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Die meisten US-Sportbegeisterten können mit dem Begriff Ivy League direkt etwas anfangen. Es ist in den meisten Sportarten die Liga der Eliteuniversitäten im Nordosten der USA. Aber auch in Deutschland gibt einen daran angelehnten Ableger. Jedes Jahr veranstalten Studenten der HHL die European Ivy League. In Leipzig dreht sich dann ein Wochenende alles nur um Business und Fussball.

Mit Hendrik Achilles haben wir einen der Veranstalter heute bei uns im Interview. Er erzählt uns mehr zur Ivy League, welchen Mehrwert Ihnen der Einsatz einer Event-App bringt und wie sie dabei genau vorgehen.

LineUpr: Hallo Hendrik. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die European Ivy League bitte persönlich vor.

Hendrik: Die European Ivy League ist eine Initiative der Handelshochschule Leipzig (HHL), welche seit der Gründung im Jahre 1997 ausschließlich von Studenten organisiert wird. Das dreitägige Event kombiniert die Themen Sport und Business miteinander und gehört mit 250 Teilnehmern aus ganz Europa zu den bekanntesten und traditionsreichsten Veranstaltungen der HHL. Die European Ivy League beginnt mit spannenden Unternehmensworkshops von bekannten Industrie- und Beratungsunternehmen und wird mit einem krimi-gleichen Fußballturnier der einzelnen Studenten, Alumni und Unternehmen am zweiten Tag fortgesetzt. Abgerundet wird das Event durch ein Kickerturnier, die Abschlussfeier und dem Brunch am nächsten Morgen.

Ich selbst habe im September 2017 an der Handelshochschule Leipzig mein Studium begonnen und durfte die Veranstaltung als „Head of Initiative“ begleiten und unterstützend für alle Bereiche und Aufgaben zur Verfügung stehen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Ivy League?

Hendrik: Die European Ivy League findest jedes Jahr um Pfingsten statt. Insgesamt werden an dem Wochenende 6 unterschiedliche Eventlocations besucht, darunter beispielsweise das Beyerhaus – wo alle Teilnehmer das Finalspiel des DFB-Pokals ansehen – oder auch die Soccerworld, wo das Fußballturnier stattfindet. Insgesamt wird die Veranstaltung von ungefähr zwölf motivierten Studenten etwa acht Monate lang geplant, da durch die hohe Teilnehmerzahl und die Koordination und Vorbereitung einer Vielzahl an Eventlocations, ein erhebliches Maß an Aufgaben bewältigt werden muss. Jedoch kann ich mit Sicherheit sagen, dass wir als Projektteam nie den Spaß vergessen haben und uns gerne an die Zeit zurückerinnern.

LineUpr: Was macht Eure Veranstaltung besonders? Welche Mehrwerte bietet Ihr den Teilnehmern?

Hendrik: Natürlich ist die European Ivy League ein Wochenende voller Spaß und Spannung, aber gleichzeitig eröffnet unser Event den Studenten auch die Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu bekannten Unternehmen zu knüpfen. Letztes Jahr war unter anderem die Unternehmensberatung SternStewart & Co. mit einem exklusiven Workshop vertreten. Ausgewählte Studenten durften in Teams eine Case-Challenge lösen und abschließend den Beratern vorstellen und bei einer überzeugenden Leistung erhielten diese eine Empfehlung für ein Praktikum. Nachdem das Programm in diesem Jahr erstmals einen gut funktionierenden Workshop im Angebot hatte, wollen wir dieses Format im nächsten Jahr nach Möglichkeit noch weiter ausbauen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum zweiten Mal verwendet, was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Hendrik: Um es kurz und knackig auf den Punkt zu bringen: Die schnelle Weitergabe von Informationen. Die App hat es uns ermöglicht alle Informationen zu den Eventlocations wie Standort, Datum, Zeitpunkt oder auch die Regeln für das Fußballturnier gesammelt über einen Channel an alle Teilnehmer zu vermitteln. Somit konnten beispielsweise auch kurzfristige Änderungen vorgenommen werden, ohne dass damit ein hoher organisatorischer Aufwand verbunden war.

Die LineUpr-App war ein zentraler Bestandteil unserer Kommunikation

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der Ivy League eingesetzt?

Hendrik: Die LineUpr-App war ein zentraler Bestandteil unserer Kommunikation, da wir dort die Informationen den Teilnehmern gebündelt zur Verfügung stellen konnten. Somit hat sich die gesamte externe Kommunikation für uns wesentlich vereinfacht.

Bereits im Vorfeld haben wir alle Teilnehmer per E-Mail über den Ablauf des Wochenendes, die Hotelzuteilung und Ähnliches informiert. Dazu gehörte auch der Link zu der LineUpr-App. Wir haben alle Teilnehmer gebeten die App bereits im Vorfeld runterzuladen, haben aber natürlich auch QR Codes während der Veranstaltung zur Verfügung gestellt, sodass die App und die Möglichkeit diese runterzuladen immer präsent war. Während der European Ivy League haben wir diese für Abstimmungen, die Weitergabe von Spielzeiten während des Turniers und letztlich auch für Feedback genutzt. Dies war besonders hilfreich, da die Teilnehmer uns ihr Feedback während und nach der Veranstaltung direkt über die App mitteilen konnten und wir somit auch beispielsweise noch sehr spontan auf Feedback reagieren konnten.

LineUpr: Wie haben Eure Studenten auf die App reagiert?

Hendrik: Wir haben eine Event-App im Vorfeld bereits intern besprochen und waren uns einig, dass diese für unsere Veranstaltung sehr sinnvoll ist. Wie wir mitbekommen haben, haben sich die meisten Studenten die LineUpr-App heruntergeladen und auch aktiv genutzt. Das Feedback was wir für die Nutzung der App bekommen haben, war durchweg positiv und reichte von „super intuitiv“ und „sehr einfach zu bedienen“ bis hin zu „sehr anschauliche Darstellung“. Dieses Feedback können wir von Organisationsseite nur bekräftigen, denn auch die Erstellung des Events war sehr intuitiv und hat keinen großen zusätzlichen Zeitaufwand erfordert.

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zur letzten Ivy League, welche du mit uns teilen möchtest?

Hendrik: Anders als erwartet ist die European Ivy League nicht einfach nur eine Veranstaltung von Studenten für Studenten. Sowohl Professoren als auch Alumni, die bei den diversen Sponsoren tätig sind, kommen jedes Jahr gerne wieder an die HHL zurück. Besonders hervorzuheben ist hier auch das gemeinsame Miteinander beim Fußballspielen oder aber auch beim „Feiern“ mit den Professoren, die man mal von einer ganz anderen Seite kennenlernen kann, da man natürlich während des Semesters eine andere Beziehung zu diesen pflegt. Man kann mit den Professoren und Alumni auf spannende Wochen anstoßen oder auch einfach gemeinsame Interessen herausfinden, für die während Vorlesungen einfach keine Zeit ist.

… bei Fragen oder Problemen einfach das Team von LineUpr anzusprechen.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Hendrik: Mein erster Tipp ist es, die Veranstaltung in der LineUpr App bereits frühestmöglich zu erstellen. So können sich alle Teilnehmer bereits ausführlich damit auseinandersetzen und es verbleibt weniger Organisationsaufwand für das Team.

Mein zweiter Tipp ist es, die LineUpr App auch tatsächlich aktiv zu nutzen – sowohl vor als auch während und der der Veranstaltung, denn dadurch kann man sich viel Arbeit ersparen und bspw. Abstimmungen sehr viel einfacher organisieren.

Mein dritter Tipp ist es, bei Fragen oder Problemen einfach das Team von LineUpr anzusprechen. Diese sind immer hilfsbereit und haben meistens schon direkt eine Lösung parat, sodass – auch wenn kurz vor dem Event etwas nicht so funktionieren sollte – ihr nicht verzweifeln müsst.

LineUpr:  Vielen Dank Hendrik für das tolle Interview. Du hast wirklich einen sehr schönen Einblick in die Veranstaltung gegeben. Ehrenamtliche Events haben immer ihren ganz besonderen Charme. Mehr Informationen zur European Ivy League findest du auf der Homepage oder bei Instagram.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausgabe in 2019 und wie wir euch da wieder unterstützen dürfen.

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