Die meisten US-Sportbegeisterten können mit dem Begriff Ivy League direkt etwas anfangen. Es ist in den meisten Sportarten die Liga der Eliteuniversitäten im Nordosten der USA. Aber auch in Deutschland gibt einen daran angelehnten Ableger. Jedes Jahr veranstalten Studenten der HHL die European Ivy League. In Leipzig dreht sich dann ein Wochenende alles nur um Business und Fussball.

Mit Hendrik Achilles haben wir einen der Veranstalter heute bei uns im Interview. Er erzählt uns mehr zur Ivy League, welchen Mehrwert Ihnen der Einsatz einer Event-App bringt und wie sie dabei genau vorgehen.

LineUpr: Hallo Hendrik. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die European Ivy League bitte persönlich vor.

Hendrik: Die European Ivy League ist eine Initiative der Handelshochschule Leipzig (HHL), welche seit der Gründung im Jahre 1997 ausschließlich von Studenten organisiert wird. Das dreitägige Event kombiniert die Themen Sport und Business miteinander und gehört mit 250 Teilnehmern aus ganz Europa zu den bekanntesten und traditionsreichsten Veranstaltungen der HHL. Die European Ivy League beginnt mit spannenden Unternehmensworkshops von bekannten Industrie- und Beratungsunternehmen und wird mit einem krimi-gleichen Fußballturnier der einzelnen Studenten, Alumni und Unternehmen am zweiten Tag fortgesetzt. Abgerundet wird das Event durch ein Kickerturnier, die Abschlussfeier und dem Brunch am nächsten Morgen.

Ich selbst habe im September 2017 an der Handelshochschule Leipzig mein Studium begonnen und durfte die Veranstaltung als „Head of Initiative“ begleiten und unterstützend für alle Bereiche und Aufgaben zur Verfügung stehen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Ivy League?

Hendrik: Die European Ivy League findest jedes Jahr um Pfingsten statt. Insgesamt werden an dem Wochenende 6 unterschiedliche Eventlocations besucht, darunter beispielsweise das Beyerhaus – wo alle Teilnehmer das Finalspiel des DFB-Pokals ansehen – oder auch die Soccerworld, wo das Fußballturnier stattfindet. Insgesamt wird die Veranstaltung von ungefähr zwölf motivierten Studenten etwa acht Monate lang geplant, da durch die hohe Teilnehmerzahl und die Koordination und Vorbereitung einer Vielzahl an Eventlocations, ein erhebliches Maß an Aufgaben bewältigt werden muss. Jedoch kann ich mit Sicherheit sagen, dass wir als Projektteam nie den Spaß vergessen haben und uns gerne an die Zeit zurückerinnern.

LineUpr: Was macht Eure Veranstaltung besonders? Welche Mehrwerte bietet Ihr den Teilnehmern?

Hendrik: Natürlich ist die European Ivy League ein Wochenende voller Spaß und Spannung, aber gleichzeitig eröffnet unser Event den Studenten auch die Möglichkeit, wertvolle Kontakte zu bekannten Unternehmen zu knüpfen. Letztes Jahr war unter anderem die Unternehmensberatung SternStewart & Co. mit einem exklusiven Workshop vertreten. Ausgewählte Studenten durften in Teams eine Case-Challenge lösen und abschließend den Beratern vorstellen und bei einer überzeugenden Leistung erhielten diese eine Empfehlung für ein Praktikum. Nachdem das Programm in diesem Jahr erstmals einen gut funktionierenden Workshop im Angebot hatte, wollen wir dieses Format im nächsten Jahr nach Möglichkeit noch weiter ausbauen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum zweiten Mal verwendet, was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Hendrik: Um es kurz und knackig auf den Punkt zu bringen: Die schnelle Weitergabe von Informationen. Die App hat es uns ermöglicht alle Informationen zu den Eventlocations wie Standort, Datum, Zeitpunkt oder auch die Regeln für das Fußballturnier gesammelt über einen Channel an alle Teilnehmer zu vermitteln. Somit konnten beispielsweise auch kurzfristige Änderungen vorgenommen werden, ohne dass damit ein hoher organisatorischer Aufwand verbunden war.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der Ivy League eingesetzt?

Hendrik: Die LineUpr-App war ein zentraler Bestandteil unserer Kommunikation, da wir dort die Informationen den Teilnehmern gebündelt zur Verfügung stellen konnten. Somit hat sich die gesamte externe Kommunikation für uns wesentlich vereinfacht.

Bereits im Vorfeld haben wir alle Teilnehmer per E-Mail über den Ablauf des Wochenendes, die Hotelzuteilung und Ähnliches informiert. Dazu gehörte auch der Link zu der LineUpr-App. Wir haben alle Teilnehmer gebeten die App bereits im Vorfeld runterzuladen, haben aber natürlich auch QR Codes während der Veranstaltung zur Verfügung gestellt, sodass die App und die Möglichkeit diese runterzuladen immer präsent war. Während der European Ivy League haben wir diese für Abstimmungen, die Weitergabe von Spielzeiten während des Turniers und letztlich auch für Feedback genutzt. Dies war besonders hilfreich, da die Teilnehmer uns ihr Feedback während und nach der Veranstaltung direkt über die App mitteilen konnten und wir somit auch beispielsweise noch sehr spontan auf Feedback reagieren konnten.

LineUpr: Wie haben Eure Studenten auf die App reagiert?

Hendrik: Wir haben eine Event-App im Vorfeld bereits intern besprochen und waren uns einig, dass diese für unsere Veranstaltung sehr sinnvoll ist. Wie wir mitbekommen haben, haben sich die meisten Studenten die LineUpr-App heruntergeladen und auch aktiv genutzt. Das Feedback was wir für die Nutzung der App bekommen haben, war durchweg positiv und reichte von „super intuitiv“ und „sehr einfach zu bedienen“ bis hin zu „sehr anschauliche Darstellung“. Dieses Feedback können wir von Organisationsseite nur bekräftigen, denn auch die Erstellung des Events war sehr intuitiv und hat keinen großen zusätzlichen Zeitaufwand erfordert.

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zur letzten Ivy League, welche du mit uns teilen möchtest?

Hendrik: Anders als erwartet ist die European Ivy League nicht einfach nur eine Veranstaltung von Studenten für Studenten. Sowohl Professoren als auch Alumni, die bei den diversen Sponsoren tätig sind, kommen jedes Jahr gerne wieder an die HHL zurück. Besonders hervorzuheben ist hier auch das gemeinsame Miteinander beim Fußballspielen oder aber auch beim „Feiern“ mit den Professoren, die man mal von einer ganz anderen Seite kennenlernen kann, da man natürlich während des Semesters eine andere Beziehung zu diesen pflegt. Man kann mit den Professoren und Alumni auf spannende Wochen anstoßen oder auch einfach gemeinsame Interessen herausfinden, für die während Vorlesungen einfach keine Zeit ist.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Hendrik: Mein erster Tipp ist es, die Veranstaltung in der LineUpr App bereits frühestmöglich zu erstellen. So können sich alle Teilnehmer bereits ausführlich damit auseinandersetzen und es verbleibt weniger Organisationsaufwand für das Team.

Mein zweiter Tipp ist es, die LineUpr App auch tatsächlich aktiv zu nutzen – sowohl vor als auch während und der der Veranstaltung, denn dadurch kann man sich viel Arbeit ersparen und bspw. Abstimmungen sehr viel einfacher organisieren.

Mein dritter Tipp ist es, bei Fragen oder Problemen einfach das Team von LineUpr anzusprechen. Diese sind immer hilfsbereit und haben meistens schon direkt eine Lösung parat, sodass – auch wenn kurz vor dem Event etwas nicht so funktionieren sollte – ihr nicht verzweifeln müsst.

LineUpr:  Vielen Dank Hendrik für das tolle Interview. Du hast wirklich einen sehr schönen Einblick in die Veranstaltung gegeben. Ehrenamtliche Events haben immer ihren ganz besonderen Charme. Mehr Informationen zur European Ivy League findest du auf der Homepage oder bei Instagram.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausgabe in 2019 und wie wir euch da wieder unterstützen dürfen.

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Welche Prozesse stehen hinter dem größten Startup-Event in Mitteldeutschland. Wir haben Alexander Müller, einem der Organisatoren der Accelerate@HHL gefragt. Zudem erfährst Du, wie die Teilnehmer mittels App den Gewinner des Pitchcontests gekrönt haben und woher man solche besonderen Speaker wie Rolf Schrömgens bekommt. Viel Spaß beim Lesen ?

LineUpr: Hallo Alex. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und Accelerate@HHL bitte persönlich vor.

Alex: Accelerate@HHL ist eine ausschließlich von Studenten organisierte Entrepreneurship-Konferenz in Leipzig. Mit rund 350 Gästen an zwei Tagen sind wir, meines Wissens nach, die inzwischen größte Veranstaltung dieser Art in Mitteldeutschland. Von Keynote-Vorträgen, über Panel-Diskussionen bis hin zu Workshops bieten wir unseren Gästen ein diverses Programm. Abgerundet wird das Ganze von einem Kickerturnier und unserer Abschlussfeier.

Ich selbst bin als Teammitglied das zweite Jahr dabei und stand nun als „Board Member“ allen unserer vier Bereiche unterstützend zur Verfügung.

LineUpr: Du hast es bereits etwas angedeutet, aber vielleicht kannst du nochmal genau herausstellen, welchen Mehrwert ihr den Teilnehmern bietet?

Alex: Während wir in der Vergangenheit stark wachsen konnten, hat sich in den letzten beiden Jahren gezeigt, dass unsere Gäste und auch wir mit der aktuellen Größe den größten Mehrwert erleben: Der enge Kontakt zwischen Teilnehmern, Speakern und auch den uns unterstützenden Unternehmen ist so sicherlich einmalig und auch immer wieder als eines unserer wichtigsten Merkmale genannt worden. Rolf Schrömgens beispielsweise, der mit Trivago im letzten Jahr sogar an die amerikanische Börse NASDAQ ging, war einfach für unsere Gäste an der Kaffeebar in greifbarer Nähe. Wer da keine Scheu zeigt, hat die Möglichkeit nicht nur einmalige Kontakte zu knüpfen, sondern auch abseits der großen Bühne nochmal alle Speaker kennenzulernen und Tipps zu bekommen.

Insgesamt ist es glaube ich eine wirklich sehr familiäre Atmosphäre und auch Gäste, die uns das erste Mal besuchen, merken das ganz schnell. Eines der Start-Ups, dass bei unserem Pitch-Contest teilgenommen hat und bereits in einem Acceleratorprogramm von VW war, hat mir gespiegelt, dass Accelerate auch an Geschäftskontakten den für sie besten Mehrwert liefern konnte.

Und klar, die Mischung aus spannenden Vorträgen, Workshops und Unternehmenskontakten ist für ein sehr breites Publikumsspektrum spannend. Mit der Grillfeier am ersten Tag und der Party am zweiten Abend bieten wir dazu ein buntes Programm, inklusive kostenlosen Angeboten vom Foodtruck und einer Getränkeauswahl, die sich gewaschen hat.

LineUpr: Wir durften diese familiäre Atmosphäre ja selbst erleben und es ist so viel einfacher in einem solchen Umfeld mit fremden Personen ins Gespräch zu kommen. Als Alumni der HHL war Rolf Schrömgens bestimmt auch sehr interessiert daran, den aktuellen Studenten etwas mit auf den Weg zu geben.

Was ist eigentlich die typische Zielgruppe von Accelerate@HHL und wie erreicht ihr sie?

Alex: Wir haben dieses Jahr wieder gemerkt, dass wir eine sehr breite Zielgruppe haben. Egal ob Selbstständige, Mitarbeiter aus Konzernen oder die überregionale Start-Up-Szene – wir konnten dieses Jahr sehr viele Tickets an Vollzahler verkaufen. Aber klar ist: Den einmaligen Charme der Veranstaltung behalten wir nur durch unsere Ausrichtung als Studenteninitiative und damit sind es natürlich vor allem Studenten aller Studienrichtungen, die wir ansprechen wollen.

Diese Zielgruppe erreichen wir nach wie vor am stärksten durch Facebook. Außerdem hat sich in diesem Jahr Instagram als weiterer wichtiger Kanal etabliert. Dabei haben wir gemerkt, dass durch eine Änderung des Algorithmus nun beworbene Posts deutlich wichtiger geworden sind.

Daneben bleibt der Newsletter einer der Hauptreiber des Ticketverkaufs. Bereits innerhalb weniger Stunden konnten wir so beispielsweise die Hälfte aller verfügbaren Tickets an HHLer und ehemalige Teilnehmer verkaufen.

Innerhalb der näheren Umgebung sind offline Werbung, insbesondere Plakate und das kostenlose „Word of Mouth“ wichtig, um die Vorfreude auf das Event zu unterstützen.

LineUpr: Wenn du einen dieser Kanäle auswählen müsstest, welchen würdest du wählen und warum?

Alex: Bei uns sind die wichtigsten Kanäle der Newsletter und Facebook. Am effizientesten ist sicher der Newsletter. Wir haben hier fast null Kosten und können eine große Zahl von Personen erreichen, die eh schon an Accelerate@HHL interessiert sind. Vor allem generelle Informationen zur Veranstaltung können wir hier verbreiten.

Für neue Kunden nutzen wir aber eher Facebook.  Dort ziehen die Namen und Geschichten der Speaker und das oben genannte Werbebudget kommt zur Anwendung.

LineUpr: Kommen wir zu unserer LineUpr-App. Wie habt ihr sie vor, während und nach der Accelerate@HHL Konferenz eingesetzt?

Alex: Wir nutzen die App vor allem für drei Dinge: Übersicht der Speaker, den aktuellen Zeitplan und die Abstimmung bei unserem Pitchcontest.

Außerdem haben wir Sponsoren die Möglichkeit gegeben, die Karrieremesse auf der Konferenz noch in ein digitales Umfeld zu übertragen. Wir haben dafür eine Unterseite als „digitales Jobboard“ genutzt, sozusagen ein Schwarzes Brett für die Stellenausschreibungen unserer Sponsoren. So konnten Interessenten gezielt auf die Firmen zugehen.

LineUpr: Das klingt nach einer interessanten Idee. Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Alex: Wir haben in Gesprächen super Feedback zur Nutzbarkeit der App erhalten und wurden oft gefragt, wie wir das programmiert hätten. So konnten wir auch eine weitere Studenteninitiative an der HHL von LineUpr begeistern.

Ansonsten führen wir jedes Jahr innerhalb der App eine kurze Umfrage am Ende der Veranstaltung durch, da wir festgestellt haben, dass dieses sofortige Feedback die höchste Antwortquote bringt.

LineUpr: Du meintest gerade, dass ihr mit der App auch eine Abstimmung über den Pitchcontest durchgeführt habt. Wie war die Beteiligung und wie habt ihr das genau umgesetzt?

Alex: Bei der Abstimmung des Pitchcontests haben wir jedes Jahr die höchsten Zugriffszahlen auf LineUpr. Wir haben damit ein einfaches Tool in die Hand bekommen, um noch besser mit unseren Gästen zu interagieren und jeden im Saal bei der Entscheidung der Jury mit einzubeziehen.

Hierfür haben wir die Umfrage mit den Namen der pitchenden Start-Ups versehen und dann am Ende des Agendapunkts live geschaltet. Für die Gewinner gab es einmal 2.500 Euro als Jurypreis und ein edles Ginset für den Publikumspreis.

LineUpr: Als Keynotes hattet ihr dieses Jahr u. a. Rolf Schrömgens (Trivago) und die Gründer der Einhorn-Kondome Waldemar Zeiler und Philip Siefer zu Gast. Wie kommt man an solche herausragenden Persönlichkeiten? Und wie könnt ihr sie für eine Keynote überzeugen?

Alex: Ich denke einer der wichtigsten Punkte bei der Ansprache der Speaker ist die Reputation, welche Accelerate@HHL in den letzten Jahren aufbauen konnte. Außerdem ist es auch die eingangs genannte familiäre Stimmung, die viele Speaker begeistert und auch immer wieder zum Wiederkommen animiert.

Außerdem nutzen wir auch die guten Kontakte über Alumni und Professoren der HHL in die Start-Up Szene. Rolf, aber auch Christopher Muhr vom inzwischen größten deutschen Start-Up, Auto1, sind Absolventen der Handelshochschule. Daneben waren es gute Kontakte zu Venture Capital Firmen, insbesondere Kompass Digital, G+J Ventures, aber auch Earlybird, die uns mit Rat und Tat zur Seite standen.

LineUpr: Von diesen Kontakten können andere Events natürlich nur träumen. Gibt es eine verrückte Geschichte zur diesjährigen Accelerate@HHL, welche du mit uns teilen möchtest?

Alex: Wir hatten dieses Jahr einen peruanischen MBA-Studenten als DJ. Die Musik sorgt immer für eine gute Untermalung des Tagesprogramms und stellt dann eine gute Überleitung zum Kickerturnier und der Grillparty dar. Dieses Jahr feierten alle Teilnehmer so ausgelassen, dass unser DJ schon um 22 Uhr zu Stimmungsmusik wechseln musste. Deutsche Schlagerhits inmitten einer internationalen Party war schon etwas Neues für uns.

LineUpr: Das stimmt ?. Zum Schluss noch eine Frage zur Nutzung von LineUpr. Welche drei Tipps würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Alex: Aus unserer Erfahrung kann man die App effizient nutzen, wenn man nur wenige Dinge beachtet:

Eine Woche vorher sollten die Teilnehmer über die App unterrichtet werden; gerade die offline Funktion und der Hinweis auf den immer aktuellen Zeitplan sind wichtige Aspekte für unsere Teilnehmer zur Nutzung.

Posts und Surveys sollten verborgen werden, bis sie gebraucht werden. Wir konnten so bereits eine Vielzahl der Posts und Umfragen entsprechend vorbereiten, planen und während der Veranstaltung stressfrei aktivieren.

Verkürzt die URL der App: Bei Bit.ly könnt ihr Euren Link individuell anpassen, außerdem könnt ihr von Eurer Website auf die App verlinken – das macht es für die Nutzer leichter.

LineUpr: Vielen Dank Alex, für das tolle Interview. Es ist immer sehr spannend mehr über die Köpfe und Prozesse hinter einem so jungen und fokussierten Event zu erfahren. Wenn du selbst mal am Accelerate@HHL teilnehmen oder einfach mehr zu den Speakern erfahren willst, dann wirst du sehr schnell auf der Website oder den Profilen bei Twitter, Facebook und Instagram fündig.

Wir freuen uns bereits auf das nächstes Event in 2019 und wie wir euch noch besser mit LineUpr unterstützen dürfen.

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