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Die Nutzung der Event-App ist entscheidend für ihren Erfolg. Dafür müssen Teilnehmer jedoch zunächst von der App wissen. Mit diesem Konzept, zur Vermarktung von Event-Apps, schaffst du die dafür optimalen Voraussetzungen und sorgst für den Erfolg deiner Event-App.

Der Erfolg einer Event-App ist immer abhängig von zwei Faktoren. Erstens muss die App mit relevanten Inhalten gefüllt und zweitens die Teilnehmer über die Existenz der App informiert werden. Wenn eine App auf dem Event nicht erfolgreich angenommen wird, dann liegt das in 90% der Fälle am zweiten Punkt. Dabei ist ein erfolgreiches Verbreitungskonzept der App schnell erstellt und umgesetzt. Damit du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst, stellen wir dir in diesem Artikel ein Beispielkonzept vor, das sich in den letzten Jahren dabei als sehr erfolgreich erwiesen hat. Im Mittelpunkt steht dabei der Mehrwert der App für den Besucher. Ganz wichtig: Dieses Konzept bezieht sich auf eine Event-App, die nur zur Kommunikation auf dem Event und zur Feedbackgewinnung danach verwendet wird. Im Blog folgt ein weiteres Konzept für Event-Apps zur Vermarktung von Events und den Verkauf von Tickets.

Short-Briefing

Die Verbreitungsstrategie unterteilt sich in vier Promotionsphasen. Im Mittelpunkt der Kommunikation steht immer der Mehrwert der App für deine Teilnehmer.
App-Mehrwerte: Immer aktuelle Informationen zum Event; Individuelle Agenda und Favoriten; Feedback und Umfragemöglichkeit; Kontaktdaten und Informationen zu Referenten, Künstlern und Sponsoren; Orts- und Lagepläne.
Frühphasen Promotion: Bis ein Monat vor dem Event. Erste Information zur Event-App und Integration in gedruckte Werbematerialien. Die grundlegende Nutzung der App in den Vordergrund stellen.
Red-Zone Promotion: 14 Tage vor dem Event. Deine Besucher beschäftigen sich mehr mit deinem Event. Verwendung von Social-Media-Kanälen und Verbreitung der App-URL darüber. Fokus auf die individuellen Funktionen der App wie Umfragen, individuelle Agenda, Favoriten und Livefragen an Referenten.
Last-Days Promotion: Noch 7 Tage. Umstieg auf direkte Kommunikationsinstrumente wie Email und die Verlinkung der App darin. Damit haben alle Teilnehmer die App direkt im E-Mail-Postfach. Fokus auf aktuelle Informationen und Bekanntgabe von Änderung über die App.
Veranstaltungstage: Fokus auf Personen vor Ort. Moderatoren und Referenten sollten kurz auf die App. Vorteile und Nutzung eingehen. Mehrwert: Aktuelle Informationen, Feedback geben, Livefragen an Referenten und individuelle Agenda/Favoriten.

App-Mehrwert für die Teilnehmer

Menschen machen nichts ohne Grund. Deswegen solltest du deinen Teilnehmern auch immer klar Kommunizieren, warum sie die App auf deinem Event verwenden sollen bzw. welche Vorteile sie daraus ziehen. Die typischen Mehrwerte einer Event-App sind immer aktuelle Informationen zur Agenda, den Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Location. Die Teilnehmer erhalten direkte Nachrichten vom Veranstalter und können Feedback zu einzelnen Programmpunkten oder dem Event als Ganzes geben. Über die App können sie Fragen an die Referenten stellen, sich ihre individuelle Agenda erstellen und Referenten als Favoriten für später speichern. Sie erhalten Orts- und Lagepläne und können sich darüber zum und auf dem Event navigieren lassen.

Wie du diese Informationen in die Ansprache an deine Gäste integrierst, liegt ganz an dir und wie du die App verwendest.

Frühphasen Promotion – Bis 1 Monat vor dem Event

Diese Phase startet ca. ein Monat vor dem Event. Zu diesem Zeitpunkt werden sich deine Gäste erstmals mit deinem Event beschäftigen und nach Eventinhalten suchen. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch deine App, zumindest teilweise, fertiggestellt sein. Sie dient jetzt als mobiler Informationspunkt.

Solltest du auch auf Printmaterialien im Marketing zurückgreifen, dann integriere hier unbedingt einen QR-Code oder die URL der App. Du solltest immer beachten, wenn jemand einen solchen Flyer in die Hand bekommt oder ein Plakat sieht, mit welchem Instrument wird er jetzt wohl nach dem Event suchen? Richtig, mit seinem Smartphone. Biete ihm dann auch eine Informationsquelle an, welche genau für solche Geräte optimiert ist. Damit verstärkst du zudem die inhaltliche Tiefe deiner Werbematerialien und bringst potenzielle Teilnehmer in deinen Informationskanal.

In dieser Phase solltest du deine Besucher über den grundlegenden Aufbau und Inhalt der App informieren.

Red-Zone Promotion – 2 Wochen vor dem Event

Langsam rückt dein Event näher und wandert mehr und mehr in die Gedanken deiner Teilnehmer. Spätestens jetzt solltest du damit beginnen die App aktiv über alle deine sozialen Netzwerke zu verteilen. Auch auf deiner Homepage solltest du sie verlinken.

Jetzt interessiert deine Gäste vor allem wie sie die App aktiv nutzen können. Erkläre ihnen also, dass sie hier alle Informationen zur Agenda und den Teilnehmenden finden. Sie können sich zudem ihre individuelle Agenda erstellen und Feedback zu Programmpunkten geben bzw. darüber Fragen an die Referenten stellen.

Last-Days Promotion – 7 Tage vor dem Event

Die letzten 7 Tagen zum Event sind angebrochen und alle deine Teilnehmer werden sich aktiv darauf vorbereiten. Für die Verbreitung der App werden primär die direkten Kanäle wie Email oder WhatsApp-Gruppen relevant. Die meisten Veranstalter versenden ein paar Tage vor dem Event sowieso eine Info-Mail mit allen relevanten Informationen. Hier sollte dann auch unbedingt die App-URL integriert werden.

So kurz vor dem Event suchen deine Teilnehmer primär nach Informationsquellen, welche Ihnen die Zeit auf dem Event erleichtern. Neben den bereits genannten Vorteilen kannst du hier die Aktualität der Daten in den Fokus setzen. Erkläre Ihnen, dass sie in der App immer die aktuellsten Informationen zur Agenda und den Räumen finden. Dabei kannst du auch darauf hinweisen, dass spontane Änderungen nur über die App kommuniziert werden. Dadurch vermeidest du Chaos und deine Gäste finden sich schnell zurecht.

Veranstaltungstage

Der große Tag ist gekommen und dein Event beginnt. Jetzt werden physische Aktivitäten vor Ort und deine Moderatoren und Referenten wichtig. Digitale Instrumente sind weniger relevant aber trotzdem ein guter Grundstein. Die geringste Arbeit machen Flyer oder Plakate, welche an der Eventlocation auf die App hinweisen. Andere kreative Möglichkeiten sind z. B. ein Hinweis auf die App auf den Tickets oder Event-Badges. Du könntest auch Tischaufsteller mit einem Bild und zugehöriger URL oder QR-Code verwenden. Die ganz große Kunst ist ein WiFi, mit der App als Startseite.

Erfolgsversprechender sind jedoch Ansagen von den Veranstaltern und Moderatoren. Zur Eröffnungssession sollte unbedingt kurz auf die App und die erfolgreiche Nutzung eingegangen werden. Wenn du die Feedbackfunktion für die einzelnen Sessions nutzt, sollten auch Referenten immer auf diese Funktion hinweisen. Dein Publikum kann über die App auch Fragen an den Referenten senden. Oder du bewirbst die App mit einem Gratis-Give-Away. So könnten deine Gäste z. B. ein kostenloses Getränk an der Bar erhalten, wenn sie einen Code aus der App an der Bar nennen oder die App vorzeigen.

Was solltest du gelernt haben

Der Erfolg einer Event-App ist signifikant davon abhängig, dass deine Gäste überhaupt von der App wissen. Die Bekanntheit der App ist weder Zufall noch leicht zu erreichen. Ein eigenes Konzept dafür erleichtert dir den Alltag und sollte unbedingt in dein gesamtes Eventmarketing integriert werden. Sofern du die App primär als Kommunikations- und Informationsmedium auf dem Event nutzen willst, dann reicht es einen Monat vor dem Start der Veranstaltung mit der Verbreitung der Event-App zu beginnen. Dann solltest du deine Teilnehmer Stück für Stück mit deiner App in Berührung bringen und ihnen die Vorteile der Nutzung geschickt kommunizieren.

Was hältst du von diesem Artikel? Wie vermarktest du deine Event-Apps? Hast du vielleicht noch offene Fragen und alternative Ideen?

Megaphone“ Icon erstellt durch Gregor Cresnar vom „the Noun Project„.

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