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Was ist zurzeit das modernste Veranstaltungsformat? Barcamps! Deshalb haben wir heute Holger Gottesmann zum Interview gebeten. Zusammen mit Philip Dunkhase organisiert er das Hochschulbarcamp. Hier dreht sich alles um Soziale Medien und digitale Kommunikationsinstrumente für Hochschulen.

Da beide begeisterte Nutzer von digitalen Werkzeugen sind, setzen sie in der Veranstaltungskommunikation natürlich auf LineUpr. Holger erklärt uns, was für ihn die Vorteile von LineUpr sind und wie sie uns konkret einsetzen. Weitere Erfolgsgeschichten unserer Kunden gibt es übrigens hier.

LineUpr: Hallo Holger. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und das Hochschulbarcamp bitte nochmal persönlich vor.

Holger: Mein Name ist Holger Gottesmann und ich arbeite als Referent bei der FOM Hochschule. Zusammen mit Philip Dunkhase von alumni-clubs.net organisiere ich seit vier Jahren das Hochschulbarcamp. Diese Veranstaltung richtet sich an alle, die etwas mit Hochschule und Social Media zu tun haben.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr in die Planung des Barcamps?

Holger: Das lässt sich schwierig in Zahlen bemessen. Mein Ansatz ist hier eher agil. Einmal erledige ich etwas im Büro neben meinen anderen Aufgaben, ein andermal nutze ich spontan eine Bahnfahrt um etwas zu erledigen und für besonders aufwändige und kreative Arbeiten nehme ich mir bewusst Zeit am Wochenende.

Entscheidend ist dabei immer, dass man jederzeit Zugriff auf alle Informationen hat. Zusammen mit Philip Dunkhase nutze ich deshalb vor allem digitale Arbeitsmittel u.a. GoogleDocs und GoogleDrive. Auf diese Weise haben wir beide das Projektmanagement für die Veranstaltung immer auf Laptop oder Smartphone dabei und können uns jederzeit abstimmen und auf dem Laufenden halten.

Da wir die Veranstaltung größtenteils ehrenamtlich organisieren, spielen genaue Planungszahlen für uns keine wichtige Rolle. Wir machen einfach, wenn es notwendig ist!

LineUpr: Da hatten wir ja bereits das Stichwort „digital“. Was macht euer Barcamp besonders? Welchen Mehrwert bietet ihr den Teilnehmern?

Holger: Das Barcamp-Format bietet den idealen Rahmen für einen Austausch auf Augenhöhe und intensives Netzwerken. Die Offenheit des Programms ist dabei die große Stärke, da die Teilnehmenden selber bestimmen, was auf die Agenda kommt und diese auch aktiv mitgestalten können. Auf diese Weise sind wir beim Hochschulbarcamp immer topaktuell bei den Themen und haben zugleich sehr engagierte Teilnehmende.

LineUpr: Das sieht man auf dem Foto 😊. Was ist die typische Zielgruppe eurer Events und wie erreicht ihr diese? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation dieser Events?

Holger: Die typische Zielgruppe unserer Veranstaltung umfasst Angehörige von staatlichen oder privaten Hochschulen, welche sich mit dem Einsatz von Social Media beschäftigen. Das umfasst beispielsweise Social Media Managerinnen, Mitarbeitende aus dem Marketing und der Studienberatung, aber auch Personen die Social Media in der Lehre und Wissenschaftskommunikation einsetzen.

Zusätzlich sind alle eingeladen, die sich generell für das Thema Hochschulkommunikation interessieren oder entsprechende Dienstleistungen für Hochschulen anbieten.

Für die Kommunikation und die Bewerbung der Veranstaltung nutzen wir von Anfang an Social Media. Wir haben dazu einen Blog, eine Facebook-Seite und ein Twitter-Profil. Bei der Informationsverteilung vertrauen wir auf die Mithilfe unserer Fans und den entsprechenden Multiplikatoreffekt durch Liken und Teilen. Bei unserer Social Media affinen Zielgruppe klappt das sehr gut und wir können deshalb auf andere aufwändige Marketingmaßnahmen verzichten. Ergänzend versuchen wir unsere Veranstaltung immer noch in den Newslettern und Veranstaltungskalendern von relevanten Organisationen und Verbänden zu platzieren.

LineUpr: Das klingt nach viel Arbeit. Welcher dieser Kanäle ist deiner Meinung der stärkste bzw. effizienteste? Welche Informationen verteilt ihr über diese Kanäle?

Holger: Der Dreh- und Angelpunkt unserer Kommunikation ist der eigene Blog. Hier gibt es Informationen für die Teilnehmenden u.a. zum Ticketkauf, den Zeitplan und zum Veranstaltungsort. Weiterhin nutzen wir den Blog als Werbeplattform für unsere Sponsoren, die dort mit Logos und Verlinkung zu den eigenen Webseiten aufgeführt sind. Alle Blogbeiträge verteilen wir immer weiter auf Facebook und Twitter bzw. die Teilnehmenden tun das auf Ihren eigenen Kanälen. Für uns ist das sehr effektiv, da wir mit relativ wenig Aufwand eine große Reichweite für unsere Nachrichten bekommen. Außerdem kriegen wir dort die ganze Bandbreite von Informationen unter, die wir zu verteilen haben z.B. Berichte, Fotos, Videos.

LineUpr: Wie habt ihr die App konkret beim Hochschulbarcamp vor, während und nach dem Event genutzt?

Holger: Die Zugangsdaten zur App haben wir schon ein paar Tage vor der Veranstaltung an die Teilnehmenden verteilt. Auf diese Weise konnten sich alle mit der Benutzung vertraut machen und die entsprechenden Funktionalitäten z.B. bei der Anreise nutzen.

Während der Veranstaltung haben wir die App vor allem genutzt, um die einzelnen Programmpunkte und Veranstaltungsorte zu kommunizieren. Bei einem Barcamp entsteht das Programm ja immer erst an den Veranstaltungstagen und die Teilnehmenden können sich jederzeit spontan für die Teilnahme an einzelnen Angeboten entscheiden. Dafür war die App ideal, da man sich hier jederzeit sein eigenes Programm mit Favoriten zusammenstellen konnte.

Weiterhin haben uns die Umfragefunktion, z.B. bei der Anmeldung zur Abendveranstaltung oder für das Feedback, und die Nachrichtenfunktion an die Teilnehmenden sehr geholfen. Durch die Nutzung der App waren wir effektiv, flexibel und zugleich ressourcenschonend.

Nach der Veranstaltung dient die App der Dokumentation der Veranstaltung und die Gäste können sich auch im Nachgang über angebotene Themen und anwesende Personen informieren. Zukünftig wollen wir hier verstärkt auch Unterlagen zur Verfügung stellen.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Holger: Wir haben die App bereits zum zweiten Mal genutzt. Vor allem deshalb, weil unsere Gäste schon beim letzten Mal so begeistert waren. Auch wenn immer viel Kommunikation über unseren Blog oder die anderen Social-Media-Kanäle gelaufen ist, war die App nochmal eine tolle Unterstützung bei der Veranstaltungsdurchführung. Die unkomplizierte Nutzung als Web-App hat die Gäste und uns überzeugt.

LineUpr: Mit welchen Schwierigkeiten werdet ihr in der Planung, Vermarktung und Durchführung von Events sonst noch konfrontiert?

Holger: Von Anfang an war uns klar, dass wir bei unserem Barcamp mit begrenzten Ressourcen zurechtkommen müssen. Das betrifft vor allem die Zeit, die Philip und ich bei der Organisation des Hochschulbarcamps investieren können. Wir machen das größtenteils ehrenamtlich neben Arbeit und Familie. Deshalb ist es wichtig, dass wir die anfallenden Aufgaben gut zwischen uns aufteilen und diese räumlich und zeitlich flexibel erledigen können.

Wir haben deshalb für alles digitale Lösungen am Start, die wir beide auch anderweitig nutzen. Konkret sieht das wie folgt aus: Kommunikation zwischen uns über E-Mail und Messenger Dienste, Kommunikation und Marketing der Veranstaltung über Social Media, Ticketverkauf über XING-Events, Projektmanagement mit GoogleDocs, Datenverwaltung mit GoogleDrive, Eventkommunikation mit LineUpr.

LineUpr: Noch eine persönliche Abschlussfrage. Was ist das kurioseste was du bisher in deinem Job erlebt hast?

Holger: Eine schwierige Frage, die ich so spontan nicht beantworten kann. Ich habe schon immer beruflich mit Menschen zu tun gehabt. Da gab es viele kuriose Momente. Darf ich vielleicht zum Schluss noch meine Eltern grüßen?

LineUpr: Großartiger Abschluss Holger und vielen Dank für deine Zeit und die großartigen Informationen die du mit uns geteilt hast. Wenn du mehr über das Hochschulbarcamp wissen willst oder sich gleich für das nächste Jahr anmelden möchtest wirst du bestimmt auf der Homepage oder den Profilen auf Twitter und Facebook fündig.

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