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Nachdem wir uns in den ersten vier Teilen der BarCamp-Reihe ausschließlich mit der Theorie beschäftigt haben, wollen wir jetzt endlich ins MACHEN kommen. Seit ihr schon heiß auf euer erstes BarCamp? Ich weiß noch genau, wie ich mich vor meinem ersten Event gefühlt habe und es war alles nur nicht entspannt. Eine Veranstaltung zu organisieren ist zwangsläufig mit etwas Stress verbunden. Aus diesem Grund will ich euch heute die wesentlichen Dinge vorstellen, auf die ihr bei eurer ersten Planung achten solltet. Beim zweiten Mal, und ich bin mir sicher, dass es ein zweites Mal geben wird, weißt du dann schon sehr genau, worauf du achten musst. Da ich es persönlich einfach schöner finde, stelle ich meine Erfahrungen und Empfehlungen als Artikel dar. Wenn du eher ein Freund von konkreten Maßnahmen bist, findest du am Ende des Artikels eine Checkliste, in der alle konkreten Schritte und Aktionen übersichtlich dargestellt sind.

Und jetzt Schluss mit dem Vorgeplänkel und hinein in die aktive Planung. In mehreren Bereichen unterscheiden sich BarCamps nicht von anderen Events. Ihr benötigt einen Veranstaltungsort, Sponsoren und eine grobe Agenda. Zusätzlich müsst ihr euch die Fragen stellen, ob ihr ein Thema vorgeben wollt, ob und wie viele Sponsoren integriert werden sollen und welche Art der Verpflegung ihr anbietet. Wir starten mit den allgemeinen Fragestellungen der Eventplanung und besprechen darauf aufbauend die eher speziellen Punkte von BarCamps.

Die Planung: One-Man-Show oder Orgateam

Die Planung einer Veranstaltung ist immer mit einer signifikanten Verantwortung und Stress verbunden. Ich denke, jeder hat bereits erlebt, dass egal wie gut die Planung ist, in der Praxis oft einiges anders läuft als gedacht. Gerade, wenn du vorher noch nie ein Event organisiert hast, würde es sich anbieten, dass beim ersten Anlauf nicht alleine, sondern in einem Team durchzuführen. Dabei verteilt sich die Verantwortung auf mehrere Schultern und jeder kann seine individuellen Stärken einbringen.

Solltest du auf der Suche nach einem oder mehreren Mitorganisatoren sein, frag doch einfach Bekannte, Freunde und Arbeitskollegen, ob sie Interesse haben oder wende dich an die BarCamp Community. Auf BarCamp-Liste.de findest du eine Übersicht verschiedener BarCamps. Bei einer Veranstaltung in deiner Nähe findest du sicherlich jemanden, der mit dir eine Veranstaltung organisieren möchte.

Dein Thema oder regionaler Bezug

Wie bereits in Teil 1 unserer BarCamp-Reihe thematisiert, gibt es grundsätzlich zwei Arten von BarCamps. Es gibt ThemenCamps, bei der ein bestimmter Schwerpunkt gesetzt ist und es gibt regionale BarCamps, deren Thema grundsätzlich offen ist. Es liegt also an dir, im Vorfeld festzulegen, ob sich dein Event auf einen bestimmten Themenschwerpunkt konzentrieren soll oder, ob es dir darum geht interessierte Personen deiner Region zusammenzubringen. Hier gibt es keine richtige Auswahl, entscheidend ist, was du erreichen möchtest. Je nachdem wie du dich hier entscheidest, bestimmst du gleichzeitig die Zielgruppe deines BarCamps. Dies wird später für die Aufgabe der Promotion wieder interessant. Solltest du dich für ein ThemenCamp entscheiden, liegt es nahe, einen Experten für dieses Thema als Mitorganisator zu gewinnen.

Sponsoren finden und gewinnen

Partner und Sponsoren sind ein entscheidender Erfolgsfaktor für jede Veranstaltung, so auch für BarCamps. Wenn alle Veranstalter solcher Events etwas gemeinsam haben, dann das Ziel, möglichst viele Sponsorengelder anzuziehen um erstens, den Beitrag für die Teilnehmer möglichst gering zu halten und zweitens, das Event selbst so qualitativ hochwertig wie möglich anzubieten. Auch aus diesem Grund sollte die Akquise von Partnern so früh wie möglich starten. Sobald du dein Thema und ein ungefähres Datum für die Veranstaltung kennst, geht es darum dir Gedanken zu machen, welchen Mehrwert du Sponsoren bieten kannst und mögliche Kandidaten mit diesen Fakten anzusprechen. Mehr zum Thema Sponsoring erfährst du in Teil 6 unserer BarCamp-Reihe.

Promotion – Wie verkaufe ich Tickets

Nachdem das Thema und die Zielgruppe deiner Veranstaltung jetzt feststehen, solltest du deinen Fokus, neben der Akquise von Sponsoren, auf die Promotion richten. Nutze dafür eine eigene Website, Blogs und Social-Media-Kanäle. Verwende dein Logo und dein individuelles Hashtag. Sprich und schreibe darüber, weswegen diese Veranstaltung noch gefehlt hat, was die Teilnehmer erwartet, und wie sie langfristig von der Teilnahme profitieren können. Zusätzlich kannst du Inhalte zu BarCamps allgemein oder den Themen, die besprochen werden teilen, um so allen Personen die Teilnehmer schmackhaft zu machen. Grundlage dafür sollte ein kleiner Redaktionsplan sein, der definiert wann, welche Informationen über welche Kanäle verteilt werden. Sinnvoll ist es auch BarCamps in der Region anzusprechen und eine mögliche Kooperation anzustreben, sodass diese Veranstalter dein BarCamp bewerben. In diesem Zusammenhang bieten sich auch Gastbeiträge auf themenverwandten Seiten an. Du solltest niemals vergessen, dass selbst die beste geplante Veranstaltung ohne Teilnehmer nichts wert ist, also sprich mit jedem darüber der dir zuhört. Wie ein Redaktionsplan aussieht, welche konkreten Maßnahmen du in der Promotion durchführen kannst und welche Informationen für deine Zielgruppe relevant sind stellen wir umfassend in Teil 5 unserer BarCamp-Reihe dar.

Die Verpflegung

Es ist mittlerweile normal, dass die Veranstalter von BarCamps, ihren Teilnehmern eine Verpflegung anbieten. Du solltest im Vorfeld überlegen, welche Art der Verpflegung du anbieten möchtest und wer potenzielle Lieferanten dafür sein könnten. Es bietet sich an diese Verpflegung entweder direkt durch den Lieferanten oder durch einen externen Partner, sponsern zu lassen.

Die Location

Fälschlicherweise starten die meisten Personen die Veranstaltungsplanung mit der Auswahl der Location. Am Beginn steht jedoch die Erstellung eines Eventkonzepts. Im Anschluss sollte nach einer Location gesucht werden, welche die Erfordernisse des Konzepts erfüllen kann. Als Veranstalter solltest du hier auch den groben Ablaufplan, die benötigte Technik und die geplante Verpflegung im Auge behalten.

Ablaufplanung und Session Zusammenstellung

Jeder Veranstalter sollte im Vorfeld außerdem bereits eine grobe Ablaufplanung definieren. Erstens setzt das einen Rahmen und zweitens erhalten auch die potenziellen Teilnehmer einen Orientierungspunkt. Wie im vorherigen Artikel besprochen, soll die Themenauswahl für die einzelnen Sessions durch die Teilnehmer erfolgen. In diesem Zusammenhang solltest du dir Gedanken darübermachen, wie du mögliche Themenvorschläge einsammeln, veröffentlichen und abstimmen lassen möchtest. Du kannst Whiteboards oder auch digitale Werkzeuge verwenden. Die Definition eines klaren Prozesses im Vorfeld schafft Transparenz und hilft den Teilnehmern sich schnell zurechtzufinden.

Externe Redner

Wenn du dich für ein ThemenCamp entscheidest, bietet sich eine Eröffnung der Veranstaltung durch einen Experten auf dem jeweiligen Themenschwerpunkt an. Dieser externe Redner kann eine inhaltliche Grundlage für die späteren Diskussionen schaffen und alle Teilnehmer auf ein gemeinsames Ziel einstimmen. Manche BarCamps lehnen solche Keynote Redner jedoch ab, da damit die offene Diskussion etwas gelenkt und die Gleichberechtigte Hierarchie nicht gewahrt wird.

Die Moderation

Aufgrund der spontanen und sehr transparenten Kommunikation und Bearbeitung verschiedener Fragestellung besteht ein gewisser Bedarf an Moderation vor Ort. Auch die Eröffnungs- und Feedbackrunde müssen moderiert werden. Je nach BarCamp wird diese Moderation von einem der Veranstalter durchgeführt oder durch einen externen Moderator. Du solltest dir im Vorfeld die Frage stellen, ob du die Ressourcen besitzt, die Moderation vor Ort zu übernehmen oder ob du dich stattdessen im Hintergrund um den reibungslosen Ablauf kümmern möchtest.

Offene Teilnehmerlisten – Ja oder Nein

Eine Besonderheit bei BarCamps ist die Verwendung von offenen Teilnehmerlisten. Viele, aber nicht alle BarCamps veröffentlichen regelmäßig ihre aktuellen Teilnehmerlisten auf ihrer Homepage oder anderen Kanälen. Für die Veranstalter hat das den positiven Effekt, dass jeder sehen kann, wer teilnimmt und deshalb manche Personen einen Anreiz erhalten sich anzumelden. Diese Vorgehensweise stammt aus Zeiten, als BarCamps noch unbehelligt von Vertriebsaktivitäten durchgeführt wurden. Heute sind viele Unternehmen sehr interessiert an Kontaktdaten bestimmter Zielgruppen, um sie im Nachhinein oder auf der Veranstaltung selbst zu kontaktieren. Eine Veröffentlichung von personenbezogenen Daten ist also mit Vorsicht zu betrachten. Du musst für dich definieren, ob die Vorteile einer Veröffentlichung die Nachteile überwiegen und welche Daten du veröffentlichen möchtest. Zusätzlich solltest du deine Teilnehmer im Vorfeld der Anmeldung darüber unbedingt informieren.

Sonstiges – Planung hilft nur bedingt

Aufgrund der BarCamp spezifischen Arbeitsweise sind weite Teile des Ablaufes im Vorfeld nicht planbar. So ist die Anzahl der Sessions pro Sessionblock z. B. abhängig von der Zahl der eingebrachten Themen und wird erst vor Ort bestimmt. Das Veranstaltungskonzept entsteht erst als Kombination mehrere Punkte, wie Themenschwerpunkt, Agenda und externe Moderation. Spontanität ist also gefragt. Ein typischer Ablauf eines BarCamps ist in Teil 3 vorgestellt.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Die Planung eines Barcamps ist deutlich komplexer als es auf den ersten Blick scheint. Zwar ist das konkrete Veranstaltungskonzept relativ simpel, jedoch lebt die Umsetzung von der Beteiligung der Gäste. Ein Großteil der Kommunikation erfolgt erst spontan vor Ort. Die erste Durchführung ist für ein BarCamp Neuling daher mit vielen Überraschungen verbunden. Aufgrund der steilen Lernkurve ist die zweite Runde bereits deutlich einfacher. Meine eigene und auch die von befreundeten Organisatoren zeigen jedoch, dass sich der Stress lohnt.

Bonus: Checkliste – Wie plane ich erfolgreich ein BarCamp

Du bist auf der Suche nach einem konkreten Leitfaden, der alle kritischen Punkte behandelt? Dann hole dir jetzt unsere kostenlose Checkliste zum Thema BarCamp Organisation. Zusammen mit weiteren Veranstaltern haben wir die 25 wichtigsten Aufgaben für ein erfolgreiches BarCamp gesammelt. Um dieses Whitepaper zu erhalten schick eine Mail mit dem Betreff „Checkliste – BarCamp Organisation“ an team@lineupr.com und die PDF landet umgehend in deinem Postfach.

Feedback für uns

Was ist euere Meinung zur Organisation von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Kommentare.

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