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Bestandskunden sind immer günstiger als Neukunden. Dies gilt auch für Eventteilnehmer. Wir zeigen dir 13 Beispiele, um deine Besucherbindung zu steigern und wie du damit dein Marketing effizienter auf Neukunden fokussieren kannst.

Im neuen Jahr möchte man doch immer alles besser machen und vielleicht hast du u. a. das Gefühl, dass die Teilnehmer auf deinem Event nicht wirklich loyal zu dir sind. Viele Veranstalter konzentrieren sich Jahr für Jahr nur darauf neue Besucher zu gewinnen, statt Rahmenbedingung zu schaffen, damit Besucher sich langfristig an ihr Format binden. In diesem Artikel erklären wir dir, warum es erfolgsversprechender ist, aktuelle Besucher stärker an sich zu binden, anstatt jährlich einen neuen Pool an Personen überzeugen zu müssen und nennen dir mögliche Gründe, warum deine aktuellen Besucher nicht loyal sind. Lösungen für diese Gründe gibt es als Bonus oben drauf.

Short-Briefing

Warum sind loyale Besucher wichtig: Kurz gesagt, es ist schlicht günstiger für dich bestehende Besucherbeziehungen aufrecht zu halten, als neue Personen von deinem Angebot zu überzeugen.
Gründe für fehlende Loyalität: Wir haben insgesamt 13 mögliche Gründe identifiziert und zeigen euch, wie ihr diese Probleme effizient lösen könnt. Beispiele sind steigende Ticketpreise, unpassende Eventlocation und Mitarbeiter, falsche Besucherkommunikation und eine überladene Agenda.

Warum sind loyale Besucher wichtig

Leider fokussieren viel zu viele Veranstalter ihr Marketing einzig auf potenzielle neue Kunden, statt Rahmenbedingungen zu schaffen, bestehende Besucher stärker an die eigenen Events zu binden. Das ist ein riesiger Fehler. In kundenorientierten Industrien wie die Telekommunikation weiß man schon lange, einen Kunden zu halten ist viel günstiger als einen neuen für sich zu gewinnen. Bei Events ist dies genauso. Du solltest einen großen Teil deines Fokus auf bestehende Besucherbeziehungen richten. Ein Besucher, den du einmal ordentlich an dich bindest, wird dich bzw. dein Veranstaltungsformat über viele Jahre begleiten. Um dies zu erreichen, braucht es jedoch mehr als nur gute Eventinhalte, auch die Rahmenbedingungen müssen stimmen.

Gründe für fehlende Loyalität

Es gibt wahrscheinlich eine unendliche Anzahl möglicher Gründe, warum deine Besucher nicht so loyal zu deinem Eventformat sind, wie du es dir vielleicht wünschst. Wir haben heute die 13 wichtigsten Faktoren für dich zusammengestellt und nennen dir zusätzlich auch gleich Lösungsvorschläge zu jedem Punkt.

1. Eventversprechen
Problem: Mit deiner Werbung und Kommunikation transportierst du zwangsläufig eine Erwartung für das Event an deine Gäste. Aufgrund des Kostendrucks und Angst, dass das Event nicht ausverkauft ist, greifen viele Veranstalter im Marketing deshalb zu ein paar Tricks und stellen ihr Event größer und besser dar, als es letztlich ist. Das ist ein sehr großer Fehler. Spätestens bei der Durchführung der Veranstaltung erkennt jeder Teilnehmer wirklich, was abläuft. Wenn sich ein Teilnehmer betrogen fühlt, dann wirst du ihn nur sehr schwer erneut von einem deiner Events überzeugen können. Mit solchen Aktionen schneidet man sich also nur selbst ins Fleisch.
Lösung: Versprich nicht mehr, als was du auch halten kannst. Wenn du etwas tiefer stapelst, dann sind die Ticketverkäufe zwar etwas schleppender, doch wenn du das Versprochene ordentlich transportierst, werden deine Teilnehmer wiederkommen. Sie werden positiv über dich sprechen und damit weitere Personen mitbringen.

2. Eventlocation
Problem: Passt deine Location zu den Bedürfnissen deines Events und deiner Besucher? Das beinhaltet u. a. die Fragen, ob die Location groß genug ist, passende Räume für die einzelnen Programmpunkte vorhanden sind, die Anreise für die Besucher leicht ist bzw. auch, ob genug Hotelzimmer in naher Umgebung vorhanden sind.
Lösung: Wähle deine Location nach den Bedürfnissen deiner Teilnehmer und des Events aus.

3. Ticketkauf und Registrierung
Problem: Wie einfach können deine Besucher sich für dein Event registrieren bzw. ein Ticket erwerben? Wenn dieser Prozess zu langwierig oder kompliziert ist, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass du in diesem Prozess einige Besucher verlierst, welche einfach aus Frustration aussteigen. Diese Personen wirst du nur schwer erneut für eines deiner Events gewinnen können, da sie damit immer ein negatives Gefühl verbinden werden.
Lösung: Die Lösung ist simpel. Vereinfache und beschleunige diesen Prozess, damit jeder Interessierte an deinem Event, möglichst schnell zu einer verbindlichen Registrierung bzw. zu einem Ticketkauf gelangt. So kannst du auch spontane und nicht zu 100% entschlossene Personen zu Besuchern konvertieren und auf dem Event mit deinen Inhalten überzeugen.

4. Kontakt zu bisherigen Teilnehmern
Problem: Stehst du mit deinen bisherigen Besuchern auch nach dem Event weiter in Kontakt? Viele Veranstalter sprechen ihre Besucher immer erst im Vorfeld des betreffenden Events an. Kurz nach dem Event bzw. bis hin zum Start der Anmeldephase beachten sie ihre Besucher jedoch praktisch nicht. Das ist ein großer Fehler. Du solltest mit deinen bisherigen und neuen Besuchern das ganze Jahr in Kontakt bleiben. Nur so kannst du eine tiefe Verbindung aufbauen.
Lösung: Sammle die Kontaktdaten deiner bisherigen Besucher ein und informier sie das ganze Jahr über mögliche Entwicklungen rund um das Event, wie die Auswahl der Location und der Referenten. Dieser direkte Draht ermöglicht dir auch eine viel genauere und erfolgreiche Marketingansprache bei gleichzeitig geringeren Kosten. Für den Kontakt kannst du die Emailadresse, Websites/Blogs oder auch soziale Netzwerke nutzen.

5. Umgang mit bisherigen Teilnehmern
Problem: Auch aufgrund der Gleichbehandlung und Vereinfachung behandeln viele Veranstalter ihre Besucher alle identisch. Ein Teilnehmer, der bereits zum 10. Mal auf deinem Event ist, erhält also den gleichen Service wie Neulinge. Damit nimmst du Besuchern den Anreiz, sich dir gegenüber loyal zu zeigen.
Lösung: Behandle deine bisherigen Teilnehmer, als ob sie VIPs sind. Gib ihnen kleine Vorzüge oder Sonderbehandlungen. Oft sind es kleine Gesten, die jedoch bei deinen Besuchern das Gefühl auslösen, etwas Besonderes zu sein. Das sorgt zwangsläufig dafür, dass sie dich und dein Event als besser wahrnehmen. Solange die besonderen Vorteile in einem gesunden Verhältnis stehen, wird dies auch von deinen neuen Teilnehmern toleriert und schafft gleichzeitig einen Anreiz für sie, auch regelmäßig an deinen Events teilzunehmen.

6. Individuelle Ansprache
Problem: Wie in Punkt 5 bereits erwähnt, führt die Gleichbehandlung aller Gäste zu einem ineffizienten Marketing. Leider behandeln trotzdem viele Veranstalter alle potenziellen Gäste gleich. Das Marketing ist also für jede Person identisch. Unterschiedliche Personen gehen jedoch aus verschiedenen Gründen auf deine Events und haben unterschiedliche Bedürfnisse. Mit einer einheitlichen Ansprache und Marketingstrategie wirst du zwar die große Mehrheit der Personen erreichen, aber auch viele verlieren.
Lösung: Versuche das Wissen, welches du über deine bisherigen Besucher bereits hast, direkt in die Ansprache mit einfließen zulassen. Wenn jemand z. B. an bestimmten Themen interessiert ist, dann nutze diese, sofern du sie erneut auf dem Event bedienst, als einen Hebel.

7. Umgang mit neuen Teilnehmern
Problem: Selbst der loyalste Teilnehmer war irgendwann mal neu auf einem deiner Events. Leider halten sich Menschen immer in den Gruppen auf, welche sie bereits kennen. Wenn dein Event also bereits ein paar Jahre läuft, dann können sich schnell bestimmte Gruppen herausbilden und es Neulingen erschweren integriert zu werden.
Lösung: Das ist ganz klar Jammern auf hohem Niveau, da du dann offensichtlich bereits eine große Anzahl loyaler Teilnehmer hast. Trotzdem möchte man natürlich auch neuen Teilnehmern ein umfassendes Erlebnis bieten. Sorge also für Elemente, die auch Neulingen einen schnellen Einstieg in dein Event ermöglichen und jeden willkommen heißen.

8. WLAN
Problem: Heute erwartet jeder Besucher, das auf Veranstaltungen entsprechendes WLAN zur Verfügung gestellt wird. Leider befinden wir uns in Deutschland in diesem Bereich oft noch im Mittelalter. Wenn du dich dafür entscheidest, WLAN anzubieten, dann sorge für entsprechende Kapazität. Noch schlimmer, als von vornherein festzulegen kein WLAN anzubieten, ist ein WLAN das nicht funktioniert. Das frustriert deine Teilnehmer und sie werden mit einem schlechten Gefühl nach Hause fahren.
Lösung: Eigentlich solltest du unbedingt WLAN anbieten. Allein schon, da du damit deinen Teilnehmern auch eine volle Nutzung aller Social-Media-Instrumente ermöglichst. Geteilte Inhalte oder durch Besucher erstellter Content ist die billigste und effizienteste Werbung für dein Event. Sorge also auch immer für entsprechende Kapazitäten.

9. Agenda Planung
Problem: Viele Veranstalter möchten ihren Besuchern möglichst viel wertvolles Wissen bieten. Dieses Ziel ist hervorragend, doch leider neigen manche dadurch dazu, ihre Events zu stark durchzuplanen und mit Inhalten zu überfrachten. Wir alle wissen, wie schwer es ist, sich ohne Pause mehr als eine Stunde hoch konzentriert einem Thema zuzuwenden. Irgendwann steigen Besucher mental aus und fühlen sich einfach überfordert mit Informationen. Obwohl diese Veranstalter ihren Besuchern viele tolle Ressourcen zur Verfügung stellen, gehen Teilnehmer dann mit einem schlechten Gefühl der Überlastung nach Hause.
Lösungen: Auch auf Events sind Pausen wichtig. Gleichzeitig sollte beachtet werden, dass gerade im Businessbereich Veranstaltungen auch gern zur Vernetzung mit aktuellen und potenziellen Partnern genutzt wird. Als Veranstalter solltest du also Möglichkeiten für erholsame Pausen und Zeitblöcke für die Vernetzung deiner Teilnehmer untereinander schaffen. Auch Freizeitaktivitäten und auflockernde Themenblöcke können die Gesamterfahrung deiner Besucher positiv steigern.

10. Wertschätzung für Teilnehmer
Problem: Viele Veranstalter nehmen ihre Besucher für selbstverständlich und würdigen ihre Teilnehmer nur wenig oder gar nicht. Dies sorgt zwangsläufig für Verstimmung bei den Teilnehmern.
Lösung: Bedanke dich bei deinen Teilnehmern. Sowohl verbal vor Ort, also auch schriftlich/digital im Nachgang des Events. Es ist eine sehr kleine Geste mit einer gigantischen Wirkung, also unbedingt machen.

11. Mitarbeiter vor Ort
Problem: Deine Mitarbeiter vor Ort repräsentieren auch immer das Event als Ganzes. Personalmangel, schlecht geschulte Mitarbeiter und schlecht geplante Eventabläufe führen zwangsläufig zu Stress und schlechter Stimmung bei allen Mitarbeitern. Diese negative Stimmung wird dein Personal unterschwellig an deine Gäste weitergeben und bei ihnen auch für negative Stimmung sorgen
Lösung: Sorge für ausreichend Personal und schule dieses im Vorfeld entsprechend. Auch die Auswahl der richtigen Personen ist wichtig. Deine Mitarbeiter sollten immer absolut freundlich und zuvorkommend sein und mit ihrer guten Stimmung die Teilnehmer anstecken.

12. Zusatzkosten vor Ort
Problem: Ein großes Event veranschlagt auch ein entsprechendes Budget. Viele Veranstalter machen sich die Planung hier leichter und vermieten z. B. Plätze an externe Verpflegungsdienstleister. Für den Teilnehmer entstehen dadurch weitere Kosten. Gerade im Businessbereich wird alles im Umfeld des Events von Unternehmen bezahlt. Die Mitarbeiter sind daher meist nicht auf Zusatzkosten vorbereitet bzw. wollen das Kapital dafür nicht vorstrecken. Teilnehmer, die ohne Bargeld und andere Zahlungsmittel auf dem Event sind, müssen dann zwangsläufig auf bestimmte Erfahrungen verzichten.
Lösung: Versuche so viel wie möglich bereits in das ursprüngliche Ticket einzupreisen, so dass am Event alles genutzt werden kann, ohne dafür extra zu bezahlen. So erhält jeder Gast die volle Nutzungserfahrung und erlebt keine bösen Überraschungen.

13. Ticketpreise
Problem: Dein Event wird jedes Jahr größer oder die Preise deiner Partner und Zulieferer steigen. Um nicht auf den Kosten sitzen zu bleiben, musst du also deine Ticketpreise anpassen. Mit steigenden Preisen wirst du zwangsläufig Teilnehmer verlieren, auch wenn du für einen größeren Preis mehr bietest. Jede Person hat einfach ihr individuelles Preislimit.
Lösung: Wenn du deine Preise nach oben anpasst, dann solltest du auch immer neue Leistungen und einen größeren Mehrwert anbieten. Dies rechtfertigt zumindest die Preise objektiv. Du wirst zwar trotzdem Besucher verlieren, aber im Normalfall gleichzeitig viel mehr neue potenzielle Besucher dazugewinnen.

Was solltest du gelernt haben

Der Fokus deiner Marketingaktivität sollte immer auf bestehenden Besucherbindungen liegen. Sie sind günstiger und einfacher zu halten als neue potenzielle Personen in Teilnehmer zu konvertieren. Wie du deine Besucher an dein Event bindest und welche Fallstricke du beachten solltest, war Thema des Artikels. Im Grunde geht es immer darum, die Bedürfnisse der eigenen Besucher nie aus den Augen zu verlieren und das eigene Handeln darauf abzurichten.

Was ist eure Meinung zu diesem Artikel? Warum seid ihr bei Events nicht loyal? Welche Fakten oder Aktivitäten würden euch zu mehr Loyalität veranlassen? Wir freuen uns auf eure Antworten.

Guests“ Icon erstellt durch Creative Mania vom „the Noun Project“.

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