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Q&A steht für Questions and Answers oder im deutschen Fragen und Antworten. Q&A-Sessions sind hervorragend dazu geeignet, deine Teilnehmer abzuholen und in dein Event zu integrieren. Frontalpräsentationen haben zwar auch ihren Charme, aber was gibt es schöneres, als dem Referenten seine ganz persönliche Frage zu stellen. Jeder von uns hat schließlich seine ganz eigenen Themen und Schwerpunkte.

Generell sind Q&A-Sessions sehr empfehlenswert und mit einer Reihe von Vorteilen für dich als Veranstalter verbunden. Leider gibt es in der Umsetzung aber auch ein paar Stolpersteine zu beachten. Aber mach dir keine Sorgen. Nach der Lektüre dieses Artikels bist du optimal vorbereitet und einer erfolgreichen Q&A-Session wird nichts mehr im Weg stehen.

Was ist eine Q&A-Session und wie funktioniert sie?

Bei einer Q&A-Session können deine Teilnehmer individuelle Fragen an den Referenten, den Moderator oder dich stellen. Oft wird dies direkt im Anschluss an einen Vortrag oder während einer Podiumsdiskussion durchgeführt. Je nach Format, werden die Fragen direkt von der angesprochenen Person beantwortet oder ein Moderator streut die Fragen in eine Diskussion ein.

Q&As sind keine Erfindung der letzten Jahre, sondern gehören seit jeher zum festen Repertoire jeder guten Konferenz. Die Entwicklung der Eventtechnologie hat dieser Idee jedoch einen ganz neuen Schwung gegeben. Noch nie war es so einfach für Veranstalter Fragen aus dem Publikum anonym und schnell einzusammeln.

Früher mussten die Teilnehmer sich erst melden und wenn sie anschließend ausgewählt wurden, dann mussten Sie ihre Frage durch den Raum schreien. Erstens verschlingt allein der Auswahlprozess wertvolle Sekunden und zweitens trauen sich die wenigsten Menschen, sich so zu exponieren. Viele haben Angst, sich dabei zu blamieren. Mit der Einführung von Mikrofonen musste zwar niemand mehr schreien, aber die Angst der Blamage war immer noch da. Außerdem wurde der Auswahlprozess sogar verlängert, da das Mikrofon erst zu der fragenden Person gebracht werden muss.

Mit Einführung von Event-Apps sind diese Probleme nun alle Geschichte. Mit LineUpr kannst du in ein paar Sekunden eine Q&A-Umfrage erstellen und für deine Teilnehmer freischalten. Die können dann anonym und mit ein paar Klicks Ihre Frage an die Referenten direkt über die App stellen. Du kannst diese Fragen jetzt live veröffentlichen (Beamer oder Bildschirme) oder du gibst deinem Moderator Zugriff auf die Fragen und er stellt sie im Namen der Teilnehmer.

Durch LineUpr können die Teilnehmer also schnell und anonym ihre Fragen eingeben. Du als Veranstalter kannst die Fragen live veröffentlichen oder direkt auswählen. Keiner hat mehr Angst, eine blöde Frage zu stellen oder sich dabei zu blamieren. Du musst niemanden auswählen oder deine Mitarbeiter durch deine Hallen treiben. Außerdem können Fragen parallel eingesammelt werden, wodurch deine Referenten aus einem großen Pool auswählen können.

Warum du unbedingt Q&A-Sessions verwenden solltest

Es gibt kaum einen einfacheren Weg deine Teilnehmer in das Eventprogramm zu integrieren als mit Q&A-Sessions. Daneben sparst du dir damit gleichzeitig viel Arbeit und Zeit in der Eventplanung.

Erstens können deine Teilnehmer eigene Fragen stellen. Wir alle haben eine ganz subjektive Sichtweise auf die Welt, daher interessieren uns auch unterschiedliche Aspekte. Als Veranstalter kannst du dir wochenlang den Kopf zerbrechen, welche Fragen deine Teilnehmer beantwortet haben wollen oder du lässt sie die Fragen einfach selbst stellen.

Zweitens musst du dir selbst keine Fragen ausdenken. Wie bereits angeschnitten, übernehmen das die Teilnehmer für dich. Klar solltest du immer ein paar allgemeine Fragen in der Hinterhand haben, aber du sparst dir dadurch sehr viel Arbeit und Zeit.

Drittens werden deine Redner gefordert. Wenn du dir die Fragen selbst ausdenkst, dann wirst du in 99 % der Fälle die Standardfragen stellen, die deine Redner schon hundertmal gehört haben. Die Antworten sind Routine und du wirst nichts Spanendes erfahren. Wenn die Teilnehmer ihre Fragen stellen, dann werden dort zwar auch in 90 % der Fälle klassische Fragen genannt, aber allein durch die Masse werden auch einige kuriose Fragen dabei sein. Bei diesen Fragen sind die Referenten gefordert und müssen spontan antworten. Hierbei kommen oftmals echte Goldnuggets für alle Beteiligten zutage.

Risiken und Nachteile von Q&A-Sessions

Leider gibt es auch bei Q&A-Sessions ein paar Stolpersteine, die du beachten solltest.

Deine Teilnehmer stellen keine Fragen. Der absolute Supergau. Du hast alles optimal vorbereitet und der Redner steht für Fragen bereit, aber dein Publikum bleibt stumm. Das kann schnell peinlich für den Redner oder dich werden. Für diesen Fall solltest du ein paar Fragen in der Hinterhand haben, um einen holprigen Start zu vermeiden. Oft braucht es nur einen Startpunkt für die Diskussion. Wenn der Redner dann loslegt, kommen die Fragen von selbst.

Wenn du dich für den Einsatz von LineUpr bei der Q&A-Session entscheidest, dann sollte dieses Problem nur in den ersten Sekunden auftreten. Da die Teilnehmer Ihre Fragen anonym und sehr einfach abgeben können, trauen sich auch sehr schüchterne Personen mitzumachen. Beim klassischen Vorgehen mit Mikrofon und vor allen anderen aufstehen, ist dieses Problem viel verbreiteter.

Ein anderes Risiko sind unpassende Fragen. Da deine Teilnehmer selbst bestimmen, welche Fragen sie stellen, können da natürlich auch unangenehme Fragen dabei sein. Was in diesem Beispiel unangenehm ist, hängt stark vom Referenten ab. Als Veranstalter stehen dir in diesem Fall zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Wenn du dich dafür entscheidest die Fragen live zu präsentieren, dann solltest du deinen Teilnehmern vorher klar machen, welche Arten von Fragen erlaubt bzw. welche Themen vielleicht Tabu sind (Du solltest dir in diesem Fall aber im Klaren sein, dass dies auch dazu führen kann, dass genau solche Fragen dann gestellt werden). Oder du entscheidest dich gegen die live Variante und dein Moderator wählt die Fragen aus. Aber auch hier solltest du den Teilnehmern im Vorfeld erklären, welche Fragen zugelassen werden und welche nicht. So vermeidest du enttäuschte Teilnehmer.

8 Tipps für erfolgreiche Q&A-Sessions

Damit bei deinen Q&A-Sessions auch wirklich alles nach Plan läuft, haben wir zum Abschluss unsere 10 Top-Tipps zusammengefasst.

Vor dem Event:

1. Bereite deinen Moderator bzw. deinen Speaker vor

Damit auf der Bühne nichts schief geht, sollte dein Moderator bzw. Speaker genau wissen, wie die Q&A-Session abläuft. Erkläre ihnen also den genauen Ablauf und zeige ihnen, wie die Teilnehmer ihre Fragen eingeben können und wie die Fragen letztlich auf der Bühne landen. Wenn etwas mehr Zeit zur Verfügung steht, dann sollte der Ablauf unbedingt einmal geprobt werden.

2. Verbinde deine Moderatoren mit den Speakern

Sofern du mit einem Moderator und einem Speaker arbeitest, sollten sich beide vorher unbedingt einmal kurz unterhalten. So können Sie ein Gefühl füreinander bekommen. Auf der Bühne sollten beide schließlich als Einheit funktionieren. Auch hier könntest du eine kleine Probe durchführen, bei der dein Moderator ein bis zwei Testfragen an den Speaker stellt.

3. Bereite selbst ein paar Fragen vor

Manchmal kann der Start einer Q&A-Session etwas holprig sein. Für diesen Fall solltest du ein paar Warmup-Fragen vorbereiten. Die Referenten können so entspannt starten und du gibst deinen Teilnehmern gleichzeitig einen Anknüpfungspunkt für weitere Fragen.

4. Klares Zeitkonzept

Du solltest ausreichend Zeit für die Fragen und Antworten einplanen. Eine solche Session ist eigentlich erst ab 10 Minuten wirklich sinnvoll. Deine Teilnehmer wollen schließlich alle ihre Fragen loswerden.

5. Klare Anweisungen für die Veranstaltungstechnik

Die Technikabteilung sollte genau informiert sein, auf welche Arten die Teilnehmer Ihre Fragen stellen können und wie diese anschließend veröffentlicht werden sollen. Während der Session haben Techniker und Moderator schließlich keine Möglichkeit mehr miteinander zu kommunizieren. Daher sollte vorher alles abgesprochen sein.

Während des Events:

6. Briefe deine Teilnehmer

Zu Beginn der Session sollte dein Moderator den Teilnehmern genau erklären, wie sie über LineUpr die Fragen eingeben können. Sofern es außerdem Vorgaben zur Art der Fragen gibt, dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt diese erneut zu nennen. Anschließend sollte der Moderator mit ein bis zwei Warmup-Fragen beginnen, damit die Teilnehmer genug Zeit haben, ihre Fragen einzugeben und bis dahin keine komische Pause entsteht.

7. Beantworte die Fragen

Der Moderator sollte immer darauf achten, dass die Speaker auch wirklich die Fragen des Publikums beantworten und nicht abschweifen oder an der Frage vorbeireden.

8. Beachte die Zeit

Außerdem ist der Moderator auch dafür verantwortlich die Zeit im Blick zu behalten. Die Speaker sollten die Fragen so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig beantworten. Schließlich möchte man möglichst viele Fragen beantworten.

Bonus: Sollten am Ende der Session noch offene Fragen vorhanden sein, dann könnten diese im Anschluss hinter der Bühne beantwortet und entweder als Audiospur oder Video den Teilnehmern zugänglich gemacht werden.

Was solltest du gelernt haben

Q&A-Sessions sind eine großartige Idee um deine Teilnehmer mehr in dein Event zu integrieren. Die Umsetzung ist spielerisch leicht und es entsteht für beide Seiten etwas Abwechslung zu den klassischen Fragen und Gesprächsformaten. Wir finden eine Bereicherung für jede Art von Event.

QA“ Icon erstellt durch Sergey Novosyolov, RU vom „the Noun Project„.

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