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Mit Michael Hopf haben wir heute mal wieder einen Veranstalter aus der großen Barcamp-Szene zu Gast. Er ist Mitveranstalter des agiLE Barcamps in Leipzig. Und genau dort hat er 2018 erstmals eine Event-App von LineUpr eingesetzt.

Er erklärt dir, für welche Informationen er die App genutzt hat und wie Barcamps ganz allgemein davon profitieren können. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Michael. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das agiLE barcamp bitte persönlich vor.

Michael: Gerne. Ich bin Teil der Organisations-Crew des agiLE barcamp. Seit mittlerweile 3 Jahren beschäftigen wir uns damit, Menschen zusammenzubringen, damit diese sich über agile Themen austauschen können. Ein Barcamp ist dazu eine wunderbar geeignete Form, da hier die Menschen selber den Inhalt und Ausgestaltung bestimmen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltung?

Michael: Ich würde sagen, dass wir ca. ½ Jahr vor der Veranstaltung mit den ersten Planungen starten. Dann geht es langsam in einen Modus über, wo wir wöchentlich miteinander sprechen. Die 4 – 8 Wochen vor dem Barcamp sind die intensivsten. Das Orga Team selber besteht aus 5 Personen und wird während des Barcamps um ca. 10 Helfern erweitert.

LineUpr: Was ist die typische Zielgruppe Eures Events und wie erreicht Ihr sie? Welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?

Michael: Typischerweise kommen die Teilnehmer aus der Praxis, d. h. aus Unternehmen, wo „agile“ gerade ein Thema ist oder sein wird. Wir können uns glücklich schätzen, dass wir mittlerweile eine recht große Community in Leipzig aufgebaut haben – die Barcamps sind regelmäßig Wochen im Voraus ausgebucht.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung des Barcamps oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Michael: Wir verwenden viele Aushänge (bpsw. WC / Cartering / WLAN) aber auch ein Session Board, wo jeder sehen kann, welche Session in welchem Raum wo konkret stattfinden. Diese Infos sind bisher analog vorhanden gewesen und mit der Event-App nunmehr digital.

In der Tat wollten wir schon im letzten Jahr eine Event-App verwenden – da kannten wir aber Lineupr noch nicht.

LineUpr: Wenn Ihr bisher noch keine Event-App verwendet habt, warum nicht?

Michael: In der Tat wollten wir schon im letzten Jahr eine Event-App verwenden – da kannten wir aber Lineupr noch nicht und haben uns aus Mangel einer Alternative dagegen entschieden.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach dem agiLE barcamp eingesetzt?

Michael: Wir haben die App verwendet um:

  • FAQs darzustellen
  • Über die Experten zu informieren
  • Session Board digital abzubilden (was, wann, wo stattfindet)
  • Nachrichten an Teilnehmer zu senden (bspw. das Café wieder da ist)
  • Infos über die Location / Raumpläne
  • Umfragefunktion

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Michael: Unsere Gäste hatten sich so etwas gewünscht – insbesondere da wir auf 2 Etagen verteilt waren. Hier war ein einfacher Griff ins Handy viel sinnvoller, als auf die analoge Session Tafel zu schauen. Die Event-App kam extrem positiv an.

Die wenigsten unserer Besucher haben sich noch vor der analogen Session Wall aufgestellt.

LineUpr: Was ist für euch der Mehrwert einer Event-App? Wie können Barcamps ganz allgemein vom Einsatz einer Event-App profitieren können?

Michael: Der größte Mehrwehrt ist die Tatsache, alles Wichtige an einem Platz (App) vorzufinden. Die App ist durch uns (ORGA) „on-the-fly“ anpassbar. Das ist wichtig, da sich während des Barcamps viel verändert und man sofort reagieren kann ohne umständlich Papier zu drucken. Unserer Ansicht nach, ist eine solche App definitiv auch für andere Barcamps zu empfehlen …

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zum letzten Barcamp, welche du mit uns teilen möchtest?

Michael: Whatever happens at Barcamp, stays at the Barcamp =)

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Michael: 1. Kommuniziert im Vorfeld, dass es die App gibt. Dann können sich die Besucher schon mal damit vertraut machen. 2. Pflegt die Sessions am besten zu zweit ein … das geht am schnellsten und die Besucher haben nach dem Session Planing bereits den korrekten Ablauf in der Hand. 3. Keine Angst, dass die App nicht verwendet wird … sie wird es … die wenigsten unserer Besucher haben sich noch vor der analogen Session Wall aufgestellt.

LineUpr: Vielen Dank für das tolle Interview Michael. Barcamps sind wirklich ein ganz besonderes Eventformat. Euer Thema der Agilität passt da perfekt hinein, da barcamps von Haus aus bereits agil sind. Mehr Informationen zum agiLE barcamp gibt es natürlich auf der eigenen Homepage. Es gibt jedoch auch eine eigene Meetup Gruppe, der du dich gerne jederzeit anschließen kannst.

Wir freuen uns bereits auf eure nächstes Barcamp dieses Jahr. ?

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