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Ein Großteil unserer Kommunikation hat sich auf digitale Plattformen und Tools verschoben. Das gilt nicht nur für unser Privatleben und Unternehmen, sondern auch für öffentliche Einrichtungen. Im IT-Referat der Landeshauptstadt München gibt es daher ein eigenes Team Digitale Kommunikation und Social Media. Damit möchte man die Bürgerinnen und Bürger dort erreichen, wo sie sich im Alltag auch aufhalten.
Lisa Zech, unsere heutige Interviewpartnerin, ist Teil des Teams Digitale Kommunikation and Social Media. Zu Ihren Aufgaben gehört u. a. die Digitalisierung in allen Kommunikationsbereichen in München voranzutreiben. Um viele Menschen gleichzeitig zu informieren und für das gemeinsame Ziel zu motivieren, sind Veranstaltungen natürlich hervorragend geeignet. Bei einigen dieser Events ist auch unsere Event-App zum Einsatz gekommen. Im Interview erzählt sie uns mehr über Ihren Alltag, den Mehrwert einer Event-App und welche Arten von Events besonders davon profitieren können. Viel Spaß bei dieser tollen Kundengeschichte. 😊
LineUpr: Hallo Lisa. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und deinen Arbeitgeber bitte einmal persönlich vor.
Lisa: Hi, sehr gerne. Mein Name ist Lisa Zech und ich bin Teil des Teams Digitale Kommunikation und Social Media im IT-Referat der Landeshauptstadt München. Wir möchten die Digitalisierung und den Kulturwandel in München und seiner Stadtverwaltung vorantreiben – gemeinsam mit den Bürgerinnen und Bürgern und den Beschäftigten. Dazu betreiben wir muenchen.digital und vor allem den IT-Blog, kommunizieren per Social Media Kanäle unter dem Hashtag #MuenchenDigitalErleben und organisieren Events rund um die Digitalisierung.
LineUpr: Welche Rolle spielen Events bei Euch?
Lisa: Events sind ein enorm wichtiger Teil unserer Arbeit. Wir bieten verschiedene, meist sehr offene, Veranstaltungsformate für die Stadtgesellschaft aber auch für unsere Beschäftigten. Dazu zählen unter anderem BarCamps, Hackathons und auch der Open Government Tag. Einerseits sollen Interessierte so die Chance bekommen, mehr über die digitale Stadt München und ihre Entwicklung zu erfahren. Andererseits können sie ihre eigenen Ideen und Wünsche einbringen und so die Digitalisierung mitgestalten.
LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr in die Planung Eurer Veranstaltungen?
Lisa: Bei uns laufen die Planungen mehrerer Veranstaltungen immer parallel. Grundsätzlich beschäftigen sich 2 Teammitglieder direkt mit der Eventorganisation. Wobei beide das nicht Vollzeit machen und noch weitere Aufgaben haben. Je nach Größe des Events beginnen wir circa 3 bis 5 Monate im Voraus mit den ersten Vorbereitungen: Catering, Motto, Speaker, Partner, Marketing. Natürlich muss die Location schon viel weiter im Vorhinein feststehen, denn das ist gerade in München schwierig und vor allem teuer.
LineUpr: Du hast LineUpr bereits für mehrere Events genutzt. Wenn Du ein gedrucktes Programmheft mit einer Event-App vergleichst, welche Vor- und Nachteile haben beide Varianten deiner Meinung nach?
Lisa: Grundsätzlich widerspricht der Gedanke eines gedruckten Programmheftes natürlich unserem Thema „Digitalisierung“. Daher versuchen wir immer wieder neue digitale Möglichkeiten zu finden. Die Event-App ist gerade dann super, wenn man viel Verschiedenes gleichzeitig bietet und die Teilnehmenden quer in den Räumlichkeiten verteilt sind. Durch Push-Nachrichten erreicht man alle, unsere Eventbesucher haben die Chance sich ihren eigenen Tagesplan über Favoriten zusammenzustellen und zusätzlich finden sie auch gleich mehr Informationen über die Programmpunkte und Referenten. Letztlich hilft die App auch der Umwelt:) Hin und wieder merkt man aber dennoch, dass viele Teilnehmender gerne etwas Gedrucktes in der Hand haben. Aber genau das ist ja unser Auftrag: Die Digitalisierung in Lebens- und Arbeitsalltag stärker zu verankern.
Ich Ich finde gerade die Möglichkeit sich sein Programm als Teilnehmer individuell zusammenzustellen super.
LineUpr: Du als alter Event-App Profi, wie viel Zeit investierst du heute ungefähr in die Erstellung der App? Und wie lange vor dem Event beginnt ihr damit?
Lisa: „Event-App“-Profi? Haha, nunja. Also meiner Meinung nach, ist das Erstellen der App sehr einfach und intuitiv gestaltet. Klar, wenn man schon etwas Erfahrung hat, fällt es einem noch leichter und man nutzt die Fülle an Funktionen eher aus. Im Großen und Ganzen schätze ich, brauche ich für eine Event-App circa 2 Stunden, wenn ich das Programm bereits genau kenne. (Ich bin da aber doch eher perfektionistisch veranlagt ;))
Wann wir mit dem Aufbau der Event-App beginnen, ist ganz unterschiedlich. Meist ist aber das Ziel, vor der offiziellen Einladung fertig zu sein, um gleich erste Einblicke geben zu können.
LineUpr: Wie bewertest du die Erstellung der Event-App mit LineUpr? Was gefällt dir und was können wir noch verbessern?
Lisa: Wie bereits erwähnt, finde ich gerade die Möglichkeit sich sein Programm als Teilnehmer individuell zusammenzustellen super. In unseren heutigen „Smartphone-Zeiten“ habe ich so alle Infos und Zusammenhänge auf einen Blick. Die Verknüpfung der Bereiche ist hier eindeutig ein Vorteil!
Ein paar Dinge gibt es natürlich immer, die man sich zusätzlich wünscht. 😉 Für die Gestaltung der Einträge beispielsweise, würde ich auch gerne Bilder und Videos einbetten oder eine Twitterwall integrieren. Auch die Interaktionsmöglichkeiten zwischen den Teilnehmenden könnte man noch erweitern mit Challenges, Chatfunktionen oder optimierten Livebefragungen.
Ich würde allen eine Event-App empfehlen, die verschiedene Beteiligte, Partner, Räumlichkeiten und beispielsweise Workshops oder Vorträge haben.
LineUpr: Wann und wie informiert Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App?
Lisa: Bei uns gibt es zwei Zeitpunkte an denen wir die WebApp (so wird sie bei uns genannt) explizit bewerben. Zum einen direkt, wenn es um die Einladung geht.
Diese streuen wir regelmäßig über unseren Internetauftritt muenchen.digital, über Newsletter oder unseren Twitteraccount. Aber auch in unserem Intranet gibt es die Möglichkeit, Events anzukündigen.
Der zweite Zeitpunkt ist natürlich während der Veranstaltung. Beim Empfang, bei der Begrüßung und auch währenddessen weisen wir immer wieder auf die WebApp hin. Wir stellen sie auch oft für alle sichtbar auf großen Smartboards dar und freuen uns über ein Feedback im Rahmen der Zufriedenheitsumfrage.
LineUpr: Welche Hürden und Schwierigkeiten habt Ihr bei der Einführung einer Event-App für Eure Veranstaltung erlebt?
Lisa: Wirkliche Hürden gab es da nicht. Ich hatte ja schon kurz erwähnt, dass viele Teilnehmenden immer noch gerne was Gedrucktes in der Hand halten. Das war tatsächlich eine Umstellung für Viele. Auch das Thema Datenschutz wurde hin und wieder angesprochen. Die Rückmeldungen waren aber insgesamt immer sehr positiv.
LineUpr: Wenn jemand gerade darüber nachdenkt eine Event-App für sein Event einzusetzen, was würdest du ihm raten? Wann ist eine App sinnvoll und welche Nachteile sprechen gegen eine App?
Lisa: Ich würde es allen, die verschiedene Beteiligte, Partner, Räumlichkeiten und beispielsweise Workshops oder Vorträge haben, definitiv empfehlen. Klar, es ist zusätzlicher Aufwand und ein weiteres Medium. Aber es gibt einen umfassenden Überblick über das Event, hilft bei der Orientierung und ermöglicht, alle per Push-Nachrichten zu erreichen sowie durch Zufriedenheitsumfragen ein Feedback zu erhalten. Bei Events mit nur einem oder zwei Programmpunkten, wäre es mir allerdings persönlich zu viel.
LineUpr: Vielen Dank Lisa, für das sehr interessante Interview. Ich finde es sehr wichtig, dass wir uns alle in der Kommunikation anpassen und aufeinander zugehen. Gerade öffentlichen Institutionen wird hier oft der Vorwurf gemacht, zu oft an den alten Praktiken festzuhalten. Ihr seid ein erfrischendes Beispiel, dass dieses Vorurteil falsch ist.
Natürlich gibt es online noch viele weitere Informationen zu Muenchen.digital. Auch ein Besuch bei Twitter und YouTube zeigt interessante Einblicke.
Wir freuen uns bereits auf Eure nächsten Events.
