Event-Apps für Konferenzen – Erfahrung des CEO Collaborative Forums und Fiona Bordet

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Ein Event nur für Geschäftsführer und CEOs, bei dem die Teilnehmer auf Augenhöhe über relevante Probleme diskutieren und gemeinsam Lösungen finden. Diese Idee hatte das CEO Collaborative Forum und lädt dazu dreimal im Jahr zu einem zweitägigen Treffen ein.

Fiona Bordet ist die Event- & Marketingkommunikationsmanager beim CEO-CF und hat LineUpr bereits zweimal verwendet. Im Interview erzählt Sie uns mehr zum CEO-CF, welchen Mehrwert Ihnen eine Event-App bringt und warum sie weiterhin auf ein gedruckten Meeting Booklet vor Ort setzen. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Fiona. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das CEO Collaborative Forum bitte persönlich vor.

Fiona: Hallo Eric, sehr gerne doch. Seit fast 3 Jahren bin ich der Event- & Marketingkommunikationsmanager beim CEO Collaborative Forum.

Das CEO-CF (CEO Collaborative Forum) ist Europas führende Intelligence-Community und bietet aufgeschlossenen Wirtschaftsführern die Möglichkeit, gemeinsam mit Kollegen an der Lösung komplexer und herausfordernder Geschäftsprobleme in einem hochgradig vertraulichen Umfeld zu arbeiten.

Alle CEOs stehen auf ihrem Weg zum internationalen Wachstum vor ähnlichen Herausforderungen. In unserer einzigartigen Mitgliedergemeinschaft teilen die CEOs ihre vertraulichen Erfahrungen. Sie erarbeiten gemeinsam außergewöhnliche Erkenntnisse, indem sie ehrliches Feedback zu realen Themen geben, und sie inspirieren sich gegenseitig zu einem anderen Denken.

Es bietet die Möglichkeit aus dem Alltag und der gewohnten Umgebung auszubrechen und dadurch neue Perspektiven kennenzulernen und langfristige berufliche und persönliche Beziehungen aufzubauen.

LineUpr: Du hast LineUpr für Eure Spring und Fall Meeting. Erzähl uns bitte mehr zu diesen Events.

Fiona: Dreimal im Jahr, während des Frühlings, Sommers & Herbstes, trifft sich das CEO-CF in verschiedenen europäischen Hauptstädten. Für zwei Tage steht dabei die Zusammenarbeit an wichtigen Führungsthemen und Networking auf dem Programm. Diese Veranstaltung bringt Top-Führungskräfte aus ganz Europa und den Vereinigten Staaten zusammen. Unter Gleichgesinnten können die CEOs ihr Wissen teilen und im Netzwerk gemeinsame Lösungen für große Probleme finden.

Wie Du bereits erwähnt hast, haben wir LineUpr für unsere letzten beiden Veranstaltungen verwendet: in Rom für das Herbsttreffen 2018 und in Amsterdam Anfang März.

Wir erden LineUpr auch für unser Sommertreffen in Riga, Lettland, verwenden.

LineUpr: Warum habt Ihr Euch dazu entschieden LineUpr für diese Events zu verwenden. Welchen entscheidenden Mehrwert bringt Euch die Event-App?

Fiona: Der kniffligste Punkt bei Events ist immer die Agenda

In früheren Veranstaltungen war die gedruckte Agenda aufgrund von Änderungen am Ende nie korrekt. Deshalb haben wir nach einem Tool gesucht, dass uns in der Aktualisierung und Kommunikation der Agenda hilft. Wir wollten den Teilnehmern immer die besten und aktuellsten Informationen zur Verfügung stellen.

Dabei haben wir festgestellt, dass der effektivste Weg der Kommunikation mit unseren Teilnehmern ihre Smartphones sind. Also haben wir angefangen, über eine App nachzudenken.

Nach einigen Recherchen haben wir uns für LineUpr entschieden, weil LineUpr genau das war, wonach wir suchten: benutzerfreundlich, ein einfaches Backoffice und die Möglichkeit, die App vollständig zu personalisieren. Wir haben mit der kostenlosen Version der App begonnen und sie schnell auf die Premium-Version aktualisiert.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Fiona: Das einzige gedruckte Dokument, das wir noch verwenden, ist unser Meeting Booklet.

Es ist nach wie vor ein wichtiges Werkzeug für uns und unsere Teilnehmer, da es während des gesamten Meetings als „persönliches Journal“ genutzt wird. Darin findet man die Teilnehmerliste und eine Erinnerung an die verschiedenen Teile der Veranstaltung. Und man kann hier auch alle Kommentare und Gedanken festhalten.

Während der Gruppensitzungen verwenden wir keine elektronischen Geräte. Das ist quasi eine unserer Grundregeln.

Das einzige gedruckte Dokument, das wir noch verwenden, ist unser Meeting Booklet.

LineUpr: Habt Ihr in der Vergangenheit bereits Event-Apps verwendet? Wenn ja, welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht? Wenn Ihr bisher noch keine App genutzt habt, was hat bisher dagegen gesprochen?

Fiona: Nein – LineUpr ist die erste Event-App, die wir benutzt haben! Ich glaube nicht, dass wir vorher völlig gegen Event-Apps waren, wir haben nur nicht gesehen, dass es ein Gewinn für unsere Meeting-Teilnehmer sein könnte. Damit lagen wir falsch! 90% unserer Mitglieder denken, dass es sich um eine der besten Event-Apps handelt, die sie je benutzt haben.

LineUpr: Zurück zu LineUpr. Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Fiona: Sobald die Hauptinformationen zum Event feststehen, beginnen wir mit der Erstellung der App.

Wir informieren die Teilnehmer über die Event-App bei Telefonkonferenzen, die wir typischerweise 90 Tage vor der Veranstaltung mit ihnen führen. Wir verwenden den Link und den QR-Code. So können die Teilnehmer sich bereits vor dem Event mit dem Zeitplan und den anderen Teilnehmern vertraut machen.

Außerdem erinnern wir alle Teilnehmer natürlich bei der Eröffnung des Forums an die App und haben ihr auch eine Seite im Meeting Booklet gewidmet. Da werden sie daran erinnert, wie man die App auf dem Startbildschirm anheftet.

Es gibt ihnen die Möglichkeit, sich direkt aus der App heraus zu kontaktieren, ohne uns Mails oder Anfragen zu schicken.

LineUpr: Du hast den Menüpunkt „Meeting Participants“ verwendet. Wie habt Ihr damit das Networking zwischen Euren Teilnehmern verbessert?

Fiona: In diesem Menüpunkt haben wir alle Daten verwendet, die auch im Booklet stehen. Wir nutzen diesen Abschnitt der App, um das Netzwerken zu stärken. Hier verlinken wir auch die LinkedIn-Profile, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer. Es gibt ihnen die Möglichkeit, sich direkt aus der App heraus zu kontaktieren, ohne uns Mails oder Anfragen zu schicken.

Wir wissen, dass diese Daten den strengen Vorschriften der DSGVO unterliegen, daher ist es ein großer Vertrauensbeweis unserer Teilnehmer, dass wir diese Daten so verwenden dürfen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Fiona: Die Teilnehmer waren sehr zufrieden mit der App. Wir haben sehr positives Feedback erhalten. Es war wirklich ein nützliches Werkzeug für sie und noch mehr für uns! Besonders gut fanden sie, dass die Tagesordnung immer in Echtzeit aktualisiert wurde und sie sich mit den Favoriten ihre individuelle Agenda erstellen konnten.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Fiona: Nehmt Euch etwas Zeit, die App zu erstellen. Am besten mit etwas Abstand zum Event. Kurz vor dem Event ist man mit anderen Aufgaben beschäftigt und hat weniger Zeit für die App, da sollte es nur noch um Updates gehen.

Verwende alle Funktionen der App, um die Teilnehmerkommunikation zu optimieren, wie z. B. den Post-Bereich.

Nutzen sie alle Möglichkeiten um die App so individuell wie möglich zu gestallten. Ihre Teilnehmer wissen es zu schätzen, wenn sie sich dafür Zeit nehmen und ein tolles Tool entwickelt haben.

LineUpr: Vielen Dank Fiona, für das tolle Interview. Euer CEO Collaborative Forum klingt nach einem großartigen Eventkonzept. Wenn du auch daran teilnehmen möchtest, dann schau doch mal auf dieser Website vorbei. Außerdem kannst du auf Twitter und LinkedIn weitere interessante Geschichten zum CEO-CF finden.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausgabe im Sommer.

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Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr