrere Varianten in unterschiedlichen Größen als PDF und PNG zur Verfügung haben, um diese für verschiedene Kanäle wie Bannerwerbung, Social Media, Blog Posts und Emails zu verwenden. Außerdem solltest du einen individuellen Hashtag für dein BarCamp definieren, sodass jeder, der einen Inhalt der im Zusammenhang zum Event steht, verteilt, diesen mit dem Hashtag branded. So kannst du auch einen individuellen Stream auf den jeweiligen Plattformen erzeugen. Jeder kann so einfach alle Inhalte zu deinem Event auf der entsprechenden Plattform finden, indem er nach dem Hashtag sucht.
Zentraler Content Hub
Alle Vermarktungsstrategien und -instrumente dienen einzig dem Zweck, so viele Personen wie möglich auf das Event aufmerksam zu machen und schlussendlich zum Anmelden oder Ticketkauf Button zu führen. Zwar ist es super, wenn du mit deinen Inhalten auf jeder Plattform unterwegs bist, da du so eine maximale Reichweite erzielst, jedoch sollten alle diese Aktionen den potenziellen Teilnehmer auf einen zentralen Kanal führen. Auf diesem zentralen Kanal sollten alle Informationen gebündelt sein und der potenzielle Teilnehmer zur Anmeldung oder zum Kauf eines Tickets geführt werden. Es sollte also das Ziel sein, alle Inhalte primär auf diesem einen Kanal zu erstellen und dann über die anderen Kanäle zu verteilen.
Je nachdem, wie groß deine Veranstaltung bereits ist bzw. wie viel Zeit du dafür investieren möchtest, eignen sich verschiedene Kanäle als optimale Lösung. Das volle Programm stellt eine selbst gehostete eigene Website oder Blog dar, auf dem du alle Inhalte erstellst und dann in andere Kanäle teilst. Ein vereinfachter Schritt stellt eine eigene Website oder Blog dar, der extern gehostet wird. Letzteres ist das typische Szenario bei Homepagebaukästen wie z. B. WordPress.com. Viel weniger Aufwand ist dagegen eine Facebook oder Wiki Seite mit allen Informationen zum Event. Hier können notfalls auch die Ticketseiten von Xing oder Eventbride genutzt werden. Wenn du dich eher für eine kleinere Lösung entscheidest, musst du vermehrt Inhalte in sozialen Netzwerken erstellen und immer auf die Einzelzeiten mit den wichtigsten Informationen verlinken.
Auswahl passender Marketingkanäle und -instrumente
Jetzt, wo dein zentraler Informationshub steht, geht es darum zu verstehen, welche Marketingkanäle deine potenzielle Zielgruppe verwendet und über welche Marketinginstrumente du sie erreichen kannst. Ganz vorne steht hier Twitter und Facebook. Deine ganzen Blogbeiträge kannst du über diese Kanäle teilen und deine Reichweite damit verbreiten. Genauso interessant sind neuere Kanäle wie Instagram, Snapchat und Musical.ly. Dabei verfügt jeder Kanal über seine Eigenheiten und die Inhalte müssen dementsprechend angepasst werden. In diesem Zusammenhang wird oft von native Content gesprochen, dass bedeutet schlicht, dass Inhalte dem Kanal entsprechend angepasst sind. Bei Snapchat und Musical.ly stehen Videos im Vordergrund, bei Instagram Fotos und bei Facebook eine Kombination daraus.
Weitere interessante Marketinginstrumente sind Newsletter und Email-Listen. Dafür kannst du im Vorfeld auch eine spezielle Landing-Page einrichten, über die Emailadressen von Personen gesammelt werden, welche an einer Teilnahme interessiert sind. Auch wenn sich Personen anmelden oder ein Ticket kaufen, solltest du die Email-Adresse aufzeichnen. Weitere Ideen sind physische Aushänge am Veranstaltungsort oder der eigenen Arbeit.
Content Vermarktungsstrategie
Sofern es dein zentraler Content Hub zulässt, sollten alle Informationen und Inhalte zuerst dort erstellt und anschließend über die verschiedenen Marketingkanäle und -instrumente verteilt werden. Grundsätzlich sollte dabei damit begonnen werden, dass du deinen potenziellen Gästen erklärst, was ein BarCamp ist und warum du jetzt dein eigenes organisieren willst. Nenne hier auch deinen Hashtag und den angepeilten Termin. Als nächstes solltest du deinen potenziellen Gästen klar aufzeigen, was sie erwartet und welchen Mehrwert eine Teilnahme bringt. Hier kannst du dich auch mal auf den Websites andere BarCamps umschauen, bei denen hier oft bereits gutes Material vorhanden ist. Du kannst betonen, welche spanende Themen besprochen, dass persönliche Erfahrungen ausgetauscht und interessante Menschen getroffen werden können.
Immer wenn sich etwas ändert oder eine weitere Planungsphase abgeschlossen ist, solltest du darüber einen kleinen Artikel veröffentlichen und über deine Kanäle teilen. Wenn du z. B. deine Location gefunden hast, dann stelle sie vor. Erkläre, warum gerade diese Location perfekt geeignet ist. Hier bietet sich auch ein Redaktionsplan an, der definiert, wann du einen Artikel über ein bestimmtes Thema veröffentlichst. Es gilt das Credo „blogge, was das Zeug hält!“
Kooperationen mit der Community und Partnern
Nutze die bestehende BarCamp Community, deine Mitorganisatoren und Partner. Kontaktier BarCamps aus deiner Region und schlage Ihnen eine Kooperation vor. Ihr könnt eure Veranstaltungen gegenseitig bewerben und Gastbeiträge schreiben. Kontaktiere Blogger, die sich für BarCamps allgemein oder speziell für deine Themen interessieren und präsentiere Ihnen dein Event. Versuche sie davon zu überzeugen dein Event zu bewerben. Solltest du einen oder mehrere Partner und große Sponsoren besitzen, dann versuch auch deren Kunden zu aktivieren.
Integriere deine Gäste
Wenn potenzielle Gäste mit dir auf Social-Media-Kanälen interagieren, nutze die Chance und antworte und like sie. Erzeuge damit möglichst viel Lärm um dein Event. Integriere auf deiner Website Tools, um eigene Sessions vorzuschlagen oder Frage aktiv danach auf deinen Marketingkanälen. Mach selbst Vorschläge für Sessions und frag nach Feedback. Unternehme alles dafür, dass deine Zielgruppe selbst ein Teil des Events wird.
Nutze Multiplikatoren
Nutze Multiplikatoren, ähnlich wie Kooperationen, um die Reichweite deiner Maßnahmen zu vergrößern. Multiplikatoren sind z. B. Event-Sammelseiten. Im BarCamp Umfeld gibt es mit BarCamp.org, Barcamptools.eu und Barcamp-liste.de drei sehr bekannte Websites, auf denen du dein BarCamp präsentieren kannst. Nutze diese Möglichkeit. Die meisten BarCamp interessierten sind sehr technik- und innovationsaffin. Nutze also auch Websites oder Vereinigungen, die sich auf diese Zielgruppen spezialisiert haben. Viele Städte verfügen über Coworking Spaces oder ein social impact hub. Solche Orte werden auch von deinen potenziellen Gästen besucht, also versuche dort mit Aushängen oder Gastartikel auf deine Veranstaltung aufmerksam zu machen.
Probiere es auch mal analog
Bis jetzt haben wir praktisch fast nur über digitale Instrumente und Strategien gesprochen. Vergiss darüber hinaus aber nicht auch analog über dein BarCamp zu sprechen. Erzähle davon zu Hause, wenn du mit Freunden unterwegs bist oder beim Mittagstisch am Arbeitsplatz. Es klingt esoterisch, aber gib dem Schicksal die Chance dir zu helfen, indem es dir die passenden Personen zuführt.
Promotion hört niemals auf
Wie sagte bereits ein schlauer Prophet: „Nach dem Event ist vor dem Event“. Damit hört auch die Promotion niemals auf, sondern beginnt nach dem Event wieder von Neuem. Die erarbeiteten Inhalte und gewonnen Erfahrungen auf dem bereits stattgefundenen Event sind für die zukünftige Promotion sehr wertvoll. Also dokumentiere alle Sessions, mache Fotos, sammle Testimonials der Teilnehmer und ihre Kontaktdaten. Diese Inhalte kannst du im Nachhinein in deine Seite integrieren, in Blogbeiträge verarbeiten und über weitere Marketingkanäle teilen.
Weiterführende Links
In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp ist, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.
Zusammenfassung
Nach dem Konzept ist die Veranstaltungsvermarktung deine wichtigste Aufgabe. Jeder sollte sich bewusst sein, dass selbst das beste Event ohne Teilnehmer nichts wert ist. Gerade bei BarCamps, bei denen Teilnehmer ihr eigenes Wissen mit den anderen Anwesenden teilen, ist dies relevanter denn je. Grundlage für die erfolgreiche Promotion ist eine definierte Zielgruppe sowie ein eigenes Corporate Design mit Logo und Hashtag, um sich klar abzugrenzen. Die Promotion sollte von einem zentralen Content Hub starten und Inhalte, je nach Zielgruppe, über weitere Marketingkanäle teilen. Auch wenn das Event abgeschlossen ist, geht die Promotion immer weiter. Sammle also Daten und Fotos dieser Events und verwende diese Inhalte für die Vermarktung deiner nächsten Veranstaltungen.
Bonus: Whitepaper – So promote ich mein BarCamp
Du bist auf der Suche nach einem konkreten Leitfaden, der alle kritischen Punkte behandelt? Dann hole dir jetzt unser kostenlose Checkliste „So promote ich mein BarCamp“. Zusammen mit weiteren Veranstaltern haben wir die wichtigsten Aufgaben für eine erfolgreiche Vermarktung gesammelt. Um diese Checkliste zu erhalten schicken uns einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und das PDF landet in deinem Postfach.
Gebt uns Feedback
Was ist euere Meinung zur Vermarktung von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten? Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Antworten.
