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Teilnehmerkommunikation ist neben den Inhalten einer Veranstaltung wahrscheinlich der größte Faktor für ein erfolgreiches Event. Nicht ohne Grund kämpfen viele Veranstalter täglich damit. Auch wir werden von unseren Kunden regelmäßig darauf angesprochen. Unsere App ist schließlich auch das perfekte Tool für die Teilnehmerkommunikation auf dem Event. Damit eure Kommunikation mit den Eventteilnehmern auch vor und nach dem Event erfolgreich ist, haben wir uns Tipps und Tricks von einer Expertin geholt. Diana Falke ist Marketing Managerin bei mailingwork und weiß genau, wie man E-Mails erfolgreich einsetzt und eine Eventkommunikation aufbaut.

Warum E-Mail?

Die klassische E-Mail ist ungebrochen einer der erfolgreichsten Kommunikationskanäle. Direkt, schnell, kostengünstig, mobil und personalisierbar – alles Eigenschaften, die du wunderbar für den Erfolg deiner Veranstaltungen nutzen kannst. Wenn du die Kontaktdaten deiner Teilnehmer kennst, dann kennen wir keine Alternative, die besser konvertiert als die Grande Dame E-Mail.

Vor dem Event – Daten, Daten, Daten

Ausgangspunkt sind immer die Kontaktdaten deiner Teilnehmer. Du solltest diese gut aufbereitet und einfach abrufbar zur Verfügung haben. Neben der E-Mail und dem Namen können weitere Informationen wie Wohnort oder Interessen für spätere E-Mails sehr interessant sein. Viele E-Mail-Marketing Software Lösungen bieten dir die Möglichkeit diese Daten direkt zu verwenden. Bei mailingwork importierst du solche Daten ganz einfach und erstellst dir damit unterschiedliche Zielgruppen.

Nachdem die Daten bereit liegen, geht es jetzt richtig los. Das Einfachste, was eigentlich auch jeder Veranstalter nutzen sollte, ist ein Newsletter. Hier kannst du alle deine Teilnehmer regelmäßig mit neuen Informationen, wie z. B. die Nutzung der LineUpr-App oder Event-Highlights versorgen. Sicherlich möchtest du auch neue Kontakte machen, die du künftig gerne als Gäste begrüßen willst. Dann richte dir auf deiner Event-Website unbedingt eine Anmeldung zum Newsletter ein und sammle darüber neue Adressen. Die kannst du dann gezielt mit Newsletter ansprechen und beispielsweise spannende Termine ankündigen. Wichtig ist, dass du in jeder E-Mail einen Call-to-Action verwendest und diesen dorthin verlinkst, wo Tickets gekauft werden können.

Für Clevere: Eventmarketing per Autopilot

Für viele Prozesse des Eventzyklus bietet sich an, E-Mails über einen Autopiloten zu versenden. Dabei legst du als Veranstalter nicht bei jeder E-Mail selbst Hand an, sondern der Versand erfolgt automatisch zum richtigen Zeitpunkt. Es ist sogar möglich, eine ganze Reihe von E-Mails aufeinander abzustimmen und automatisch laufen zu lassen. Damit es greifbarer wird hier ein Beispiel: Jemand meldet sich zu deiner Veranstaltung an, bekommt automatisch eine Bestätigung und kurz vor dem Event eine Terminerinnerung. Das alles, ohne dein Zutun.

Du kannst sogar noch einen Schritt weiter gehen. Gerade wenn du mehr über die Interessen deiner Teilnehmer weißt, kannst du die Mails sehr persönlich für jeden Besucher anpassen und individuell auf die Öffnungen oder Klicks in E-Mails reagieren. Übrigens: Verbinde doch deine digitale Kommunikation mit physischen Ideen und verschicke zwischen lauter E-Mails zur Abwechslung eine Postkarte. Damit stichst du auf jeden Fall aus der Masse heraus.

Um das alles umzusetzen, brauchst du eine professionelle Lösung. Bei mailingwork ist das der KampagnenManager.

Nach dem Event – Umfragen und Unterlagen

Als Veranstalter gilt für dich natürlich: „Nach dem Event ist vor dem Event.“ Aus diesem Grund bleiben die meisten Veranstalter nach einer Veranstaltung auch in Kontakt mit Ihren Teilnehmern. Jetzt sind die Eindrücke noch frisch und deine Teilnehmer werden positiv auf Angebote von dir reagieren.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt mehr über die Interessen deiner Teilnehmer zu erfahren. Was hat ihnen auf dem Event gefallen, was hat ihnen gefehlt, was ist ihnen wichtig zu sagen. Diese Daten kannst du dann für deine nächsten Events und die individuellen E-Mails an diese Personen nutzen. Du könntest z. B. eine klassische Umfrage von LineUpr dafür nutzen. Mit einigen E-Mail-Marketing Lösungen kannst du Umfragen auch direkt per Mail durchführen.

Ein weiterer Grund mit deinen Teilnehmern in Kontakt zu kommen, sind die Präsentationen deiner Speaker. Viele Teilnehmer freuen sich, wenn sie Zugang zu den Präsentationsfolien der Vortragenden erhalten. Von Diana wissen wir, dass auch E-Mail-Marketing Tools dir erlauben, eine Landingpage zu erstellen, auf der du beispielsweise Unterlagen zum Download anbietest. Den Link zu dieser Seite könntest du deinen Teilnehmern dann per E-Mail schicken und in diesem Zusammenhang gleich nach Feedback fragen.

Was solltest du gelernt haben

Teilnehmerkommunikation ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für dein Event. Du solltest entsprechend Zeit und Arbeit investieren, um hier eine gute Figur zu machen. Obwohl es mittlerweile sehr viele interessante Kommunikationstools gibt, sind Mails nach wie vor der effektivste Kanal. Für viele Veranstalter kann es daher sehr sinnvoll sein, eine E-Mail-Marketing Software einzusetzen.

Mail“ Icon erstellt durch Kylie Mhai vom „the Noun Project„.

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