Event-Apps für Konferenzen – Erfahrungen von Sue Russel, Team Defence Information

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Heute sind wir in einer sehr sensiblen Branche unterwegs. Es geht um die Verteidigungsindustrie. Genauer gesagt um Team Defence Information. Diese Organisation spielt eine wichtige Rolle in der Informationsverteilung in der Verteidigungsindustrie. In diesem Zusammenhang organisiert Sue Russell regelmäßig Konferenzen, um wichtige Entscheidungsträger zusammenzubringen.

Seit 2018 nutzt Sue für diese Konferenzen regelmäßig die Event-Apps von LineUpr. Heute sind Ihre Konferenzen alle papierlos. Sue erzählt uns, wie sie die App mit Inhalten befüllt, unter den Teilnehmern verteilt und zu einem integralen Bestandteil der Konferenz gemacht hat. Alles sehr interessant. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Sue. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das Team Defence Information bitte persönlich vor.

Sue: Ich bin Office- & Finanzmanager beim Team Defence Information. Meine Aufgaben umfassen u. a. die Organisation von Konferenzen und Veranstaltungen. Team Defence Information (TD-Info) eine wichtige Rolle und unterstützt die Zusammenarbeit zwischen dem MOD und der Verteidigungsindustrie.

LineUpr: Du hast die LineUpr Event-App für das DI‘19 genutzt. Erzähl uns bitte mehr zu diesem Event.

Sue: DI’19 ist eine zweitägige Konferenz mit Präsentationen und Workshops zu einer Vielzahl von Themen für das MOD und die Verteidigungsindustrie, einschließlich KMUs. Auf der Veranstaltung finden auch die TD-Info Excellence Awards statt. Sie ist einzigartig und trägt entscheidend dazu bei, eine Plattform für Vernetzung, Informationsaustausch und Innovation zu schaffen.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Sue: Wir verwenden bei unseren Veranstaltungen gar kein Papier mehr. Einzige Ausnahme ist eine große Tafel mit dem Ausdruck des Programms und den Workshopinhalten. Unser Ziel ist es, so papierlos wie möglich zu sein.

LineUpr: Mit wie viel Vorlauf zum Event veröffentlicht Ihr die Event-App? Welche Informationen kommuniziert Ihr bereits vor dem Event über die App?

Sue: Wir veröffentlichen die App gerne mindestens 4-6 Wochen, sie enthält den Zeitplan, bestätigte Referenten und Biografien, Ausstellerlogos und -informationen, Sponsorenlogos und -informationen, Grundrisse, Standortdetails und Wegbeschreibungen. Außerdem eine allgemeine Feedbackumfrage, detaillierte Informationen zu den Workshops, wichtige Ansprechpartner und die Möglichkeit, einen Platz zu reservieren. Wir werben auch für Einsendungen zu unseren Excellent Awards.

Wir verwenden bei unseren Veranstaltungen gar kein Papier mehr. Unser Ziel ist es, so papierlos wie möglich zu sein.

LineUpr: Wann und wie informiert Ihr die Teilnehmer über die Event-App?

Sue: 4-6 Wochen vor dem Datum und erneut bei Erteilung der Beitrittserklärung. Wir wollen, dass so viele Delegierte wie möglich die App vor dem Tag herunterladen.

LineUpr: Verwendet Ihr Eure LineUpr-App auch nach dem Ende des Events?

Sue: Jein. Wir haben über die App noch eine Feedback-Umfrage durchgeführt. Weitere Dokumente, wie z. B. die Präsentationsunterlagen haben wir jedoch über unsere Website verteilt.

Die App erspart uns viel Arbeit bei der Vorbereitung von Papierkram und Delegiertenpaketen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Sue: Unterschiedlich. Einige nutzten die App den ganzen Tag, andere nur, um sich über die Workshops zu informieren und sich anzumelden und zu sehen, wer wann gesprochen hat.

LineUpr: Wie haben sich Eure Events bzw. die Eventorganisation durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Sue: Die App erspart uns viel Arbeit bei der Vorbereitung von Papierkram und Delegiertenpaketen, viel Packen und Entladen am Veranstaltungsort, Zeit bei der Ausgabe. Außerdem können wir Informationen und Daten hochladen und bei Bedarf sogar am Tag aktualisieren.

LineUpr: Welche Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben?

Sue: Die Premium-Version ist der perfekte Mix an Features für eine klassische Konferenz. Starte am besten direkt mit der Erstellung der Ausstellerinformationen, Referentendetails, etc. Wenn Du die App auch für Interaktionen mit dem Publikum oder den Referenten nutzen möchtest, dann nimm dir unbedingt Zeit für die Vorbereitung der Fragen und die Einführung der Referenten in die Nutzung der App vor dem Event. Je besser die Vorbereitung, desto besser läuft das dann auf dem Event.

LineUpr: Vielen Dank Sue für das super Interview. Wir konnten einen guten Einblick in Eure Veranstaltungsplanung gewinnen. Und mit Euerem Ziel der papierlosen Konferenz seid Ihr auf dem richtigen Weg.

Wir freuen uns schon auf die nächsten Events mit Euch.

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Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr