Die Digitalisierung unseres Alltags ist unaufhaltsam. Auch vor Veranstaltungen macht diese Entwicklung keinen Halt. Und das ist auch gut so. Technologie hilft dir Kosten zu sparen, deine Teilnehmer stärker in deine Events zu integrieren, erzeugt mehr Interaktivität, verbindet Teilnehmer und schont deinen Geldbeutel. Für Veranstalter sind bei der Digitalisierung vor allem die Eventplanung, das Marketing, die Registrierung/der Verkauf von Tickets und die Kommunikation des Events vor Ort und online interessant. Es gibt hier eine Tonne von Produkten. Da fühlt man sich als Veranstalter fast schon wie im Paradies.

Wir haben für dich 6 Beispiele, warum auch du deine Events digitalisieren solltest.

1.   Mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben

Das ganze Eventkonzept auf Papier dokumentieren und bei Änderungen anpassen. Alle Teambesprechungen an einem Ort durchführen. Marketingposts per Hand abschicken. Anmeldungen und Fragen telefonisch entgegennehmen bzw. beantworten. Wie konnte man früher überhaupt große Events organisieren? Dafür brauchte es doch eine Horde an Mitarbeitern oder?

Dank technischer Möglichkeiten kann jeder heute bereits mit einem Fünf-Personen Team ein Event für 1.000 und mehr Teilnehmer organisieren. Die Planung erfolgt online und jeder hat immer zugriff auf die aktuellsten Informationen. Dank Bots und Online-Chats kann die Kundenkommunikation deutlich optimiert werden. Registrierungen und Ticketverkäufe erfolgen online über standardisierte Systeme, genauso wie die Rechnungserstellung und der Versand.

Dank tausend kleiner Helfer kannst du dich auf das wesentliche Konzentrieren und sparst dir damit viel Zeit und Stress.

2. Mehr Vernetzung auf deinem Event

Im B2B-Bereich ist es allgegenwärtig. Warum besuchen Personen B2B-Events? Genau, sie wollen ihr berufliches Netzwerk ausbauen. Ob nun potenzielle Kunden, Partner oder Dienstleister, die meisten Teilnehmer wollen neue Kontakte kennenlernen.

Klar, Networking war auch schon vor der Erfindung des Computers möglich und viele erfolgreiche Networkingprofis schwören immer noch auf die direkte Ansprache mit einem freundlichen Hallo, aber warum sollte man sich das Leben schwer machen, wenn es auch einfach geht. Dabei ist der kniffligste Teil beim Networking das Ansprechen einer noch unbekannten Person. Mittlerweile gibt es unzählige digitale Tools, die deinen Teilnehmern diesen ersten Schritt so einfach wie möglich machen. Das Stichwort lautet Matchmaking. Diese Tools geben deinen Teilnehmern Vorschläge, welche andere Personen auf dem Event, aufgrund von Interessen, Anforderungen und Kontaktwünschen gut zu Ihnen passen. Der erste Schritt, die Bekanntmachung, erfolgt also über ein solches Tool. Meist kann man sich dann auch für einen Termin vor Ort verabreden. Also nie mehr kalte Ansprachen und immer ein perfektes Thema für beide Seiten als Gesprächsstart.

3. Weniger Kosten

Um ehrlich zu sein, ob die Digitalisierung zu weniger Kosten bei deinem Event führt, ist ganz abhängig von dir. Grundsätzlich bieten dir digitale Produkte und Dienstleistung eine Menge Möglichkeiten, Zeit und damit u. a. auch Personal einzusparen. Gleichzeitig kannst du bestimmte Ziele, wie z. B. dein Event in einer definierten Zielgruppe zu bewerben, deutlich effektiver mit Onlinemarketing über z. B. Facebook oder LinkedIn erreichen, als wenn du die ganze Welt mit deinen Eventplakaten beklebst.

Beides führt letztlich zu einer massiven Kostenreduktion. Gleichzeitig bietet dir die Digitalisierung aber auch eine gigantische Auswahl an neuen Möglichkeiten und Instrumenten. Viele Veranstalter neigen daher dazu, freigewordene Budgets direkt in neue Strategien und Produkte zu investieren. Wenn dies zu mehr Erfolg und höheren Umsätzen führt, dann spricht auch nichts dagegen. Du solltest aber darauf achten, dass du dich im ganzen Wirrwarr nicht verzettelst und dein Hauptziel aus den Augen verlierst.

4. Mehr Teilnehmerinteraktivität

Im Bereich der Interaktivität und auch der Personalisierung konnten viele Veranstaltungen dank digitaler Instrumente einen gigantischen Schritt nach vorne machen. Ich kenne es noch aus den Erzählungen meines Großvaters. Die guten alten Zeiten, als Studienergebnisse und neue Ideen mittels Diaprojektors an die Wand geworfen wurden, die Teilnehmer stundenlange Frontalpräsentationen ertragen mussten ohne, dass sie irgendwie selbst die Inhalte beeinflussen konnten. Zeiten, in denen man zum Infostand gehen musste, um Antworten zum Ablauf oder ein dickes Papierheft über den Zeitplan zu bekommen. Oder jeder sich brav melden und dann durch den Raum schreien durfte, um eine Frage an den Referenten zu stellen.

Bei diesen Bedingungen ist klar, warum die Interaktivität der Events so war. Gott sei Dank ist das vorbei. Heute Können Veranstalter bereits lange vor dem Event ihre Zielgruppe nach Interessen befragen und die Veranstaltung individuell darauf zuschneiden. Teilnehmer können dank Apps und Websites den Referenten ohne großen Aufwand anonym oder nicht anonym individuelle Fragen stellen. Vortragende können die Meinungen und Interessen ihres Publikums dank Live Abstimmungen und Meinungsbildern direkt in die Präsentation integrieren und auf den einzelnen Teilnehmer eingehen. Und, und, und. Ein Schlaraffenland an Möglichkeiten.

5. Besserer Kundenservice

Wie haben es bereits einmal angesprochen. Früher brauchten große Events fast schon ein kleines Callcenter um alle Fragen zum Event beantworten und das Ticketing bzw. die Registrierung von Teilnehmern durchführen zu können. Dank neuer digitaler Kanäle wie Websites und Emailsupport reicht dafür heute ein kleines Team.

Neben der Kostenersparnis nimmt dabei aber auch die Effizienz und die Qualität deines Kundenservices zu. Erstens können sich deine Teilnehmer viele Fragen auf deinen mobilen Plattformen wie deiner Website selbst beantworten. Zweitens kannst du häufige Fragen dokumentieren und optimale Antworten dafür entwickeln, somit sind deine Service Mitarbeiter vorbereitet und können bessere Antworten geben. Drittens müssen deine Teilnehmer nicht immer anrufen, wenn sie eine kleine Frage haben. Ihnen stehen mehrere Kontaktkanäle zur Verfügung und gerade die jüngere Generation bevorzugt eher einen Chat über Facebook oder Whatsapp als einen Anruf oder E-Mail.

6. Virales Marketing – Mund zu Mund Propaganda

Nie war es leichter, dein Event quasi über Nacht berühmt zu machen. Früher mussten Veranstalter noch Flyer drucken und Poster in Städten verteilen. Wer etwas mehr Budget besitzt, hat zudem Fernseh- und Radiowerbung genutzt. Was haben diese Formate gemeinsam? Teilnehmer können praktisch nicht damit interagieren und die Verbreitung durch eigene Handlungen erhöhen.

Ganz anders sieht die Situation bei digitaler Werbung aus. Wenn Veranstalter interessante Konzepte, Grafiken, Videos online auf Plattformen wie YouTube, Facebook oder Instagram veröffentlichen, dann kann jeder mit diesem Content interagieren. Man kann liken, kommentieren, teilen, retweeten und vieles mehr. Erstens bekommst du als Veranstalter damit viel schneller Feedback zu deinen Kampagnen und zweitens kannst du so schnell und kostengünstig die Reichweite deiner Inhalte drastisch ausweiten. Im traditionellen Marketing bedeutete Mund-zu-Mund Propaganda noch, dass ein begeisterter Teilnehmer vielleicht ein paar Personen in seinem direkten Umfeld von dir und deinem Event erzählt. Heute kann er mit viel weniger Aufwand hunderte Kontakte über Facebook und Twitter erreichen.

Was solltest du gelernt haben

Die Digitalisierung von Events ist für Veranstalter mit einigen Herausforderungen verbunden, bietet dir aber gleichzeitig gigantische Möglichkeiten, deine Planung und Durchführung von Events zu optimieren. Mit einem klaren Fokus und dem Wissen, wie man die neuen Produkte und Dienstleistungen effizient einsetzt überwiegt der Mehrwert den Aufwand sehr deutlich. Also ran ans Internet und fangt am besten Schritt für Schritt an, euch digitale Helfer zu suchen und den Teilnehmern einen besseren Service und Inhalt auf euren Events zu bieten.

digitalized“ Icon erstellt durch priyanka vom „the Noun Project„.

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