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Veranstalter kennen es. Das Event ist ein großer Erfolg. Hunderte von Besuchern teilen Wissen und lernen Neues, aber vor Ort ist zu wenig Zeit und Raum um alle Angebote optimal vorzustellen. Und für Veranstalter gilt sowieso, „nach dem Event ist vor dem Event“. Also warum nicht mit den Teilnehmern nach dem Event weiter im Gespräch bleiben?
Was braucht es dafür? Die Kontaktdaten der Teilnehmer! Dabei können wir dir mit LineUpr helfen. Das Prinzip ist ganz einfach. Du versprichst deinen Teilnehmern einen Mehrwert und im Gegenzug geben sie dir ihre Kontaktdaten über die Event-App.
Wie das genau geht, erklären wir dir in den nächsten Minuten. Als klassischen Mehrwert verwenden wir die Präsentationsunterlagen deiner Referenten.
So verteilst du Unterlagen über deine Event-App
Egal welche Mehrwerte du den Teilnehmern anbietest, das Prinzip ist immer gleich. Im ersten Schritt musst du die Teilnehmer über den Mehrwert informieren. Im konkreten Fall also, dass man sich die Präsentationen der Vortragenden im Nachgang herunterladen kann.
Dabei kannst du verschiedene Instrumente verwenden. Die einfachste Lösung ist sicher, wenn du ein bis drei Postnachrichten erstellst. Hier kannst du den Teilnehmern erklären, was sie tun müssen, um die Präsentationen zu erhalten. Diesen Text kannst du zudem auch ans Ende des Beschreibungstexts in jedem Programmpunkt kopieren, bei dem Präsentationsfolien genutzt werden.
Da einige Besucher die Postnachrichten aber auch mal ignorieren, wäre es noch besser, wenn du auch die Personen vor Ort mit in deine Aktionen integrierest. Deine Moderatoren sollten zum Ende der Veranstaltung also darüber informieren. Den größten Einfluss werden die Vortragenden selbst haben. Sie sollten am Anfang und Ende ihres Auftritts darauf hinweisen, dass die Präsentation im Nachgang heruntergeladen werden kann und beschreiben, wo die Teilnehmer dazu mehr Informationen finden.
So gewinnst du Leads über deine Event-App
Wie bereits im ersten Abschnitt besprochen, bietest du deinen Mehrwert nicht einfach mit einem öffentlichen Zugriff in der App an. Die Teilnehmer müssen erst eine Gegenleistung erbringen und erhalten im Anschluss den Mehrwert, z. B. die Vortragsunterlagen.
In diesem Fall ist die Eingabe der Kontaktdaten ihr Teil der Leistung. Erst nach Eingabe ihrer Emailadresse erhalten Sie die Unterlagen zugeschickt. Du kannst natürlich auch nach mehr Kontaktinformationen fragen, solltest dabei aber zwei Dinge beachten. Erstens stellen die Kontaktdaten personenbezogene Daten dar. Hier gelten, seit der Einführung der DSGVO im Mai 2018, etwas schärfere Regeln. Zweitens sind die meisten Menschen schnell bereit, ihre Emailadresse einzugeben, um dafür etwas zu erhalten. Diese Bereitschaft sinkt aber drastisch, wenn auch Adressdaten oder die Telefonnummer verlangt werden. Sei dir also bewusst, je mehr Daten, desto weniger App-Nutzer werden mitmachen.
Die Kontaktdaten geben deine Teilnehmer über das Umfragefeature ein. Hierbei gibt es wieder zwei mögliche Vorgehensweisen. Entweder erhält der Teilnehmer Zugang zu allen Präsentationsunterlagen oder er muss in der Umfrage angeben, welche Unterlagen er erhalten möchte.
Letzteres gibt dir die Möglichkeit, etwas mehr über den einzelnen Teilnehmer zu erfahren und die Angebote zielgerichtet nach den Vorlieben anzupassen.
Schritt für Schritt zur Leadakquise
Jetzt kommen wir endlich zum konkreten Vorgehen, wie du mit LineUpr Leads im Gegenzug für die Präsentationen sammelst.
Als erstes erstellst du im Event-CMS eine Umfrage. Für die Umfrage solltest du einen passenden Titel verwenden, z. B. „Zugang zu den Präsentationen“. Wie man Umfragen erstellt und welche Funktionen dabei zur Verfügung stehen, erfährst du in unserem Umfrage-Tutorial.
Dabei stehst du vor der Wahl, ob du dem Teilnehmer Zugang zu allen Präsentationen gibst oder ob er einzelne Vorträge angeben soll (Multiple Choice Frage). Letzteres sorgt zwar für Mehraufwand auf deiner Seite, da du individuelle Mails erstellen musst, gleichzeitig erhältst du so aber auch mehr Informationen über die Interessen des Leads. Und natürlich kannst du dem Teilnehmer anschließend trotzdem den Standard-Link zusenden und er kann sich die Unterlagen selbst aus allen Präsentationen auswählen.
Sobald sich die Veranstaltung dem Ende neigt, veröffentlichst du die Umfrage. Du kannst sie natürlich auch schon mit Beginn des Events veröffentlichen. Dann solltest du aber darauf achten, dass die Gäste ihre Umfragen im Laufe des Events editieren können, da die wenigsten bis zum Ende des Events mit der ersten Eingabe warten werden. Also hier unbedingt den Schieberegler „Editierbare Antworten“ aktivieren. Dann können deine Teilnehmer auch während des Events noch editieren, welche Unterlegen er im Nachgang erhalten möchte und welche nicht.
Nachdem du die Umfrage veröffentlicht hast, solltest du deine Teilnehmer auch darüber informieren. Am besten startest du mit einem Post. Darin erklärst du dem Besucher, was er genau tun muss und verlinkst direkt die Lead-Umfrage. Wie man Postnachrichten erstellt und Links integriert erklären wir dir in unserem Post-Tutorial.
Außerdem sollten deine Moderatoren und, ganz wichtig, auch die Vortragenden die Teilnehmer über die Lead-Umfrage informieren.
Sobald die Veranstaltung dann abgeschlossen ist, exportierst du die Lead-Umfrage und wertest die Ergebnisse aus. Entweder schickst du den Teilnehmern die Unterlagen dann direkt per Mail zu oder du gibst ihnen Zugriff auf einen Ordner mit den Unterlagen. Dafür kannst du z. B. Google Drive oder auch Dropbox nutzen.
Was solltest du gelernt haben
Wir haben dir vorgestellt, wie du über deine LineUpr-App Leads deiner Teilnehmer einsammelst und Ihnen als Gegenleistung Zugang zu den Präsentationsunterlagen der Referenten gibst. Dabei verwendest du das Umfragefeature zum Sammeln von neuen Leads. Du kannst die Leads dabei sogar in einzelne Interessensfelder aufteilen.
„Icon“ Icon erstellt durch Sophia Bai vom „the Noun Project„.
