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Agenturen und Event-Apps. Immer mehr Event-Agenturen werden von ihren Auftraggebern aktiv nach digitalen Lösungen wie Event-Apps gefragt. Stellvertretend für die Digital-Agentur screenform digital haben wir heute Stefan Löchelt zu Gast im Blog.

Stefan erzählt uns etwas mehr zum Einsatz und den Erfolg der Eventapp beim Sennheiser Summit 2018 in Berlin.

LineUpr: Hallo Stefan. Danke, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und dein Unternehmen bitte persönlich vor. Was sind eure Ziele?

Stefan: screenform digital wurde 1996 als Agentur für digitale Medien gegründet, damals als Ableger einer Werbeagentur. Wir bieten Dienstleistungen für mittelständische Industriekunden, vom Web-Portal über spezielle Kommunikationslösungen bis hin zu digitalem Support bei Kunden-Events.

Warum eine Event-App? – Aufhänger war, die Print-Agenda zu ergänzen und ab kommenden Jahr zu ersetzen!

LineUpr: Zur mobilen Präsentation von Events habt ihr dieses Jahr erstmals eine Event-App von LineUpr für den Seenheiser Summit verwendet. Was waren die entscheidenden Argumente für den Einsatz einer Event-App.

Stefan: Aufhänger war, die Print-Agenda bei diesem Event zu ergänzen und ab kommendem Jahr zu ersetzen. Dann gab es noch eine ganze Reihe weiterer App-Featurewünsche, allerdings haben wir uns bei dieser Premiere erst einmal auf Basisfunktionen wie Locations, Rednerinfos und weiterer Infos neben der Agenda beschränkt.

LineUpr: Habt ihr bereits im Vorfeld Event-Apps verwendet und wenn ja, was sind eure Erfahrungen damit? Wenn nicht, warum nicht?

Stefan: Ja, wir haben sehr unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Manchmal gibt es die Event-App nur als Abfallprodukt einer Enterprise-Lösung, oftmals dann nicht modern aufbereitet. Das ist bei LineUpr anders. In diesem Fall war auch positiv, dass es sich „nur“ um eine WebApp handelt – unser Kunde hat nämlich eine sehr strikte Regelung, welche nativen Apps aus dem AppStore installiert werden dürfen, Änderungen sind kaum möglich.

LineUpr: Interessant. Wie habt ihr die App dann konkret vor, während und nach dem Event genutzt?

Stefan: Die EventApp kam ausschließlich während des Events zum Einsatz. Im WelcomeLetter, auf großen Bannern und am SupportDesk war der QR-Code abgebildet, zur einfachen Installation der App. Basis war die Agenda, zusammen mit Detailinfos zu Redner, Location, Raum sowie weitere Infos über Restaurants und Bars in der Nähe. Die Post-Funktion haben wir wenig genutzt, den Download von Dokumenten gar nicht, weil die Kundendokumente mit einem Schutz gegen Dritte versehen werden mussten (haben wir dann über eine andere Plattform abgewickelt).

Die Umfrage-Funktion haben wir zweckentfremdet: hier konnten die Nutzer Ihren Input/Ihre Fragen zur Event-abschließenden Q&A-Session einreichen.

LineUpr: Eigentlich ist das kene Zweckentfremdung. Wir wollten genau dies ermöglichen. Damit das in Zukunft noch einfacher geht haben wir vor Kurzen sogar unserer Umfragefunktion überarbeitet. Jetzt können auch direkt Q&A-Umfragen erstellt werden.

Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Stefan: Bereits während des Events gab es erste positive Rückmeldungen zur App.

Nach dem Event haben wir – wie immer – eine anonyme Survey durchgeführt – hier konnten alle möglichen Elemente des gesamten Events bewertet werden. Auch der EventApp war eine Rubrik eingeräumt. Bei der Frage der Zufriedenheit gaben 151 Teilnehmer eine Rückmeldung (von 5 Sternen bis 1 Stern), die LineUpr EventApp kam auf 4.21 Sternen – für uns ein sehr positives Ergebnis.

LineUpr: Das freut uns riesig. Wenn du früher Events mit den heutigen vergleichen müsstest, wie haben sich eure Events durch die Nutzung von LineUpr verändert?

Stefan: Das Event hat sich durch den Einsatz der App nicht grundlegend geändert. Geändert hat sich wohl aber die Erwartungshaltung der Nutzer – es sind bereits Ideen an uns heran getragen worden, welche zusätzlichen Funktionen implementiert werden sollten, z.B Export der Agenda als ics-Datei und bessere Möglichkeit, eine persönliche Agenda zusammenzustellen.

151 Teilnehmer gaben der Event-App 4,21 von 5 möglichen Sternen.

LineUpr: Na da haben wir wohl etwas zu tun bis nächstes Jahr😊. Mit welchen Schwierigkeiten werdet ihr in der Planung, Vermarktung und Durchführung von Events sonst noch konfrontiert?

Stefan: Bei Events haben wir bzgl. spontaner Änderungswünsche eher mit logistischen Problemen zu kämpfen (Teilnehmer passen nicht in einen Raum, Caterer kann nicht wie abgesprochen liefern, spontane Änderungswünsche der Stake Holder).

LineUpr: Vollkommen anderes Thema: Digitalisierung. Wie verändert diese Entwicklung eure Arbeit rund um Events?

Stefan: Digitale Hilfssysteme werden natürlich von uns bei der Planung und Durchführung von Events eingesetzt, wenn sinnvoll. Derzeit evaluieren wir eine neue Einladungsmanagement-Software, da sich die Anforderungen in den letzten Jahren geändert haben. Im Prinzip läuft die gesamte Kommunikation mit den Teilnehmern (von der Einladung über die Teilnahme/Einlass bis hin zur Verfügungsstellung von Unterlagen und einer abschließenden Survey) rein digital ab. Diesen Schritt haben wir aber bereits vor mehreren Jahren vollzogen und mittlerweile wird es ja wohl auch bei jedem anderen Event Standard sein.

LineUpr: Hast du zum Abschluss noch drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr für andere Veranstalter?

Stefan: Nein, keine drei Top-Tipps. Aber man muss sich im Vorfeld schon mit der App, mit deren Möglichkeiten und vor allem auch der Anpassungsfähigkeit im Vorfeld beschäftigen.

LineUpr: Vielen Dank Stefan für das tolle Interview. Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

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