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Um Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit geht es bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV). Und wie kann Wissen dazu am besten in die Praxis getragen werden? In einem gemeinsamen persönlichen Austausch! Seminare und Veranstaltungen sind deshalb eine zentrale Aufgabe der DGUV.

Jemand, der sich damit sehr gut auskennt, ist Gabriele Hoyer. Sie ist Referentin am Institut für Arbeit und Gesundheit und Organisatorin einiger DGUV-Veranstaltungen. Sie erzählt uns mehr darüber, wie und warum sie Event-Apps einsetzt und was dabei gerade für Event-App-Neulinge zu beachten ist. Viel Spaß beim Lesen. 😊

LineUpr: Hallo Gabriele. Erst mal danke, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die DGUV doch bitte persönlich vor. Was sind eure Ziele und Aufgaben und welche Rolle spielen Events in diesem Umfeld?

Gabriele: Mein Name ist Gabriele Hoyer, ich arbeite als Referentin im Institut für Arbeit und Gesundheit der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (IAG) in der Abteilung Kongressmanagement. Die Aufgabe unseres Institutes ist es, Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit zu fördern – dabei spielen Tagungen und Kongresse eine große Rolle. Sie dienen der Vermittlung von Wissen und neuen Erkenntnissen und bieten eine Plattform zum Austausch und zur Vernetzung. Und diese Veranstaltungen finden im Tagungszentrum des IAG (DGUV Congress) statt.

LineUpr: Was ist die typische Zielgruppe eurer Events und wie erreicht ihr diese? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation dieser Events?

Gabriele: Unsere Zielgruppen sind sehr vielfältig: Wir bieten u. a. Veranstaltungen für Fach- und Führungskräfte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie arbeitsmedizinisches Assistenzpersonal an. Aber auch für Menschen, die in der Weiterbildung oder in der Prävention arbeiten und für alle an den Themen Interessierten.

Für die Bewerbung unserer Veranstaltungen haben sich in den letzten Jahren v. a. gezielte Mailings und ein eigener Internetauftritt für jede Veranstaltung bewährt. Wir veröffentlichen unsere Veranstaltungen aber auch über interne Rundschreiben, einen IAG-Newsletter, das jährlich erscheinende IAG-Seminarprogramm und den Jahreswandplaner von DGUV Congress. Und natürlich nutzen wir auch unsere Social-Media-Kanäle (Facebook und Twitter) für die Bewerbung unserer Veranstaltungen.

LineUpr: Welcher dieser Kanäle ist deiner Meinung der stärkste bzw. effizienteste?

Gabriele: Wie schon gesagt, wir nutzen am häufigsten die gezielten Mailings und eine Webseite zur Veranstaltung.

Die Mails haben den Vorteil, dass wir die entsprechende Zielgruppe direkt erreichen können. Unsere Mailings finden meistens in mehreren Stufen statt: erst ein Save-the-Date zur Ankündigung von Veranstaltungstermin und -ort sowie Thema, etwas später die Einladung mit Programm und Infos zur Anmeldung und nach einiger Zeit meist noch ein Reminder zur Erinnerung an den Ablauf des Frühbucherpreises oder der Anmeldefrist. Nachdem sich die Teilnehmenden angemeldet haben, erhalten sie eine Anmeldebestätigung mit allen wichtigen Detail-Infos, z. B. auch zur Nutzung digitaler Tools wie einer Veranstaltungs-App. Manchmal senden wir ein paar Tage vor Veranstaltungsbeginn sogar noch eine separate E-Mail, um die Gäste zur Nutzung der App zu animieren.

Auf der Internetseite der Veranstaltung finden die Gäste ebenfalls sehr detaillierte Infos, z. B. zu den einzelnen Workshops, der Ausstellung oder zum Abendprogramm.

LineUpr: Nutzt Ihr auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Gabriele: Ja, wir drucken häufig kleine Ankündigungsflyer für die Bewerbung unserer Veranstaltungen, die wir dann in unseren Seminar- und Veranstaltungshäusern in der DGUV Akademie auslegen und über Partner verteilen.

Außerdem bereiten wir oft kleine, komprimierte Programmflyer vor, die die Teilnehmenden vor Ort erhalten. Die Art und der Umfang der genutzten Printmedien hängen da aber stark vom Veranstaltungstyp ab – und davon, ob zusätzlich digitale Tools wie bspw. eine Veranstaltungs-App genutzt werden.

LineUpr: Jetzt habt ihr LineUpr zwar bereits für mehrere Veranstaltungen genutzt, ich möchte mit dir aber gern über unser erstes gemeinsames Event, die 8. IAG Trainertage sprechen. Worum geht es bei dieser Veranstaltung?

Der Mehrwert einer Veranstaltungs-App besteht für uns darin, dass wir unseren Gästen alle wichtigen Informationen in einem Medium zur Verfügung stellen können.

Gabriele: Bei den IAG-Trainertagen können sich Dozentinnen und Dozenten von Berufsgenossenschaften und Unfallkassen fachlich weiterbilden und austauschen. Die Grundidee ist es, einen Themenschwerpunkt mit verschiedenen Workshops zu kombinieren und dabei auch innovative Methoden einzusetzen. Bei den 8. IAG-Trainertagen im Juni 2017 standen neue Erkenntnisse aus der Lehr- und Lernforschung im Fokus.

LineUpr: Da wir gerade beim Thema sind, wie seid ihr ursprünglich auf LineUpr aufmerksam geworden und was war für euch der ausschlaggebende Grund eine Event-App zu verwenden?

Gabriele: Wir verfolgen schon seit Längerem die Idee, eine App für unsere Veranstaltungen und Seminare im IAG einzusetzen und unseren Gästen so die benötigten Infos digital zur Verfügung zu stellen.

Im Rahmen meiner Masterarbeit habe ich die Informationen erhoben, die unsere Gäste benötigen – bevor sie zu uns kommen, wenn sie hier sind und nach der Veranstaltung. Wir sind dann durch persönliche Gespräche mit Norbert Sroke auf LineUpr aufmerksam geworden. Über LineUpr konnten wir einen großen Teil des Informationsbedarfs unserer Gäste abdecken, deshalb haben wir uns für einen Einsatz in unseren Veranstaltungen entschieden.

Der Mehrwert einer Veranstaltungs-App besteht für uns darin, dass wir unseren Gästen alle wichtigen Informationen in einem Medium zur Verfügung stellen können – und das im Coporate Design der DGUV und im Leitmotiv der jeweiligen Veranstaltung. Dabei unterstützt uns der Bereich Grafik/Layout, so entsteht ein professionelles Erscheinungsbild und es gibt einen Wiedererkennungswert für die Nutzer. Und zusätzlich können wir die Daten unkompliziert aktualisieren, wenn sich bspw. ein Workshop-Raum ändert oder es Änderungen im Zeitplan gibt. Diese Infos landen dann direkt auf den Smartphones unserer Gäste.

LineUpr: Wie habt ihr die App bei den 8. IAG Trainertagen konkret vor, während und danach genutzt?

Gabriele: Wir haben die App genutzt, um den Teilnehmenden im Vorfeld alle relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen: Das Programm, die Inhalte und Räume der einzelnen Workshops, Bilder und Kurz-Vitas der Aktiven, Infos zu den Ansprechpersonen und Übernachtungsmöglichkeiten, usw. Sie wurden in einer E-Mail ganz konkret aufgefordert, die App schon mal auszuprobieren und ein bisschen darin zu stöbern. Außerdem haben wir den QR-Code der App in die Teilnahmeunterlagen integriert, die die Gäste vor Ort erhalten haben.

Während der Veranstaltung haben wir dann kleine Umfragen über die App durchgeführt. Die Ergebnisse haben wir live in die Veranstaltung integriert und teilweise auch direkt zur Diskussion gestellt.

Um unseren Gästen den Einstieg in dieses Tool zu erleichtern, hatte ich einen kleinen Info-Stand zur App vorbereitet und war in den Pausen für sie ansprechbar. Da haben sich viele interessante Gespräche – auch über die generelle Nutzung von digitalen Tools in Veranstaltungen – ergeben!

Während der Veranstaltung haben wir dann kleine Umfragen über die App durchgeführt.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert? Für euch war es sicher der erste Einsatz einer App auf diesem Event oder?

Gabriele: Ja, für uns war es tatsächlich der erste Einsatz einer solchen Veranstaltungs-App. Ein Großteil der Gäste hat sehr positiv und interessiert reagiert. Aus der Online-Evaluation der Veranstaltung (wir hatten einen separaten Fragen-Block für digitale Tools eingefügt) konnten wir viele hilfreiche Tipps für den weiteren Einsatz solcher Veranstaltungs-Apps entnehmen. Zwischenzeitlich haben wir LineUpr – neben vielen anderen digitalen Tools – auch schon für zwei weitere Veranstaltungen („Die Zukunft der Arbeit“ und „Netzwerkstatt DGUV Congress“) genutzt. Da haben wir die App dann – zusätzlich zu kleinen Aufstellern auf den Stehtischen und QR-Codes auf Plakaten – von Beginn an in die Moderation integriert. Das macht so ein digitales Tool aus unserer Sicht leichter zugänglich und senkt die Hemmschwelle zur Nutzung – v. a. auf klassischen Tagungen und Kongressen.

Dennoch achten wir sehr darauf, Gäste ohne Smartphone nicht auszugrenzen! Es ist uns wichtig, die Informationen für alle Gäste zugänglich zu machen. Deshalb werden wir vorläufig nicht ganz auf Printmedien verzichten können.

Außerdem zeigen unsere Erfahrungen, dass man den Einsatz digitaler Tools in einer Veranstaltung nicht überstrapazieren darf. Zum einen ist der Einsatz mehrerer digitaler Tools in einer Veranstaltung ungünstig, zum anderen erhalten wir immer mal wieder das Feedback, das Teilnehmende in einer Veranstaltung nicht ständig auf ihr Smartphone schauen wollen – sie sind schließlich auch für eine direkte Kommunikation auf der Veranstaltung.

Dennoch achten wir sehr darauf, Gäste ohne Smartphone nicht auszugrenzen!

LineUpr: Jetzt ist natürlich nie alles perfekt, welche Funktionen wünscht ihr euch noch für die App und warum? Welche anderen Schwierigkeiten erlebt ihr sonst noch in der Planung, Vermarktung und Durchführung von Veranstaltungen, für die ihr euch eine digitale Lösung wünschen würdet?

Gabriele: Was man nie 100%ig abbauen kann, ist die Skepsis einiger Teilnehmenden gegenüber solchen digitalen Tools. Dahinter steht zum einen das heutige „ständig etwas installieren müssen“ und zum anderen die Befürchtung, dass persönliche Gespräche und die Interaktion untereinander darunter leiden. Beides ist aus meiner Sicht verständlich. Darum ist es umso wichtiger, digitale Tools punktuell und ausgerichtet auf das Veranstaltungsziel einzusetzen. Nicht nach dem Motto „Hauptsache wir haben eine App“. Das versuchen wir in der Konzeption unserer eigenen Veranstaltungen und auch in der Beratung anderer Veranstalter und Veranstalterinnen zu berücksichtigen. Denn erst dann entsteht aus solch einem Tool ein Mehrwert.

Aber jetzt zu meinen Wünschen: Das Gelände der DGUV Akademie ist sehr weitläufig, unsere Gäste sind auf mehrere Gebäude verteilt. So kommt es auch immer mal wieder vor, dass Gäste in einem falschen Gebäude „stranden“ oder sich auf dem Campus „verlaufen“. Meine Vision: Die Gäste kommen auf dem Parkplatz an, öffnen eine App und werden dann in das richtige Gebäude, die richtige Etage und schließlich in ihren Veranstaltungsraum gelotst. Das wäre die perfekte Funktion für uns!

Des Weiteren hat die Befragung unserer Gäste ergeben, dass sie solch eine App gern für die untereinander nutzen möchten. Konkret bedeutet dies: Zu sehen, wer an der Veranstaltung teilnimmt (gern auch aktuell gehalten) sowie Personen anschreiben und Gruppen bilden zu können. Quasi ein WhatsApp für die Veranstaltung. Oder auch Kontakt zu den Vortragenden aufnehmen zu können.

Und ein Download-Bereich für Präsentationen, Ergebnisse u. ä. wäre noch schön.

LineUpr: Digitalisierung spielt sicher auch für euch eine erhebliche Rolle, wie glaubst du, wird sie deine Arbeit und die Events in Zukunft verändern? Erlebt ihr deswegen auch einen Wandel in der DGUV?

Gabriele: Ja, die Digitalisierung hat einen großen Einfluss auf die Arbeitswelt, sie wird in Zukunft digitaler, flexibler und vernetzter. Die DGUV und ihre Institute beschäftigen sich schon seit Längerem mit diesem Thema. So hat das IAG beispielsweise einige Veranstaltungen thematisch auf diesen Wandel ausgerichtet: Die Veranstaltungsreihe „Die Zukunft der Arbeit“ beschäftigte sich in den letzten beiden Jahren z. B. mit genau damit.

Und auch unsere tägliche Arbeit im Veranstaltungsgeschäft wird durch diesen Wandel beeinflusst. Mittlerweile ist es völlig normal, Informationen digital zur Verfügung zu stellen, Anmeldungen online zu erhalten, Aktive „nur“ über digitale Tools in den Veranstaltungsraum zu holen oder Veranstaltungsteile live zu streamen. Die Beratung von Veranstaltern und Veranstalterinnen hat sich zudem auch sehr gewandelt: Wir lassen sowohl in Klein- als auch in Großgruppen häufig digitale Methoden zur Interaktion mit den Teilnehmenden in die Konzeption einer Veranstaltung einfließen.

Die zunehmende Vernetzung zeigt sich auch im Veranstaltungsgeschäft: Die Kommunikationswege zwischen den Ansprechpersonen bzw. den Aktiven und dem Publikum sowie des Publikums untereinander sind durch die Digitalisierung verkürzt und vereinfacht. Das führt im weiteren Verlauf häufig zu einem persönlichen Kontakt, was diese digitalen Tools für unsere Veranstaltungsziele wieder sehr wertvoll macht.

LineUpr: Vielen Dank Gabriele für das tolle und wirklich ausführliche Interview. Du hast wirklich einen sehr interessanten Einblick in deine Arbeit und die Veranstaltungen der DGUV gegeben. Besonders herauszuheben ist hierbei sicher DGUV Congress, das Tagungszentrum des IAG, aber auch die Veranstaltungen und Seminare, die immer einen Besuch wert sind. Und wer mehr zur Organisation und Durchführung der Events wissen möchte, dem beantwortet Gabriele sicher alle offenen Fragen.

Wir freuen uns bereits, euch auch bei den nächsten Veranstaltungen weiter zu unterstützen.

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