Event-Apps für Kongresse – Erfahrungen von Anne Mader, pme Familienservice

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Kinder sind unsere Zukunft. Das sagt sich immer ganz leicht. Für eine positive Zukunft müssen wir also ein besonderes Augenmerk auf unsere Kinder setzen. Da viele Eltern berufstätig sind, ist die Kindertagespflege ein entscheidender Schlüssel für eine positive Zukunft. Hier kommt Anne Mader ins Spiel. Sie ist Leiterin der pme Akademie ständig in einem intensiven Austausch mit Behörden und Ministerien, um Neuerungen in der Kinderbetreuung umzusetzen und die Interessen von Tagesmüttern und Tagesvätern zu unterstützen.

Dazu veranstaltet der pme Familienservice einmal im Jahr einen bundesweiten Kongress zur Kindertagespflege. In 2019 hat Anne dafür erstmals eine Event-App von LineUpr genutzt. Im Interview erzählt uns Anne, wie sie damit den logistischen Aufwand und den Emailverkehr deutlich reduzieren konnten. Damit wurden auch Teilnehmer spürbar entlasten. Viel Spaß bei dieser schönen Kundengeschichte. ?

LineUpr: Hallo Anne. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und den pme Familienservice bitte persönlich vor.

Anne: Mein Name ist Anne Mader, ich bin seit nunmehr 25 Jahren beim pme Familienservice und u. a. für den Bereich Kindertagespflege zuständig. Als bundesweite Produktverantwortliche für die Kindertagespflege stehe ich im intensiven Austausch mit Behörden und Ministerien, um Neuerungen in der Kindertagespflege anzuregen und mit voranzutreiben und natürlich die Interessen von Tagesmüttern und Tagesvätern zu unterstützen.

Die pme Akademie gemeinnützige GmbH, welche ich leite. Sie ist eine Tochter der pme Familienservice Gruppe. Sie ist ein nach AZAV zertifizierter anerkannter Bildungsträger im Bereich der Kinder-, Jugend- und Erwachsenenbildung.

Die pme Akademie gGmbH wurde im Jahr 2010 auf Wunsch verschiedener Kommunen gegründet, um die Zusammenarbeit mit öffentlichen Jugendhilfeträgern – wie Jugendämtern und Ministerien – zu ermöglichen. Im Auftrag verschiedener Jugendämter und Staatsministerien in Deutschland übernimmt die pme Akademie gGmbH diverse Aufgaben für unterschiedliche Zielgruppen. Zu unseren vielfältigen Angeboten gehören u. a. die Fachberatung, Vermittlung und Qualifizierung in der Kindertagespflege sowie im Bereich der Pflege.

LineUpr: Ihr habt für den Kongress Müggelsee eine Event-App von LineUpr genutzt. Erzähl uns mehr zu diesem Event.

Anne: Seit 2009 findet der bundesweite Kongress Kindertagespflege an wechselnden Standorten in ganz Deutschland statt, unter anderem waren wir bereits in Neuss, in Dresden, Münster, Jena, Bernried und auch in Berlin. Für die über hundert Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist der Kongress ein beliebtes Forum für Austausch und Weiterbildung. Er ist mit informativen Fachvorträgen, interessanten Workshops und erlesenen Referenten ein Highlight für Tagesmütter, Tagesväter, Fachberaterinnen und Fachberater und weiteren Personen aus der Kindertagesbetreuung.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte?

Anne: Wir nutzen zur Vermarktung und Informationsverteilung vor Ort größtenteils digitale Kanäle.

Um während der Veranstaltung alle Teilnehmer verlässlich zu erreichen, ist es aber bislang nötig, auch Printprodukte zu verwenden, da es manchen TeilnehmerInnen nicht möglich ist, digitale Produkte zu nutzen. Aufgrund der Nutzung von LineUpr konnten wir die Printmaterialien jedoch stark reduzieren.

LineUpr: Welchen Mehrwert bietet Euch eine Event-App?

Anne: Neben der Einsparung von Papier haben wir natürlich auch die Digitalisierung im Blick. Für uns als Vorreiter auf dem Gebiet des digitalen Lernens in der Kindertagespflege war LineUpr das ideale Werkzeug, um wichtige Informationen in Echtzeit mitzuteilen. Das direkt auswertbare Feedback, das hohe Maß an individueller Gestaltbarkeit und die gute Korrigierbarkeit machte es uns möglich, unmittelbar auf alle Eventualitäten zu reagieren.

Durch das Bereitstellen von Informationen direkt in der App, konnten wir auch den Emailverkehr mit unseren TeilnehmerInnen reduzieren und so zu deren Entlastung beitragen.

LineUpr: Wie hast Du mit der Erstellung der Event-App begonnen?

Anne: Ich habe zuerst den Tagungsnamen, den Ort und den Zeitraum eingegeben. Damit war die App erstellt. Als die weiteren Informationen feststanden, habe ich mit der App-Erstellung weitergemacht.

LineUpr: Wie bewertest du die App-Erstellung mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?

Anne: Der Erstellungsprozess verlief problemlos. Die Benutzeroberfläche von LineUpr ist logisch und strukturiert aufgebaut, sodass wir nur eine kurze Einarbeitungsphase benötigten, um unsere Veranstaltung einzupflegen.

Schön wäre es, wenn man Dokumente direkt bei LineUpr uploaden könnte. So mussten wir den Umweg über unseren hauseigenen Dateienmanager gehen und konnten den TeilnehmerInnen nur die Veröffentlichungslinks bereitstellen.

Die Benutzeroberfläche von LineUpr ist logisch und strukturiert aufgebaut, sodass wir nur eine kurze Einarbeitungsphase benötigten.

LineUpr: Wie setzt Ihr die Umfrage-Funktion konkret ein? Wie habt ihr die Teilnehmer über die Bedienung der App informiert und wie habt ihr die Ergebnisse in das Event integriert?

Anne: Wir haben unsere Teilnehmerinnen und Teilnehmer im Vorfeld per Email über die Verwendung der App informiert. Dazu haben wir den von LineUpr bereitgestellten QR-Code zusammen mit einem von uns erstellten kurzen Handout zur Bedienung der App verwendet.

Wir haben die App auch auf unserer Veranstaltung explizit vorgestellt und erklärt und sind im Verlauf auch auf einzelne Fragen persönlich eingegangen.

Über die Feedbackfunktion konnten wir unser gesamtes Feedback (Z. B. zu Referenten, Workshops bis hin zur Zufriedenheit mit der Verpflegung) digitalisieren. Dies gab uns auch die Möglichkeit, das Feedback direkt in unser Abschlussplenum einfließen zu lassen.

LineUpr: Verwendet Ihr Eure LineUpr-App auch nach dem Ende des Events?

Anne: Wir haben die App benutzt, um nachträglich Handouts, Dokumente und auch Videos zum Kongress im Nachgang bereitzustellen. Wir haben auch Abstimmungen zu Themen des nächsten Kongresses durchgeführt

LineUpr: Wie hat sich Euer Event bzw. die Eventorganisation durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Anne: Die Nutzung der App brachte uns eine beträchtliche logistische Entlastung. Als ein auf Nachhaltigkeit bedachtes Unternehmen, war uns die Einsparung von Papier und die Reduktion von Transportaufwand ein großes Anliegen.

Durch das Bereitstellen von Informationen direkt in der App, konnten wir auch den Emailverkehr mit unseren TeilnehmerInnen reduzieren und so zu deren Entlastung beitragen.

LineUpr: Nachdem das Event jetzt vorbei ist. Würdest du die App beim nächsten Event genauso nutzen und deinen Teilnehmern kommunizieren oder würdest du irgendetwas ändern?

Anne: Da unsere erste Verwendung von LineUpr sehr erfolgreich verlaufen ist, haben wir nicht vor bei einem zukünftigen Gebrauch etwas grundlegend zu verändern. Natürlich entwickeln auch wir uns weiter, daher ist es durchaus möglich, dass wir bis zum nächsten Mal noch Konzepte erarbeiten, wie wir die Nutzung von LineUpr für uns noch optimieren können.

LineUpr: Vielen Dank Anne, für das großartige Interview. Ihr habt bei Euren Kongress wirklich das Maximum aus der Event-App herausgeholt. Da können andere Veranstalter viele interessante Ideen ableiten.

Auf der Website gibt es noch viel mehr Informationen zum pme Familienservice. Außerdem empfehlen wir Dir auch einen Blick auf Facebook und Twitter. Wir freuen uns bereits auf die nächsten Kongress mit Euch.

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Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr