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Einmal im Jahr findet in Dresden die GeNeMe statt. Die Tagung Gemeinschaften in Neuen Medien (GeNeMe). Ein sehr interessantes Forum in dem sich Wissenschaftlicher, Verwaltung und Wirtschaft über die Themen Wissensmanagement und E-Learning austauschen.
Event-Apps passen dabei natürlich perfekt ins Schema. Nicole Filz, eine der Organisatoren der GeNeMe, erklärt uns, wie sie die App konkret eingesetzt haben und wie die Teilnehmer davon profitiert haben.
LineUpr: Hallo Nicole. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die GeNeMe bitte kurz persönlich vor. Warum sollte man daran unbedingt teilnehmen?
Nicole: Hallo, ich bin Teil des Organisationsteams der Gemeinschaften in Neue Medien (kurz GeNeMe). Die Tagung findet jährlich in Dresden statt und bietet einer breiten Community eine Plattform für den Austausch von technologischen und ökonomischen Gesichtspunkten der Nutzung neuer Medien. Dabei werden aktuelle Themenschwerpunkte aufgegriffen und diskutiert. Die Community vereint in sich den wissenschaftlichen Nachwuchs, Forschergruppen, Wissenschaftler sowie Vertreter aus Verwaltung und Wirtschaft.
LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr dabei durchschnittlich in die Planung der GeNeMe?
Nicole: Die Planung der gesamten Veranstaltung erfolgt meist nahtlos nach der Beendigung einer Veranstaltung. Getreu dem Motto: „Nach der GeNeMe ist vor der GeNeMe.“
LineUpr: An wen richtet sich die GeNeMe und wie erreicht ihr diese Personen? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle verwendet ihr für die Vermarktung?
Wir haben die App als Informationskanal für die Referenten genutzt, um … den Präsentationsablauf zu kommunizieren.
Nicole: Die Tagung richtet sich vorrangig an wissenschaftliches Publikum. Wir haben aber ein großes Interesse an der Verknüpfung mit der Wirtschaft sowie der Verwaltung. Für die Ansprache der Zielpersonen werden darum viele Verteiler unterschiedlicher Fachgruppen genutzt sowie der postalische Versand von ausgedruckten Flyern.
LineUpr: Ihr nutzt also auch Printprodukte? Neben den Flyern noch andere?
Nicole: Ja, wir nutzen Flyer für die Bewerbung und den Aufruf zur Einreichung von Beiträgen, sowie Plakate und Handzettel um die Veranstaltung in den einzelnen Formaten zu bewerben. Bis 2016 haben wir auch die Beiträge als gedruckten Tagungsband zusammengefasst und an die Teilnehmer verteilt.
LineUpr: Kommen wir zurück zu digitalen Lösungen. Wie habt ihr die App vor, während und nach dem Event genutzt?
Nicole: Davor: Als Informationskanal für die Referenten, um bereits Details für den Präsentationsablauf und den Tagungsort zu kommunizieren.
Während: Als Programm und Informationskanal der inhaltlichen Punkte, der Zeiten und Räume.
Nach: Geplant ist es als Verweis auf die vergangene Veranstaltung, sowie für die Ansprache neuer Partner zu nutzen.
LineUpr: Wie findet und überzeugt Ihr eigentlich Redner für die GeNeMe?
Nicole: Das Ziel von Konferenzen und Tagungen ist es eine Plattform für den Austausch, die Präsentation und die Diskussion von aktuellen Beiträgen bereitzustellen. Die Tracks der Tagung bilden die Basis, welche Themen auf der jeweiligen Konferenz präsentiert werden. Daraus entsteht eine Community zu den einzelnen Schwerpunkten. Der gemeinsame Austausch mit Experten und das Feedback zu dem jeweiligen Themenfeld ist die Überzeugung für die Teilnahme.
LineUpr: Das Thema Digitalisierung spielt auch für universitäre Events eine große Rolle. Wie wird diese Entwicklung die GeNeMe in Zukunft verändern?
Nicole: Wir gehen immer mehr von gedruckten Medien weg. Der Tagungsband wird seit 2016 nur digital verteilt und veröffentlicht. Genauso werden die Tagungsunterlagen als Ausdrucke immer mehr reduziert. Die Ansprache und Kommunikation mit den Teilnehmern und Referenten erfolgt fast ausschließlich über digitale Medien. Sogar Besprechungen im Team werden meist in virtuellen Räumen durchgeführt.
LineUpr: Finale Frage: Welche Tipps würdest du jemanden geben, der sein erstes Event organisiert?
Nicole: Pufferzeiten einplanen, einen groben Zeit- und Ablaufplan erstellen und ruhig bleiben.
LineUpr: Vielen Dank Nicole für das tolle Interview. Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.
