In diesem Tutorial zeigen wir dir, wie du in deiner App Profile für deine Referenten, Teilnehmer und Künstler erstellst und sie interaktiv präsentierst. Verwende Bilder, Jobtitel, Beschreibungen und Kontaktdaten.

In diesem Tutorial beschäftigen wir uns ausführlich mit individuellen Profilen von Personen in der App. Wir zeigen dir, wie du Referenten, Teilnehmer, Künstler, das Organisationsteam und viele weitere Arten von Personen in deiner App präsentieren kannst. Gegenstand ist der grundlegende Erstellungsprozess eines Profils. Anschließend stellen wir dir weitere Möglichkeiten zur Präsentation von Personen und die Integration von Kontaktinformationen wie z. B. Telefonnummer und Email vor.

Als Beispiel verwenden wir wieder die Demo-App, in der du die Ergebnisse dieses Tutorials und weitere Beispiele für Personenprofile auf deinem eigenen Smartphone erleben kannst.

Achtung. In den nächsten Wochen werden wir ein Update zur Erstellung von Personenprofilen veröffentlichen. Mit diesem Update kannst du eine Liste von Personen mittels CSV-Datei schnell und einfach in die App importieren. Du kannst dich dann vollständig auf die Aktualisierung der Profile konzentrieren. Die vorgestellten Funktionen gelten natürlich weiterhin. Du kannst sie dann direkt in der CSV-Datei einstellen.

Erstellung eines Personenprofils

Wir beginnen mit der grundlegenden Erstellung eines Personenprofils. Dafür musst du dich zuerst in deinen Account einloggen und das Dashboard deiner Veranstaltung aufrufen. Jetzt navigierst du in den Menüpunkt „Lineup“ (1) und startest die Erstellung mit einem Klick auf „+ Neuer Mitwirkender“ (2).

Du befindest dich jetzt im Erstellungsbildschirm. Um ein Personenprofil anzulegen, musst du grundsätzlich nur den Namen einer Person in das Feld „Name“ (3) eintragen. Danach kannst du das Profil bereits mit „Erstellen“ (4) speichern und veröffentlichen. Zu einem überzeugenden Personenprofil gehören jedoch mehr Informationen als nur der Name dieser Person. Welche weiteren Funktionen du für ein überzeugendes Profil nutzen kannst, erfährst du im nächsten Abschnitt.

Weitere Optionen

Ein überzeugendes Personenprofil besteht aus mehr als nur einem Namen. Daher bietet dir LineUpr viele weitere Möglichkeiten Profile mit Leben zu füllen. Diese Möglichkeiten kannst du alle in der Erstellungsansicht des jeweiligen Profils auswählen.

1. Bild (5)

Du kannst für jedes Profil, also auch für Personen, ein eigenes Bild hinterlegen.

Dafür musst du nur dein Bild mit Drag & Drop in das freie Feld ziehen. Außerdem kannst du auf „Bild auswählen“ klicken und dort über den Button „Bilder hochladen“ eines in die App laden. Du kannst auch Bilder von anderen Apps aus deinem Account verwenden (Dropdownfeld unter dem Button „Bilder hochladen“).

LineUpr unterstützt die Bildformate JPEG und PNG. Das Bild sollte mindestens 300×300 Pixel groß und quadratisch sein. Wir bieten zur optimalen Darstellung außerdem einen integrierten Bildeditor. Dafür wählst du zuerst das entsprechende Bild aus. Anschließend werden dir darunter drei Optionen angezeigt. Mit „Ändern“ wählst du ein neues Bild aus, mit dem „X“ löschst du es und mit dem Stift kannst du die Größe (Zoom), die Hintergrundfarbe und die Anordnung des Bildes anpassen.

2. Name (3)

Du kannst den Namen des Profils (der Person) natürlich auch anschließend beliebig oft ändern. Dafür findest du im ersten Block „Allgemein“ das Feld „Name“.

3. Untertitel (6)

Du kannst jedem Profil einen eigenen Untertitel zuordnen. Dieser Untertitel wird im Profil unter dem Namen und Bild der Person angezeigt. Die meisten Veranstalter nutzen dieses Feld, um darin den Jobtitel der Person darzustellen. Andere Möglichkeiten sind die Anzeige des Unternehmens der Person, eine Lebensvision oder ein Zitat.

Für den Untertitel findest du im ersten Block „Allgemein“ das Feld „Untertitel“. Hier kannst du deine eigene Vorstellung für einen passenden Text eingeben.

4. Kategorie (7)

Du kannst der Person auch eine Kategorie zuordnen. Mit Kategorien kannst du z. B. unterschiedliche Arten von Personen wie Referenten, Teilnehmer oder Organisatoren unterscheiden. Du könntest also z. B. die Kategorie „Referent“ erstellen und diese allen Referentenprofilen zuordnen. Deine App-Nutzer können dann direkt nach bestimmten Kategorien von Personen suchen. Oder du nutzt diese Funktion, um Menüpunkte mit vorgesetzten Filtern zu verwenden (dazu in einem späteren Tutorial mehr).

Um Kategorien zu verwenden, wählst du im Feld „Kategorie“ entweder eine bereits vorhandene Kategorie aus oder erstellst über den Button „+“ eine neue.

5. Sortierung (8)

In der Regel wirst du mehrere Personenprofile verwenden. Auf der Übersichtsseite werden diese dann in einer Liste dargestellt. Voreingestellt ist die Sortierung dieser Liste in alphabetischer Reihenfolge anhand des Profilnamens. Du kannst diese Reihenfolge jedoch auch selbst definieren.

Dafür haben wir das Feld „Sortierung“ im ersten Block „Allgemein“ entwickelt. Hier kannst du eine individuelle Sortierung bestimmen. Willst du z. B., dass die Profile alphabetisch anhand des Nachnamens der Personen sortiert werden, dann kopierst du für jedes Profil den Nachnamen der Person in dieses Feld. Möchtest du bestimmte Personen ganz oben anzeigen, z. B. weil es ein Keynote-Referent oder der CEO des Unternehmens ist, dann arbeite mit Zahlen. Profile mit einer „1“ im Feld „Sortierung“ werden ganz oben angezeigt. Profile mit einer größeren Zahl etwas weiter unten.

Hinweis: Die Sortierung wird nur in der App angezeigt und hat keinen Einfluss auf die Reihenfolge der Profile im LineUpr CMS. Hier erfolgt die Sortierung anhand des Erstellungszeitpunktes des Profils.

6. Beschreibung (9)

Du kannst für jede Person einen Beschreibungstext hinzufügen. Hier kannst du die Person etwas näher vorstellen. Wo arbeitet Sie zurzeit? Wie sieht ihr Lebenslauf aus? Was sind ihre Interessen und Hobbys und vieles mehr.

Erstelle dazu einen Text im Feld „Beschreibung“. Wir bieten dafür einen einfachen Texteditor mit dem du Bulletpoints, Aufzählungen und Links erstellen sowie in Fett, kursiv und unterstrichen schreiben kannst.

7. Kontaktinformationen und Links (11)

Kein Personenprofil ist vollständig ohne Kontaktdaten. Wenn du mit Personenprofilen arbeitest, dann möchtest du diese Personen bestimmt näher vorstellen. Bei Referenten könntest du z. B. auf deren offiziellen Website oder öffentliche Projekte und Erfolge verlinken. Im Einsatz von Teilnehmerprofilen geht es dir vielleicht eher um eine Vernetzung zwischen den Anwesenden. Hier könntest du deren persönliche Kontaktdaten oder Profile aus sozialen Business-Netzwerken wie XING oder LinkedIn verlinken.

Da wir bei LineUpr schlanke und effiziente Prozesse bevorzugen, verzichten wir bisher bewusst auf eine Funktion zur direkten Kommunikation zwischen Teilnehmern über die App. Dafür existieren bereits Lösungen wie z. B. die gerade genannten Business-Netzwerke. Ein Chat und die Vernetzung über diese Netzwerke sind deutlich effizienter, da die Nutzer ihre Kontakte und Informationen automatisch in ihre aktiven Kanäle des Alltags integrieren und nicht im Nachgang eines Events Daten per Hand überführen müssen. Außerdem macht es in der Handhabung praktisch keinen Unterschied, da man über einen Link direkt auf das Profil der Person bei XING oder LinkedIn gelangt und diese direkt dort anschreiben kann. Es kommt im Nutzungsprozess also nur ein weiterer Klick hinzu. Gleichzeitig spart sich der Veranstalter den Stress mit dem korrekten datenschutzrechtlichen Umgang privater Chatdaten.

Um solche Informationen und Profile zu integrieren, musst du zuerst auswählen, ob du einen Link, eine Emailadresse oder eine Telefonnummer hinzufügen möchtest und klickst dann auf „+ Neuer Eintrag“. Dann noch schnell die Daten eingeben und du bist fertig. Bitte beachte, dass ein Link vollständig, also mit http:// beginnend, eingegeben werden muss. Gleiche Sorgfalt gilt bei Telefonnummern mit der Vorwahl. Du kannst im Feld „Beschreibung“ neben dem Link zusätzlich angeben, unter welchem Titel der jeweilige Punkt angezeigt wird. Bei einer Telefonnummer ist z. B. die Beschreibungen „Telefonnummer von XYZ“ sehr sinnvoll.

8. Sichtbarkeit von Personenprofilen (10)

Vielleicht arbeitest du auch mit Profilen und Personen, welche bis zu einem bestimmten Zeitpunkt noch nicht veröffentlicht werden sollen. Manche Keynote-Speaker oder Künstler werden z. B. gerne bis kurz vor dem Event geheim gehalten.

Hier kannst du das Profil zu der jeweiligen Person trotzdem vollständig erstellen und am oberen rechten Rand den Schieberegler von „Sichtbar“ auf „Unsichtbar“ ändern. Die App-Nutzer können dieses Profil jetzt nicht sehen, aber du hast bereits alle Daten angelegt. Wenn es dann so weit ist, kannst du dieses Profil mit einem Klick veröffentlichen.

Das Ergebnis

Hier ein Beispiel, wie ein Personenprofil am Ende aussehen kann:

Was solltest du gelernt haben

In diesem Tutorial haben wir dir vorgestellt, wie schnell und einfach du Personenprofile für deine Referenten, Teilnehmer oder Künstler erstellen kannst. Wir bieten dir 8 Funktionen, dieses Profil interaktiv mit Inhalten zu füllen und optimal für dein Event einzusetzen.

Zudem werden wir dir in den nächsten Wochen weitere Tutorials zur Erstellung von Programmpunkten, Teilnehmern, Sponsoren und vielem mehr auf unserem Blog präsentieren.

Was ist deine Meinung zu den Personenprofilen? Welche Informationen verwendest du in der Regel? Wirst du trotz der veränderten europäischen Datenschutzregelungen weiter mit Teilnehmerprofilen arbeiten? Wir freuen uns auf dein Feedback.

„Work Group“ Icon erstellt durch Oksana Latysheva vom „the Noun Project„.

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Es gibt sicher Tausende Gründe, warum Events scheitern können. Die typischen Stolpersteine der drei wichtigsten Aufgabengebiete Planung, Teilnehmeranreise und -verhalten, welche entscheidend für den Erfolg deines Festivals sind, stellen wir dir heute vor. Wenn du diese Basics nicht korrekt erledigst, muss dein Event zwangsläufig auf die eine oder andere Art scheitern.

Es gibt drei Arten, wie dein Event scheitern könnte. Die klassische Art, daran denkt sicher auch jeder instinktiv, ist der Ausfall der Veranstaltung. Daneben existieren jedoch noch zwei weitere Arten, welche für deinen langfristigen Erfolg viel entscheidender sind. Wir zeigen dir 9 Bereiche, die gerne mal zum Scheitern deines Festivals führen und wie ihr diese erfolgreich meistert.

Drei Ebenen des Scheiterns

Scheitern bedeutet nicht gleich Scheitern. Für ein Festival gibt es mindestens drei verschiedene Ebenen. Der absolute super Gau – und damit die erste Ebene – ist natürlich die Absage.

Aber ein Festival muss nicht erst abgesagt werden, damit es ein Misserfolg wird. Wir gehen jetzt mal davon aus, dass sich die Tickets zu deinem Event gut verkauft haben und entsprechend Gäste vor Ort sind. Die zweite Ebene des Scheiterns ist, dass der Großteil deiner Gäste, aus den unterschiedlichsten Gründen, mit der Veranstaltung unzufrieden sind. Bei der dritten Ebene sind deine Teilnehmer zwar mit dem Event zufrieden, aber nicht wirklich begeistert. Von einem Festival erwartet man einfach Spaß und gute Laune. Ein befriedigendes Gefühl ist hier einfach nicht genug.

Auf den ersten Blick sehen viele Veranstalter im Ausfall die schlimmste Art des Scheiterns, aber das ist falsch. Wenn ein Festival ausfällt, dann sind meist externe Faktoren ausschlaggebend. Zwar erleidet der Veranstalter hier einen Verdienstausfall, aber die Reputation wird in den seltensten Fällen darunter leiden und nächstes Jahr sind deine Gäste wieder am Start. Die zwei anderen Ebenen sorgen jedoch für nachhaltigen Schaden, da sich deine Gäste von dir abwenden und weitere Personen mitnehmen. Gerade auf dem Festivalmarkt, der sehr stark übersättigt ist, wartet an jeder Ecke eine Alternative. Vor der Begeisterung deiner Gäste stehen jedoch die Basics der Festivalplanung.

Planung und Organisation

Ein leidiges Thema für jeden Veranstalter und trotzdem wichtig. Wir Deutsche lieben Vorschriften und dementsprechend ist hier einiges zu beachten.

Genehmigungen am Veranstaltungsort

Klar, du benötigst für dein Festival einen Veranstaltungsort. Dieser sollte möglichst frühzeitig feststehen. Ich muss dir sicher nicht erklären, wie du diesen findest, aber beachte, was auf dem Gelände erlaubt ist und was nicht. So benötigst du u. a. Genehmigungen für den Ausschank von Alkohol, den Umgang mit Müll und einen erhöhten Lärmpegel. Auch Naturschutz und seltene Tiere werden gern mal vergessen. Wer damit zu spät anfängt, riskiert eine Veranstaltungsabsage.

Teilnehmerkapazität vor Ort

Das deutsche Recht definiert, welche Kapazitäten pro Quadratmeter erlaubt sind und ab wann eine Gefahr für Teilnehmer besteht. Du solltest dich vorher genau darüber informieren, wie viele Personen sich auf deinem Gelände aufhalten dürfen. Hier kommt natürlich auch dein Veranstaltungskonzept ins Spiel. Erst dann weißt du, wie viele Tickets du verkaufen darfst.

Plan B – Ticketerstattung oder höhere Gewalt?

Du solltest dich für den Fall vorbereiten, dass dein Festival doch ausfallen muss. Oft ist dies nicht die Schuld des Veranstalters, sondern externer Umstände, wie z. B. das Wetter. Für diesen Fall solltest du vorbereitet sein und deine Rückgabepolitik von Tickets im Vorfeld klar kommunizieren. Das gibt dir Sicherheit und du kannst dich im Extremfall darauf berufen. Deine Teilnehmer wiederum wissen, worauf Sie sich einlassen. Du solltest also bereits im Vorfeld wissen in welchem Fall und wie hoch du eine Rückerstattung leisten musst.

Teilnehmeranreise

Das Festivalerlebnis startet nicht erst mit dem ersten Konzert, sondern bereits mit der Abfahrt vom Heimatort. Du solltest also unbedingt darauf achten, deinen Gästen die Anfahrt so angenehm wie möglich zu gestallten.

Parkplätze

Bereits im zweiten Abschnitt haben wir das Thema Kapazität für dein Festival angesprochen. Du solltest wissen wie viele Gäste an deinem Festival teilnehmen werden und entsprechend Parkplätze bereitstellen. Du darfst im Vorfeld also abschätzen, zu welchem Anteil sie mit dem eigenen Auto anreisen. Neben der reinen Parkplatzfläche ist auch der Zugang dazu wichtig. Dein Ziel sollte sein, dass jeder ohne Stress einen Parkplatz erhält. Dazu gehören eben auch genügend verfügbare Zufahrten. Dabei solltest du analysieren, über welche Straßen deine Gäste anreisen werden und bereits früh eine sinnvolle Beschilderung einsetzen, um Autokolonnen effizient zu lenken.

Öffentlicher Nahverkehr  

Ein Großteil deiner Besucher wird auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Da Festivals oft auf einem „Feldacker“ ohne echte Anbindung an den Nahverkehr stattfinden, solltest du intelligente Wege finden, diese Menschen ohne Stress auf dein Gelände zu bekommen. Du könntest z. B. einen Shuttle-Service vom nächstgelegenen Bahnhof anbieten. Oft bezahlen deine Teilnehmer sogar dafür.

Zeltplatz und der Weg dorthin

Deine Gäste sind jetzt zwar am Eingang und/oder der Ticketkontrolle, aber eine besondere Odyssee steht noch aus. Das Gepäck muss vom Parkplatz auf den Zeltplatz gebracht werden. Hier liegt für die meisten Veranstalter der größte Stolperstein, da diese Problematik gerne mal übersehen wird. Jeder war bestimmt bereits auf einem Event, bei dem der Weg vom Parkplatz zum Zeltplatz so schmal war, dass sich gerade zwei Personen vorbeiquetschen konnten. Das reguliert sich zwar über die Zeit, aber am Anfang bedeutet es Stress. Eine Beschilderung kann hier helfen, die Massen effizient zu lenken. Gleichzeitig bietet es sich an, den Zeltplatz in einzelne Bereiche zu unterteilen und diese nacheinander zu öffnen.

Festivalgelände

Für das Festivalerlebnis sind das Verhalten und die Erfahrungen auf dem Hauptgelände nochmal entscheidender als die Anreise. Auch gibt es für dich einige Dinge zu beachten. Dabei reden wir nicht von den Künstlern und dem korrekten Ablauf der Bühnenshow. Das nehmen wir als gegeben hin.

Lagepläne

Auf einem riesigen Festivalgelände kann es schnell passieren, dass deine Teilnehmer die Übersicht verlieren und sich verlaufen. Der einfachste Weg diese Verwirrung zu reduzieren sind effiziente Lagepläne. Zu einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung gehört ein Raumplan, der definiert, wo welche Bühnen, große Zelte, Toiletten, Verpflegungsstände, Wege und Eingänge genau verortet sind. Entsprechend dieses Konzepts solltest du deinen Gästen einen Lageplan an die Hand geben, sich intuitiv zurechtfinden. Dafür stehen dir mindestens zwei Wege zur Verfügung. Entweder du verwendest die analoge Variante und druckst ein Booklet mit Informationen zum Event und dem Lageplan des Geländes oder du entscheidest dich für den digitalen Weg. Hier kannst du z. B. eine Event-App von LineUpr verwenden, um dein ganzes Event und auch den Lageplan abzubilden. Hier können sich deine Gäste sogar mit der App über das Gelände navigieren lassen.

Eingangsysteme

Irgendwann werden deine Teilnehmer ihren Weg vom Zeltplatz auf dein Hauptgelände antreten. Früher setzten alle Festivals hier auf Kontrollen durch Menschen, bei denen Tickets, Bändchen oder Badges vorgezeigt werden mussten. Viele Veranstalter haben mittlerweile jedoch auf Semidigitale Lösungen gewechselt. Es stehen zwar immer noch Menschen am Eingang, das Ticket, Bändchen, etc. wird jedoch nicht mehr nur begutachtet, sondern mit einem Lesegerät gescannt. So behalten Veranstalter immer einen Überblick, wie viele Menschen sich gerade auf dem Gelände aufhalten. Das ist zum einen sicherheitsrelevant und zum anderen können so wertvolle Daten über Besucherströme gewonnen werden. Willst du noch etwas weitergehen und setzen wir voraus, dass Personenkontrollen bereits am Außengelände stattgefunden haben, kannst du auf modernste Instrumente wie RFID setzen. Hier tragen deine Gäste in ihrem Ticket einen Chip, mit dem sie Zugang zum Gelände erhalten. Damit könntest du dein Gelände auch in mehrere Unterbereiche teilen. Durch die Verfolgung des RFID-Chips kannst du sehr genau verstehen, wie sich deine Gäste im Laufe des Tages auf dem Gelände bewegen. Mehr zu RFID erfährst du nächste Woche auf unserem Blog.

Beschilderung

Wie bereits bei der Anfahrt angerissen, ist eine effiziente Beschilderung ein entscheidender Faktor für ein erfolgreiches Event. Immer wenn einer deiner Gäste nicht weiß, was er machen soll oder wo er etwas findet, wird er sich instinktiv umschauen und nach einer Hilfe suchen. Hier kommt die Beschilderung ins Spiel. Es ist immer ein Drahtseilakt, das Geländer nicht mit Schildern zu überfrachten und doch genug Informationspunkte zur Verfügung zu stellen, um Missverständnisse oder Verunsicherungen zu vermeiden. Typische Beispiele für Beschilderung sind Eingang/Ausgang, Verpflegungsstände, Servicepunkte und Toiletten.

Zusammenfassung

Die schlimmste Art des Scheiterns ist nicht die Absage deines Festivals, sondern unzufriedene Besucher. Bei einem übersättigten Markt wie Festivals, finden deine Gäste in Sekunden eine andere Veranstaltung, die sie besuchen können. Bestenfalls verlierst du nur sie, aber wenn es schlecht läuft, dann teilen sie ihre Meinung über dein Festival öffentlich und nehmen weitere Personen mit. Deswegen haben wir dir je drei Aufgabenbereiche aus der Eventplanung, des Teilnehmeranreisekonzepts und der Kommunikation auf dem Festivalgelände vorgestellt. Erfüllst du diese Aufgaben erfolgreich, ist der Grundstein für ein begeisterndes Festival gelegt. Dann geht es mit der Künstlerauswahl, dem Verpflegungskonzept und der Bespaßung vor Ort ans an die schönen Aufgaben.

Gebt uns Feedback

Wie ist eure Meinung? Was gehört noch zu den Grundlegenden Aufgaben in der Festivalplanung? Welche Fragen habt ihr dazu? Wir freuen uns auf eure Antworten.

Stage icon by Juan Pablo Bravo  from the Noun Project.

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