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Heute ist ein großartiger Tag bei LineUpr. Wir freuen uns riesig euch die erste Ausgabe unserer neuen Blogreihe „Hintergrundgeschichten“ vorzustellen. In dieser Reihe stellten wir die Veranstalter unterschiedlicher Event-Typen vor. Dabei steht ihr Alltag in der Planung und Durchführung ihrer Events im Mittelpunkt. Wir klären dabei u. a. die Fragen, wie sie ihre Events planen und promoten, welche Werkzeuge sie hierfür nutzen, wie sie Sponsoren finden und wie zukünftige Veränderungen wie z. B. die Digitalisierung ihre Events verändern werden. Wir wünschen euch viel Spaß beim Lesen und hoffen, ihr könnt einige nützliche Informationen für eure eigenen Events mitnehmen.
Die Idee für LineUpr entspringt ursprünglich aus der Teilnahme an einem Kulturen Non-Profit Event. Es liegt also nahe diese Blogreihe auch mit einem solchem Event-Typ zu starten. Als erstes hat sich der Akademische Energieverein Leipzig e.V. unseren investigativen Fragen rund um die Planung und Durchführung von Events gestellt. Dieser gemeinnützige Verein ist ein Zusammenschluss aller an nachhaltiger Energiegewinnung und -nutzung interessierter Studenten in Leipzig. Aber am besten beschreiben sie euch selbst, wer sie genau sind und was sie machen.
Stellt euch bitte kurz vor! Wer seid ihr, welches Event organisiert ihr und seit wann?
Der Akademische Energieverein Leipzig e.V. ist ein Verein von Studenten und Alumni der Leipziger Hochschulen (Universität Leipzig, HTWK, HHL). Die Mitglieder verbindet das gemeinsame Interesse an Fragestellungen der nachhaltigen Energiegewinnung und Energienutzung.
Zum ersten Mal veranstaltete der Akademische Energieverein Leipzig e.V. (AEL) am 21. und 22. September 2017 die AEL Energy Days mit dem Titel „Utility 4.0: die Energiewelt von morgen“. Im letzten Jahr haben wir als Verein eine fünftägige Sommerschule organisiert. Dieses Jahr wurde unser Programm auf 2 Tage komprimiert. Bei der Energiekonferenz gingen wir den Fragen nach, mit welchen Herausforderungen die Energieversorgungsunternehmen zukünftig konfrontiert sind, welche technologische Neuheit das größte Potenzial für die Lösung der Probleme bietet und welche Geschäftsmodelle sich in Zukunft durchsetzen werden. Beispielsweise diskutierten wir über Innovationsmanagement, IT Security, Internet of Things, Blockchain und Big Data.
Ihr führt eure Tätigkeit bestimmt komplett ehrenamtlich aus. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr daher in die Planung der Veranstaltung?
Insgesamt hat unser vier-köpfiges Orga-Team, bestehend aus ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern, über einen Zeitraum von 4 Monaten ungefähr 200h in die Planung und Vorbereitung ehrenamtlich investiert.
200h … Puh, das ist schon ein ordentliches Zeitinvestment. An wen richtet sich euer Event und wie erreicht ihr diese Personen? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung?
Deutschlandweit kamen 30 Studierende und Doktoranden energietechnischer und –wirtschaftlicher sowie IT-technischer & verwandter Studiengänge und Young Professionals zusammen und ermöglichten einen fach- und universitätsübergreifenden Austausch.
Unser Schwerpunkt war die digitale Vermarktung unserer Veranstaltung. Dafür haben wir in erster Linie unsere Website, Facebook und diverse, interne E-Mail Verteiler genutzt. Darüber hinaus haben wir noch einige Poster in den Leipziger Hochschulen verteilt.
Poster sind ein super Stichwort. Wie viele nutzt ihr und verwendet ihr daneben weitere Printprodukte und wenn ja, warum?
Dieses Jahr haben wir uns auf wenige Veranstaltungsposter beschränkt, um zum einen Druckkosten zu sparen und zum anderen, weil wir rückblickend wenig Rücklauf darüber erhalten haben. Unser Schwerpunkt ist die digitale/online Vermarktung.
Die digitale Vermarktung von Events ist auch die Idee von LineUpr. Wie habt ihr die LineUpr-App in diesem Zusammenhang vor, während und nach dem Event verwendet?
Vor unserem Event haben wir die App genutzt, um zunächst unser Event zu erstellen. Dabei haben wir das Programm gefüllt, Informationen zu den Referenten und ihren jeweiligen Unternehmen sowie die Location und die Wegbeschreibung ergänzt. Besonders toll war, dass zu allen Punkten Bilder, Räume, Themenpunkte und Links hinzugefügt werden konnten. Außerdem wurden alle Teilnehmer über das digitale Programm informiert und konnten sich schon vor der Veranstaltung einen Einblick verschaffen.
Während des Events haben wir Posts und Umfragen erstellt, um kurze Statements zusammenzufassen und uns ein aktuelles Meinungsbild zu den inhaltlichen Programmpunkten zu machen. Außerdem waren QR Codes verfügbar, die zu der Website führten.
Nach dem Event haben wir die App genutzt, um die Ergebnisse aus den Umfragen aufzubereiten.
Wenn ihr bewusst auf die digitale Vermarktung eurer Events setzt, dann verwendet ihr neben LineUpr bestimmt auch weitere Tools in der Planung und Durchführung. Welche Dienste sind das?
Schwerpunkt der Vermarktung unseres Events war unsere Website, die von WordPress gehostet wird. Hier haben wir bisher unser Programm veröffentlicht und ein Formular für die Anmeldung mit automatischen Bestätigungsemails eingerichtet. Im Anschluss der Veranstaltung werden wir auf der Website einen privaten Download Bereich mit Fotos und Vortragsfolien einrichten.
Besonders wichtig für Non-Profit Veranstaltungen sind Sponsoren und Redner, die unentgeltlich auftreten. Wie habt ihr eure aktuellen Sponsoren und Redner gefunden und für euch gewonnen?
Sponsoren gewinnen wir über persönliche Kontakte, meist sind dies regionale Unternehmen in denen Vereinsmitglieder arbeiten. Sponsorings, die wir online oder per Email kontaktieren, sind meist leider erfolglos.
Redner fragen wir per Email an. Hier hatten wir eine positive Rücklaufquote von ca. 80%. In den Email Anfragen haben wir entweder das Programmheft vom letzten (ähnliche Veranstaltung) oder vom diesen Jahr beigefügt, um die Redner zu überzeugen.
Wenn wir gerade beim Thema überzeugen sind, was macht euer Event besonders und warum sollte jeder unbedingt daran teilnehmen?
Das Besondere an unserer Veranstaltung ist unser inhaltlicher Schwerpunkt – die Digitalisierung der Energiewirtschaft. Hier konnten wir mit einem innovativen und interessanten Programm punkten, das nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken beleuchtet hat.
Ihr sprecht die Chancen und Risiken an. Die Digitalisierung wird in Zukunft auch andere Bereiche, wie z. B. die Eventbranche, verändern. Wie glaubt ihr, wird sich euer Event verändern? Wie bereitet ihr euch auf diese Veränderungen vor?
Da unser Themenschwerpunkt Digitalisierung in der Energiewirtschaft war, haben wir bereits versucht, einige Punkte zu berücksichtigen, beispielsweise online Anmeldung und die Event-App. Eine online Bezahlung konnten wir aus Kostengründen leider nicht realisieren (ca. 100€). Für die Zukunft werden wir unsere online Präsenz weiter ausbauen und z. B. unsere Website überarbeiten und moderner gestalten, mehr Informationen online bereitstellen und unsere 2-wöchigen Vereinssitzungen streamen.
Mit dieser Erfahrung seid ihr jetzt quasi bereits Profis in der Organisation von Events. Welche Hinweise würdet ihr jemandem geben, der vor der Planung seiner ersten Veranstaltung steht?
Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Veranstaltung ist ein funktionierendes Team. Hier müssen Aufgaben klar definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Deadlines eingehalten werden. Da wir ein ehrenamtlicher Verein sind und alle Helfer unentgeltlich arbeiten, darf natürlich der Spaß dabei nicht fehlen. Das heißt z. B., dass wir im Anschluss unseren Veranstaltungserfolg mit allen Helfern (ein bisschen) feiern werden.
Das ist ein sehr guter Hinweis. Gerade bei ehrenamtlichen Tätigkeiten darf der Spaß und die eigene Motivation niemals verloren gehen. In diesem Zusammenhang vielleicht sehr passend. Was ist das Schönste und das Schlimmste/Kurioseste, was ihr bereits erlebt habt?
Das Schlimmste, was wir bisher erlebten, war, als letztes Jahr ein Caterer kurzfristig ausgefallen war. Da haben wir dann einfach die Schnittchen geschmiert. Bei 20 Personen war der Aufwand noch überschaubar. Aber nichts ist schlimmer als hungrige Teilnehmer.
Das Schönste ist, wenn wir im Anschluss einer Veranstaltung nicht nur neue Förderer und Vereinsmitglieder gewinnen, sondern allem voran neue Freunde finden, die wir mit unserer Begeisterung für unsere Vereinsarbeit überzeugen konnten.
Das habt ihr schön formuliert. Ich glaube, so geht es jedem Veranstalter. Wenn man sein Business stärkt und neue Partner gewinnt ist toll, aber Freunde zu gewinnen ist noch mal eine ganz andere Ebene. Damit habt ihr bereits meine letzte Frage zum Teil beantwortet, aber ich will doch noch eine komplette Antwort hören. Warum veranstaltet ihr euer Event und was treibt euch dabei an?
Bereits in unserer Satzung ist festgelegt, dass Zweck des Vereins die Förderung von Wissenschaft und Forschung ist sowie Schwerpunkte auf der Berufsbildung auf den Gebieten des Energiemanagements und der Nachhaltigkeit liegen. Der Verein sieht sich als ein akademisches Informations- und Diskussionsforum zu den Themen Energie und Nachhaltigkeit. Dies setzen wir nicht nur in unseren 2-wöchigen Vereinssitzungen, sondern auch in jährlichen Veranstaltungen um, um uns darüber hinaus einem breiteren, deutschlandweiten Publikum bekannt zu machen.
Ich denke, das sind passende Schlussworte. Vielen Dank für das tolle Interview und dass wir etwas über euren Eventalltag erfahren durften. Ihr habt hier wirklich ein interessantes Event auf die Beine gestellt. Wir wünschen euch dafür viel Erfolg. Wir würden uns sehr freuen euch auch nächstes Jahr wieder zu unterstützen.
Weiterführende Links
Wenn du aus Leipzig oder der Umgebung stammst und auch Interesse an nachhaltigen Energiethemen besitzt, dann besuche doch einmal eine Sitzung des Akademischen Energieverein Leipzig oder schreibe einem der Mitglieder. Die Kontaktdaten und mehr Informationen findest du auf ihrer Homepage und der Facebook-Seite.
Zusammenfassung
Der Akademischen Energieverein Leipzig veranstaltet jedes Jahr Events um Studenten und Wissenschaftler, welche sich mit der nachhaltigen Energiegewinnung und -nutzung beschäftigen, zu vernetzen. Als gemeinnütziger Verein sind die Budgets für Marketing und Vertrieb begrenzt und der Fokus liegt auf digitalen Tools. Im Interview verraten sie euch, wie sie ihre Zielgruppe und Sponsoren finden, welche digitale Tools sie verwenden und wie der Einsatz von Kapital und Zeit möglichst gering gehalten werden kann.
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