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Digital First! Das ist eines unserer Unternehmensmottos. Passend dazu haben wir heute Christian Simon vom Media Lab Bayern zu Gast in unserem Blog. Er war dieses Jahr einer der Organisatoren des digitalmediacamp. Es ist eines der führenden BarCamps zum Thema Digitalisierung in Deutschland. Christian erzählt uns etwas mehr zu dem Inhalt des BarCamps, warum und wie sie die Event-App eingesetzt haben und was Organisatoren im Umgang mit einer Event-App beachten sollten. Viel Spaß beim Lesen.

LineUpr: Hallo Christian. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und das digitalmediacamp bitte nochmal persönlich vor.

Christian: Ich bin Christian, ich beschäftige mich beim Media Lab Bayern als Innovation Editor mit Content, Recherche und Social Media. Das #dmcmuc ist unser Barcamp, das wir in diesem Jahr zum dritten Mal organisiert haben. Seit dem ersten Camp 2016 ist das DMC stetig gewachsen, und in diesem Jahr haben wir im Foyer der Süddeutschen Zeitung knapp 300 Besucher begrüßen dürfen. Ein organisatorischer Riesenaufwand mit Sessionplan, Verpflegung und Hüpfburg. Aber was soll ich sagen: Es hat sich gelohnt!

LineUpr: Das klingt aufregend. Was ist die typische Zielgruppe dieses BarCamps und wie erreicht ihr diese?

Christian: Wir sind ja das Media Lab Bayern, also versuchen wir auch, eine Zielgruppe anzusprechen, die an digitalen Medienthemen nicht völlig uninteressiert ist. Innerhalb dessen ist das DMC aber barcamp-typisch sehr offen – von Podcasts über Blockchain bis Bildrechte hatten wir viele Themen vertreten. Entsprechend hatten wir viele Journalisten als Gäste, aber auch Coder, Marketer und Medienrechtler. Aber wie gesagt, ein Bezug zu Medien und Digitalisierung ist vermutlich bei fast allen Gästen gegeben.

Da wir so eine medienaffine Zielgruppe haben, erreichen wir unsere Leute gut auf den klassischen sozialen Netzen, besonders auf Facebook. Mit einer direkten Ansprache in Facebookevents haben wir gute Erfahrungen gemacht. Speziell bei den Journalisten spielt auch Twitter eine große Rolle. Ansonsten haben wir einen eigenen allgemeinen Newsletter und verschicken auch eventspezifische Mails. Wichtig ist aber auch das große Netzwerk an Freunden und Unterstützern, die das Media Lab hat und die wir auch sehr direkt erreichen können.

Foto von David Pierce-Brill

LineUpr: Welcher dieser Kanäle ist deiner Meinung der stärkste bzw. effizienteste?

Christian: Am effizientesten erreichen wir unsere Zielgruppe immer dann, wenn wir unser Netzwerk direkt anzapfen und sich unsere Inhalte von dort aus verbreiten. Media-Lab-Chefin Lina ist hervorragend vernetzt in der digitalen Medienszene, und über ihr Facebookprofil oder ihren Twitter-Account erreichen wir schnell wichtige und für uns relevante Multiplikatoren. Generell funktioniert die direkte Kommunikation mit der Zielgruppe, wie sie auf Social Media möglich ist, für Vermarktung und Präsentation unserer Events am Besten – Wenn ich mich für einen „wichtigsten“ Kanal entscheiden müsste, würde ich aufgrund der breiteren Reichweite Facebook nennen – Twitter funktioniert in unserer Nische auch recht gut, schränkt die Zielgruppe aber doch noch mal ein wenig ein.

Am effizientesten erreichen wir unsere Zielgruppe immer dann, wenn wir unser Netzwerk direkt anzapfen.

LineUpr: Der direkte persönliche Kontakt ist einfach unschlagbar. Das hören wir auch sehr oft von anderen Veranstaltern.

Ihr habt LineUpr jetzt für das Event zum ersten Mal verwendet. Was sind für euch die entscheidenden Vorteile der Nutzung einer Event-App?

Christian: Die einfache Verfügbarkeit, das „Plug&Play“-Modell und die Tatsache, dass mindestens 99 % unserer Teilnehmer ohnehin ein Smartphone dabeihaben und das ständig nutzen. Wir wollen, dass unsere Teilnehmer sich das ganze Event über jederzeit gut informiert fühlen und Zugriff auf alle relevanten Informationen haben – App-Alternativen, wie etwa eine komplett eigene Eventwebsite oder ein Slack-Channel, wären für unser kleines Team entweder im Vorfeld zu aufwendig, oder während des Events selbst zu unübersichtlich zu bespielen. Eine App, zumal eine, die wir nicht selbst programmieren mussten, war da die ideale Lösung.

Gründe für eine Event-App: einfache Verfügbarkeit, das „Plug&Play“-Modell und die Tatsache, dass 99 % unserer Teilnehmer ohnehin ein Smartphone dabeihaben.

LineUpr: Du hast unsere Vorzüge perfekt getroffen 😊

Habt ihr bereits im Vorfeld Event-Apps verwendet und wenn ja, was sind eure Erfahrungen damit?

Christian: Wir hatten im letzten Jahr schon eine App, allerdings mit einem völlig anderen Fokus. Damals ging es nicht so sehr um Eventinformation, sondern um Matching – also darum, Teilnehmer mit gleichen Interessen zusammenzubringen. Das führte stellenweise zu sehr lustigen Situationen, aber wie gesagt, ein ganz anderes Ziel, das wir da verfolgt haben.

LineUpr: Stimmt, Matching-Apps sind gerade auch sehr beliebt, aber kommen wir zurück zu LineUpr. Wie habt ihr die App konkret vor, während und nach dem BarCamp genutzt?

Christian: Wir wollten dieses Jahr „Barcamp“ ein bisschen neu denken, und haben den Sessionplan des ersten Tages schon im Vorfeld des Events angelegt. Teilnehmer konnten Themen einreichen, und alle anderen Teilnehmer darüber abstimmen – so konnten wir schon im Vorfeld demokratisch einen Sessionplan aufstellen und am ersten Tag Zeit sparen. Am zweiten Tag wurden die Sessions dann ganz barcamp-typisch vor Ort vergeben. Damit die Teilnehmer den Überblick über die parallel stattfindenden Sessions in sieben verschiedenen Räumen nicht verlieren, ging es uns hauptsächlich darum, den Sessionplan immer an einem zentralen Ort aktuell halten zu können. Dafür war LineUpr ideal.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Christian: Wir sind ja hier in Bayern, auch für unsere Gäste gilt: Net gschimpft is a globt. Aber im Ernst: Unsere Informationspolitik wurde immer wieder gelobt, ohne dabei LineUpr speziell zu erwähnen – wir waren ja auch selbst als Ansprechpartner vor Ort und Aushänge und Raumpläne gab es noch obendrauf. Aber natürlich war die App ein wichtiger Teil davon. Was mir aber aufgefallen ist: Wenn mal eine Info in der App nicht stimmte, oder ich mit dem Eintragen neuer Sessions nicht hinterherkam, wurden wir sofort darauf angesprochen. Ich gehe also davon aus, dass LineUpr von unseren Teilnehmern wie selbstverständlich genutzt wurde.

LineUpr: Da einer unserer Gründer aus dem Schwabenland stammt, kennen wir eine Abwandlung des Spruchs nur allzu gut 😊

Jetzt ist natürlich nie alles perfekt, welche Funktionen wünscht ihr euch noch für die App und warum?

Christian: Im Frontend wäre es schön, sowohl beim Programm als auch bei den Teilnehmern mehr Filter- bzw. Anzeigemöglichkeiten zu haben. Also schnell und einfach sagen zu können: „Zeig mir alle Sessions in diesem Raum“, „Zeig mir alle Sessions um 15:00 Uhr“ oder „Zeig mir die Sessions in einem Stundenplan.

Im Backend ist eigentlich alles übersichtlich und selbsterklärend. Eine Möglichkeit, die ich nicht gefunden habe, war, Vorlagen für Events anlegen zu können, bei denen zum Beispiel Raum und verschiedene Labels schon vorgegeben sind und man nur noch den Titel ändern muss. Da wir eine immer noch überschaubare Menge an Räumen und Labels hatten, kam ich hier mit der „Duplizieren“-Funktion gut zurecht – ich könnte mir aber vorstellen, dass das immer komplizierter wird, je mehr Labels und Kategorien man einfügen will.

Wenn ihr euch also für LineUpr entscheidet, solltet ihr es auch ernsthaft nutzen.

LineUpr: Danke für dein Feedback. Wir nehmen diese Vorschläge mit in unsere Produktmeetings. Hast du zum Abschluss noch drei Tipps zur Nutzung von LineUpr für andere Veranstalter?

Christian: Erstens: Nehmt euch im Vorfeld Zeit, euch alles anzusehen und euch mit dem Backend vertraut zu machen. Da wir unseren Sessionplan schon vor der Veranstaltung hatten und dort eingetragen haben, kam das bei uns von selbst. Hat uns viel Gefrickel während des Events selbst erspart.

Zweitens: Commitment. Wenn ihr euren Teilnehmern eine App anbietet, ist die Chance da, dass sie sie auch nutzen. Falsche oder unvollständige Informationen bemerken sie sofort. Wenn ihr euch also für LineUpr entscheidet, solltet ihr es auch ernsthaft nutzen.

Drittens: Zu Fehlern und Missverständnissen kommt es, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an der App herumfuhrwerken. Bestimmt einen Mitarbeiter, der als alleiniger Administrator während des Events verantwortlich ist.

LineUpr: Vielen Dank Christian für das tolle und ausführliche Interview. Man merkt, dass ihr voll im Thema Digitalisierung steckt und euch auch bereits einige Kompetenz in der Organisation von BarCamps aufgebaut habt.

Wenn du mehr zu Christian erfahren willst, dann schau doch mal bei Twitter vorbei oder schreib ihm unter christian@media-lab.de eine Mail. Weitere Informationen zum Media-Lab gibt es auch auf Twitter, Facebook oder auf der Homepage.

Wir freuen uns bereits, euch nächstes Jahr wieder bei eurem BarCamp zu unterstützen.

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