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Heute steht mal wieder eine ehrenamtliche Organisation im Zentrum des Blogs. Wir haben mit Monica Tranchych, die Eventmanagerin einer besonderen deutschen Stiftungen zu Gast. Sie berichtet uns über ihre Aufgaben beim Theodor-Heuss-Kolleg und wie eine Event-App ihr die Arbeit auf Veranstaltungen erleichtert und gleichzeitig die Teilnehmer zum Strahlen bringt. Wir wünschen wieder viel Spaß beim Lesen!
LineUpr: Hallo, Monica. Danke, dass du dir die Zeit für dieses Interview genommen hast. Bitte stell dich und MitOst bzw. das Theodor-Heuss-Kolleg persönlich vor. Was sind eure Ziele und welche Rolle spielen Veranstaltungen dabei?
Monica: Mein Name ist Monica Tranchych und seit 2017 bin ich im Theodor-Heuss-Kolleg für das Eventdesign, die Logistik sowie die internen Abläufe verantwortlich.
Das Theodor-Heuss-Kolleg ist ein Programm der Robert Bosch Stiftung und des Vereins MitOst zur Gestaltung der Zivilgesellschaft mit Methoden der non-formalen Bildung. Rund 20 Programme in verschiedenen osteuropäischen und nordafrikanischen Ländern widmen sich der persönlichen Entwicklung, dem bürgerschaftlichen Engagement und der Partizipation von jährlich über 1000 Teilnehmern. THK verfügt über ein internationales Netzwerk von 70 lokalen Programmkoordinatoren und 200 professionellen Moderatoren, die eine Kooperation zwischen lokal verankerten, hochqualifizierten Akteuren und Organisationen bilden.
LineUpr: Wie viel Zeit und Aufwand investierst du durchschnittlich in die Planung dieser Veranstaltungen?
Monica: Die Zeit und der Aufwand hängen tatsächlich vom Umfang der Veranstaltung ab. Das größte, jährlich von uns veranstaltete Event versammelt rund 80 Personen aus 18 Ländern, die sich für 4-5 Tage treffen. Die Vorbereitung der Logistik dauert ca. 3 Monate, aber solche Veranstaltungen erfordern einen ganzheitlichen Ansatz, der nicht nur die logistische Organisation, sondern auch eine besondere Art des Hostings beinhaltet. Da wir wissen, dass kreative Lösungen aus Verbindungen entstehen, werden unsere Veranstaltungen in der Regel in Zusammenarbeit mit Partnern organisiert, die im lokalen Kontext verwurzelt sind. Diese Konstellation erlaubt es uns, auf der Peer-to-Peer-Ebene zu kooperieren, die lokale Kultur zu verstehen und den lokalen Geschmack einzubringen. Das bedeutet einen hohen Aufwand, der wahrscheinlich nicht quantitativ messbar ist, aber die Veranstaltungsqualität sichert.
LineUpr: Was macht eure Veranstaltung besonders? Welchen Mehrwert bietet ihr den Teilnehmern?
Monica: Der ganzheitliche Ansatz und die Kunst des Veranstaltens als Teil davon. Das ist ein Führungsansatz, der sich vom persönlichen zum systemischen Gebrauch des kollektiven Wissens und der Selbstorganisationsfähigkeit von Gruppen jeder Größe entwickelt. Ein solcher Ansatz ist auch für Veranstaltungen relevant und es geht darum, ein Gastgeber zu sein, der einen sicheren Raum für Konversionsprozesse zwischen den Gästen schafft. Im Idealfall können die Gäste wachsen, arbeiten und sich vernetzen. Sie sollen den Veranstaltungsrahmen selbst gestalten.
Jeder physische Raum hat das Potenzial, zu inspirieren. Die Details sind der Schlüssel. Inhalt ist natürlich wichtig, aber auch der „physische Körper“ ist entscheidend. Wir versuchen, mutig in der Wahl unserer Räume und Formate zu sein. Manchmal kommen die besten Ergebnisse aus vielseitigen Kombinationen. Das eigentliche Veranstalten beginnt bereits bei der ersten persönlichen Kommunikation über das Event. Wir wollen unsere Teilnehmer kennenlernen, wir wollen ihre Bedürfnisse und ihre Persönlichkeit verstehen. Was ist ihnen wichtig, woher kommen und wonach suchen sie? Wir wollen sie auf dieser Reise unterstützen.
Für mich persönlich ist ein Event ein Prozess, nicht nur ein Ereignis. Ich versuche, bei der Planung jedes Meetings über die Voraussetzungen und langfristigen Ergebnisse nachzudenken. Das motiviert und sichert die Ganzheitlichkeit jeder Veranstaltung.
LineUpr: Wer ist die typische Zielgruppe eurer Veranstaltungen und wie erreichen ihr diese?
Monica: Unsere Zielgruppe sind Mitglieder unseres Netzwerks. Wir begleiten unsere Partner, Alumni, Moderatoren und Koordinatoren über Jahre hinweg durch verschiedene Kanäle und Vernetzungsmöglichkeiten. Daher kennen sie uns bereits und das gewährleistet eine direkte und enge Beziehung. Wenn wir über Instrumente sprechen, verwenden wir meist Social Media, E-Mail-Gruppen und weitere Anwendungen, um uns mit ihnen zu verbinden und passende Informationen bereitzustellen. Auch Sprache und Design sind wertvolle Werkzeuge.
Was wir an der App schätzen, ist die sofortige Feedback-Option. Es erlaubt uns, unsere Agenda flexibel und bedarfsgerecht zu gestalten.
LineUpr: Verwendet ihr auch Printprodukte? Wenn ja, warum?
Monica: Ja, aber nur, wenn es notwendig ist. Handouts werden immer ausgedruckt, weil sie von den Teilnehmern während der Besprechung verwendet werden. Wir drucken Namensschilder, weil unser Netzwerk ständig wächst und sie helfen, sich an alle Mitglieder zu erinnern. Früher haben wir Auswertungsformulare, Beschreibungen von Aktivitäten, Anreisepläne für die Location sowie Programme ausgedruckt. Diese Elemente haben sich seit dem Einsatz von LineUpr drastisch verringert. Was wir an der App schätzen, ist die sofortige Feedback-Option. Es erlaubt uns, unsere Agenda flexibel und bedarfsgerecht zu gestalten.
LineUpr sorgt für Effizienz in der Kommunikation zwischen den Teilnehmern und uns. Es spart sowohl Material als auch Zeit.
LineUpr: Ihr habt LineUpr bereits mehrfach genutzt. Was war der Grund für euch, eine Event-App einzusetzen?
Monica: Ich habe die Arbeit mit LineUpr von unseren Kollegen von der BMW-Stiftung kennengelernt, als wir gemeinsam eine Veranstaltung organisiert haben. Ich habe mich sofort in die einfache Bedienung verliebt.
LineUpr sorgt für Effizienz in der Kommunikation zwischen den Teilnehmern und uns. Es spart sowohl Material als auch Zeit. Die App ist sehr gut strukturiert und intuitiv zu bedienen. Wie bereits erwähnt, war auch für uns die Feedback-Funktion entscheidend. Es ermöglicht den sofortigen Austausch zwischen uns und den Teilnehmern, sowohl für den Inhalt als auch für die Logistik an einem Ort, was Privatsphäre und Zeitersparnis während der Sitzungen gewährleistet. Außerdem ist das Design sehr ästhetisch und aufgeräumt.
LineUpr: Wie habt ihr die App vor, während und nach der Veranstaltung genutzt?
Monica: Vor Beginn der Veranstaltung konnten sich die Teilnehmer durch die App über die anderen Teilnehmer, ihre Arbeitsfelder und das Programm informieren. Sie konnten bereits in Verbindung treten, noch bevor sie sich persönlich getroffen haben. Der Programmplan wurde regelmäßig aktualisiert und unsere Teilnehmer konnten alle Änderungen verfolgen. Um eine Verbindung zur Location herzustellen, haben wir mehr Informationen zur Geschichte und den kulturellen Kontext informiert. Während der Veranstaltung diente LineUpr als eine großartige Plattform für Sofortnachrichten an die Teilnehmer und ermöglichte Zusammenkünfte.
Da die Anwesenden in der Regel auch an unseren anderen Veranstaltungen teilnehmen, können wir bequem neue Kommunikationsmittel ausprobieren. Wir haben die App etwa einen Monat vor Veranstaltungsbeginn veröffentlicht und jeder Teilnehmer erhielt eine Einführung in die Nutzung per E-Mail. Wir haben den gesamten Funktionsumfang im Premium-Paket genutzt.
LineUpr: Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?
Monica: Das Feedback war großartig. Wahrscheinlich hätten einige Teilnehmer die App noch etwas intensiver nutzen können, aber da unsere Teilnehmer hinsichtlich Alter sehr divers sind, war das zu erwarten. Für einige Personen sind Event-Apps immer noch eine Herausforderung.
LineUpr: Jetzt gibt es natürlich immer noch Raum für Verbesserungen. Welche Features wünscht ihr euch für die App und warum?
Monica: Es wäre toll, wenn sich die Teilnehmer vorab über ein Anmeldeformular in der App für die Veranstaltung anmelden könnten.
Außerdem ist es schade, dass nur der Veranstalter Nachrichten über die App versenden kann. Es wäre schöner, wenn auch die Nutzer untereinander mittels Nachrichten kommunizieren könnten.
LineUpr: Abschlussfrage. Was ist dein ultimativer Tipp für Einsteiger in die Eventbranche!
Kümmert euch um die Menschen. Macht sie zum Kern eures Handelns und eurer Entscheidungen. Damit liegt man immer richtig.
Vielen Dank Monica, für dieses tolle Interview. Wir konnten einen großartigen Einblick in deine Arbeit und die Ziele des Theodor-Heuss-Kollegs gewinnen.
Du kannst mehr zu MitOst auf der eigenen Homepage oder bei Facebook finden. Auch zum Theodor-Heuss-Kolleg gibt es eine eigene Homepage und Facebook-Profil. Beides ist sicherlich einen Besuch wert.
Wir freuen uns jedenfalls bereits auf eure nächsten Veranstaltungen und wie wir diese mit LineUpr unterstützen dürfen.
