Wie finde ich die perfekte Location für mein Event? Mit dieser Frage beschäftigen sich unsere Kunden regelmäßig. Schließlich sagt die Location bereits viel über das Event aus. Damit du dir nicht zu lange den Kopf darüber zerbrechen musst, welcher der unzähligen Veranstaltungsorte am besten zu dir passt, haben wir für dich die wichtigsten Bewertungskriterien zusammengefasst.

Um euch einen echten Mehrwert zu bieten, waren wir bei der Analyse jedoch nicht allein. Wir haben uns Ratschläge und Tipps bei einer echten Expertin für Locations geholt. Ann-Kathrin Horstmann von Event Inc. kommuniziert täglich sowohl mit Veranstaltern als auch mit Location Besitzern. Sie hat also ein sehr gutes Bild für die Bedürfnisse beider Seiten. Zusammen haben wir 14 Kriterien für dich zusammengestellt, um verschiedene Locations objektiv zu vergleichen.

1. Was für ein Event organisierst du?

Soll es eine große Konferenz oder doch ein kleines Mitarbeiterevent werden? Die Art des Events ist entscheidend für die infrage kommenden Locations. Hier kommt es ganz individuell darauf an, was du mit dem Event präsentieren möchtest.

Die einen bevorzugen klassische Businessorte wie Seminarräume in Hotels oder Kongresszentren. Andere suchen nach außergewöhnlichen Orten, wie industriell angehauchte Lofts, Outdoorlocations oder alte Industriehallen.

Bei aller Kreativität solltest du jedoch nie den Anlass des Events vergessen und überprüfen, ob die Location dafür auch geeignet ist.

2. Wie groß soll die Eventlocation sein?

Je nach Art des Events erwartest du mehr oder weniger Teilnehmer. Bei der Location Auswahl muss dir der Spagat gelingen, dass die Location nicht zu eng und klein sein sollte, aber auch nicht zu groß, sodass sich alles verläuft. Außerdem sind hierbei auch psychologische Tricks zu beachten. Die gleiche Anzahl an Personen erscheint in einem überfüllten Raum als eine größere Gruppe als in einem leeren Raum. Und wer möchte schon den Eindruck vermitteln, dass niemand zu seinem Event kommt.

3. Welche Teilnehmer möchtest du ansprechen?

Wie die Art des Events ist auch die Zielgruppe entscheidend für eine optimale Auswahl der Location. Welche Events besuchen diese Teilnehmer sonst? Was erwarten Sie als Standard? Kreative Locations wie Industriehallen können für einige Teilnehmer eher negativ wirken, während andere diese Umgebung sehr positiv wahrnehmen werden.

Wichtig ist, dass du über ein grundlegendes Verständnis deiner Teilnehmer verfügst. Anhand dessen weißt du, was sie bevorzugen, wie weit du experimentieren kannst und welche Orte eher negativ wahrgenommen werden könnten.

4. Wo und wann soll das Event stattfinden?

Damit ist zum einen die Stadt/Region gemeint als auch das Datum und die Uhrzeit. Dabei spielt natürlich auch wieder die Art des Events und die Teilnehmer eine Rolle. Wo kannst du möglichst viele Personen deiner Zielgruppe erreichen? Welches Datum passt? Finden parallel andere Events in der Region statt, welche die gleiche Zielgruppe ansprechen?

5. Welche Infrastruktur ist vorhanden?

Deine Teilnehmer müssen zum Veranstaltungsort kommen. Welche Möglichkeiten stehen Ihnen dafür zur Verfügung? Wie ist der Ort an das öffentliche Nahverkehrsnetz angebunden? Wie viele Parkplätze sind vorhanden?

Je nachdem was du für dein Event planst, müssen zudem Gegenstände angeliefert werden. Wie kann diese Logistik effizient erfolgen? Welche Zufahrten können genutzt werden und welche Be- und Entlademöglichkeiten sind vorhanden?

Welche Anschlüsse für Veranstaltungstechnik und Elektrizität sind vorhanden? Wie sind die Licht und Akustik vor Ort? Welche sanitären Anlagen sind vorhanden?

6. Welche Veranstaltungstechnik ist vorhanden?

Welche Veranstaltungstechnik möchtest du verwenden? Ist diese Technik bereits vor Ort vorhanden und kann kostenlos oder gegen Miete genutzt werden? Wenn nicht, dann musst du diese Technik selbstständig mitbringen. Dabei solltest du ebenfalls klären, ob das möglich ist und ob die entsprechenden Anschlüsse vor Ort verfügbar sind.

Du solltest dabei auch das WLAN nicht vergessen. Deine Teilnehmer werden es dir danken.

7. Welche Möblierung ist vorhanden?

Sollen deine Teilnehmer stehen, auf klassischen Konferenzstühlen sitzen oder auf besonderen Sitzgelegenheiten, wie Sitzsäcken entspannen? Vielleicht möchtest du auch spezielle Bereiche wie Smartphone Ladestationen oder Lounges zur Entspannung anbieten.

Du solltest im Vorhinein abklären, welche Möblierung bereits in der Location vorhanden ist und welche zusätzlich gemietet werden kann. Vielleicht möchtest du auch besondere Möbel von externen Partnern einsetzen. In dem Fall solltest du klären, ob dies erlaubt ist.

8. Wie soll dein Catering aussehen?

Manche Veranstaltungsorte schreiben ihren Mietern vor, welches Catering sie verwenden können, da entweder ein hauseigenes Cateringunternehmen vorhanden ist oder feste Verträge mit externen Partnern bestehen. Dies bedeutet dann oft eine Einschränkung der eigenen Vorstellungen. Das müsst ihr im Vorfeld abklären.

In der Regel kannst du jedoch auch externe Cateringunternehmen verwenden. Dann solltest du jedoch abklären, ob die Vorgaben des Caterers erfüllt werden können. Gibt es genug Kühl- und Lagermöglichkeiten? Können womöglich eigene Geräte wie Kühlschränke mitgebracht und angeschlossen werden? Auch solltest du klären, ob genug Platz für ein Buffet oder Essensstände vorhanden ist. Bei der Essensausgabe sollten sich zudem niemals lange Schlangen bilden.

9. Welches Personal ist vorhanden?

Menschen sind immer das Herzstück von Events. Daher sind auch die Eventmitarbeiter elementar für den Erfolg der Veranstaltung. Selbst das beste Essen bringt nichts, wenn es von schlecht gelaunten Mitarbeitern verteilt wird.

Auch hier solltest du im Vorfeld abklären, ob du Mitarbeiter der Eventlocation nehmen musst/kannst oder ob du auch externe oder deine eigenen Mitarbeiter mitbringen darfst.

Du musst also für dich selbst klären, für welche Eventbereiche du Mitarbeiter benötigst und ob du dich lieber auf deine Mitarbeiter verlassen möchtest oder auf Mitarbeiter der Location setzt. Beachte, dass Letztere sich meist hervorragend vor Ort auskennen.

10. Wie ist die Sicherheit vor Ort?

In der Vergangenheit wurde das Thema Sicherheit auf Veranstaltungen eher vernachlässigt. In letzter Zeit hat sich dies jedoch drastisch verändert. Heute ist die Veranstaltungssicherheit wichtiger denn je. Die Gesundheit der Gäste sollte für dich immer im Vordergrund stehen. Außerdem will sich kein Veranstalter mit einer Schadensersatzklage auseinandersetzen.

Informiere dich also, wo sich die Fluchttüren und -wege, die Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und der Erste-Hilfe-Kasten befinden. Die Erste-Hilfe-Kästen und Feuerlöscher sollten natürlich noch nicht abgelaufen sein.

Dabei solltest du auch auf die Einhaltung der gesetzlichen Sicherheitsvorschriften achten. Fluchttüren und -wege dürfen beispielsweise weder verschlossen noch verstellt werden und müssen gekennzeichnet sein.

11. Welche Vorschriften musst du beachten?

Neben den Sicherheitsvorschriften musst du als Veranstalter auch weitere lokale und nationale Bestimmungen beachten. Locations müssen z. B. die Versammlungsstättenverordnung einhalten. Diese unterscheidet sich je nach Bundesland und regelt den Betrieb von Locations. Außerdem solltest du dich über die Hausordnung informieren und klären, ob eine Veranstaltungsversicherung sinnvoll ist. Auch über die Aspekte der erlaubten Lautstärke und vorhandene Raucherbereiche bzw. Rauchverbote solltest du dich informieren.

12. Beachte versteckte Kosten

Neben der Locationmiete fallen oft weitere, auf den ersten Blick versteckte Kosten an. Lass dich hier vom Vermieter nicht aufs Glatteis führen und frage bereits im Vorfeld nach weiteren möglichen Kostenpunkten. Die kommunizierten Preise der meisten Locations betreffen oft nur die reine Raummiete. Jede Nutzung von weiteren Dienstleistungen kostet extra und wird erst nach dem Abschluss des Mietvertrags kommuniziert.

Zum einen gibt es hier die typischen Nebenkosten wie Strom, Heizung, Abfallbeseitigung und Endreinigung. Fallen Kosten für die genutzten Kühl- und Veranstaltungstechniken an? Was kostet und beinhaltet das hauseigene Catering? Ist die vorhandene Möblierung kostenlos? Entstehen extra Kosten bei der Verwendung von externen Partnern? Ist ein Sicherheitsbeauftragter notwendig? Wer stellt diesen und was kostet er? Wenn Getränke vom Vermieter angeboten werden, gibt es hier Pauschalen? Was ist in diesen Pauschalen enthalten? Oft sind alkoholische Getränke nicht integriert. Was kosten diese Getränke, nach dem die Pauschale aufgebraucht ist?

13. Wie hoch ist dein Event-Budget?

Die ersten 12 Kriterien dienen dazu, dass du jeder deiner Locations einen Wert zuordnen und eine Rangfolge erstellen kannst. Dein Event-Budget bestimmt jetzt, welche Location dir für den Preis die beste Leistung bietet und damit deine optimale Location ist.

14. Höre auf dein Bauchgefühl!

Bei Entscheidungen verlassen wir uns viel zu oft nur auf die nackten Zahlen und vergessen auch unser Gefühl mit einzubeziehen. Wenn dein Bauch dir sagt, das eine bestimmte Location perfekt passt, dann höre ruhig darauf, auch wenn diese Location nach den 13 vorher genannten Kriterien nicht die beste Wahl ist.

Natürlich sollst du jetzt nicht alle objektiven Kriterien vergessen, aber dein Bauchgefühl kann eine sinnvolle Ergänzung in deinem Entscheidungsprozess sein.

Was solltest du gelernt haben

Wie finde ich die perfekte Location für meine Veranstaltung? Diese Entscheidung ist nicht leicht, weil dabei sehr viele Faktoren beachtet werden müssen. Wir haben dir 14 Kriterien vorgestellt, um diese Entscheidung zumindest etwas zu erleichtern und verschiedene Locations objektiv zu vergleichen.

Dabei geholfen hat uns Ann-Kathrin Horstmann von Event Inc. Event Inc. ist übrigens der führende Marktplatz für die Vermittlung von Eventlocations im deutschsprachigen Raum. Da ist eigentlich für jede größere Stadt und Art von Event etwas Passendes dabei. Am besten du suchst dir dort einfach ein paar Angebote aus und vergleichst sie anschließend nach unseren 14 Kriterien.

Was ist deine Meinung zu den 14 Kriterien? Wonach wählst du deine Eventlocation aus? Wir freuen uns auf dein Feedback.

„Map Marker“ Icon erstellt durch Rohith M S vom „the Noun Project„.

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In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du in deiner App Profile für Locations erstellst und sie umfassend präsentierst. Verwende Lagepläne, erstelle Räume und Vieles mehr.

In diesem Tutorial beschäftigen wir uns ausführlich mit Veranstaltungsorten. Wir zeigen dir, wie du Locations in Profilen der App präsentieren kannst. Ausgangspunkt ist der grundlegende Erstellungsprozess eines Profils. Anschließend stellen wir dir weitere Möglichkeiten zur Darstellung, wie die Erstellung von Räumen, die Integration von Kontaktinformationen und Lageplänen und vieles mehr vor.

Als Vorführobjekt verwenden wir eine Demo-App, in der du die Ergebnisse dieses Tutorials, weitere Beispiele für Profile von Locations und zusätzliche Inhalte selbst auf deinem Smartphone erleben kannst.

Erstellung eines Veranstaltungsortes

Wir beginnen mit der grundlegenden Erstellung eines Location Profils. Dafür musst du dich zuerst in deinen Account einloggen und das Dashboard deiner Veranstaltung aufrufen. Jetzt navigierst du in den Menüpunkt „Location“ (1) und startest die Erstellung mit einem Klick auf „+ Neue Location“ (2).

Du befindest dich jetzt im Erstellungsbildschirm. Wir bieten die Möglichkeit, die genauen geografischen Daten deines Veranstaltungsortes automatisch mittels Google Maps in deinen Account zu laden. Dafür gibst du entweder den Namen deiner Firma oder die Adresse in das oberste Feld (3) ein. Daraufhin werden dir mögliche Optionen für deinen gewünschten Standort angezeigt. Jetzt nur noch den passenden Ort auswählen (4) und alle bekannten Daten (5) werden automatisch in das Profil übernommen.

Deine Location wird gleichzeitig auch auf Google Maps verlinkt. Deine Besucher können diese Information nutzen, um sich zu deinem Event zu navigieren.

Sollte dein Veranstaltungsort sich nicht direkt über Google Maps finden lassen, kannst du die Informationen zur Straße, Stadt und Postleitzahl auch manuell eingeben. Damit deine Location auch korrekt auf der Karte verlinkt ist, kannst du entweder Daten zum Breiten- und Längengrad direkt eingeben (6) oder du versetzt den Standortmarker (7) in der Karte auf den gewünschten Ort. Alternativ setzt du den Standortmarker zuerst und übernimmst dann die hinterlegten Adressdaten automatisch (8) in das Profil.

Mittels dem „Erstellen“ Butten (9) hast du deine erste Location in der App angelegt.

Zusätzliche Optionen

Neben den notwendigen Inhalten kannst du in den Profilen der Locations noch viele weitere Informationen integrieren. Diese Optionen kannst du alle in der Erstellungsansicht der jeweiligen Location auswählen.

1. Bild
Du kannst für jedes Profil, also auch für Orte, ein eigenes Bild hinterlegen. Dafür musst du nur auf „Bild auswählen“ klicken und dort entweder dein Bild mit Drag & Drop in das freie Feld ziehen oder über den Button „Bilder hochladen“ in die App laden. Du kannst auch Bilder von anderen Apps aus deinem Account verwenden (Dropdownfeld unter dem Button „Bilder hochladen“).

LineUpr unterstützt die Bildformate JPEG und PNG. Das Bild sollte mindestens 300×300 Pixel groß und quadratisch sein. Wir bieten zur optimalen Darstellung außerdem einen integrierten Bildeditor. Dafür wählst du erst das entsprechende Bild aus. Anschließend werden dir darunter drei Optionen angezeigt. Mit „Ändern“ wählst du ein neues Bild aus, mit dem „X“ löschst du es und mit dem Stift kannst du die Größe (Zoom), die Hintergrundfarbe und die Anordnung des Bildes anpassen.

2. Name
Du kannst den angezeigten Namen der Location in deiner App ändern. Du musst also nicht die definierte Bezeichnung von Google Maps verwenden. Dafür findest du im ersten Block „Allgemein“ das Feld „Name“. Hier kannst du den Namen der Location beliebig ändern.

3. Kategorie
Du kannst der Location auch eine Kategorie zuordnen. Wenn du z. B. die Hotels deiner Gäste als Locations abbildest, könntest du dafür die Kategorie „Übernachtung“ verwenden. Wenn du mit mehreren Bühnen arbeitest, welche unterschiedliche Arten von Themen oder Musik anbieten, könntest du die unterschiedlichen Themen als Kategorie darstellen.

Dazu wählst du im Feld „Kategorie“ entweder eine bereits vorhandene Kategorie aus oder erstellst über den Button „+“ rechts daneben, eine neue.

4. Sortierung
Wenn du mehrere Location-Profile erstellst, dann werden diese in der Übersicht in alphabetischer Reihenfolge dargestellt. Vielleicht möchtest du diese Reihenfolge jedoch ändern. Dafür gibt es das Feld „Sortierung“. Locations mit einer „Eins“ werden ganz oben angezeigt, Locations mit einer höheren Zahl weiter unten.

5. Beschreibung
Du kannst für jede Location einen Beschreibungstext hinzufügen. Hier kannst du den Veranstaltungsort näher vorstellen. Was macht ihn besonders, warum hast du ihn ausgewählt, etc. Du kannst natürlich auch mögliche Ansprechpartner vorstellen bzw. Verlinkungen integrieren.

Kopiere deinen Text dazu in das Feld „Beschreibung“ unterhalb der „Karte“. Wir bieten dazu auch einen einfachen Texteditor an.

6. Räume
Es gibt selten Events, bei denen alle Programmpunkte in einem Raum oder an einem Ort stattfinden. Oft wird mit mehreren Räumen und parallelen Sessions gearbeitet. Deshalb kannst du bei LineUpr für jede Location mehrere Räume erstellen, welche später in der Erstellung von Programmpunkten direkt ausgewählt werden können. Statt eines Raums kannst du auch Bühnen oder Ähnliches erstellen. Das Prinzip ist das Gleiche.

Du legst neue Räume über den Button „+ Neuer Raum“ im Feld „Räume“ unterhalb der „Beschreibung“ an.

7. Raumpläne
Wenn deine Location entsprechend groß ist, dann könnten deine Besucher schnell den Überblick verlieren. Daher ist es sinnvoll mit einem oder mehreren Raumplänen zu arbeiten. Alternativ können hier auch Anfahrtsgrafiken hinterlegt werden.

Um einen Raumplan zu integrieren, musst du auf „+ Neuer Raumplan“ im Feld „Raumpläne“ unterhalb von „Räume“ klicken. Danach legst du die Bezeichnung des entsprechenden Plans an und integrierst das Bild. Auch hier werden nur JPEG und PNG Formate unterstützt. Das hochladen eines PDFs ist nicht möglich.

8. Kontaktinformationen und Links
Je nachdem, um welche Art von Location es sich handelt, ist es sinnvoll interaktive Elemente zu integrieren. Geht es zum Beispiel um ein Hotel, bietet es sich an, Kontaktdaten zu hinterlegen. Oder du erstellst Informationen zu Ansprechpartnern, an die sich deine Gäste bei Problemen wenden können. Es ist auch möglich die Homepage des Ortes zu verlinken, damit sich deine Gäste bereits im Vorfeld ein Bild von dem Ambiente machen kann.

Um solche Informationen zu integrieren, musst du zuerst auswählen, ob du einen Link, eine Emailadresse oder eine Telefonnummer auswählen möchtest und klickst dann auf „+ Neuer Eintrag“. Dann noch schnell die Daten eingeben und du bist fertig. Bitte beachte, dass ein Link vollständig, also mit http://, eingegeben werden muss. Gleiche Sorgfalt gilt bei Telefonnummern mit der Vorwahl. Du kannst im Feld „Beschreibung“ neben dem Link zusätzlich noch angeben, unter welchem Titel der jeweilige Punkt angezeigt wird. Bei einer Telefonnummer ist z. B. die Beschreibung „Telefonnummer von XYZ“ sehr sinnvoll.

9. Verstecken von Locations
Vielleicht arbeitest du auch mit Locations, welche bis zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht veröffentlicht sind. Hier kannst du deine Location trotzdem vollständig als Profil abbilden und am oberen rechten Rand den Schieberegler von „Sichtbar“ auf „Unsichtbar“ ändern. Die App-Nutzer können dieses Profil nicht sehen, aber du hast bereits alle Daten angelegt. Wenn es dann so weit ist, kannst du dieses Profil mit einem Klick veröffentlichen.

Was solltest du gelernt haben

In diesem Tutorial haben wir dir vorgestellt, wie schnell und einfach du Profile für deine Veranstaltungsorte erstellen kannst. Zusätzlich bieten wir dir 9 weitere Funktionen, dieses Profil interaktiv mit Inhalten zu füllen und optimal für dein Event einzusetzen.

Zudem werden wir dir in den nächsten Wochen weitere Tutorials zur Erstellung von Programmpunkten, Teilnehmern, Sponsoren und vieles mehr auf unserem Blog präsentieren.

Was ist deine Meinung zu den Profilen von Locations? Welche Informationen verwendest du in der Regel? Welche weiteren Funktionen wünschst du dir in diesen Profilen? Wir freuen uns auf dein Feedback

„Location“ Icon erstellt durch Chameleon Design vom „the Noun Project„.

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