Event-Apps für Symposien – Erfahrungen vom Staatsanzeiger für Baden-Württemberg

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Heute geht es mal wieder in den Öffentlichen Sektor. Wir haben Nicole Osman vom Staatsanzeiger für Baden-Württemberg zu Gast. Sie ist verantwortlich für die Durchführung des jährlichen Symposiums, dass sich mit der Digitalisierung in der Öffentlichen Verwaltung beschäftigt.

Sie erzählt dir mehr über die ersten Gehversuche mit einer Event-App und mit welchen Schwierigkeiten du rechnen darfst. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Nicole. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und den Staatsanzeiger für Baden-Württemberg bitte persönlich vor. Was sind Eure Ziele und welche Rolle spielen Events dabei?

Nicole: Hallo, ich bin Nicole. In unserer Abteilung Kongresse bin ich für die Organisation, das Teilnehmermanagement und die Durchführung vor Ort unserer Fortbildungs- und Kongressangebote mit zuständig. Der Staatsanzeiger ist sehr vielfältig und versteht sich in erster Linie als Rundum-Dienstleister für die Öffentliche Verwaltung. Seit 2009 gibt es unseren Kongressbereich, der sowohl das Symposium, als auch Personalmessen in Ludwigsburg, Kehl und Speyer durchführt und für Gemeinderäte im Land Baden-Württemberg speziell zugeschnittene Fortbildungen anbietet.

LineUpr: Kommen wir zu Eurem Event „#Amt @SocialMedia“. Worum geht es dabei? Welche Zielgruppe wolltet ihr damit erreichen?

Nicole: Unser Event „#Amt @SocialMedia“ richtete sich vor allem an alle Pressesprecher/-innen in der öffentlichen Verwaltung. Highlight in diesem Jahr war sicherlich die Anwesenheit von Oberbürgermeister Boris Palmer, der am Beispiel seiner eigenen Person erklärte, wie man mit Shitstorm in den sozialen Medien umgehen kann. Das Thema Social Media ist schnelllebig, brisant und höchst interessant, gerade für die Pressearbeit. Bei unserem Symposium handelt es sich um eine jährliche Veranstaltung. Sie bietet immer aktuelle Themen und deren Umgang in der Praxis an. Es ist eine sehr beliebte Veranstaltung mit sehr interessierten, immer wiederkehrenden Teilnehmern.

LineUpr: Welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?

Nicole: All unsere Veranstaltungen bewerben wir über möglichst viele Kanäle. Vom klassischen Briefmailing bis zu Facebook, Twitter und Xing. Unsere eigene Homepage und Zeitung selbstverständlich nicht zu vergessen. So erreichen wir auch die Zielgruppe, für die wir unser Programm anbieten.

LineUpr: Wie seid ihr auf LineUpr aufmerksam geworden und was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Nicole: Das besondere Social Media-Thema beim diesjährigen Symposium schrie förmlich nach einer digitalen Begleitung. Zu welchem Thema kannst du sonst „ausprobieren“, ob dein Publikum schon bereit ist für die digitale Welt, kannst Zeit sparen indem du keine Mappen packen musst, da alles digital vorhanden ist? Also machten wir uns in den großen Weiten des Internets auf die Suche nach etwas Passendem und trafen auf euch. Schon das Ausprobieren im Anlegen der Seiten bereitete Freude, da es selbsterklärend und einfach strukturiert ist. Wer auf die schnelle eine digitale Begleitung zu seinem Event sucht, ist hier also genau richtig!

LineUpr: Habt ihr bereits Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungen und warum habt ihr euch bei diesem Event für LineUpr entschieden? Wenn nicht, was sprach bisher dagegen?

Nicole: Nein, bislang nutzten wir keine Event-App, da es nicht passte.

Wer auf die schnelle eine digitale Begleitung zu seinem Event sucht, ist hier also genau richtig!

LineUpr: Wie habt ihr die App vor, während und nach dem Event eingesetzt?

Nicole: Wir haben die komplette Veranstaltung, wie auf unserer Homepage einsehbar, in die App eingefügt. Lokation inkl. Wegbeschreibung, Referentenvorstellung mit Kurzvita und Kontaktinfos, Tagesablauf usw.  Der eigenen Gestaltungsmöglichkeit sind hier kaum Grenzen gesetzt. Sehr gut gefallen hat mir die Popup-Nachrichten-Funktion. Diese wurde von uns im Vorfeld ebenfalls ausgefüllt.

Die Sichtbarkeit der jeweiligen Nachricht, änderten wir dann im Lauf des Tages, wie man es benötigt. Besonders toll war diese Funktion zur Erinnerung an den parallel zum Vortrag stattfindenden Pressemappen-Check, den wir beim Symposium immer anbieten oder auch um den Teilnehmern kurz vor dem Essen einen „Guten Appetit“ zu wünschen.

Selbstverständlich haben wir auch die Vorträge unserer Referenten verlinkt und darauf hingewiesen.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Nicole: Unsere Teilnehmer haben wir in einer Info-Mail kurz vor der Veranstaltung schon auf die App aufmerksam gemacht und Ihnen die Benutzung ein wenig erklärt. Dadurch, dass wir auswählbare Foren haben, konnte sich jeder seine gewählten als Favoriten speichern und in der App extra anzeigen lassen. Wer sich anmeldete, wurde auch gefragt, ob er denn Papier-Unterlagen benötige. Im Vorfeld waren das wenige Meldungen. Leider kann man sich innerhalb der App keine Notizen zu einem Programmpunkt notieren, weshalb dann doch einige wieder die Unterlagenmappe wollten. Vielleicht ein kleiner Verbesserungsvorschlag für euch? Die Resonanz auf die App war noch bescheiden, aber so ist es doch meist bei den ersten Gehversuchen. Manchmal dauert es ein wenig, bis es sich etabliert. Aber die Teilnehmer, die die App nutzten fanden diese ganz gut.

Die Resonanz auf die App war noch bescheiden, aber so ist es doch meist bei den ersten Gehversuchen.

LineUpr: Wir nehmen diesen Vorschlag mit. Versprochen. ? Ihr habt bei der Veranstaltung auch Umfragen über die App verwendet. Was wolltet ihr damit erreichen und wie habt ihr eure Gäste zu einer Teilnahme an den Umfragen überzeugt?

Nicole: Zuerst einmal wollten wir darüber rausfinden, wie viele Teilnehmer die App überhaupt nutzen. Da wir gerne nachhaltiger arbeiten wollen, überlegen wir auch, wie wir Papier sparen können. Wir hoffen, dass unsere Teilnehmer die App zukünftig noch aktiver nutzen, wir so evtl. ganz auf Papier verzichten und dennoch alle Infos zu den Veranstaltungen übermitteln können.

Mit einer netten Pop-Up-Nachricht baten wir unsere Teilnehmer, ihre Eindrücke frisch nach den Programmpunkten ganz einfach mit dem Sternesystem zu bewerten!

LineUpr: Vielen Dank für das schöne Interview Nicole. Wir finden es immer sehr interessant, bei der Digitalisierung von Events an erster Front dabei zu sein. Wir finden, da gibt es auch für die Anbieter digitaler Lösungen noch viel zu lernen über die alltäglichen Hürden beim Übergang von analog zu digital.

Wir freuen uns jedenfalls schon, euch dann wieder zu unterstützen. ?

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Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr