Mehr Nachhaltigkeit auf Events mit einer Event-App – Im Gespräch mit Cynthia Martin von der James Madison Univ.

Posted on |

Lesezeit: 6 Minuten

Das Thema Nachhaltigkeit betrifft alle. Auch wissenschaftliche Veranstaltungen. Auch aus diesem Grund hat sich das Programmkomitee der Konferenz Feminismus and Rhetorics in diesem Jahr gegen den Druck des 80-seitigen Konferenzprogramms entschieden. Stattdessen wurde das Programm in einer digitalen PDF angeboten. Um den Teilnehmern vor Ort dann den maximalen Komfort zu bieten wurde mit LineUpr auch ein digitales Programm angeboten, das immer aktuell und überall verfügbar war.

Wir haben mit Cynthia Martin darüber gesprochen, warum sie sich für LineUpr als Tool entschieden hat und wie ihre bisherigen Erfahrungen mit Event-Apps waren. Viel spaß beim Lesen. 😊

Array

LineUpr: Hallo Cynthia. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die James Madison Universität bitte einmal persönlich vor.

Cynthia: Ich bin die Redakteurin des Konferenzprogramms und Dozentin an der Schule für Literatur, Rhetorik und Kommunikation der James Madison University (JMU), die im malerischen Shenandoah Valley in Virginia liegt. An der JMU studieren 20.000 Studenten im Grundstudium und 2.000 Studenten im Hauptstudium in über 147 Haupt- und Vertiefungsstudiengängen. Die Studenten des Studiengangs Literatur, Rhetorik und Kommunikation studieren schriftliche Rhetorik, Kommunikation und Redaktion, Webdesign und User Experience sowie wissenschaftliches und medizinisches Schreiben. Sie haben die Möglichkeit, an interdisziplinären Projekten mitzuarbeiten, sich an gemeindebasiertem Lernen zu beteiligen und Berufspraktika und Praktika zu absolvieren. Vor zwei Jahren gewannen das Fakultätsmitglied Dr. Jen Almjeld und die Schule eine Ausschreibung für die halbjährliche Konferenz der Coalition of Feminist Scholars in the History of Rhetoric and Composition. Zwei Monate vor der Konferenz entschied das Planungskomitee, das über 80 Seiten umfassende Konferenzprogramm nicht auszudrucken und den Teilnehmerinnen stattdessen ein elektronisches PDF-Programms zur Verfügung zu stellen. Da entschied ich, dass wir eine App brauchen. Ich erfuhr von LineUpr über eine Google-Suche nach Konferenz-Apps, die mich zu Rezensionen auf G2.com führte.

LineUpr: Du hast LineUpr für die Konferenz Feminisms and Rhetorics genutzt. Bitte erzähl uns mehr zu diesem Event.

Cynthia: Die Konferenz Feminisms and Rhetorics findet alle zwei Jahre statt, um die Mission der Coalition of Feminist Scholars in the History of Rhetoric and Composition durch die Förderung der Erforschung feministischer Geschichte, Theorie und Pädagogik zu unterstützen. An der diesjährigen Konferenz nahmen 450 Wissenschaftlerinnen, Studentinnen und Gemeindeleiterinnen aus 47 Staaten und über 200 Universitäten teil, was sie zur größten Feminismus- und Rhetorik-Konferenz aller Zeiten macht. Die Teilnehmerinnen präsentierten und tauschten Forschungsergebnisse aus, nahmen an Think Tanks teil und engagierten sich für den Feminismus an der Basis, indem sie feministische Leitartikel produzierten, Artikel für das Wikipedia-Projekt „Frauen in Rot“ schrieben und redigierten und handwerkliche Projekte durchführten.

LineUpr: Wenn Du ein gedrucktes Programmheft mit einer Event-App vergleichst, welche Vor- und Nachteile haben beide Varianten?

Cynthia: Die gedruckte Version eines Programms bietet eine gestaltete Seite, die Aufmerksamkeit schafft und den Leser motiviert/leitet. Eine gut gestaltete App kann das Gleiche. LineUpr kommt mit dem Plus-Abonnement hier sehr nahe. Der Nachteil von gedruckten Programmen ist, dass sie oft langwierig sind und ihre einmalige Nutzung selten die Kosten – finanziell oder ökologisch – rechtfertigt. Außerdem ist die Zugänglichkeit aufgrund der festen Beschaffenheit von gedruckten Materialien oft eingeschränkt.

Apps bieten einen On-the-go/on-demand Zugriff auf das Programm. LineUpr ermöglicht es Organisatoren speziell, Push-Benachrichtigungen zu versenden, so dass wir Erinnerungen an Veranstaltungen und Terminänderungen versenden konnten. Web-basierte Apps wie LineUpr sind auch mit Screenreadern kompatibel. Alle Apps sind zudem umweltfreundlicher als gedruckte Programme, die ein oder zwei Tage lang genutzt und dann auf die Mülldeponie geschickt werden. Feminisms and Rhetorics war ein offizieller „Greening Your Event“-Partner, der vom Institute for Stewardship of the Natural World der Universität ernannt wurde. LineUpr passt also gut zu unseren Zielen, eine nachhaltige Veranstaltung zu sein und den CO2-Fußabdruck der Konferenz zu reduzieren.

Einer der Hauptvorteile von LineUpr gegenüber gedruckten Programmen und einem Großteil des app-basierten Wettbewerbs ist, dass es webbasiert ist, was bedeutet, dass es auch auf Desktops genutzt werden kann. Damit vermeiden wir auch die App-Müdigkeit, also dass sich nur noch wenige Personen bereit sind, sich für jedes Event eine App herunterzuladen und zu installieren. 

LineUpr: Was waren deine ersten Schritte mit LineUpr?

Cynthia: Da ich LineUpr als einen potentiellen Kandidaten für unsere Konferenzanwendung in Betracht zog, habe ich ein Login erstellt und ein paar Veranstaltungen erstellt, um die Benutzerfreundlichkeit zu bestimmen. Das habe ich dann in einem Meeting vorgestellt. Es gab kein Budget für eine App, aber ich konnte alle Mitglieder von der Notwendigkeit als auch von der Kosteneffizienz von LineUpr überzeugen. Nachdem wir den Zeitplan festgelegt hatten, verbrachte ich ca. 30 Stunden mit der Eingabe der Daten. Einen Teil der Daten habe ich über den Upload erstellt, was nahtlos und ohne Probleme funktioniert hat. Leider hatten wir aber nicht die Daten aller Konferenzmoderatoren in einer Tabelle. Es war daher einfacher, die Namen und Anmeldedaten unserer 450 Moderatoren und ihre Präsentationstitel direkt in die App einzugeben. Ich habe mich dann auf die Erstellung von Inhalten für unsere Sponsoren konzentriert, was eine tolle Ergänzung der App war.

5 von 5. LineUpr ist perfekt auf die Bedürfnisse und die Bedienung durch den Veranstalter angepasst.

LineUpr: Wie stark hast Du die LineUpr-App individualisiert?

Cynthia: Ich habe das Farbschema an unser Konferenz-Branding angepasst und ein von einem unserer Studenten entworfenes Titelbild hochgeladen. Ich habe ein paar Menüoptionen umbenannt (Teilnehmer statt LineUpr), und ich habe mich dafür entschieden, die Namen der Moderatoren und Orte in der Agenda anzuzeigen.

LineUpr: Hast Du auch die Infoseiten genutzt?

Cynthia: In der Tat, das haben wir! Die Infoseiten der App enthielten alle Inhalte, die typischerweise im Vordergrund der programmübergreifenden Fragen, Support-Dienste, Essensinformationen, Fahrpläne, Karten und mehr stehen.

Ehrlich gesagt, wir haben keine einzige Beschwerde über die App bekommen. Nicht eine einzige.

LineUpr: Wie bewertest du die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?

Cynthia: 5 von 5. LineUpr ist perfekt auf die Bedürfnisse und die Bedienung durch den Veranstalter angepasst. Zum Beispiel waren unsere Veranstaltungsorte für Konferenzen über den ganzen Campus verteilt, der von einer Autobahn durchschnitten wird. Karten und Wegbeschreibungen waren also entscheidend. Ich fand es toll, dass ich beim Erstellen der App nur die Adresse eines Ortes eingeben musste und automatisch ein Cursor auf der Maps-Karte mit der Wegbeschreibung in der App erstellt wird.

Eine Einschränkung haben wir aber erlebt. Es ist schwer mehrere Sitzungen in einem Panel in einem einzelnen Programmpunkt darzustellen. Es gab keine Möglichkeit, diese einzelnen Präsentationen in größere Paneltitel zu verschachteln. Ich habe schließlich keine Panel-Titel in die App aufgenommen, wenn die einzelnen Präsentationen ebenfalls betitelt waren.

Array

LineUpr: Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Cynthia: Eine Woche vor der Konferenz haben wir den Teilnehmerinnen eine E-Mail mit dem Link zur App geschickt. Außerdem haben wir ein Bild der App auf unserer Konferenz-Webseite (wo sich die Teilnehmer z. B. schon Monate vorher registriert haben) hinzugefügt und die Links zur App getwittert. Während der Konferenz haben wir einen Flyer mit einem QR-Code erstellt, der mit der App-Webseite verlinkt ist. Auf dem Flyer haben wir auch eine Anleitung für die Nutzer erstellt, um die App auf ihren Home-Bildschirmen einzubinden. Da wir keine gedruckten Programme hatten, hatten die Nutzer kaum eine andere Wahl, als die App zu nutzen. Dennoch war es kein Problem, die Konferenzteilnehmer für die Nutzung der App zu gewinnen. Die App ist leicht zugänglich und einfach zu bedienen. Alle schienen zufrieden, ja sogar erleichtert, LineUpr zu nutzen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Cynthia: Unsere Konferenzbesucher waren sehr zufrieden mit der App. Sogar einer unserer Keynote-Speaker hat mir ein Kompliment für das Design und die einfache Bedienung der App gemacht. (Ich habe LineUpr die ganze Anerkennung ausgesprochen.) Ehrlich gesagt, wir haben keine einzige Beschwerde über die App bekommen. Nicht eine einzige.

LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?

Cynthia: Der Einsatz einer App für eine große Veranstaltung oder Konferenz verleiht dem Event Glaubwürdigkeit und signalisiert eine moderne Sensibilität. Digital Natives erwarten eine Online-Präsenz. Man kann keine akademische Konferenz veranstalten und keine App nutzen, ohne altmodisch oder zu traditionell zu wirken. Apps sind grüner/umweltfreundlicher als gedruckte Programme und tragen so zu einem positiven Image der Veranstaltung und ihrer Organisatoren bei.

LineUpr ist eine der preiswertesten Apps, die es gibt. Leider habe ich in den letzten Jahren viele Konferenzen besucht, die Apps verwendet haben, die schlecht gestaltet und nicht intuitiv zu bedienen waren. Und die Organisatoren haben Tausende für die App ausgegeben.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Cynthia. Man merkt, dass Du dich sehr mit der Thematik beschäftigt hast. Event-Apps sind ein gutes Instrument, um Veranstaltungen nachhaltiger zu gestalten. Und dabei gewinnt man sogar an Produktivität, da TeilnehmerInnen oft besser informiert sind und deshalb weniger Fragen stellen.

Hier geht es übrigens zur Website der Feminisms and Rhetorics Conference. Außerdem dürfen nicht die Links zur Coalition of Feminist Scholars in the History of Rhetoric and Composition und der James Madison University fehlen.

Wir freuen uns bereits auf Eure nächsten Events.

Best PracticeBIldungKonferenzenUniversitäten
Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr