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Heute begrüßen wir Jessica Dräger von der KUMAVISION AG in unserem Blog. Die KUMAVISION entwickelt ERP-, CRM-, BI- und Cloud-Lösungen. Um ihre Kunden stetig über aktuelle Entwicklungen und neue Lösungen zu informieren, veranstalten sie einmal im Jahr das KUMAVISION Kundenforum.

Erstmalig hat man 2018 mit LineUpr eine Event-App eingesetzt. Welche Erfahrungen sie bei der Einführung einer Event-App gemacht und welche notwendigen Schritte sie vorher unternommen haben, darüber spricht Jessica heute mit uns. Die Event-App wurde übrigens sehr gut angenommen und konnte die Arbeitsabläufe am Eventtag deutlich verbessern. Aber dazu gleich mehr.

LineUpr: Hallo Jessica. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die KUMAVISION AG bitte persönlich vor. Was sind eure Ziele und welche Rolle spielen Events dabei?

Jessica: Die KUMAVISION-Gruppe ist der Spezialist für branchenorientierte ERP- und CRM-Software auf Basis Microsoft Dynamics in der Industrie, im Handel und im Dienstleistungssektor. 680 Mitarbeiter an 25 Standorten in D-A-CH und Italien, über 20 Jahre Erfahrung und mehr als 1.600 realisierte Projekte stehen für Kontinuität und Innovationskraft. Als Teil unseres Marketingteams kümmere ich mich u.a. um unsere jährliche Kundenveranstaltung, bei der wir unseren 200 Teilnehmern in über 70 Vorträgen die Möglichkeit bieten sich über funktionale Neuheiten und Branchentrends zu informieren.

LineUpr: Habt ihr bereits in der Vergangenheit Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungen?

Jessica: Nein. Bisher haben wir auf unseren Events noch nie mit einer Event-App gearbeitet. Dies war einfach bisher nie ein Thema für uns, da wir mit bestehenden Prozessen und Lösungen ein sehr gutes Ergebnis erzielt haben.

Im letzten Jahr kam dann erstmals die Idee dazu auf, zukünftig eine Event-App einzusetzen und damit sowohl unseren Kunden wie auch unseren Mitarbeitern einen weiteren Mehrwert vor Ort zu bieten.

Die App soll nur als Informationsknoten dienen.

LineUpr: Und wie seid ihr dann auf LineUpr aufmerksam geworden und warum habt ihr euch dazu entschieden, uns zu verwenden?

Jessica: Ein Kollege hat sich Ende letzten Jahres aktiv mit dem Thema Event-App beschäftigt und online nach verschiedenen Lösungen gesucht. Das war deutlich aufwendiger als wir am Anfang gedacht hatten, da es schon einige Anbieter gibt und das Leistungsspektrum oft sehr divers ist. Im Gegensatz zu LineUpr bieten auch die wenigsten kostenlose Testaccounts an, bzw. man muss oft erst in Kontakt mit dem Anbieter treten und dann wird gemeinsam eine Demoversion eingerichtet.

Dabei haben wir bewusst nach einer schlanken und einfachen Lösung gesucht. Der Hauptteil des Events soll schließlich in der physischen Interaktion der Kunden und Gäste vor Ort und nicht in der App stattfinden. Die App soll nur als Informationsknoten dienen. Für diese Voraussetzungen war LineUpr einfach die beste Lösung.

LineUpr: Ihr habt LineUpr für das KUMAmeets Event und dann das KUMAVISION Kundenforum eingesetzt. Erzähle uns bitte etwas mehr zu den beiden Events.

Jessica: Das KUMAmeets ist unsere jährliches Kick-Off Mitarbeiter-Event bei dem alle Mitarbeiter der KUMAVISION zwei Tage zusammenkommen. Neben einem Rückblick auf das vergangene Jahr, einem Ausblick auf die Planung für das aktuelle Jahr, vielen Mitarbeiterinformationen und relevanten Fachvorträgen kommt hier natürlich auch das Networking und der Austausch mit den Kollegen nicht zu kurz.

Wir haben dieses Event als Testballon gewählt, um LineUpr in der Praxis zu erleben. Außerdem sollten unsere Mitarbeiter bereits ein Gefühl für die App bekommen, sodass sie beim nächsten Event den Teilnehmern und unseren Kunden beim Umgang helfen konnten. Da die App hier so gut angenommen wurde, haben wir sie anschließend auch beim eigentlichen Kundenevent verwendet.

Das KUMAVISION Kundenforum war dann das tatsächliche Zielevent. Zwei Tage, 200 Kunden, 80 interne Mitarbeiter, ca. 70 Vorträge und Demopunkte, in denen sich unsere Kunden sowohl branchenspezifisch wie auch zu allgemeinen Themen, News und Trends informieren können. Wir haben in der App alle Vorträge abgebildet. Insbesondere bei unseren parallel laufenden Vorträgen, bei denen sich jeder Teilnehmer seine für ihn persönlich interessanten Themen aussuchen kann, war die Favoritenfunktion sehr hilfreich. Die bei den Vorträgen hinterlegte Raumzuordnung hat es unseren Kunden und Mitarbeitern erleichtert, die jeweiligen Räume einfach zu finden.

Das hat zu einer deutlich besseren Kommunikation und weniger Fragen bei den Kunden geführt.

LineUpr: Wie habt ihr LineUpr denn konkret vor, während und nach dem Event eingesetzt?

Jessica: Damit wir optimal vorbereitet sind, haben wir bereits recht früh mit der inhaltlichen Erstellung der App begonnen. Dadurch konnten wir die App bereits 2 Wochen vor dem Event an unsere Mitarbeiter weiterleiten. Vom KUMAmeets waren die meisten zwar bereits im Umgang mit der App erprobt, konnten sich so aber bereits intensiv auf das Kundenforum vorbereiten.

Eine Woche vor der Veranstaltung haben wir dann unseren klassischen Reminder zur Veranstaltung per Mail an die Kunden versendet und darin auch die App und deren Verwendung vorgestellt. Vor Ort haben wir zudem mehrere A4-Plakate mit dem QR-Code und den Link zur App an verschiedenen Orten angebracht.

Bei der Registrierung vor Ort erhalten die Kunden von uns u. a. ihr branchenspezifisches Programmheft und eine Raumübersicht. Die Registrierung dient während der gesamten Veranstaltung sowohl unseren Kunden wie auch Mitarbeitern als zentraler Anlaufpunkt für Informationen und Fragen rund um die Veranstaltungsorganisation. Wir haben in diesem Jahr deutlich gemerkt, dass hier kaum noch Fragen nach Zeitpunkt und Ort von Vorträgen während der Veranstaltung kamen. Die Kunden hatten mit der App jederzeit alle Informationen auf Ihrem Smartphone – ohne die Printunterlagen immer griffbereit haben zu müssen. Auch jeder unserer Mitarbeiter war stets auskunftsfähig und konnte auch Kunden aus anderen Branchen bei Fragen rund um Vorträge, Zeiten und Räume jederzeit weiterhelfen.

LineUpr: Und wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Jessica: Wir haben sehr gutes Feedback von den Teilnehmern erhalten. Klar gab es auch ein paar Schwierigkeiten bei einigen wenigen, aber die meisten konnten die App ohne Probleme nutzen. In unserer Befragung haben 91% der Umfrageteilnehmer (nur Kunden) die App als hilfreich bewertet.

Auch bei unseren Mitarbeitern kam die App sehr gut an, sodass wir planen diese auch zukünftig – als Ergänzung zu den Printunterlagen –  für unsere Kundenveranstaltung einzusetzen.

LineUpr: Bei der KUMAmeets habt ihr auch die Umfragen genutzt und mehr als 87 Teilnehmern pro Umfrage offensichtlich recht erfolgreich. Wie habt ihr eine solche starke Beteiligung erreicht? Und warum habt ihr beim Kundenforum darauf verzichtet?

Jessica: Beim KUMAmeets wollten wir einfach alle Funktionen der App testen. Deswegen die verschiedenen Umfragen. Die hohe Beteiligung ergibt sich zum einen natürlich aus den relevanten Fragen und die gute Einbindung ins Programm und zum anderen daraus, dass die eigenen Mitarbeiter automatisch eher bereit sind, an den Umfragen teilzunehmen.

Beim KUMAVISION Kundenforum führen wir die Feedbackbefragung immer vor Ort auf Papier durch. Es wird immer Menschen geben, deren persönliche Affinität für Apps einfach nicht gegeben ist. Dies akzeptieren wir selbstverständlich und möchten diese Personen nicht die Möglichkeit nehmen, uns konstruktives Feedback zur Veranstaltung zu geben. Daher werden wir – zumindest vorerst – beim Thema Feedback weiter auf Print-Fragebögen setzen.

LineUpr: Wenn wir gerade dabei sind, hast du vielleicht auch ein paar Tipps für uns?

Jessica: Es wäre großartig, wenn man Programmpunkten mehrere Kategorien zuordnen könnte. Das würde uns sehr viel Zeit beim Erstellen der Event-App sparen. In diesem Jahr mussten wir Programmpunkte teilweise sechs Mal anlegen, damit unsere Kunden durch die Auswahl ihres jeweiligen Kategorienfilters wirklich alle Vorträge – auch die, die für alle Gruppen identisch sind –  im Blick hatten, an denen sie teilnehmen konnten. Auch die Möglichkeit eine Erinnerungsfunktion aktivieren zu können, wäre eine gute Erweiterung.

Nutzt die Individualisierungsmöglichkeiten und passt die App nach euren Farben und Designs an.

LineUpr: Abschließende Frage. Welche drei Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Jessica: Nutzt unbedingt die Google Analytics Integration. Nur so kann man wirklich analysieren, wie gut die App genutzt wurde. Wer wert auf Zahlen und eine quantitative Auswertung legt, wird hier fündig.

Nutzt unbedingt die Kategorien. Insbesondere bei vielen und parallelen Vorträgen oder Untergruppen (z.B. nach Branchen) haben es die Nutzer damit leichter den Überblick zu behalten.

Fangt nicht blind an die App zu erstellen. Beschäftigt euch vorher etwas mit LineUpr und setzt ein Testevent auf. Wenn ihr ein gutes Gefühl über die Möglichkeiten habt, dann überlegt euch, wie ihr euer Event und den Ablauf optimal über LineUpr abbilden könnt. Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, sollte man mit der Erstellung der App beginnen. Die vorab in ein gut durchdachtes „Konzept“ investierte Zeit holt man am Ende sicher wieder rein.

Nutzt die Individualisierungsmöglichkeiten und passt die App nach euren Farben und Designs an. Obwohl am Anfang alle Apps mit dem gleichen Rahmen beginnen, hatten wir am Ende eine individuelle App, genau nach unserer Corporate Identity.

LineUpr: Vielen Dank Jessica für das ausführliche Interview. Wir konnten einen genauen Einblick in eure Events bekommen und es ist immer wieder spannend eine solche Nutzergeschichte zu erfahren. Wenn ihr mehr zu KUMAVISION erfahren möchtet, dann werft doch mal einen Blick auf die Homepage.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

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