Heute begrüßen wir Torsten Fiedler von der Stadtentwässerung Dresden auf unserem Blog. Als Mitorganisator der Dresdner Abwassertagung, eine der führenden deutschsprachigen Abwassertagungen, weiß er genau, mit welchen Schwierigkeiten Veranstalter zu kämpfen haben. Er erklärt euch, wann eine Event-App einer responsiven Website überlegen ist und wie mit Umfragen die Teilnehmeraufmerksamkeit gesteigert werden kann.

LineUpr: Hallo Torsten. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die Stadtentwässerung Dresden bitte persönlich vor. Was sind eure Ziele und welche Rolle spielen Events dabei?

Torsten: Ich bin Torsten Fiedler, Pressesprecher der Stadtentwässerung Dresden GmbH. Unser Unternehmen ist für die Abwasserentsorgung in Dresden zuständig. Rund 400 Mitarbeiter reinigen 60 Milliarden Liter Abwasser im Jahr, betreuen 1.800 Kilometer Kanalnetz, unterhalten, sanieren und bauen neue Abwasseranlagen.

Wir wollen auch Meinungsbildner sein, um die politischen, technischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen in unserer Branche positiv mitzugestalten. Unsere Dresdner Abwassertagung (DAT) ist ein jährliches Forum für Kläranlagen- und Netzbetreiber, Kommunen, Ingenieurbüros und Planer. Der Kongress mit begleitender Industrieausstellung hat sich in den vergangenen Jahren zu einem der fünf wichtigsten deutschen Treffs im Abwasserbereich entwickelt.

LineUpr: Habt ihr bereits in der Vergangenheit Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungen? Wenn nicht, was sprach bisher gegen die Nutzung einer Event-App?

Torsten: Nein, auf der DAT 2018 haben wir das erste Mal eine Event-App – jene von LineUpr – getestet. Aufmerksam wurden wir darauf während einer Infoveranstaltung der Dresden Marketing Gesellschaft für Veranstalter.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt erstmalig für eure Konferenz verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Torsten: Tagungsteilnehmer erwarten heute von einer Tagung mehr als nur Frontpräsentationen, sie wollen einbezogen werden. Der Austausch ist bei solchen Konferenzen wahrscheinlich mindestens genauso wichtig wie das Fachprogramm. Wir bieten da bereits ein sehr gut angenommenes Rahmenprogramm. Mittels Event-App finden sich die 650 Gäste bei mehreren Locations besser zurecht. Besonders hat uns die Möglichkeit gereizt, von der Bühne aus Umfragen zu starten.

LineUpr: Damit hast du vollkommen Recht. Diese Einsicht spricht sich auch langsam unter anderen Veranstaltern herum.

Wie habt ihr die App vor, während und nach dem Event eingesetzt?

Torsten: Bei unserem erstmaligen Test haben wir – denke ich – noch nicht das volle Potenzial ausgenutzt. Die Dresdner Abwassertagung hat seit vielen Jahren eine eigene Website, sodass wir von dort alle Inhalte wie Programm | Übernachtungsempfehlungen | Ausstellerverzeichnis | Location u. s. w. übernommen haben. Darüber hinaus haben wir die Referenten mit Foto veröffentlicht und das Umfragetool genutzt. Ich selber habe dann während der Veranstaltung nur noch mit der App gearbeitet. Obwohl die Website auch responsive ist, ist die Event-App ist auf dem Smartphone deutlich praktischer.

Informiert haben wir die Teilnehmer über die Website, die DAT-Facebook-Seite, per E-Mail und im Begleitheft vor Ort. Auch hat unser Moderator am Beginn der Tagung alle Teilnehmer noch einmal eingeladen, die Event-App aufzurufen.

LineUpr: Eine responsive Website ist super, aber eine App ist halt gerade unterwegs und mit schlechterem Internet doch etwas anderes. Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Torsten: Ein direktes Feedback gab es nicht. Noch hat sich diese neue Möglichkeit nicht etabliert. Immerhin haben rund 60 Tagungsteilnehmer auf die fünf Fragen geantwortet.

LineUpr: Aber ihr habt die Umfragefunktion genutzt. Kannst du uns etwas mehr dazu erzählen, warum und was ihr mit den Umfragen erreichen wolltet?

Torsten: Die Interaktion live auf der Tagung halten wir für einen ganz wichtigen Baustein, um die Tagungsteilnehmer einzubeziehen und ihre Aufmerksamkeit hochzuhalten. Am Ende darf ein Kongress auch Spaß machen, oder? Solche Umfragen lockern das Ganze auf jeden Fall auf.

LineUpr: Wie habt ihr das anschließend konkret auf dem Event umgesetzt? Wie habt ihr eure Gäste konkret dazu gebracht, daran teilzunehmen?

Torsten: Na, wir haben sehr viel Glück mit unserem Moderator – der wirkt sehr motivierend. Allerdings hat einen kleinen Fehler gemacht und die Umfrageergebnisse nicht sofort live präsentiert. Das nächste Mal machen wir das besser.

LineUpr: Sowas passiert. Beim ersten Durchlauf läuft selten alles perfekt.

Gibt es vielleicht eine interessante Geschichte zum letzten Event, welche du mit uns teilen möchtest?

Torsten: Interessant war, dass wir Höchstnoten dafür einfuhren, weil wir erstmalig den Zeitplan einhielten – Hintergrund war allerdings, dass uns zwei Referenten hängen ließen. Da klappt es dann auch mit der Zeit.

LineUpr: So kann man natürlich auch Zeit einsparen. Aber solange die Teilnehmer davon nichts bemerken hat man als Veranstalter einen super Job gemacht.

Welche drei top Tipps hast du als Event-App-Rookie zur Nutzung von LineUpr für andere Veranstalter?

Torsten: Machen! Die App ist ja wirklich intuitiv – tolles Tool. Wer noch keine Website für seine Veranstaltung besitzt, kann mithilfe dieser App sogar ganz darauf verzichten. Auf jeden Fall sollte der QR-Code vorab per E-Mail an alle Betroffenen gesendet werden.

LineUpr: Vielen Dank Torsten für das sehr ausführliche Interview. Mehr über die Dresdner Abwassertagung findest du auch auf der Website und bei Facebook.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr unterstützen dürfen.

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Die Aufmerksamkeitsspanne des durchschnittlichen Menschen beträgt nur 30 Minuten. Danach fällt es schwer, weiter komplexe Zusammenhänge zu verstehen. Jetzt braucht es also eine Pause, um mental wieder aufzuladen.

Pause bedeutet aber nicht, dass deine Teilnehmer in der Ecke stehen und sich langweilen sollen. Du möchtest sie nur etwas auflockern und dass geht am besten mit Gesprächen.

Deine Aufgabe ist es also zwischen den Vorträgen das Networking zwischen deinen Teilnehmern anzuheizen. Damit dir das noch erfolgreicher gelingt, haben wir dir 10 Tech-Ideen für mehr Interaktion auf Events mitgebracht.

Automatisierte Datenerfassung mit einer Eventmanagement-Plattform

Bereits vor dem Event besitzt du jede Menge Informationen zu deinen Teilnehmern und Referenten, aber nutzt du diese Daten? Eine Eventmanagement-Plattform sammelt und analysiert diese Daten für dich und generiert gleichzeitig Vorschläge, wie du einzelne Teilnehmer anhand ihrer Interessen ansprechen kannst.

Viele Tools bieten dir auch ein Live-Tracking, so dass du das Verhalten deine Teilnehmer auch beim Event vor Ort und danach aufzeichnen und analysieren kannst. Du kannst z. B. Bewegungsprofile und Vorlieben für einzelne Referenten und Sponsoren ermitteln. Die neueste Idee ist die Gesichtserkennung, mit der sogar Rückschlüsse auf Emotionen möglich sind. All diese Daten kannst du nutzten, jedem Teilnehmer sehr individualisierte Nachrichten und Angebote zuzuschicken.

Ein Anbieter, den man sich hier mal anschauen darf, ist doo.

Disclaimer: Die neue europäische Datenschutzgrundverordnung erschwert die Datenerhebung und -analyse für europäische Events deutlich.

Umfragetools für Feedback und Teilnehmerintegration

Umfragen, besonders live, sind immer noch eines der heißesten Themen in der Eventwelt. Es gibt keine leichtere Möglichkeit Teilnehmer in ein Event zu integrieren, als ihre Fragen live auf der Bühne zu thematisieren oder über Meinungsfragen ein Gefühl für das Interesse des Publikums zu erhalten.

Während früher primär Feedback im Vordergrund stand, geht es heute um die Live Komponente. Veranstalte kleine Quizze, Wahlen und Abstimmungen. Erhalte ein Meinungsbild zu einem Thema oder lass die Teilnehmer ihre Fragen anonym an die Referenten stellen.

Möchtest du neben den Umfragen auch gleich deine Referenten, Sponsoren und den Programmablauf digital präsentieren, solltest du mal einen Blick auf LineUpr werfen. Wir bieten all das zu einem unschlagbar guten Preis. Geht es dir nur um Umfragen, dann ist Sli.Do ein Anbieter, auf den sich ein Blick lohnt.

Event-App als digitales Programmheft

Alles wird digitaler. Das gilt natürlich auch für die Verteilung von Informationen. Während früher alle Events auf gedruckte Programmhefte und Flyer gesetzt haben, verwenden die meisten heute bereits eine Website als Showcase für die Agenda und die Referenten.

Einen Schritt weiter als eine Website gehen Event-Apps. Hier ist das ganze Programm mit Referenten, Teilnehmern, Sponsoren und Locations in einer individuellen App dargestellt. Wie ein digitales Programmheft, dass deine Teilnehmer immer in der Tasche dabeihaben.

Auch hier können wir euch natürlich nur wärmstens empfehlen, LineUpr auszuprobieren. Wir bieten ein Top Preis-Leistungs-Verhältnis und sind das Must-Have-Tool für jede Veranstaltung bis zu 1.000 Teilnehmern. Wenn deine Events etwas größer sind und du dir spezielle, auf dein Event angepasste Features wünschst, ist EventMobi definitiv ein Anbieter, der für große Events eine gute Lösung darstellt.

Networking-Apps fürs Kennenlernen

Den meisten Menschen fällt es schwer fremde Personen anzusprechen. Oft weiß man nicht, was man sagen soll und manchmal sind auch alle Personen bereits in einem Gespräch verwickelt. Als Veranstalter weißt du jedoch, der Erfolg deines Events steht und fällt mit dem Networking.

Einige Tools helfen dir, dass Netzwerken unter deinen Teilnehmern zu vereinfachen. Diese Matchmaking-Apps vernetzen automatisch Teilnehmer mit gleichen Interessen oder auch durch Zufall. Der Schritt des „ersten Ansprechens“ wird hierbei durch diese Apps ersetzt.

Bekannte Matchmaking-Apps sind z. B. Topi und Match-App.

Messenger-Apps als digitales Diskussionsmedium

Wir alle kennen WhatsApp aus unserer privaten Kommunikation, aber auch auf Events kann man mit Messenger-Apps arbeiten. Möchtest du auf deinem Event viele Diskussionen in kleinen Gruppen mit unterschiedlichem thematischen Fokus initiieren, sollten die Gespräche und Erkenntnisse auch dokumentiert werden.

Dazu gibt es Apps, die eine digitale Diskussion in Gruppen ermöglichen und Erkenntnisse auch nach dem Event weiter sichtbar machen. Ein Anbieter einer solchen Lösung ist Worksup.

Chatbots als Ansprechpartner

Als Veranstalter bekommt man häufig die gleichen Fragen gestellt. Auf Dauer kann das sehr nervig werden, daher können dir Chatbots viel Arbeit abnehmen. Nutze diese automatischen Antwortgeber für die typischen Standardfragen. Du definierst dafür vorher mögliche Fragen und welche Antworten der Chatbot darauf liefern soll. Anschließend bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.

Ein Anbieter für Chatbots ist z. B. die Krallmann AG.

Social Media Walls als Meinungsbild

Statt mit Umfrage-Tools zu arbeiten kannst du natürlich auch soziale Netzwerke verwenden. Sowohl Facebook als auch Twitter bieten dir die Möglichkeit, Fragen von deinen Teilnehmern beantworten zu lassen. Bei Twitter kannst du sogar einen oder mehrere Streams zu deinem Event erzeugen, indem du deinen Teilnehmern einen Hashtag vorgibst. Auf Leinwänden und Bildschirmen kannst du jetzt alle Nachrichten anzeigen lassen, in denen dieser Hashtag enthalten ist.

Das funktioniert am erfolgreichsten, wenn Moderatoren, Referenten und Veranstalter selbst dieses Medium nutzen und du deinen Teilnehmern die Nutzung vorlebst.

Crowd-Streaming für mehr Reichweite

Zeichne deine wichtigen und populären Eventinhalte unbedingt mit Video und Audio auf. Du könntest auch ein Livestreaming über Facebook-Live anbieten. Wichtig ist, dass deine Teilnehmer die Inhalte im Nachgang erneut ansehen können.

Gleichzeitig kannst du diesen Content auch im Nachhinein zu Marketingzwecken erneut verwenden. Viele Konferenzen bieten so zwei Monate vor dem Event die Möglichkeit alle Präsentationen des Vorjahres zu sehen, wenn man sich mit seiner Emailadresse anmeldet. Du sammelst so sehr leicht potenzielle Teilnehmer-Leads und kannst diese danach weiter mit Mails etc. bespielen.

Ganz wichtig ist auch ein gutes WLAN, damit deine Teilnehmer auch selbst Aufzeichnungen zum Event erzeugen und über ihre Netzwerke verteilen können.

Entspannte Wohlfühlatmosphäre für besseres Networking

Deine Teilnehmer müssen sich auf deinem Event wohlfühlen. Erst dann können Sie auch offen auf fremde Personen zugehen. Dazu gehört auch, dass du Bereiche schaffst, in denen es etwas ruhiger ist. Biete z. B. eine Lounge an. Am besten du platzierst dort auch Getränke und eine Smartphone-Tankstelle zum Aufladen der Akkus.

Während die Smartphones laden, haben deine Teilnehmer keine digitalen Ablenkungen mehr und können leicht miteinander ins Gespräch kommen.

Positive Erinnerung für Zuhause

Mobile Fotokabinen gibt es zwar bereits seit 10 Jahren, aber sie sind immer noch eine sinnvolle Ergänzung für jedes Event. Am Ende des Tages möchte jeder Teilnehmer einfach etwas Persönliches mit nach Hause nehmen und da bietet sich ein Schnappschuss mit den neuen Bekannten einfach super an. Außerdem kannst du diese Bilder sowohl zur eigenen Präsentation des Events, als auch für die Ansprache der Fotografierten für nächstes Jahr verwenden. Win-Win sozusagen.

Was ist deine Meinung zu den 10 Tech-Ideen? Welche anderen Technologien zur Interaktion nutzt du sonst auf deinen Events? Wir freuen uns auf dein Feedback!

„Technology“ Icon erstellt durch Nithinan Tatah vom „the Noun Project„.

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