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Summer Smith arbeitet im Dokumentenmanagement von Stargel Office Solution. Einmal im Jahr wird sie ein Teil des Teams, welches das große Stargel Technologie-Event organisiert.

Nach ihrer Veranstaltung in Houston kamen wir für ein Interview zusammen. Hier erzählt sie von Ihren Erfahrgen mit der App, was sie überrascht hat und wie sie die App bei der nächsten Veranstaltung noch besser in die Organisation integrieren wird.

Wir wünschen viel Freude beim Lesen dieser Kundengeschichte.

LineUpr: Hallo Summer. Vielen Dank, dass Du Dir die Zeit nimmst, dieses Interview mit uns zu machen. Bitte stelle Dich und Stargel Office Solutions einmal vor.

Summer: Hallo, dafür nehme ich mir doch sehr gerne Zeit. Mein Name ist Summer Smith.
Ich arbeite seit 20 Jahren als Beraterin für das Dokumentenmanagement bei Stargel Office Solution.
Aber ich bin auch oft im Marketing und bei Veranstaltungen aktiv.

Stargel Office Solutions ist ein privates Unternehmen für Dokumentenlösungen. Wir verstehen uns als vertrauenswürdiger Partner im Bereich der Dokumentenerstellung, -produktion und -verwaltung. Seit 1987 sind wir eifrig dabei, unseren Kunden die branchenführende Technologie in Verbindung mit außergewöhnlichem Service und proaktiven Lösungen anzubieten. Unsere Partner gehören zu den führenden Herstellern und bieten das Beste aus beiden Welten:
auf der einen Seite ein sehr reaktionsschnelles, lokales Unternehmen für Vertrieb und Service, auf der anderen Seite die organisatorischen und technologischen Ressourcen mit angesehener Markenprodukten.

LineUpr: Wir haben gesehen, dass Ihr LineUpr für Euer großes Technologie-Event verwendet habt. Bitte erzähl uns doch mehr über diese Veranstaltung und was es so besonders macht?

Summer: Na klar. Also wir von Stargel veranstalten jährlich unser Technologie-Event im Minute Maid Park in Houston. Da ist die Heimat des Baseball-Teams der Houston Astros.
Für Speisen und Getränke ist gesorgt. Es gibt Produktvorführungen, Präsentationen von Branchenexperten und Challenges. Die Tickets für das Baseballspiel sind für unsere mehr als 500 Teilnehmer natürlich inklusive.
Wir setzen ständig auf neue Ideen, damit es spannend, lustig und informativ bleibt. Unser Technologie-Event ist eine großartige Möglichkeit für aktuellen und potenziellen Kunden, sich über hauseigenen neuesten Angebote und Lösungsvorschläge zu informieren und gleichzeitig unterhalten zu werden. Hier findest Du einen kleinen Bericht über das Event.

LineUpr: Welche Strategien und Instrumente hast Du eingesetzt, um Deine Zielgruppe anzusprechen?

Summer: Unsere Mitarbeiter halten schon frühzeitig Ausschau nach potenziellen und bestehenden Kunden, für die das Event interessant sein könnte. Die Marketingabteilung beginnt ca. 3 bis 4 Monate vor der Veranstaltung Termine abzuklären, Einladungen zu schicken, Veranstaltungsdetails zu planen und Erinnerungen per E-Mail zu verschicken. Das Ganze wird auch noch durch unsere Kundenbetreuer mit vielen Telefonaten unterstützt.
Nachdem sich unsere Teilnehmer dann registriert haben, hören sie noch mindestens vier Mal von uns.

LineUpr: Wie habt Ihr von LineUpr erfahren und warum habt Ihr euch für die Nutzung der App entschieden?

Summer: Wir haben von LineUpr das erste Mal während einer Veranstaltung von Docuware gehört. Zuvor hatten wir bei Stargel noch nie eine Event-App genutzt, weil wir vor allem wegen der Kosten und des Zeitaufwands für die Einrichtung und Verwaltung abgeschreckt waren.

Für das nächsten Event haben wir uns dann aber doch auf die Suche nach einer eigenen Event-Apps begeben und wurden fast erschlagen. Es gibt so viele Möglichkeiten, aus denen man wählen kann.
Dabei haben die meisten mehr geboten als wir brauchten, kosteten aber auch mehr als wir zahlen wollten.

Nachdem wir dann angefangen haben die App zu nutzen, wurden uns erst so richtig die Möglichkeiten und Vorteile klar.

LineUpr:  Das kennen wir. Das Angebot an Event-App-Lösungen ist mittlerweile gigantisch. Leider sind die meisten Lösungen überdimensioniert und für die klassischen Events viel zu teuer.
Wie weit im Vorfeld habt Ihr Eure App veröffentlicht und welche Informationen habt Ihr Euren Gästen schon mitgeteilt?

Summer: Ah, naja, leider nicht früh genug … Wir haben die App erst eine Woche vor dem Termin veröffentlicht. Für uns waren Event-Apps noch Neuland.
Durch unseren E-Mail-Newsletter waren wir immer auf eine rudimentäre Veranstaltungsübersicht und dazu relevante Details beschränkt.
Nachdem wir dann angefangen haben die App zu nutzen, wurden uns erst so richtig die Möglichkeiten und Vorteile klar. Jetzt haben wir bereits eine Liste von Features erstellt, die wir definitiv im nächsten Jahr nutzen werden.

LineUpr: Wann habt Ihr Eure Gäste über die Event-App informiert und konntet Ihr schon Lehren für nächstes Jahr daraus?

Summer: Die App wurde nur an Teilnehmer weitergegeben, die sich bereits 1 Woche vor der Veranstaltung registriert haben.
Die Ergebnisse von Google Analytics haben gezeigt, dass wir 506 Unique User mit 1.117 Gesamtsitzungen und einem Durchschnitt von 05:17 Minuten für die App hatten. Im nächsten Jahr wollen wir diese Ergebnisse mindestens verdoppeln. Dazu gibt es auch schon den Plan, die App in der ersten Save-the-date-Email zu veröffentlichen.
3 bis 4 Monate vor der Veranstaltung wird dieser Link veröffentlicht. Das bietet unseren Teilnehmern mehr Zeit, sich mit Stargel, unseren Vertretern und Anbietern zu verbinden. Weiter wird die App Links zu Anbieter-Websites sowie zum LinkedIn-Konto für jeden Stargel-Vertreter enthalten.

Als Technologieunternehmen hilft es mit einer maßgeschneiderte Event-App, sich von der Konkurrenz zu unterscheiden und unsere Botschaft zu verbreiten.

LineUpr: Da habt ihr ja schon einen richtigen Plan.
Bezüglicher der App, wie genau habt Ihr die Umfragefunktion genutzt?

Summer: Die Umfragefunktion war der Hammer! In den vergangenen Jahren hatten wir für jeden einzelnen Gast einen gedruckten Fragebogen, der Kontaktinformationen, Details zu den verwendeten Druckertypen und -verträgen und die Themen, zu denen sie zusätzliche Informationen wünschen, enthielt.
Alles was handschriftlich festgehalten wurde, haben wir in eine Excel eingegeben und an den Kundenbetreuer geschickt. Ein Haufen Arbeit.
Das nun automatisch zu haben, war ein enormer Zeitgewinn!
Wir werden im nächsten Jahr von zusätzlichen Umfragen profitieren.

LineUpr: Wie haben Deine Gäste auf die App reagiert?

Summer: Unsere Gäste liebten die App!
Die Kunden konnten darüber nachdenken, welche Sitzungen ihnen am meisten nützen würden und anhand dessen ihren eigenen Ablaufplan erstellen.
Die Veranstaltungsübersicht ermöglichte es den Teilnehmern, Sitzungsorte leicht zu finden. In der App wurde eine spezielle Challenges versteckt, um die Gäste zu ermutigen, alle Inhalte anzusehen. Als Technologieunternehmen hilft es mit einer maßgeschneiderte Event-App, sich von der von der Konkurrenz zu unterscheiden und unsere Botschaft zu verbreiten.

LineUpr: Wie haben sich Eure Events bzw. die Eventorganisation durch den Einsatz einer Event-App verändert

Summer: Vor der App hatten wir keine Plattform, auf der sich die Veranstaltungsteilnehmer leicht einbinden und verbinden konnten. Nun haben die Teilnehmer direkten Zugriff auf die Daten der Referenten, Anbietern, Repräsentanten und Sponsoren, einfach von ihrem Telefon aus.

Die in unserer Umfrage erhaltenen Event-Daten, Google Analytics und die in der App gesammelten Favoriten waren äußerst wertvoll. Die Informationen werden uns helfen, zukünftige Veranstaltungen weiter zu verbessern und gleichzeitig aussagekräftige Marketingdetails für gezielte Kampagnen bereitzustellen.

Früher hatten wir Kunden, die Schlange standen, um ihr Badge vor der Veranstaltung abzuholen. Viele hatten meistens nur eine zerknitterte Einladung oder eine E-Mail von einem Stargel-Vertreter mit Veranstaltungsdetails dabei.
All das, die Anfahrtsbeschreibung und der Ablauf an einem Ort zu haben, ist großartig! Ehrlich gesagt ist es das, was die Kunden erwarten.
Die Möglichkeit, News über die App zu kommunizieren, war hilfreich. Es gibt ja immer Last-Minute-Leckerbissen, die man mitteilen möchten.
Als wir überraschend die Veranstaltung früher eröffnen konnten, haben wir einfach die Neuigkeit auf der App veröffentlicht. Es war beeindruckend zu sehen, wie viele Leute, die den Post gelesen haben, früher ankamen. Das hat unseren Check-in-Prozess im gleichen Maße entspannt und beschleunigt.

Unsere diesjährige Veranstaltung umfasste erstmals Breakout-Sessions. In der Vergangenheit hatten wir eine einzige Präsentation für das gesamte Publikum. Die neuen Breakout-Sessions ermöglichen es den Kunden, mehr über Themen zu erfahren, die sie tiefgründiger interessieren; ebenso erlauben sie Stargel, mehr als nur ein Thema zu präsentieren. Ohne die App wären die Breakout-Sessions wohl chaotisch verlaufen.

Ich kann jetzt sagen: unsere Veranstaltung war ein Erfolg. Sie war gut organisiert, hatte einen großartigen Flow und die Teilnehmer nahmen wohlwollend an den Sessions teil. Unsere Kunden wussten genau, wohin sie gehen sollen und was sie dort erwartet, so dass sie sich auf die Präsentationen konzentrieren konnten.
Der Ansatz bei der Planung des diesjährige Technologie-Events entspricht genau dem täglichen Geschäftsmodell von Stargel und geht sogar über die Erwartungen der Kunden hinaus. Die LineUpr-App hat uns dabei geholfen. Unsere Kunden hatten eine tolle Zeit, die Inhalte wurden gut angenommen, das Feedback war positiv und es gibt viele Möglichkeiten für neue Geschäfte. Mission accomplished!

LineUpr: Es ist immer schön zuhören, dass die Verwendung der App vieles vereinfacht und besser macht. Das ist auch unser Ziel. Zum Ende würden wir gern von Dir die Top drei Ratschläge hören, die du gern an andere LineUpr-Nutzer geben möchtest?

Summer:
1. Passt euch nicht der App an, sondern passt euch die App an.
Alles ist leicht und intuitiv zu ändern. Hab keine Angst!
Wenn Du einen Fehler machst, ist dieser fix korrigiert und die App wird sofort aktualisiert. Mir passierten ein paar Schreibfehler, aber ich habe sie gesehen und schnell geändert, noch bevor es jemand bemerkte.

2. Nutze die Vorteile der Umfragen und Analysen.

3. Verwendet Lagepläne! Diese Funktion hielt die Benutzer auf der App. Nach jeder Sitzung öffneten die Teilnehmer die App, um die nächste zu finden. Die Anwender waren sehr beeindruckt!

LineUpr: Vielen Dank aufschlussreiche Interview. Da hat die App ja gleichermaßen den Gästen und dem Veranstalter genutzt. So soll es ja auch sein.
Die Tipps geben wir natürlich sehr gern weiter an unsere anderen App-Nutzer.
Es wird spannend zu sehen sein, wie Ihr die App das nächste Mal einsetzt. Mit den Erfahrungen von dieser Veranstaltung erfüllt Ihr Euch bestimmt die gesteckten Ziele.
Wer mehr über Stargel erfahren möchte, kann gern auf deren Homepage schauen und über Twitter oder LinkedIn auf dem Laufenden bleiben.
Persönlich kannst Du zu Summer über LinkedIn hier Kontakt aufnehmen.
Wir freuen uns nächstes Jahr euer Event mit unsere App zu unterstützen.