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Eine Event-App für Bundesfachschaftentagungen. Darum geht es in diesem Interview. Wir haben Effi Drews von der Universität Bonn zu Gast. Sie wird uns erklären, was eine Bundesfachschaftentagung überhaupt ist und wie eine Event-App den Veranstaltern das Leben leichter macht und ihnen sowohl Geld als auch Stress spart. Wir wünschen viel Spaß beim Lesen. ?
LineUpr: Hallo Effi. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die BuFaTa bitte persönlich vor.
Effi: Mein Name ist Effi Drews und ich bin sowohl die Vorsitzende der Fachschaft für Geowissenschaften an der Universität Bonn, als auch die stellvertretende Vorstandsvorsitzende von GeStEIN.eV, dem deutschen Dachverband für geowissenschaftliche Fachschaften. Wir organisieren einmal im Semester eine Tagung für Fachschaftsvertreter aus ganz Deutschland, Österreich und der Schweiz mit dem Namen Bundes Fachschaften Tagung der Geowissenschaften oder kurz BuFaTa. Ca. 100 Studierende treffen sich immer in einer anderen Stadt (Im November 2018 in Bonn) und tauschen sich über das Studium und die Fachschaftsarbeit aus. Dabei geht es um Vernetzung und darum eine gemeinsame Stimme für die Studierende zu bilden. Wir arbeiten an Themen wie Sicherheit im Gelände, Studium mit körperlicher Behinderung, Kooperation mit anderen geowissenschaftlichen Verbänden und vielem mehr. Neben Workshops finden Fachvorträge, sowie verschiedene Exkursionen mit dem Thema die Geologie der Region statt.
LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der BuFaTa?
Effi: Wir waren ein Team von 10 Studierenden, die sich ein Jahr lang mindestens einmal die Woche getroffen haben. Je näher die Tagung kam, desto öfter saßen wir zusammen, gegen Ende fast jeden Tag. Für die Veranstaltung selber hatten wir ca. 35 Helfer, die rund um die Uhr im Einsatz waren um die Teilnehmer zu betreuen oder kulinarisch zu verwöhnen. Dazu kamen Dozenten des Instituts für Geowissenschaften, die Exkursionen organisierten und Vorträge hielten.
LineUpr: Warum habt ihr euch dazu entschieden für die BuFaTa eine Event-App zu verwenden?
Effi: Bei uns gab es immer ein Tagungsheft mit allen Informationen. Die mussten aber natürlich frühzeitig gedruckt werden, sodass kurzfristige Änderungen nicht möglich waren. Das kostet Nerven, viel(!) Geld und ist schlecht für die Umwelt. Zudem haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Teilnehmer die Hefte nach spätestens zwei Tagen verlieren und dann nicht mehr wissen, was als Nächstes auf der Tagesordnung steht. Alle diese Sorgen konnten wir durch LineUpr lösen. Änderungen sind spontan möglich und das Handy verlieren dann doch die Wenigsten. Auch konnten wir viel mehr Informationen integrieren, da wir nicht auf wenige Seiten beschränkt waren. Die Verlinkung der Veranstaltungen mit Orten hat uns auch komplizierte Wegbeschreibungen erspart.
LineUpr: Wie habt ihr die Event-App unter den Studenten verteilt?
Effi: Wir haben den Link per Mail an alle Teilnehmer der Tagung verschickt und die App zu Beginn noch einmal auf dem ersten gemeinsamen Treffen präsentiert.
LineUpr: Für welche Informationen habt ihr die App genutzt? Wie habt ihr die App konkret vor, während und nach der BuFaTa eingesetzt?
Quote: Vor allem die offline Nutzung war wichtig, da einige sich Sorgen um ihre mobilen Daten machten.
Vor allem die offline Nutzung war wichtig, da einige sich Sorgen um ihre mobilen Daten machten.
Effi: Während der Veranstaltung laufen zu einigen Zeiten mehrere Workshops oder Sitzungen gleichzeitig. Die App hat den Teilnehmern eine Übersicht über die Orte gegeben, an denen diese stattfinden. Auch konkrete Zeiten, wie Frühstück oder Plenen konnten eingesehen werden. Auch konnten wir alle nennenswerten Kneipen in Bonn verlinken und so eine gute Übersicht für das Abendprogramm geben. Inhalte der Vorträge, der Exkursionen und Workshops gaben den Teilnehmern die Möglichkeit, sich vorab über die unterschiedlichen Angebote zu informieren.
LineUpr: Wie haben Eure Studenten auf die App reagiert?
Effi: Positiv! Die Möglichkeit, alles nochmal nachlesen zu können ohne nach dem Heft zu kramen kam gut an. Vor allem die offline Nutzung war wichtig, da einige sich Sorgen um ihre mobilen Daten machten.
LineUpr: Ganz allgemein gesprochen, können auch andere BuFaTas vom Einsatz einer Event-App profitieren?
Effi: Sie erleichtert die Kommunikation der Organisatoren zu den Teilnehmern enorm, durch Aktualität und Übersichtlichkeit. Auch ist das Entwerfen des Inhalts leicht verständlich und spart hier viel Arbeit im Vorhinein.
LineUpr: Gibt es vielleicht eine besondere Geschichte zur letzten BuFaTa, die du mit uns teilen möchtest?
Effi: Zu Beginn der Tagung wurde ich oft Dinge gefragt wie: „Wann ist Mittagessen? Wo muss ich da hin?“ Nach spätestens zwei Tagen musste ich das nicht mehr beantworten, da von mehreren Leuten, die um mich herumstanden, gleichzeitig geantwortet wurde: „Das steht alles in der App!“.
LineUpr: Großartig. ? Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?
Effi: Verlinken mit der Karte lohnt sich! Schickt den Teilnehmern die App ein paar Tage im Voraus, dann können sie sich schon einlesen und auf das Kommende freuen! Je bunter, desto besser! Alle waren begeistert von den Farben und vielen Bildern.
LineUpr: Vielen Dank Effi für das schöne Interview. Ehrenamtliche und studentische Events laufen oft ein kleines Bisschen anders ab, als die traditionellen Konferenzen. Wir finden, Veranstalter können dabei immer viel lernen und den eigenen Events damit einen Spritzer Kreativität verpassen.
Mehr Informationen zum Verein Gestein e.V. gibt es auf der Homepage. Ansonsten gibt es natürlich auch wieder Profile auf Facebook, Twitter und Instagram.
Wir freuen uns darauf, euch auch auf der nächsten BuFaTa zu unterstützen.
