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Wie nutzt eines der führenden Forschungs- und Beratungsinstitute für Unternehmenssoftware die Digitalisierung zum eigenen Erfolg und welche Rolle spielen Event-Apps dabei. Marc Feige von BARC nimmt uns mit in seinen Alltag und zeigt die digitalen Strategien, welche BARC zum Erfolg verhelfen.
Diese Woche haben wir Marc Feige von BARC zu Gast. Thema ist u. a. wie BARC die Digitalisierung nutzt, um noch effizienter auf die Bedürfnisse ihrer Teilnehmer einzugehen. BARC steht für Business Application Research Center und ist ein Forschungs- und Beratungsinstitut für Unternehmenssoftware mit Fokus auf die Bereiche Business Intelligence (BI), Analytics, Big Data, Enterprise Content Management (ECM) und Customer Relationship Management (CRM). Die BARC-Events bieten einen konzentrierten Überblick über führende Softwarelösungen, zukunftsweisende Entwicklungen und aktuelle Anforderungen sowie Marktentwicklungen zu den verschiedenen Bereichen von Unternehmensapplikationen.
LineUpr: Hallo Marc. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Bitte stellt dich und das BARC bitte noch mal persönlich vor. Was sind euere Ziele und Aufgaben und welche Events organisiert ihr in diesem Umfeld?
Marc: Wir freuen uns über die Möglichkeit, unsere Erfahrungen mit LineUpr mit unseren Branchen-Kollegen und allen Interessierten, die mit Eventorganisation zu tun haben, teilen zu können.
Mein Name ist Marc Feige, ich bin als Head of Marketing & Events DACH bei BARC tätig und habe ein Team von insgesamt zehn Kolleginnen und Kollegen. Das Event-Team umfasst zurzeit vier Personen. Wir sind pro Jahr für zehn bis zwölf Veranstaltungen verantwortlich. Darüber hinaus organisieren wir eine Vielzahl von Seminaren und Webinaren.
Ziel unserer Veranstaltungen ist, dass wir in themenspezifischen Seminaren und Tagungen den Anwendern einen informativen Überblick über die führenden Softwareanbieter geben, sie sich im aktiven Austausch mit den Anbietern und Gleichgesinnten einen ersten vertiefenden Einblick in die angebotenen Softwarelösungen verschaffen können. Am Ende sollen sie mit dem Wissen nach Hause gehen, welche der vielfältigen Möglichkeiten des Softwaremarktes für ihr eigenes Unternehmen relevant ist und welche Hürden es bei der Softwareauswahl zu beachten gibt.
Strategieberatung, Vermittlung von Trends und Operationalisierungsmöglichkeiten, wie bei der Advancded und Predictive Analytics Tagung und dem BARC Congress gehören ebenso zu unseren Zielen wie die Umsetzung von Projekten oder die Operationalisierung von Software in den Unternehmen aufzuzeigen. Dies wird vor allem durch Use Cases und Praxisaustausch erzielt.
LineUpr: Wow, da habt ihr wirklich etwas vor. Du hast bereits dein Team, angesprochen. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltungen?
Marc: Das Event-Team besteht aus zwei Vollzeit- und zwei Teilzeitkräften, die zu 100 % an der Organisation und Durchführung aller BARC-Veranstaltungen arbeiten. Im Idealfall beginnt mit Abschluss eines Events und dem Debriefing der Veranstaltung auch die Vorbereitungs- und Planungsphase für das nächste Jahr. Zwölf Monate Vorlaufzeit sind schon nötig – vom Erstellen eines Businessplans, Terminplanung und Buchen einer Location über das Erstellen eines Salespapers, dem Call for Presentation oder Teilnehmerwerbung bis hin zum Catering, der Betreuung der Sponsoren und Aussteller sowie Speaker. Hinzu kommen der Aufbau sowie die Durchführung und Betreuung der Veranstaltung vor Ort.
LineUpr: Bei einer solchen großen Bandbreite an Events ist diese Frage sicher schwer zu beantworten, aber was ist die typische Zielgruppe eurer Events und wie erreicht ihr diese? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?
Marc: Die Zielgruppen unterscheiden sich je nach Event – vom Controller, der integrierte Planung und BI sowie Softwareauswahlprozesse sucht, über den Data Scientist oder Data Engineer, der das Data Festival bucht, bis hin zum BI- und Analytics-Profi, der unseren BARC Congress besucht.
Klassische Event-Vermarktung startet auf der eigenen Webseite und dem BARC-Newsletter. Anschießend streuen wir passenden Content unserer Analysten und Marktforscher und versuchen via XING, LinkedIn, Twitter & Co sowie via Display- und Anzeigenkampagnen das Thema und den Event zu pushen. Medienpartnerschaften helfen hier ebenso wie Influencermarketing oder Testimonials.
LineUpr: Der Begriff Anzeigenkampagnen macht mich hellhörig. Ihr nutzt also auch Printprodukte oder?
Marc: Ja, der klassische Flyer darf hier ebenso wenig fehlen wie Printanschreiben oder Postkartenaktionen. Trotz Digitalisierung und Schlagworten wie IoT oder Social Media wollen die Leute immer noch etwas in der Hand halten. Print wirkt eben doch noch.
LineUpr: Damit hast du vollkommen recht. Bei einigen Zielgruppen ist Papier weiter sehr relevant. Kommen wir mal wieder zurück zum Digitalen. Ihr habt LineUpr jetzt bereits für drei eurer Veranstaltungen genutzt, zuletzt für den BARC Congress. Worum geht es bei dieser Veranstaltung und welchen Mehrwert bietet ihr dort euren Teilnehmern?
Marc: Die Digitalisierung von Unternehmen erfordert eine konsequente Weiterentwicklung zu datengetriebener Innovation in Geschäftsprozessen und -modellen. Vor diesem Hintergrund bietet der „BARC Congress“ den Teilnehmern auf vielfältige Weise Orientierung und praktische Hilfe für BI- und Datenmanagement-Projekte und -Strategien. Die Veranstaltung ist in drei parallele Tracks aufgeteilt. Das Programm gestaltet sich in Keynotes, Vorträge unserer BARC-Analysten, Praxisberichte von Anwenderunternehmen und Software-Live-Demos der Anbieterunternehmen. Darüber hinaus können unsere Besucher an Workshops der Softwareanbieter teilnehmen (zum Teil hands-on) oder in die interaktive Diskussion in Form des World Cafés einsteigen. Höhepunkt der Veranstaltung ist die Finalrunde und anschließende Preisverleihung des BARC Best Practice Awards und des BARC Start-up Awards. Weiterhin ermöglicht die begleitende Fachausstellung den Dialog zwischen den Softwareanbietern, Anwendern und Marktanalysten.
LineUpr: Das klingt nach einer sehr spannenden Veranstaltung. Wie seid ihr ursprünglich auf LineUpr aufmerksam geworden und was war für euch der ausschlaggebende Grund eine Event-App zu verwenden?
Marc: Die Digitalisierung ist längst auch in der Eventbranche angekommen. Wir haben uns auch schon seit einiger Zeit mit der Einführung einer Event-App beschäftigt. Abgehalten hat uns immer der hohe Programmier- und damit verbundene Kostenaufwand. Die umfangreichen und bis zum letzten Tag sich ändernden Inhalte wollten wir zudem selbst verwalten, ohne diese an einen Servicemitarbeiter weiterzuleiten. Im laufenden Tagesgeschäft muss eine Konfiguration der App schnell und intuitiv sein. Wichtig war uns die Funktion der Feedbackabfrage und dass es sich um eine progressive Web-App handelt, sodass der User keine Software herunterladen muss. LineUpr vereint all diese Punkte und hat uns auf Anhieb gefallen, als wir über einen Event-Blog auf XING auf euch aufmerksam wurden.
LineUpr: Wenn ihr euch schon länger mit dem Thema Event-App beschäftigt, habt ihr sicherlich bereits andere Anbieter ausprobiert?
Marc: LineUpr war unser Pilotprojekt. Der kompetente Erstkontakt mit Norbert Sroke und die allgemeine Intuition von LineUpr hat uns rasch an Bord geholt und innerhalb kürzester Zeit stand unser erster mobiler Event-Guide online. Weiterer Pluspunkt: die App muss nicht installiert, sondern kann über den Browser aufgerufen werden.
LineUpr: Vielen Dank für das Lob. Da wird sich Norbert bestimmt freuen, wenn er das hier liest. Wie nutzt Ihr die App heute vor, während und nach den Events?
Marc: Wenige Tage vor dem Event senden wir den Teilnehmern bereits den Link zu und erklären kurz, welche Inhalte sie erwartet und welche Funktionen sie nutzen können. In dieser Phase ist vor allem die Favoritenmarkierung relevant. So kann sich jeder Teilnehmer aus dem Gesamtprogramm die Punkte kennzeichnen, die er auf keinen Fall verpassen möchte.
Während des Events wird die App als Agenda genutzt, wir haben auch schon Live-Abstimmungen im Plenum durchgeführt und selbstverständlich kommt die Post-Funktion zum Einsatz – sei es auf wichtige Programmänderungen als auch auf die Evaluierung hinzuweisen oder den Teilnehmern bei einer zweitägigen Veranstaltung einfach einen Guten Morgen oder einen erfolgreichen zweiten Tag per Push-Nachricht zu wünschen.
Nach der Veranstaltung rufen wir die Teilnehmer in einer Nachbereitungsmail noch einmal dazu auf, sofern nicht schon geschehen, uns ihr Feedback zu den Vorträgen und zur allgemeinen Eventorganisation mitzuteilen. Dafür versenden wir den Link zur Event-App, da die Bewertung sowohl vom Büro-PC als auch vom Smartphone aus auch nachträglich noch möglich ist.
LineUpr: Das ist ja ein Musterbeispiel für die optimale Verwendung einer Event-App. Nutzt ihr auch weiter digitale Anbieter rund um eure Events?
Marc: Ja, auch auf den Gebieten „Lead-Scan“, „automatische Anmeldeprozesse“ sowie „elektronische Eingangskontrolle“ sind wir aktiv. Unsere Teilnehmer können sich zum Beispiel über einen Ticketshop zur Veranstaltung registrieren, erhalten direkt darüber die Teilnahmebestätigung sowie das E-Ticket und die Rechnung. Vor Ort haben wir Scanner und Labeldrucker für die Badges im Einsatz. Lange Schlangen an der Registrierungstheke gehören seither der Vergangenheit an.
LineUpr: Wenn doch nur alle Veranstaltungsplaner schon so weit wären wie ihr. Das ewige Warten an Schlangen ist einfach immer ärgerlich. Und super Überleitung zur nächsten Frage. Du hattest bereits selbst angesprochen, das Thema Digitalisierung spielt auch für Veranstalter eine sehr große Rolle. Wie wird diese Entwicklung eure Events in der Zukunft verändern? Arbeitet ihr hier aktiv an neuen Trends oder beobachtet ihr eher die Entwicklung bei ähnlichen Veranstaltungen?
Marc: Die Mischung macht’s. Natürlich darf man nie die technische Entwicklung aus den Augen lassen, das wissen wir als Firma der IT-Branche nur zu gut. Wir halten aktuell Ausschau nach einer Event Management Software, die uns die Arbeit weiter erleichtert und professionalisiert. Neue Veranstaltungsformate werden diskutiert und teilweise live getestet, wie World Café oder Open Space. In Bezug auf den Einsatz einer Event-App, wie der von LineUpr, konnten wir von der ersten bis zur dritten Veranstaltung eine positive Entwicklung feststellen: dieser Service wird von der großen Mehrheit der Tagungsteilnehmer sehr gut angenommen oder mittlerweile fast als selbstverständlich angesehen. Natürlich gibt es immer einige Teilnehmer, die dennoch eine gedruckte Agenda und einen gedruckten Evaluierungsbogen bevorzugt. Diese Dokumente haben wir als Backup natürlich vor Ort, diese werden aber nur auf Nachfrage verteilt.
LineUpr: Was ist das Kurioseste was du bisher in deinem Job erlebt hast?
Marc: Ich habe im Dezember 2013 einen internen Umzug selbst organisiert und alle Kisten und Equipment eigenhändig durchs Haus geschleppt. Alles, was nicht mehr in die Umzugskisten gepasst hat, habe ich in meinen Abfalleimer gestopft: Bilder, Urkunden, Stifte, einen Pokal ect.. Als ich im Januar 2014 mein neues Büro beziehen wollte, war der Mülleimer geleert und eine Umzugskiste, auf der der Mülleimer stand, fehlte. Die Putzfrau hielt es für Müll und hat beides entsorgt. Ich habe nichts davon jemals wiedergesehen.
LineUpr: Der ultimative Tipp für Neueinsteiger in der Veranstaltungsbranche!
Marc: Wichtig ist, dass man technische Möglichkeiten bei seinen Events erst dann einsetzt, wenn genügend Ressourcen zur Verfügung stehen. Jemand muss die Technik ja auch bedienen können. Bei LineUpr ist der Prozess des Aufsetzens der App absolut keine Hürde. Die Herausforderung liegt darin, dem gesamten Teilnehmerfeld die Existenz und die tollen Möglichkeiten nahezubringen – im Vorfeld und während der Veranstaltung. Auch hier gab es seitens LineUpr wertvolle Tipps zur Kommunikation.
Ach ja, und nach dem Event ist vor dem Event!
Vielen Dank Marc für das tolle und ausführliche Interview. Eure Veranstaltungen sind offensichtlich immer ein Besuch wert. Wer mehr über BARC und die organisierten Events erfahren möchte, wird unter www.barc.de fündig.
