Lesedauer: 10 Minuten
Es ist Punkt 9 Uhr. Die Teilnehmerunterlagen und Namensschilder liegen bereit, die Seminarräume sind bestuhlt, die Redner kontrollieren noch mal ihre Präsentationen, das Catering richtet das Essen an und dann das. Statt geplanter 100 Teilnehmer erscheinen nur 60. Das Gespenst der No-Shows hat wieder zugeschlagen. Jeder Veranstalter fürchtet sie, doch sie gehören zum Geschäft. Fakt ist jedoch, dass diese Quote bei den meisten Events immer noch viel höher ist, als sie eigentlich sein müsste. In diesem Artikel erklären wir euch, was die No-Show Rate ist, was sie beeinflusst und wie ihr sie führ euer Event optimiert.
Übersetzt heißt No-Show einfach „Nicht erscheinen“ und beschreibt Personen, welche zwar zu einem bestimmten Termin zugesagt haben, dann aber nicht erscheinen. No Shows gibt es aber nicht nur bei Events, sondern auch in der Reiseindustrie bei Flugreisen oder bei Tischreservierungen in Restaurants. Im Umgang mit den fehlenden Teilnehmern könnt ihr einiges von diesen anderen Branchen lernen. Besonders relevant ist das Problem natürlich bei kostenlosen Events, also Veranstaltungen ohne Ticketpreise und bei Businessevents, bei denen das Unternehmen seine Mitarbeiter einlädt, diese aber freiwillig teilnehmen dürfen. Wir starten mit den technischen Grundlagen und stellen anschließend Strategien zur Optimierung der Quote vor.
Berechnung der No-Show-Rate, Relevanz und Benchmarks
Die No-Show-Rate gibt den Anteil der nicht erschienen Personen von allen ursprünglich eingeplanten Teilnehmern an. Nehmen wir das einfache Beispiel eines Konzerts, bei dem im Vorfeld Tickets verkauft werden. Insgesamt wurden 250 Tickets verkauft, der Einlass hat jedoch nur 200 Besucher gezählt, damit sind 50 Personen nicht erschienen. Die No-Show-Rate ergibt sich dann als Division von 50/250 und beträgt 20 Prozent. Als Veranstalter solltest du diesen Wert unbedingt messen, um zu analysieren, wie gut die eigenen Aktivitäten wirken und welche externen Faktoren du beachten solltest.
Einige Personen sind der Meinung, dass die No-Show-Rate, wenn überhaupt, nur für kostenlose Events relevant ist. Bei Events, bei denen im Vorfeld Tickets verkauft werden, ist es doch egal, ob die Personen erscheinen oder nicht. Jeder hat natürlich ein Anrecht auf seine Meinung, jedoch ist diese Aussage hier einfach falsch. Jeder Veranstalter kalkuliert sein Budget am Veranstaltungstag mit den angemeldeten bzw. eingeplanten Teilnehmern. Wenn am Ende 25% weniger Personen als geplant erscheinen, dann hätte man weniger Catering anbieten, eine kleinere Location buchen und viele andere Dinge reduzieren können. Eine hohe No-Show-Rate reduziert also den Gewinn. Noch schlimmer ist es bei kostenlosen oder kulturellen Events, bei denen ein Großteil des Umsatzes über Gastronomie erzielt wird. Diese ist natürlich auf die eingeplante Teilnehmerzahl optimiert. Viele No-Shows sorgen hier zum einem für einen großen Umsatzausfall und zum anderen dazu, dass zu viel Getränke, Lebensmittel und gastronomische Einrichtungen eingekauft werden.
Typische statistische Benchmarks für den Anteil an No-Shows sind stark abhängig vom Typ des Events. Bei kostenlosen Veranstaltungen liegt diese Quote im Schnitt bei 50%. Bei Events, für die vorher Tickets gekauft werden, fällt diese Quote deutlich geringer aus, liegt aber trotzdem oft zwischen 20 und 30 Prozent. Als Veranstalter kann man im Vorfeld also durchaus mit einem Anteil von 20% rechnen.
Wie optimierst du deine No-Show-Rate
Großartige Eventinhalte
Die beste Strategie zur Minimierung der No-Show-Rate ist ein großartiges Event. Wenn du außergewöhnliche Inhalte, besondere Künstler oder Redner anbietest, ist das die Beste Werbung für dein Event und jeder der kann, will auch unbedingt teilnehmen. Diese Inhalte musst du deinen potenziellen Gästen jedoch auch umfassend kommunizieren.
Kommunikation mit deinen Gästen
Nach deinen Eventinhalten ist die Kommunikation mit deinen Gästen der wichtigste Faktor zur Reduktion der No-Shows. Wenn du die Kontaktdaten deiner Gäste besitzt, dann halte sie vor dem Event über aktuelle Entwicklungen auf dem laufenden. Nutze dafür Social Media oder auch Emails. Du kannst deine Gäste ein paar Tage vor dem Event z. B. auch noch mal darauf hinweisen, dass sie dir bitte per Mail absagen sollen, wenn sie bereits wissen, dass sie nicht teilnehmen können. Und ganz wichtig ist auch noch eine Mail/Information am Tag vor dem Event, in der du darauf hinweist, wann und wo die Veranstaltung stattfinden wird. Hier ist auch eine App sehr sinnvoll, die deine potenziellen Gäste bereits im Vorfeld für die Informationssuche verwendet haben. Nachrichten, welche du über die App versendest, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit gelesen als Emails.
Ticketpreis
Bei kostenlosen Events ist die No-Show-Rate deutlich größer und beträgt teilweise mehr als 50%. Vielleicht solltest du darüber nachdenken zumindest einen kleinen Teilnehmerbeitrag für Verpflegung zu verlangen. Es ist leider psychologisch so, dass Menschen eine Sache immer als wertvoller betrachten, wenn sie dafür bezahlt haben.
Kontaktdaten einsammeln
Wenn du keinen Teilnehmerbetrag verlangst, aber trotzdem einen Engagement-Effekt bei deinen Gästen auslösen willst, dann sammle die Kontaktdaten deiner Teilnehmer. Dafür kannst du z. B. Ticketingtools wie Xing oder Eventbride nutzen. Oder deine Teilnehmer können sich direkt bei dir anmelden z. B. über ein Google-Formular oder eine Event-App, wo sie ihre Emailadresse, den Namen und vielleicht die Telefonnummer angeben müssen. Da du diese Teilnehmer jetzt auch direkt kontaktieren kannst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch tatsächlich teilnehmen werden.
Überbuchung
Einen Trick, den wir uns von den Fluggesellschaften und Hotelbetreibern abschauen können, ist die Überbuchung der vorhandenen Plätze. Grundlage dafür ist eine grobe Abschätzung der No-Show-Rate. Wenn du davon ausgehst, dass 30% deiner Gäste nicht erscheinen werden, dann lade doch einfach 30% mehr Personen zu deinem Event ein. Auch erfahrene Eventmanager überbuchen ihre Events in der Regel um 20%. Solange du die Überbuchung im Rahmen hältst, kannst du hier praktisch nichts falsch machen, da, wenn weniger Leute kommen, du diesen Effekt abmildern kannst. Wenn doch mehr kommen, dann werden alle denken, dass dein Event so großartig ist, dass manche Leute sogar stehen. Kostenlose Events können ihre Veranstaltung auch gut und gerne um 50% überbuchen.
Wetter
Sollte dein Event im Freien stattfinden, dann ist die Quote zu einem großen Teil vom Wetter abhängig. Behalte also die Wetterprognose im Auge und halte ggf. einen indoor Plan B für deine Gäste bereit. Gegen diesen Faktor kannst du nichts aktiv unternehmen, außer dich dagegen zu versichern.
Location Auswahl
Achte darauf, dass deine Location einfach und schnell von deiner Zielgruppe erreicht werden kann. Dieser Punkt ist direkt mit dem Thema Wetter verknüpft. Bei strömendem Regen oder starkem Schneefall werden wenige Personen raus aufs Land fahren.
Konkurrenzveranstaltungen
Bevor du dein Event planst, solltest du unbedingt überprüfen, dass an deinem geplanten Eventdatum keine weitere Großveranstaltung stattfindet, die dir deine Gäste entziehen könnte. Das gilt natürlich auch für kleinere Events, die genau auf deine spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind.
Laufkundschaft
Wenn du die Möglichkeit hast auf Laufkundschaft zurückzugreifen, dann nutze diese unbedingt. Du könntest z. B. auf deinen Tickets vermerken, dass diese nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit gültig sind. Erscheinen die Ticketinhaber bis dahin nicht, dann verkaufe diesen Platz an die Laufkundschaft. Ein noch härterer Ansatz wäre, wenn du deine Gäste dazu zwingst, am Tag vor der Veranstaltung online einzuchecken, wie z.B. bei Flügen. Wer nicht eingecheckt ist, dessen Platz kannst du direkt vor dem Event erneut vergeben.
Nicht erscheinen kostet
Ein sehr schönes Konzept für kleinere, private oder unternehmensinterne Events ist die Bestrafung der Nichtteilnahme. Die Veranstaltung ist grundsätzlich für alle Teilnehmenden kostenlos, jeder hinterlegt jedoch eine Kaution, die man erst bei vollständiger Teilnahme am Event zurückerhält.
Tickets persönlich abholen
Gerade in Zeiten von digitalen Tickets stellt das Abholen eines persönlichen Tickets eine spürbare Hürde dar. Wer sein Ticket trotzdem persönlich abholt, wird mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch am Event teilnehmen.
Warum es immer No-Shows geben wird
Auch wenn du alle Strategien aus diesem Artikel umsetzt, wird es immer Personen geben, die zwar zu deinem Event zusagen, aber letztlich nicht erscheinen werden. Die Welt ist schlicht zu komplex um alle Eventualitäten perfekt zu beachten. Menschen werden aus persönlichen Gründen verhindert sein oder von externen Umständen von der Teilnahme abgehalten werden. Als Veranstalter ist es für dich jedoch wichtig zu verstehen, warum Personen nicht teilnehmen, um beim nächsten Event deine Aktivitäten dementsprechend anzupassen.
Es ist eine Illusion zu glauben, man könne die No-Show-Rate im Vorfeld perfekt berechnen. Dafür sind einfach zu viele Faktoren zu beachten, welche sich gegenseitig beeinflussen. Du kannst sie lediglich anhand von Erfahrungen und Daten vergangener Jahre schätzen. Daher ist es sinnvoller, dass du alles unternimmst, um die Quote zu reduzieren und die Quote nach dem Event genau zu berechnen. Wenn du alle deine Aktivitäten aufgezeichnet hast kannst du diese direkt in Verbindung zur No-Show-Rate setzen. Beim nächsten Event passt du dann deine Aktivitäten an und berechnest im Anschluss erneut die neue Quote. Nur so kannst du erkennen, welche Aktivitäten etwas bringen und deine Zielgruppe optimal ansprechen.
Zusammenfassung
Die No-Show-Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter. Es gibt wenige Dinge, die schlimmer sind, also eine Veranstaltung für 100 Personen zu planen und dann zu erkennen, dass nur 50% der angemeldeten Teilnehmer erschienen sind. Viele Veranstalter fühlen sich regelrecht persönlich gekränkt, da oft sehr viel Herzblut in Veranstaltungen steckt. In diesem Artikel haben wir euch 11 Strategien vorgestellt, mit denen ihr die No-Show Rate reduzieren könnt. Aber egal was ihr macht, ihr werdet diese Quote wahrscheinlich nie verlässlich auf 0 Prozent reduzieren können.
Gebt uns Feedback
Wie sind eure Erfahrungen mit der No-Show Rate? Habt ihr weitere Tipps, die hier noch fehlen? Wir freuen uns auf eure Antworten.
