Event-Apps im Gesundheitswesen – der BVDAK Kooperationsgipfel

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Wir begrüßen heute Manuela Lang von der MAVI Apotheken Institut AG auf unserem Blog. Die MAVI AG organisiert regelmäßig kleinere und größere Events zu verschiedenen Themen im Gesundheitswesen ums Thema Apotheken. Bei einem der größeren Events, den BVDAK Kooperationsgipfel, kam zuletzt auch LineUpr zum Einsatz.

Manuela wird dir gleich verraten, warum sie sich für den Einsatz einer Event-App entschieden haben und wie mittels Umfragen der Fokus der Teilnehmer wieder auf die Bühne gerichtet werden kann.

LineUpr: Hallo Manuela. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die MAVI AG bitte persönlich vor.

Manuela: Die MAVI Apotheken Institut AG ist ein kleines tatkräftiges Team von erfahrenen Apothekern und engagierten Mitarbeitern. Wir organisieren Kongresse und Seminarreihen im Gesundheitswesen und bieten Beratungen in diesem Bereich für maßgebliche Marktteilnehmer an. Ich bin Teil des Organisationsteams rund um die Veranstaltungen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr für euren BVDAK Kooperationsgipfel verwendet. Worum geht es bei diesem Event?

Manuela: Der BVDAK e.V. ist der Bundesverband Deutscher Apothekenkooperationen. Die MAVI AG organisiert den Kooperationsgipfel für den BVDAK e.V. einmal jährlich. In diesem Jahr wurde er bereits zum 10. Mal durchgeführt und gilt als der Branchentreff im deutschen Pharmamarkt. Hier treffen sich Apothekenkooperationen, Warenwirtschaftsanbieter, Industrie, Großhandel und ausgewählte Dienstleister an zwei Tagen um über die aktuelle Entwicklung im deutschen Pharmamarkt anhand von interessanten Referaten informiert zu werden und im Anschluss auch darüber zu diskutieren. Die beiden Tage werden zum ausgiebigen Netzwerken genutzt, da sich hier sehr viele Entscheider am selben Ort treffen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt zum ersten Mal verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Manuela: Die zunehmende Digitalisierung trifft alle, hier kann sich niemand mehr davor verstecken. Aus diesem Grund sind wir diesen Schritt zu unserem 10-jährigen Jubiläum nun das erste Mal gegangen. Ein Smartphone hat heute in der Regel jeder dabei und nutzt es entsprechend. Daher ist es auch leicht, Teilnehmer dafür zu begeistern und Ihnen die nötigen Informationen schnell zugänglich zu machen.

Die zunehmende Digitalisierung trifft alle, hier kann sich niemand mehr davor verstecken.

LineUpr: Habt ihr bereits in der Vergangenheit Event-Apps verwendet?

Manuela: Bisher haben wir auf unseren Events keine Apps verwendet. Unsere Hauptzielgruppe sind keine Digital Natives, daher waren wir bisher vorsichtig. Wir sind auch in diesem Jahr zweigleisig mit Print und App gefahren und werden das zunächst so beibehalten.

LineUpr: Wie habt ihr die App vor, während und nach dem Kooperationsgipfel eingesetzt?

Manuela: Vor dem Event haben wir die App tatsächlich nur dafür genutzt, uns selbst damit vertraut zu machen. Während des Kongresses haben wir u. a. eine Live-Umfrage mit allen Teilnehmern gestartet und diese an unsere Leinwände projiziert. Glücklicherweise hatten wir keinen Referentenausfall oder Raumwechsel, sodass wir die Funktion über die Push-Mitteilung zwar nicht nutzen konnten, aber uns organisatorische Schwierigkeiten erspart blieben.

LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Manuela: Unsere Teilnehmer bekommen am Ende immer einen Fragebogen und ja, wir haben aktiv nach der Nutzung der App gefragt. Vom Grundsatz her begrüßten alle Teilnehmer eine Event-App. Leider war zum Zeitpunkt unserer Veranstaltung noch keine Vernetzung über die App selbst möglich. Die Teilnehmer hätten sich über ihre persönlichen Profile in den Social-Media-Kanälen vernetzen müssen und das war vielen zu umständlich. Wenn es hier bald eine sinnvolle Alternative gibt, wertet das Lineupr in jedem Fall massiv auf.

LineUpr: Ihr habt auch die Umfragefunktion genutzt. Warum habt ihr euch dafür entschieden und wie waren eure Erfahrungen damit?

Manuela: Interaktion mit den Teilnehmern wird bei Großveranstaltungen immer wichtiger, einfach, um das Auditorium wieder zurück zum Geschehen auf der Bühne zu holen. Unsere Umfrageaktion hat gut funktioniert und wurde zeitgleich auf die Leinwand projiziert, so dass jeder vor Ort den gleichen Kenntnisstand über den Fortschritt hatte. Wir haben das Ganze auf einen sehr kurzen Zeitraum gesetzt und konnten viele Teilnehmer damit erreichen.

Interaktion mit den Teilnehmern wird bei Großveranstaltungen immer wichtiger.

LineUpr: Was sind zurzeit die drei größten Herausforderungen, mit denen ihr in der Planung, Vermarktung und Durchführung von Events konfrontiert werdet?

Manuela: Bei der Planung von Veranstaltungen ist man immer von Herausforderungen umgeben, daher ist es schwer, die drei größten zu nennen. Ganz aktuell würde ich sagen, ist es die schnelllebige Zeit. Heute ist ein Computer-Programm, App o. ä. noch topaktuell und erfüllt alle Voraussetzungen und morgen schon ist das Ganze veraltet. Eine Veranstaltung wird in der Regel nicht innerhalb eines Monats geplant, sodass auch die Themenauswahl immer eine riskante ist, denn die Themen, die heute aktuell sind, können ein paar Tage später schon wieder old fashioned sein. Hierfür wird es aber keine Lösung geben, das wird immer so bleiben und macht die Arbeit ja auch spannend und anspruchsvoll.

LineUpr: Als Event-App Rookie, welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Manuela: Ich glaube, das ist schwer zu sagen, denn jeder setzt andere Schwerpunkte für seine Event-App. Unser Schwerpunkt basierte darauf erst einmal zu testen wie es ankommt. Aus diesem Grund haben wir die „Sparversion“ erstellt, also sprich wir haben auf Fotos von Teilnehmern verzichtet und haben nur die Referenten und Moderatoren mit Fotos eingestellt. Hier hatten wir die Erlaubnis der Veröffentlichung. Da wir uns erst recht spät für eine Event-App entschieden haben, konnten wir über die Anmeldung die Erlaubnis für die Fotoveröffentlichung auch nicht mehr einholen und rückwirkend wäre es sehr aufwendig gewesen. Also hier vorab „zu Ende denken“. Aufgrund der neu in Kraft getretenen DSGVO ist es noch wichtiger als bisher, sich für alle Datennutzungen eine Erlaubnis einzuholen.

Als zweiten Punkt sollte man sich ein schönes Icon für die App überlegen, wenn man noch kein eigenes hat. Natürlich sollte hier die Corporate Identity widergespiegelt werden.

Und als 3. Punkt: Immer die Telefonnummer oder Emailadresse von Lineupr bereithalten, Support gab es immer und immer sehr schnell.

LineUpr: Vielen Dank Manuela, für das tolle Interview. Es war wie immer sehr interessant und wir haben dir natürlich sehr gerne bei der Erstellung der App geholfen.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

Best PracticeHealthcareInterviewMAVI AG
Author
Co-Founder und Geschäftsführer von LineUpr