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Zeit für ein weiteres Interview über ein MUN-Event. Heute haben wir Tijana Istochka von der AUCMUN zu Gast. Die AUCMUN ist die Model United Nations Konferenz des Amsterdam University College. Obwohl diese Konferenz noch recht jung ist, weißt sie ein beachtliches Wachstum in den letzten Jahren auf.
Tijana erklärt uns, wie eine Event-App der AUCMUN bei der Optimierung der Veranstaltungsabläufe geholfen hat und welche Vorteile MUN-Events generell von einer Event-App erwarten dürfen.
LineUpr: Hallo Tijana. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die AUCMUN bitte persönlich vor.
Tijana: Hi. Vielen Dank, dass du dir die Zeit nimmst, um mich zu interviewen. Mein Name ist Tijana und ich bin im dritten Jahr meines Sozialwissenschaftsstudiums an der Universität Amsterdam. Da ich bereits an MUN Konferenzen teilgenommen habe, wollte ich unbedingt mein Wissen aus der Universität mit den Erfahrungen aus den MUN Events vereinen und bin deshalb Teil des Finanzteams der AUCMUN geworden. Die AUCMUN ist die Model United Nations Konferenz der Universität Amsterdam. Die AUCMUN ist zwar noch relativ jung, aber jedes Jahr wird unsere Konferenz größer und wir können mehr Delegierte einladen. Die Sitzungen werden alle in den Universitätsgebäuden abgehalten und die komplette Organisation erfolgt durch Studenten. Jedes Jahr versuchen wir, die Konferenz weiter zu verbessern und mehr Teilnehmer zuzulassen. Wir wollen den Teilnehmern aus aller Welt einfach außergewöhnliche Erfahrungen ermöglichen.
LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltung?
Tijana: Die Planung beginnt immer am Ende des Semesters. Sie geht also über 6 Monate. Dieses Jahr bestand das Organisationsteam aus 19 Studenten, welche in die 4 Bereiche Finanzen, PR, Logistik und Sekretariat aufgeteilt waren. Die Teams haben sich alle jede Woche getroffen und an der Planung und Umsetzung gearbeitet. Die genaue Arbeitszeit variiert jedoch von Woche zu Woche und ist daher schwer allgemein zu schätzen.
LineUpr: Was macht Eure Veranstaltung besonders? Wir hatten z. B. auch schon Veranstalter der HAMMUN und der EuroMUN zu Gast im Blog. Was unterscheidet euch von diesen Events?
Tijana: Seitdem ich Finanzmanager der AUCMUN bin (vor einem Jahr), habe ich dabei geholfen, dass die Konferenz von einem eigenen Bereich unserer Organisation verantwortet wird. In dieser Zeit konnten wir die Kapazität der Konferenz verdoppeln. Was uns außerdem einzigartig macht, ist die Euphorie, das Teamwork und der stetige Willen sich zu verbessern. Das spürt man ständig bei allen Schritten der Planung. Wir legen dabei sehr großen Wert auf Kleinigkeiten. Jeder von uns möchte, dass die Teilnehmer Spaß und die bestmögliche Erfahrung bei uns haben. Ich habe z. B. eine Gruppe Delegierter durch Amsterdam geführt und regelmäßig die Sitzungsräume überprüft, sodass jederzeit alle benötigten Materialien und Ressourcen zur Verfügung standen, die benötigt wurden. Außerdem glauben wir fest daran, dass das wichtigste die persönlichen Kontakte sind.
LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?
Tijana: Wir haben darüber diskutiert, ob wir gedruckte Informationshefte verwenden, uns aber aufgrund der Umwelt und aus Kostengründen vollständig für digitale Lösungen entschieden. Wir haben lediglich ein paar Flyer gedruckt, um die Studenten unserer Universität über das Event zu informieren.
LineUpr: Habt Ihr bereits Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie sind eure Erfahrungen?
Tijana: Nein. Das war das erste Mal. Das für die Konferenz eine Event-App genutzt wurde. Bisher hatten wir uns damit noch nie wirklich beschäftigt. Letztes Jahr hat dann jemand aus dem Team vorgeschlagen, LineUpr zu nutzen, da er die App bereits bei einem anderen MUN Event gesehen hatte. Nachdem wir uns LineUpr gemeinsam angeschaut hatten, waren wir sofort überzeugt.
Wir haben darüber diskutiert, ob wir gedruckte Informationshefte verwenden, uns aber aufgrund der Umwelt und aus Kostengründen vollständig für digitale Lösungen entschieden.
LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach der AUCMUN eingesetzt?
Tijana: Vor dem Event haben wir dafür gesorgt, dass der Programmplan, sowie die Informationen zu unseren Gastreferenten und den Sponsoren fertig waren. Bei der Ausgabe der Informationsmaterialien an die Teilnehmer haben wir dann alle die Informationen zur Event-App. Wir haben Ihnen erklärt, wie sie die Agenda und weitere Informationen zur Konferenz in der App finden. Und wir haben Ihnen erklärt, dass sie die App nach dem ersten Aufruf auch ohne Internetverbindung weiterverwenden können. Mit den Erfahrungen der ersten Konferenz-App haben wir uns nach dem Event zusammengesetzt und überlegt, wie wir die App nächstes Jahr noch weiter in die Konferenz integrieren können.
LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?
Tijana: Wir haben alle Teilnehmer um Feedback zu allen Bereichen der Konferenz gebeten. Auch zur App haben wir nachgefragt. Das Feedback zur App war sehr positiv. Schon bevor wir danach gefragt haben, sind Teilnehmer auf uns zugekommen und haben uns für die App gelobt. Im Allgemeinen fanden alle die App sehr hilfreich und die meisten waren überrascht wie einfach sie ihre eigene Agenda erstellen und dann folgen konnten. Praktisch alle Teilnehmer waren durch die App immer sehr gut informiert, wodurch im Ablauf keine Missverständnisse aufgetreten sind. Wenn ich doch mal eine Frage zur Nutzung der App bekommen habe, dann konnten die Teilnehmer ihre Fragen meist selbst klären. Durch die App waren unsere Teilnehmer einfach jederzeit gut informiert, sodass wir als Organisationsteam uns auf die wichtigen Abläufe konzentrieren konnten.
Zusammengefasst, die App hilft uns, dass die Konferenz flüssig und ohne große Probleme zu einem Erfolg wird.
LineUpr: Warum ist der Einsatz einer Event-App für MUN-Events eine gute Idee? Wie profitieren MUN Veranstalter von einer App?
Tijana: Ich denke, als Teilnehmer einer Konferenz willst du nicht ständig fragen wann und wo etwas stattfindet. Und als Veranstalter willst du nicht ständig die gleichen Fragen beantworten. Bei erfolgreichen Konferenzen stellt der Veranstalter dem Teilnehmer verschiedene digitale Instrumente zur Verfügung, sodass er selbstständig alle seine Fragen beantworten kann. So kann sich der Veranstalter um den Ablauf des Events konzentrieren. Gleichzeitig können wir von dem Feedback über die App profitieren. Zusammengefasst, die App hilft uns, dass die Konferenz flüssig und ohne große Probleme zu einem Erfolg wird.
LineUpr: Vielen Dank Tijana für das tolle Interview. Wir finden es immer eine Bereicherung, mit ehrenamtlichen Veranstaltern zu sprechen. ?
Wir freuen uns bereits auf eure Konferenz nächstes Jahr. Vielleicht siehst du LineUpr ja auch auf anderen MUN-Events, an denen du teilnimmst.
