Livestreaming bietet Veranstaltern gigantische Möglichkeiten die eigene Reichweite zu vergrößern, Event-Inhalte mehrfach zu verwenden und zusätzliche Monetarisierungspotenziale zu erschließen. Wir stellen Dir die 5 Top-Anbieter vor, mit denen Du schnell und einfach Deine eigenen Events LIVE streamen kannst.

Livestreaming – warum so relevant?

Heutzutage ist es selbstverständlich, dass Events ein Live-Erlebnis sind und Teilnehmern nicht nur ein inhaltlicher Mehrwert bieten, sondern auch möglichst nachhaltig im Gedächtnis bleiben sollen. Deswegen suchen Veranstalter nach einem Rundum-sorglos-Paket, um alle Anforderungen der Gäste zu erfüllen. Leider sind die Kapazitäten von Events durch Budget, Sitzplätze oder Seminarräume begrenzt. Es existieren auch äußere (Umweltbedingte-) Umstände, weswegen Teilnehmer zum Beispiel nicht anreisen können. Hier liegen die Hauptgründe, weswegen virtuelle Veranstaltungen immer wichtiger werden.

Erstens, die Videoinhalte sind monetarisierbar. Mit einer Live-Übertragung oder Bereitstellung der Video-Inhalte kannst Du ein zweites Publikum ansprechen und so die Teilnehmerliste erweitern. Mit einem Videoangebot könnten diese Personen von der ganzen Welt aus, digital an Deinem Event teilnehmen.

Zweitens, kannst Du diese Videos für Dein Marketing nutzen. Solltest Du Dich für die freie Verfügbarkeit entscheiden, ist dies ein perfektes Instrument, um die Aufmerksamkeit für Deine Veranstaltungen zu steigern. So könntest Du ganze Programmpunkte oder einzelne Ausschnitte über Social Media verteilen, um potenzielle neue Teilnehmer mit interessanten Inhalten anzusprechen. Damit schaffst Du Anreize, dass sich diese Personen bei der nächsten Gelegenheit ein Ticket für Deine Events ergattern. Diese Videos kannst Du auch als relevante (Lern-)Inhalte auf Deiner Webseite oder auf Deinem Blog veröffentlichen oder Deinen Teilnehmern anstatt Präsentationen mitgeben.

B2B oder B2C?

Eine wichtige Herausforderung dabei ist den passenden Streaming-Anbieter für Deine Veranstaltung zu finden. Eine der wichtigsten Fragen, die Du dabei beantworten musst, an welche Zielgruppe sich Dein Stream richten soll: B2C oder B2B.

Es ist verständlich, warum sich einige Unternehmen zunächst für kostenlose B2C-Streaming-Dienste entscheiden. Die meisten bekannten B2C-Streaming-Lösungen, wie YouTube Live, erhalten jedoch automatisch die Rechte an Ihre Videoinhalte und können diese selbst monetarisieren. Dieser Ansatz kann für manche Veranstalter von Vorteil sein. Viele Unternehmen, die sich im B2B-Bereich bewegen, wollen dies aber vermeiden, wie auch die Werbung und Kommentare anderer möglicher Anbieter.

Aus diesem Grund haben wir versucht die Anbieter aus verschiedenen Bereichen übersichtlich für Dich zu präsentieren.

YouTube Live

Die bekannteste Videoplattform der Welt bietet seit langem nicht nur Beauty-Blogs, Tech-Reviews und Vlogs, sondern auch ein umfangreiches Live-Streaming von Musik, Nachrichten, Sportveranstaltungen etc.

VORTEILE:
Gigantische Nutzerbasis
Einbettung auf der eigenen Website
Verschiedene Monetarisierungsmöglichkeiten
Promotion durch Google
360° Videos

NACHTEILE:
Erforderliche Kontoverifizierung und Videocodierungssoftware
Nutzung der Google-Dienste bei manchen Unternehmen untersagt/geblockt

PREISE:
Kostenlos

Facebook Live

Facebook Live hat in den letzten Jahren das Livestreaming von Events für jedermann ermöglicht.

VORTEILE:
Gigantische Nutzerbasis
Videolänge bis 8 Stunden
Direkte Integration in Facebook
Livemarketing für jedes Budget
Reichweite und Sichtbarkeit sind definierbar
Video ist anschließend auf eigener Timeline sichtbar und steht nach dem Event zur Verfügung

NACHTEILE:
Qualität des Streams ist oft nicht ansprechend
Häufig technische Probleme und Streamingabstürze
Nutzung bei manchen Unternehmen untersagt/geblockt

PREISE:
Kostenfrei und Upgrades ab 1EUR pro Tag

WEITERE B2C ANBIETER: Instagram, Twitter, LinkedIn, Periscope, StreamShark

Vimeo Livestream

Die Stärke von Vimeo liegt vor allem in seiner hervorragenden Videoqualität. Außerdem bietet die Plattform mit der Mevo Plus sogar eine eigens dafür entwickelte Kamera an und verschiedene interessante Monetarisierungsmöglichkeiten. Gegen eine Leih-Gebühr oder einen Kauf können die interessierten Zuschauer das Video entweder für einen bestimmten Zeitraum abrufen oder gekauft für immer zur Verfügung haben. Diese Plattform richtet sich an professionelle (Business) Kunden und bietet viele zusätzliche Marketing-Tools.

VORTEILE:
HD (1080p live) +4k Streaming
Streaming von 3 Events parallel
Einbettung auf eigener Website
Live Q&A, -Grafiken und -Umfragen
Publikum-Chat

NACHTEILE:
Schlecht für Streaming via Smartphone geeignet

PREISE:
70 EUR pro Monat

IBM Watson Media Video Streaming

In 2016 wurde das Unternehmen Ustream von IBM gekauft und mit anderen akquirierten Unternehmen, die sich auf verschiedenen Prozessen des Streamings spezialisieren, zusammengeschlossen. Ustream wurde ursprünglich für die Kommunikation von Soldaten mit deren Familien entwickelt.

VORTEILE:
Cloud-Basierte Lösung, Verfügbar auf verschiedenen Geräten
Möglichkeit der Monetarisierung (Paywall)
Lead-Generierung
Hohe Sicherheitsstandards
Live-Polls
Chat-Room

NACHTEILE:
Nur HD 720p Streaming
Maximal 5.000 Zuschauerstunden

PREISE:
Ab 99 – 999 USD pro Monat für verschiedene Pakete (Silver, Gold, Platinum)

dacast

Im Gegensatz zu verbraucherorientierten Plattformen wie YouTube oder Facebook Live bedient dacast B2B Kunden.

VORTEILE:
White Label
Video Hosting
Eingebaute Analytics
Integration auf Webseiten und SocialMedia
Flexible Preise (für einmalige Nutzung geeignet)

NACHTEILE:
Paywall bei einem Paket ab 125 USD möglich
Storage bis 500 GB, Erweiterung gegen zusätzliches Paket möglich

PREISE:
Ab 19 – 289 USD pro Monat für verschiedene Pakete (Starter, Premium, Enterprise)
Einmalige Nutzung per Event möglich

WEITERE B2B ANBIETER: Wowza, brightcove, vplayed, boxcast, StreamingVideoProvider

Zusammenfassung

Livestreaming von Events bietet Veranstaltern gigantische Möglichkeiten, eigene Event-Inhalte zusätzlich zu monetarisieren oder die eigenen Marketingaktivitäten zu verstärken. Hier haben wir für Dich 5 Top-Anbieter von Livestreaming näher vorgestellt und den Unterschied zwischen B2C und B2B Plattformen aufgezeigt.

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Facebook hat angekündigt 2018 seinen Newsfeed-Algorithmus grundlegend zu überarbeiten. Weniger externe Inhalte, dafür mehr direkte Interaktionen zwischen Menschen. Diese Änderung wird weitreichende Auswirkungen auf uns alle haben. Die Anzahl an externen Artikeln und Videos wird drastisch reduziert. Die Kosten für Werbeanzeigen werden wahrscheinlich steigen und die organische Reichweite von Beiträgen abnehmen.

Wie immer meldet sich der Facebook-Gründer am Anfang des Jahres selbst zu Wort und gibt der Welt einen Ausblick darüber, was das übergeordnete Ziel des neuen Jahres sein wird. Für 2018 hat Zuckerberg den Newsfeed als Fokus ausgegeben und verspricht weitreichende Veränderungen.

Was bisher bekannt ist

Am 11.01. hat Mark Zuckerberg wieder die Roadmap für 2018 in einem Facebook-Beitrag vorgestellt. Im Fokus steht der nachhaltige und massive Umbau des Newsfeed-Algorithmus.

Der Newsfeed ist quasi die Startseite von Facebook, auf der dem Nutzer Beiträge und Veränderung der eigenen Freunde, aber auch Werbeinformationen und Beiträge von externen Seiten angezeigt werden. Der Newsfeed-Algorithmus bestimmt dabei, welche Beiträge und in welcher Reihenfolge dir angezeigt werden.

Mark Zuckerberg sieht Facebook als einen Ort, bei dem die eigene Zeit sinnvoll eingesetzt werden soll. Darauf wird 2018 alles ausgerichtet. Facebook soll wieder mehr zu dem sozialen Netzwerk werden, als dass es ursprünglich gestartet ist. Im Mittelpunkt sollen dabei keine externen Beiträge, sondern Interaktionen von Menschen stehen. Zuckerberg spricht dabei von meaningful interactions (bedeutungsvolle Interaktionen). Am meisten werden diese Interaktionen durch externe Beiträge, News und Werbung behindert und genau hier sollen die Änderungen angreifen.

Motivation von Facebook

Ursprünglich als Übersicht aller News unserer Freunde gestartet, wird der durchschnittliche Facebook-Nutzer im Newsfeed mittlerweile überschwemmt mit Werbung und Beiträgen von Publishern, Unternehmen und Fanseiten. Die Masse an Informationen führt dazu, dass sich immer mehr Nutzer zurückziehen. Für viele Personen ist Facebook kein geschützter Raum mehr, in dem private Dinge geteilt werden, sondern ein Nachrichtenmedium.

Facebook spricht als Auslöser der Änderungen zwar gern von der Gefahr der Filterblasen und der Verbreitung von Fakenews, die wahre Motivation könnte jedoch eher betriebswirtschaftlicher Natur sein. Es gibt zwar kaum valide Zahlen, aber die Interaktionsrate der Nutzer nimmt ab. Im 4. Quartal 2017 hat sich die Anzahl der täglich aktiven Nutzer in den USA sogar erstmals reduziert. Mit fallender Interaktionsquote steigt jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass Nutzer Facebook verlassen. Interessante Einblicke dazu liefert Sean Parker, ein Investor von Facebook, in diesem Video.

Auswirkungen für Veranstalter

Wie üblich wird in der Zielvorgabe von einer Vision und keinen konkreten Aktionen gesprochen. Hinzukommt, dass der Newsfeed-Algorithmus bereits heute eine Blackbox ist. Daher ist es schwierig zu sagen, was sich konkret ändern muss, um die angesprochenen Ziele zu erreichen. Unabhängig davon lassen sich aus dem Status quo und der Vision leicht mögliche Auswirkungen ableiten:

1. Organische Verbreitung von Beiträgen und Fanpages
Der Newsfeed-Algorithmus wurde in den letzten Jahren so verändert, dass immer wieder zufällige Beiträge von bisher unbekannten Personen und Pages angezeigt werden. Dafür werden Beiträge von Freunden und geliketen Seiten erst verspätet angezeigt. Mit der Zunahme von Publishern und Unternehmen mussten also immer mehr organische Beiträge nach hinten geschoben werden.

Die neue Vision für Facebook sieht vor, die Anzahl an Beiträgen von Publishern, Unternehmen und Werbung im Newsfeed zu begrenzen. Am wenigsten wird wahrscheinlich bei der bezahlten Werbung gespart. Die organischen Beiträge werden demnach bei den meisten Seiten erneut zurückgehen. Wenn du Facebook heute also als Tool zur Verbreitung deiner Informationen nutzt, solltest du dir Gedanken machen, ob und wie das auch in Zukunft weiter funktionieren kann.

2. Bezahlte Beiträge bzw. Werbung
Du hast die Möglichkeiten deine Beiträge über Facebook gezielt zu vermarkten. Die Aussagen von Zuckerberg machen klar, dass sich auch die Anzahl an Werbung und bezahlten Beiträgen im Newsfeed reduzieren wird. Gleichzeitig wird es deutlich weniger organische Beiträge von Seiten und durch virale Effekte gepushte Inhalte im Newsfeed geben. Einige Anbieter dieser Inhalte wollen jedoch, dass ihre Inhalte weiter angezeigt werden, weswegen sie teilweise auch die Werbefunktion in Anspruch nehmen müssen.

Beide Effekte werden letztlich dazu führen, dass der Preis für Werbung zunehmen wird. Je nachdem wie wichtig dir der Kontakt zu deinen Besuchern und Kunden auf Facebook ist, solltest auch du dich näher mit der Werbefunktion auseinandersetzen.

3. Videocontent
Videos im Newsfeed sind einer der Hauptgründe für die sinkenden Interaktionsraten, da sie zwangsläufig zu einem passiven Konsum führen. Die Verbreitung von Videos wird in diesem Jahr weiter deutlich abnehmen. Facebook hat bereits Ende 2017 damit begonnen weniger virale Videos im Newsfeed anzuzeigen. Als Ergebnis hat die tägliche Nutzungszeit von Facebook Im 4. Quartal 2017 in Summe um 50 Millionen Stunden abgenommen.

4. Nutzer Stimmen über Inhalte ab
Um eine höhere Qualität an Informationen zu erreichen und Fakenews zu reduzieren, sollen die Nutzer direkt über die Inhalte abstimmen dürfen. Das hat Zuckerberg in einem zweiten Beitrag bereits angekündigt. Über Qualitätsumfragen sollen Nutzer jetzt evaluieren, welche Nachrichtenquellen hochwertige Informationen verbreiten und welche nicht. Bisher wird nur von Newsseiten gesprochen. Bei Erfolg könnte dies natürlich auch auf Nischennews wie Eventseiten oder -blogs, welche Facebook zur Verbreitung ihrer Einträge nutzen, ausgeweitet werden.

Gewinner und Verlierer

Obwohl bisher nur wenige konkrete Aktionen bekannt sind, ist bereits klar, wer massiv durch die Änderungen verlieren wird. Publisher, welche Facebook als Instrument zur Verteilung ihrer eigenen Artikel und Inhalte nutzen, werden sehr stark an Reichweite verlieren. Dies gilt insbesondere auch für die Produzenten von Videocontent.

Gewinner sind der normale Facebook Nutzer, der endlich wieder das soziale Netzwerk zurückerhält, dass er sich ursprünglich gewünscht hatte. Aber auch Publisher können gewinnen, wenn es Ihnen gelingt, eine besonders enge Beziehung mit ihrer Leserschaft aufzubauen. In diesem Fall ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass die organischen Reichweiten sogar steigen.

Was solltest du gelernt haben

Facebook wird 2018 seinen Newsfeed-Algorithmus massiv überarbeiten. Die Anzahl an externen Beiträgen, Werbung und Video soll deutlich reduziert und wieder die direkte Interaktion von Menschen in den Mittelpunkt stellen. Facebook möchte wieder das soziale Netzwerk werden, als dass es ursprünglich gestartet ist. Für jeden, der Facebook lieblos als Instrument zum Verteilen seiner Inhalte nutzt, sind das schlechte Neuigkeiten. Wer jedoch eine besondere Beziehung, mit vielen Interaktionen zu seinen Lesern aufbauen kann, der wird von der Änderung profitieren und seine organische Reichweite vergrößern können.

Was ist deine Meinung zur Veränderung von Facebook? Wie würdest du den Algorithmus anpassen? Bist du auf mögliche Änderung vorbereitet? Wir freuen uns auf dein Feedback

„Facebook“ Icon erstellt durch Maria Maldonado vom „the Noun Project„.

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Die Nutzung der Event-App ist entscheidend für ihren Erfolg. Dafür müssen Teilnehmer jedoch zunächst von der App wissen. Mit diesem Konzept, zur Vermarktung von Event-Apps, schaffst du die dafür optimalen Voraussetzungen und sorgst für den Erfolg deiner Event-App.

Der Erfolg einer Event-App ist immer abhängig von zwei Faktoren. Erstens muss die App mit relevanten Inhalten gefüllt und zweitens die Teilnehmer über die Existenz der App informiert werden. Wenn eine App auf dem Event nicht erfolgreich angenommen wird, dann liegt das in 90% der Fälle am zweiten Punkt. Dabei ist ein erfolgreiches Verbreitungskonzept der App schnell erstellt und umgesetzt. Damit du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst, stellen wir dir in diesem Artikel ein Beispielkonzept vor, das sich in den letzten Jahren dabei als sehr erfolgreich erwiesen hat. Im Mittelpunkt steht dabei der Mehrwert der App für den Besucher. Ganz wichtig: Dieses Konzept bezieht sich auf eine Event-App, die nur zur Kommunikation auf dem Event und zur Feedbackgewinnung danach verwendet wird. Im Blog folgt ein weiteres Konzept für Event-Apps zur Vermarktung von Events und den Verkauf von Tickets.

Short-Briefing

Die Verbreitungsstrategie unterteilt sich in vier Promotionsphasen. Im Mittelpunkt der Kommunikation steht immer der Mehrwert der App für deine Teilnehmer.
App-Mehrwerte: Immer aktuelle Informationen zum Event; Individuelle Agenda und Favoriten; Feedback und Umfragemöglichkeit; Kontaktdaten und Informationen zu Referenten, Künstlern und Sponsoren; Orts- und Lagepläne.
Frühphasen Promotion: Bis ein Monat vor dem Event. Erste Information zur Event-App und Integration in gedruckte Werbematerialien. Die grundlegende Nutzung der App in den Vordergrund stellen.
Red-Zone Promotion: 14 Tage vor dem Event. Deine Besucher beschäftigen sich mehr mit deinem Event. Verwendung von Social-Media-Kanälen und Verbreitung der App-URL darüber. Fokus auf die individuellen Funktionen der App wie Umfragen, individuelle Agenda, Favoriten und Livefragen an Referenten.
Last-Days Promotion: Noch 7 Tage. Umstieg auf direkte Kommunikationsinstrumente wie Email und die Verlinkung der App darin. Damit haben alle Teilnehmer die App direkt im E-Mail-Postfach. Fokus auf aktuelle Informationen und Bekanntgabe von Änderung über die App.
Veranstaltungstage: Fokus auf Personen vor Ort. Moderatoren und Referenten sollten kurz auf die App. Vorteile und Nutzung eingehen. Mehrwert: Aktuelle Informationen, Feedback geben, Livefragen an Referenten und individuelle Agenda/Favoriten.

App-Mehrwert für die Teilnehmer

Menschen machen nichts ohne Grund. Deswegen solltest du deinen Teilnehmern auch immer klar Kommunizieren, warum sie die App auf deinem Event verwenden sollen bzw. welche Vorteile sie daraus ziehen. Die typischen Mehrwerte einer Event-App sind immer aktuelle Informationen zur Agenda, den Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Location. Die Teilnehmer erhalten direkte Nachrichten vom Veranstalter und können Feedback zu einzelnen Programmpunkten oder dem Event als Ganzes geben. Über die App können sie Fragen an die Referenten stellen, sich ihre individuelle Agenda erstellen und Referenten als Favoriten für später speichern. Sie erhalten Orts- und Lagepläne und können sich darüber zum und auf dem Event navigieren lassen.

Wie du diese Informationen in die Ansprache an deine Gäste integrierst, liegt ganz an dir und wie du die App verwendest.

Frühphasen Promotion – Bis 1 Monat vor dem Event

Diese Phase startet ca. ein Monat vor dem Event. Zu diesem Zeitpunkt werden sich deine Gäste erstmals mit deinem Event beschäftigen und nach Eventinhalten suchen. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch deine App, zumindest teilweise, fertiggestellt sein. Sie dient jetzt als mobiler Informationspunkt.

Solltest du auch auf Printmaterialien im Marketing zurückgreifen, dann integriere hier unbedingt einen QR-Code oder die URL der App. Du solltest immer beachten, wenn jemand einen solchen Flyer in die Hand bekommt oder ein Plakat sieht, mit welchem Instrument wird er jetzt wohl nach dem Event suchen? Richtig, mit seinem Smartphone. Biete ihm dann auch eine Informationsquelle an, welche genau für solche Geräte optimiert ist. Damit verstärkst du zudem die inhaltliche Tiefe deiner Werbematerialien und bringst potenzielle Teilnehmer in deinen Informationskanal.

In dieser Phase solltest du deine Besucher über den grundlegenden Aufbau und Inhalt der App informieren.

Red-Zone Promotion – 2 Wochen vor dem Event

Langsam rückt dein Event näher und wandert mehr und mehr in die Gedanken deiner Teilnehmer. Spätestens jetzt solltest du damit beginnen die App aktiv über alle deine sozialen Netzwerke zu verteilen. Auch auf deiner Homepage solltest du sie verlinken.

Jetzt interessiert deine Gäste vor allem wie sie die App aktiv nutzen können. Erkläre ihnen also, dass sie hier alle Informationen zur Agenda und den Teilnehmenden finden. Sie können sich zudem ihre individuelle Agenda erstellen und Feedback zu Programmpunkten geben bzw. darüber Fragen an die Referenten stellen.

Last-Days Promotion – 7 Tage vor dem Event

Die letzten 7 Tagen zum Event sind angebrochen und alle deine Teilnehmer werden sich aktiv darauf vorbereiten. Für die Verbreitung der App werden primär die direkten Kanäle wie Email oder WhatsApp-Gruppen relevant. Die meisten Veranstalter versenden ein paar Tage vor dem Event sowieso eine Info-Mail mit allen relevanten Informationen. Hier sollte dann auch unbedingt die App-URL integriert werden.

So kurz vor dem Event suchen deine Teilnehmer primär nach Informationsquellen, welche Ihnen die Zeit auf dem Event erleichtern. Neben den bereits genannten Vorteilen kannst du hier die Aktualität der Daten in den Fokus setzen. Erkläre Ihnen, dass sie in der App immer die aktuellsten Informationen zur Agenda und den Räumen finden. Dabei kannst du auch darauf hinweisen, dass spontane Änderungen nur über die App kommuniziert werden. Dadurch vermeidest du Chaos und deine Gäste finden sich schnell zurecht.

Veranstaltungstage

Der große Tag ist gekommen und dein Event beginnt. Jetzt werden physische Aktivitäten vor Ort und deine Moderatoren und Referenten wichtig. Digitale Instrumente sind weniger relevant aber trotzdem ein guter Grundstein. Die geringste Arbeit machen Flyer oder Plakate, welche an der Eventlocation auf die App hinweisen. Andere kreative Möglichkeiten sind z. B. ein Hinweis auf die App auf den Tickets oder Event-Badges. Du könntest auch Tischaufsteller mit einem Bild und zugehöriger URL oder QR-Code verwenden. Die ganz große Kunst ist ein WiFi, mit der App als Startseite.

Erfolgsversprechender sind jedoch Ansagen von den Veranstaltern und Moderatoren. Zur Eröffnungssession sollte unbedingt kurz auf die App und die erfolgreiche Nutzung eingegangen werden. Wenn du die Feedbackfunktion für die einzelnen Sessions nutzt, sollten auch Referenten immer auf diese Funktion hinweisen. Dein Publikum kann über die App auch Fragen an den Referenten senden. Oder du bewirbst die App mit einem Gratis-Give-Away. So könnten deine Gäste z. B. ein kostenloses Getränk an der Bar erhalten, wenn sie einen Code aus der App an der Bar nennen oder die App vorzeigen.

Was solltest du gelernt haben

Der Erfolg einer Event-App ist signifikant davon abhängig, dass deine Gäste überhaupt von der App wissen. Die Bekanntheit der App ist weder Zufall noch leicht zu erreichen. Ein eigenes Konzept dafür erleichtert dir den Alltag und sollte unbedingt in dein gesamtes Eventmarketing integriert werden. Sofern du die App primär als Kommunikations- und Informationsmedium auf dem Event nutzen willst, dann reicht es einen Monat vor dem Start der Veranstaltung mit der Verbreitung der Event-App zu beginnen. Dann solltest du deine Teilnehmer Stück für Stück mit deiner App in Berührung bringen und ihnen die Vorteile der Nutzung geschickt kommunizieren.

Was hältst du von diesem Artikel? Wie vermarktest du deine Event-Apps? Hast du vielleicht noch offene Fragen und alternative Ideen?

„Megaphone“ Icon erstellt durch Gregor Cresnar vom „the Noun Project„.

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Heute ist ein großartiger Tag bei LineUpr. Wir freuen uns riesig euch die erste Ausgabe unserer neuen Blogreihe „Hintergrundgeschichten“ vorzustellen. In dieser Reihe stellten wir die Veranstalter unterschiedlicher Event-Typen vor. Dabei steht ihr Alltag in der Planung und Durchführung ihrer Events im Mittelpunkt. Wir klären dabei u. a. die Fragen, wie sie ihre Events planen und promoten, welche Werkzeuge sie hierfür nutzen, wie sie Sponsoren finden und wie zukünftige Veränderungen wie z. B. die Digitalisierung ihre Events verändern werden. Wir wünschen euch viel Spaß beim Lesen und hoffen, ihr könnt einige nützliche Informationen für eure eigenen Events mitnehmen.

Die Idee für LineUpr entspringt ursprünglich aus der Teilnahme an einem Kulturen Non-Profit Event. Es liegt also nahe diese Blogreihe auch mit einem solchem Event-Typ zu starten. Als erstes hat sich der Akademische Energieverein Leipzig e.V. unseren investigativen Fragen rund um die Planung und Durchführung von Events gestellt. Dieser gemeinnützige Verein ist ein Zusammenschluss aller an nachhaltiger Energiegewinnung und -nutzung interessierter Studenten in Leipzig. Aber am besten beschreiben sie euch selbst, wer sie genau sind und was sie machen.

Stellt euch bitte kurz vor! Wer seid ihr, welches Event organisiert ihr und seit wann?

Der Akademische Energieverein Leipzig e.V. ist ein Verein von Studenten und Alumni der Leipziger Hochschulen (Universität Leipzig, HTWK, HHL). Die Mitglieder verbindet das gemeinsame Interesse an Fragestellungen der nachhaltigen Energiegewinnung und Energienutzung.

Zum ersten Mal veranstaltete der Akademische Energieverein Leipzig e.V. (AEL) am 21. und 22. September 2017 die AEL Energy Days mit dem Titel „Utility 4.0: die Energiewelt von morgen“. Im letzten Jahr haben wir als Verein eine fünftägige Sommerschule organisiert. Dieses Jahr wurde unser Programm auf 2 Tage komprimiert. Bei der Energiekonferenz gingen wir den Fragen nach, mit welchen Herausforderungen die Energieversorgungsunternehmen zukünftig konfrontiert sind, welche technologische Neuheit das größte Potenzial für die Lösung der Probleme bietet und welche Geschäftsmodelle sich in Zukunft durchsetzen werden. Beispielsweise diskutierten wir über Innovationsmanagement, IT Security, Internet of Things, Blockchain und Big Data.

Ihr führt eure Tätigkeit bestimmt komplett ehrenamtlich aus. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr daher in die Planung der Veranstaltung?

Insgesamt hat unser vier-köpfiges Orga-Team, bestehend aus ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern, über einen Zeitraum von 4 Monaten ungefähr 200h in die Planung und Vorbereitung ehrenamtlich investiert.

200h … Puh, das ist schon ein ordentliches Zeitinvestment. An wen richtet sich euer Event und wie erreicht ihr diese Personen? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung?

Deutschlandweit kamen 30 Studierende und Doktoranden energietechnischer und –wirtschaftlicher sowie IT-technischer & verwandter Studiengänge und Young Professionals zusammen und ermöglichten einen fach- und universitätsübergreifenden Austausch.

Unser Schwerpunkt war die digitale Vermarktung unserer Veranstaltung. Dafür haben wir in erster Linie unsere Website, Facebook und diverse, interne E-Mail Verteiler genutzt. Darüber hinaus haben wir noch einige Poster in den Leipziger Hochschulen verteilt.

Poster sind ein super Stichwort. Wie viele nutzt ihr und verwendet ihr daneben weitere Printprodukte und wenn ja, warum?

Dieses Jahr haben wir uns auf wenige Veranstaltungsposter beschränkt, um zum einen Druckkosten zu sparen und zum anderen, weil wir rückblickend wenig Rücklauf darüber erhalten haben. Unser Schwerpunkt ist die digitale/online Vermarktung.

Die digitale Vermarktung von Events ist auch die Idee von LineUpr. Wie habt ihr die LineUpr-App in diesem Zusammenhang vor, während und nach dem Event verwendet?

Vor unserem Event haben wir die App genutzt, um zunächst unser Event zu erstellen. Dabei haben wir das Programm gefüllt, Informationen zu den Referenten und ihren jeweiligen Unternehmen sowie die Location und die Wegbeschreibung ergänzt. Besonders toll war, dass zu allen Punkten Bilder, Räume, Themenpunkte und Links hinzugefügt werden konnten. Außerdem wurden alle Teilnehmer über das digitale Programm informiert und konnten sich schon vor der Veranstaltung einen Einblick verschaffen.

Während des Events haben wir Posts und Umfragen erstellt, um kurze Statements zusammenzufassen und uns ein aktuelles Meinungsbild zu den inhaltlichen Programmpunkten zu machen. Außerdem waren QR Codes verfügbar, die zu der Website führten.

Nach dem Event haben wir die App genutzt, um die Ergebnisse aus den Umfragen aufzubereiten.

Wenn ihr bewusst auf die digitale Vermarktung eurer Events setzt, dann verwendet ihr neben LineUpr bestimmt auch weitere Tools in der Planung und Durchführung. Welche Dienste sind das?

Schwerpunkt der Vermarktung unseres Events war unsere Website, die von WordPress gehostet wird. Hier haben wir bisher unser Programm veröffentlicht und ein Formular für die Anmeldung mit automatischen Bestätigungsemails eingerichtet. Im Anschluss der Veranstaltung werden wir auf der Website einen privaten Download Bereich mit Fotos und Vortragsfolien einrichten.

Besonders wichtig für Non-Profit Veranstaltungen sind Sponsoren und Redner, die unentgeltlich auftreten. Wie habt ihr eure aktuellen Sponsoren und Redner gefunden und für euch gewonnen?

Sponsoren gewinnen wir über persönliche Kontakte, meist sind dies regionale Unternehmen in denen Vereinsmitglieder arbeiten. Sponsorings, die wir online oder per Email kontaktieren, sind meist leider erfolglos.

Redner fragen wir per Email an. Hier hatten wir eine positive Rücklaufquote von ca. 80%. In den Email Anfragen haben wir entweder das Programmheft vom letzten (ähnliche Veranstaltung) oder vom diesen Jahr beigefügt, um die Redner zu überzeugen.

Wenn wir gerade beim Thema überzeugen sind, was macht euer Event besonders und warum sollte jeder unbedingt daran teilnehmen?

Das Besondere an unserer Veranstaltung ist unser inhaltlicher Schwerpunkt – die Digitalisierung der Energiewirtschaft. Hier konnten wir mit einem innovativen und interessanten Programm punkten, das nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken beleuchtet hat.

Ihr sprecht die Chancen und Risiken an. Die Digitalisierung wird in Zukunft auch andere Bereiche, wie z. B. die Eventbranche, verändern. Wie glaubt ihr, wird sich euer Event verändern? Wie bereitet ihr euch auf diese Veränderungen vor?

Da unser Themenschwerpunkt Digitalisierung in der Energiewirtschaft war, haben wir bereits versucht, einige Punkte zu berücksichtigen, beispielsweise online Anmeldung und die Event-App. Eine online Bezahlung konnten wir aus Kostengründen leider nicht realisieren (ca. 100€). Für die Zukunft werden wir unsere online Präsenz weiter ausbauen und z. B. unsere Website überarbeiten und moderner gestalten, mehr Informationen online bereitstellen und unsere 2-wöchigen Vereinssitzungen streamen.

Mit dieser Erfahrung seid ihr jetzt quasi bereits Profis in der Organisation von Events. Welche Hinweise würdet ihr jemandem geben, der vor der Planung seiner ersten Veranstaltung steht?

Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Veranstaltung ist ein funktionierendes Team. Hier müssen Aufgaben klar definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Deadlines eingehalten werden. Da wir ein ehrenamtlicher Verein sind und alle Helfer unentgeltlich arbeiten, darf natürlich der Spaß dabei nicht fehlen. Das heißt z. B., dass wir im Anschluss unseren Veranstaltungserfolg mit allen Helfern (ein bisschen) feiern werden.

Das ist ein sehr guter Hinweis. Gerade bei ehrenamtlichen Tätigkeiten darf der Spaß und die eigene Motivation niemals verloren gehen. In diesem Zusammenhang vielleicht sehr passend. Was ist das Schönste und das Schlimmste/Kurioseste, was ihr bereits erlebt habt?

Das Schlimmste, was wir bisher erlebten, war, als letztes Jahr ein Caterer kurzfristig ausgefallen war. Da haben wir dann einfach die Schnittchen geschmiert. Bei 20 Personen war der Aufwand noch überschaubar. Aber nichts ist schlimmer als hungrige Teilnehmer.

Das Schönste ist, wenn wir im Anschluss einer Veranstaltung nicht nur neue Förderer und Vereinsmitglieder gewinnen, sondern allem voran neue Freunde finden, die wir mit unserer Begeisterung für unsere Vereinsarbeit überzeugen konnten.

Das habt ihr schön formuliert. Ich glaube, so geht es jedem Veranstalter. Wenn man sein Business stärkt und neue Partner gewinnt ist toll, aber Freunde zu gewinnen ist noch mal eine ganz andere Ebene. Damit habt ihr bereits meine letzte Frage zum Teil beantwortet, aber ich will doch noch eine komplette Antwort hören. Warum veranstaltet ihr euer Event und was treibt euch dabei an?

Bereits in unserer Satzung ist festgelegt, dass Zweck des Vereins die Förderung von Wissenschaft und Forschung ist sowie Schwerpunkte auf der Berufsbildung auf den Gebieten des Energiemanagements und der Nachhaltigkeit liegen. Der Verein sieht sich als ein akademisches Informations- und Diskussionsforum zu den Themen Energie und Nachhaltigkeit. Dies setzen wir nicht nur in unseren 2-wöchigen Vereinssitzungen, sondern auch in jährlichen Veranstaltungen um, um uns darüber hinaus einem breiteren, deutschlandweiten Publikum bekannt zu machen.

Ich denke, das sind passende Schlussworte. Vielen Dank für das tolle Interview und dass wir etwas über euren Eventalltag erfahren durften. Ihr habt hier wirklich ein interessantes Event auf die Beine gestellt. Wir wünschen euch dafür viel Erfolg. Wir würden uns sehr freuen euch auch nächstes Jahr wieder zu unterstützen.

Weiterführende Links

Wenn du aus Leipzig oder der Umgebung stammst und auch Interesse an nachhaltigen Energiethemen besitzt, dann besuche doch einmal eine Sitzung des Akademischen Energieverein Leipzig oder schreibe einem der Mitglieder. Die Kontaktdaten und mehr Informationen findest du auf ihrer Homepage und der Facebook-Seite.

Zusammenfassung

Der Akademischen Energieverein Leipzig veranstaltet jedes Jahr Events um Studenten und Wissenschaftler, welche sich mit der nachhaltigen Energiegewinnung und -nutzung beschäftigen, zu vernetzen. Als gemeinnütziger Verein sind die Budgets für Marketing und Vertrieb begrenzt und der Fokus liegt auf digitalen Tools. Im Interview verraten sie euch, wie sie ihre Zielgruppe und Sponsoren finden, welche digitale Tools sie verwenden und wie der Einsatz von Kapital und Zeit möglichst gering gehalten werden kann.

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Wie gefällt euch dieser Artikel? Wünscht ihr euch mehr Hintergrundgeschichten unserer Veranstalter? Gibt es vielleicht eine spezielle Veranstaltung oder einen Veranstalter über den ihr mehr erfahren wollt? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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