Nachdem du dein Veranstaltungskonzept entwickelt hast, geht es in Teil 5 der BarCamp Reihe darum, wie du richtig viele Personen zu deinem Event bekommst und damit meine ich nicht die Anfahrtsbeschreibung, sondern, dass du über die Existenz deines Events informierst und Interesse an einer Teilnahme weckst. Dazu stelle ich dir verschiedene wichtige Aspekte vor, die dir helfen, dein Event klar abzugrenzen, möglichst viele Menschen darüber zu informieren und diese für eine Teilnahme zu motivieren. Wenn du es eher komprimierter magst, dann hol dir unsere kostenlose Checklist dazu. Hier sind alle Informationen übersichtlich zum Abhaken dargestellt. Sende dazu einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und die Checklist landet in deinem Postfach.

Grundsätzlich unterscheidet sich die Vermarktung eines BarCamps nicht von anderen Events. Der Veranstalter muss verstehen, welche Zielgruppe er mit seinem Konzept anspricht und über welche Kanäle er diese am effektivsten erreicht. Grundlage dafür ist ein klares Konzept. Im Gegensatz zu klassischen Veranstaltungen können BarCamps jedoch bereits auf ein grobes Corporate Design und eine eingeschworene Community zurückgreifen. Damit ergibt sich perfekte Startvoraussetzung, da sie quasi auf den erfolgen anderer BarCamps aufbauen dürfen. Im Folgenden stellen wir 10 Punkte vor, die als Leitfaden für eine erfolgreiche Eventvermarktung gesehen werden dürfen. Für einen Erfolg ist am Ende aber natürlich deine Energie und Arbeit verantwortlich. Die Hinweise legen dafür lediglich die Basis.

Definition ihrer Zielgruppe

Die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsvermarktung stellen die Informationen über deine potenzielle Zielgruppe dar. Nur wenn du deine Zielgruppe kennst, kannst du analysieren, wo sich diese Personen im Allgemeinen aufhalten, welche Informationen sie interessieren und über welche Marketingkanäle du sie erreichen kannst.

Grundsätzlich kannst du diese Zielgruppe über zwei Wege definieren. In der aktiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Zielgruppe du mit deinem Event erreichen möchtest und richtest dein BarCamp speziell auf diese Zielgruppe aus. In der passiven Strategie definierst du zu Beginn, welche Themen du auf deinem Event besprechen willst und analysierst im Anschluss, welche Personen sich ebenfalls für diese Themen interessieren.

Corporate Design und individuelles Logo

Nachdem dein Veranstaltungskonzept steht, solltest du für dein Event auch ein optisches Markenzeichen definieren. Ausgangspunkt dafür sind deine individuellen Farben und dein eigenes Logo. Bei den Farben geht es primär um Wiedererkennbarkeit, allerdings sollten diese Farben für den Besucher auch schön anzusehen sein, also vermeide zu grelle Varianten. Für eine erste Inspiration kannst du auch einfach nach BarCamps bei Google oder Bing suchen und dir anschauen, wie das Corporate Design anderer Events aussieht.

Für das Logo kannst du bereits auf das allgemeine BarCamp Logo  (eine sterilisierte Flamme) zurückgreifen und für deine Thematik entsprechend anpassen. Am besten du erstellst dir dein Logo als Vektorgrafik, damit es für unterschiedliche Größen verwendet werden kann. Zusätzlich solltest du mehrere Varianten in unterschiedlichen Größen als PDF und PNG zur Verfügung haben, um diese für verschiedene Kanäle wie Bannerwerbung, Social Media, Blog Posts und Emails zu verwenden. Außerdem solltest du einen individuellen Hashtag für dein BarCamp definieren, sodass jeder, der einen Inhalt der im Zusammenhang zum Event steht, verteilt, diesen mit dem Hashtag branded. So kannst du auch einen individuellen Stream auf den jeweiligen Plattformen erzeugen. Jeder kann so einfach alle Inhalte zu deinem Event auf der entsprechenden Plattform finden, indem er nach dem Hashtag sucht.

Zentraler Content Hub

Alle Vermarktungsstrategien und -instrumente dienen einzig dem Zweck, so viele Personen wie möglich auf das Event aufmerksam zu machen und schlussendlich zum Anmelden oder Ticketkauf Button zu führen. Zwar ist es super, wenn du mit deinen Inhalten auf jeder Plattform unterwegs bist, da du so eine maximale Reichweite erzielst, jedoch sollten alle diese Aktionen den potenziellen Teilnehmer auf einen zentralen Kanal führen. Auf diesem zentralen Kanal sollten alle Informationen gebündelt sein und der potenzielle Teilnehmer zur Anmeldung oder zum Kauf eines Tickets geführt werden. Es sollte also das Ziel sein, alle Inhalte primär auf diesem einen Kanal zu erstellen und dann über die anderen Kanäle zu verteilen.

Je nachdem, wie groß deine Veranstaltung bereits ist bzw. wie viel Zeit du dafür investieren möchtest, eignen sich verschiedene Kanäle als optimale Lösung. Das volle Programm stellt eine selbst gehostete eigene Website oder Blog dar, auf dem du alle Inhalte erstellst und dann in andere Kanäle teilst. Ein vereinfachter Schritt stellt eine eigene Website oder Blog dar, der extern gehostet wird. Letzteres ist das typische Szenario bei Homepagebaukästen wie z. B. WordPress.com. Viel weniger Aufwand ist dagegen eine Facebook oder Wiki Seite mit allen Informationen zum Event. Hier können notfalls auch die Ticketseiten von Xing oder Eventbride genutzt werden. Wenn du dich eher für eine kleinere Lösung entscheidest, musst du vermehrt Inhalte in sozialen Netzwerken erstellen und immer auf die Einzelzeiten mit den wichtigsten Informationen verlinken.

Auswahl passender Marketingkanäle und -instrumente

Jetzt, wo dein zentraler Informationshub steht, geht es darum zu verstehen, welche Marketingkanäle deine potenzielle Zielgruppe verwendet und über welche Marketinginstrumente du sie erreichen kannst. Ganz vorne steht hier Twitter und Facebook. Deine ganzen Blogbeiträge kannst du über diese Kanäle teilen und deine Reichweite damit verbreiten. Genauso interessant sind neuere Kanäle wie Instagram, Snapchat und Musical.ly. Dabei verfügt jeder Kanal über seine Eigenheiten und die Inhalte müssen dementsprechend angepasst werden. In diesem Zusammenhang wird oft von native Content gesprochen, dass bedeutet schlicht, dass Inhalte dem Kanal entsprechend angepasst sind. Bei Snapchat und Musical.ly stehen Videos im Vordergrund, bei Instagram Fotos und bei Facebook eine Kombination daraus.

Weitere interessante Marketinginstrumente sind Newsletter und Email-Listen. Dafür kannst du im Vorfeld auch eine spezielle Landing-Page einrichten, über die Emailadressen von Personen gesammelt werden, welche an einer Teilnahme interessiert sind. Auch wenn sich Personen anmelden oder ein Ticket kaufen, solltest du die Email-Adresse aufzeichnen. Weitere Ideen sind physische Aushänge am Veranstaltungsort oder der eigenen Arbeit.

Content Vermarktungsstrategie

Sofern es dein zentraler Content Hub zulässt, sollten alle Informationen und Inhalte zuerst dort erstellt und anschließend über die verschiedenen Marketingkanäle und -instrumente verteilt werden. Grundsätzlich sollte dabei damit begonnen werden, dass du deinen potenziellen Gästen erklärst, was ein BarCamp ist und warum du jetzt dein eigenes organisieren willst. Nenne hier auch deinen Hashtag und den angepeilten Termin. Als nächstes solltest du deinen potenziellen Gästen klar aufzeigen, was sie erwartet und welchen Mehrwert eine Teilnahme bringt. Hier kannst du dich auch mal auf den Websites andere BarCamps umschauen, bei denen hier oft bereits gutes Material vorhanden ist. Du kannst betonen, welche spanende Themen besprochen, dass persönliche Erfahrungen ausgetauscht und interessante Menschen getroffen werden können.

Immer wenn sich etwas ändert oder eine weitere Planungsphase abgeschlossen ist, solltest du darüber einen kleinen Artikel veröffentlichen und über deine Kanäle teilen. Wenn du z. B. deine Location gefunden hast, dann stelle sie vor. Erkläre, warum gerade diese Location perfekt geeignet ist. Hier bietet sich auch ein Redaktionsplan an, der definiert, wann du einen Artikel über ein bestimmtes Thema veröffentlichst. Es gilt das Credo „blogge, was das Zeug hält!“

Kooperationen mit der Community und Partnern

Nutze die bestehende BarCamp Community, deine Mitorganisatoren und Partner. Kontaktier BarCamps aus deiner Region und schlage Ihnen eine Kooperation vor. Ihr könnt eure Veranstaltungen gegenseitig bewerben und Gastbeiträge schreiben. Kontaktiere Blogger, die sich für BarCamps allgemein oder speziell für deine Themen interessieren und präsentiere Ihnen dein Event. Versuche sie davon zu überzeugen dein Event zu bewerben. Solltest du einen oder mehrere Partner und große Sponsoren besitzen, dann versuch auch deren Kunden zu aktivieren.

Integriere deine Gäste

Wenn potenzielle Gäste mit dir auf Social-Media-Kanälen interagieren, nutze die Chance und antworte und like sie. Erzeuge damit möglichst viel Lärm um dein Event. Integriere auf deiner Website Tools, um eigene Sessions vorzuschlagen oder Frage aktiv danach auf deinen Marketingkanälen. Mach selbst Vorschläge für Sessions und frag nach Feedback. Unternehme alles dafür, dass deine Zielgruppe selbst ein Teil des Events wird.

Nutze Multiplikatoren

Nutze Multiplikatoren, ähnlich wie Kooperationen, um die Reichweite deiner Maßnahmen zu vergrößern. Multiplikatoren sind z. B. Event-Sammelseiten. Im BarCamp Umfeld gibt es mit BarCamp.org, Barcamptools.eu und Barcamp-liste.de drei sehr bekannte Websites, auf denen du dein BarCamp präsentieren kannst. Nutze diese Möglichkeit. Die meisten BarCamp interessierten sind sehr technik- und innovationsaffin. Nutze also auch Websites oder Vereinigungen, die sich auf diese Zielgruppen spezialisiert haben. Viele Städte verfügen über Coworking Spaces oder ein social impact hub. Solche Orte werden auch von deinen potenziellen Gästen besucht, also versuche dort mit Aushängen oder Gastartikel auf deine Veranstaltung aufmerksam zu machen.

Probiere es auch mal analog

Bis jetzt haben wir praktisch fast nur über digitale Instrumente und Strategien gesprochen. Vergiss darüber hinaus aber nicht auch analog über dein BarCamp zu sprechen. Erzähle davon zu Hause, wenn du mit Freunden unterwegs bist oder beim Mittagstisch am Arbeitsplatz. Es klingt esoterisch, aber gib dem Schicksal die Chance dir zu helfen, indem es dir die passenden Personen zuführt.

Promotion hört niemals auf

Wie sagte bereits ein schlauer Prophet: „Nach dem Event ist vor dem Event“. Damit hört auch die Promotion niemals auf, sondern beginnt nach dem Event wieder von Neuem. Die erarbeiteten Inhalte und gewonnen Erfahrungen auf dem bereits stattgefundenen Event sind für die zukünftige Promotion sehr wertvoll. Also dokumentiere alle Sessions, mache Fotos, sammle Testimonials der Teilnehmer und ihre Kontaktdaten. Diese Inhalte kannst du im Nachhinein in deine Seite integrieren, in Blogbeiträge verarbeiten und über weitere Marketingkanäle teilen.

Weiterführende Links

In unserer siebenteiligen BarCamp-Reihe beschäftigen wir uns mit unterschiedlichsten Themen rund um dieses innovative Veranstaltungsformat. Von der Erklärung, was ein BarCamp ist, über die Organisation, die Promotion oder Sponsor Akquisition von Barcamps, begleiten wir euch auf dem Weg zu einem erfolgreichen Event.

Zusammenfassung

Nach dem Konzept ist die Veranstaltungsvermarktung deine wichtigste Aufgabe. Jeder sollte sich bewusst sein, dass selbst das beste Event ohne Teilnehmer nichts wert ist. Gerade bei BarCamps, bei denen Teilnehmer ihr eigenes Wissen mit den anderen Anwesenden teilen, ist dies relevanter denn je. Grundlage für die erfolgreiche Promotion ist eine definierte Zielgruppe sowie ein eigenes Corporate Design mit Logo und Hashtag, um sich klar abzugrenzen. Die Promotion sollte von einem zentralen Content Hub starten und Inhalte, je nach Zielgruppe, über weitere Marketingkanäle teilen. Auch wenn das Event abgeschlossen ist, geht die Promotion immer weiter. Sammle also Daten und Fotos dieser Events und verwende diese Inhalte für die Vermarktung deiner nächsten Veranstaltungen.

Bonus: Whitepaper – So promote ich mein BarCamp

Du bist auf der Suche nach einem konkreten Leitfaden, der alle kritischen Punkte behandelt? Dann hole dir jetzt unser kostenlose Checkliste „So promote ich mein BarCamp“. Zusammen mit weiteren Veranstaltern haben wir die wichtigsten Aufgaben für eine erfolgreiche Vermarktung gesammelt. Um diese Checkliste zu erhalten schicken uns einfach eine Mail mit dem Betreff „Checkliste BarCamp Promotion“ an checkliste@lineupr.com und das PDF landet in deinem Postfach.

Gebt uns Feedback

Was ist euere Meinung zur Vermarktung von BarCamps? Habt Ihr noch Fragen, die wir nicht beantworten konnten?  Welche weiteren Themen rund um BarCamps interessieren euch noch? Welche anderen Veranstaltungstypen sind für euch interessant und sollen von uns analysiert werden? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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In unserem Blog gab es bereits einen Artikel zum Thema App-Vermarktung welcher sich an verschiedenen Phasen vor dem Event orientiert hat. Wir haben euch über die verschiedenen Phasen der Vermarktung aufgeklärt.

In diesem Artikel soll es nun – unabhängig von der Zeit – um konkrete Mittel und Wege der Vermarktung losgelöst von einem genauen Zeitplan gehen. Ziel sollte es für euch als Veranstalter sein, eine möglichst hohe Nutzungsquote zu erreichen.

Wann beginnen? Je früher, desto besser!

Grundsätzlich müsst ihr erst einmal entscheiden, ob ihr die App auch zur Promotion der Veranstaltung oder nur zur Information der Gäste vorab nutzen wollt.

Ist euer Ziel die Vermarktung der Veranstaltung mithilfe der App, dann solltet ihr relativ früh beginnen. Wir empfehlen, dass das Grundgerüst der App, also das Datum, der Ort, der Inhalt und der ein oder andere Redner, bereits eingetragen sind, wenn die Registrierungsportale öffnen.

Erstellt am besten einen Post, der die Teilnehmer auf den noch nicht finalen Status hinweist und erklärt, dass es hier immer mehr Infos zu sehen geben wird.

Mail-Kampagnen richtig nutzen

Der Nummer-eins-Weg seine App bekannt zu machen, ist immer noch die E-Mail. Sobald sich eure Teilnehmer für euer Event registrieren müssen, haben sie garantiert eine E-Mail-Adresse angegeben. Genau darüber solltet ihr die App promoten. Wichtig dafür ist, dass die App dabei schon finalisiert ist. Die Teilnehmer müssen sehen können, was sie erwartet. Verpackt euren Call to Action (Öffnen der App) als einen Mehrwert für die Gäste: Sie können sich ihren eigenen Tagesplan erstellen oder an einer Umfrage teilnehmen.

Es empfiehlt sich, denen, die bei der ersten Mail nicht auf den App-Link geklickt haben, eine Zweite zu senden. Ihr solltet die Mails also ordentlich tracken und analysieren.

Social Media: Aufmerksamkeit erzeugen

Fangt an, den App-Link auf allen möglichen Plattformen zu verbreiten. Auf diese Weise erfahren auch noch nicht registrierte Leute von eurem Event. Im Gegensatz zur E-Mail könnt ihr damit schon sehr früh beginnen. Berichtet über Einzelheiten eures Events, indem ihr die Teilen-Option der App benutzt. Diesen Button findet ihr in den Programmpunkten, den Locations und dem LineUp. Wenn ihr den Button anklickt, könnt ihr als nächstes die Plattform wählen, auf der ihr teilen möchtet. Dann noch einen Text dazu geschrieben und fertig! Über das Teilen direkt aus der App kommen noch einmal viele Teilnehmer hinzu und erkennen sie als Informationsmedium, das immer auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Promotion per Print – Die Mischung macht‘s

Sicher habt ihr zur Promotion eures Events auch das ein oder andere Plakat oder einen Flyer vorbereitet. Auf derartigen Materialien sollte unbedingt ein QR-Code sowie der Link zur App abgebildet sein.

Im Falle des Plakats ist der Grund ganz einfach: Die Interessenten gelangen direkt zu einem für mobile Endgeräte optimiertes Medium und haben alle Infos sofort parat. Die passen niemals alle auf ein Plakat.

Bringt ihr den Code und den Link auf die Flyer, könnt ihr damit auf Dauer effektiv die Menge der benötigten Printmaterialien reduzieren. Viele Menschen werden lieber den digitalen Weg wählen!

Während des Events die letzten Unentschlossenen überzeugen

Mit Sicherheit wird es Besucher geben, die eure App im Vorfeld noch nicht genutzt haben oder überhaupt nicht wissen, dass es eine gibt. Kein Problem – beim Onboarding und an anderen geeigneten Orten könnt ihr immer noch auf die App aufmerksam machen.

Brieft euer Personal! Jeder Besucher muss beim Onboarding noch einmal auf die App aufmerksam gemacht werden. Verwendet zum Aufrufen einen QR-Code und einen schönen kurzen Link, der sich auch gut abtippen lässt. Außerdem können eure Kollegen den Mehrwert der App darstellen: Es wird Umfragen geben, wir werden Änderungen verteilen etc.

Was solltest du gelernt haben

In diesem Artikel solltet ihr gelernt haben, welche Wege der Promotion es gibt und wie sie funktionieren. Außerdem haben wir noch einmal verdeutlicht, warum eine gute Promotion der App auch euch als Veranstalter hilft.

Was ist deine Meinung zum Thema App-Promotion? Habt ihr bereits eigene Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf euer Feedback unter diesem Artikel.

„Promotion“ Icon erstellt durch Gilberto vom „the Noun Project„.

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In diesem Tutorial beschäftigen wir uns ausführlich mit dem Feature der Post-Nachrichten. Wir zeigen dir, wie du sie erstellst und für welche Zwecke du diese Funktion einsetzen kannst. Im zweiten Teil beschäftigen wir uns zudem damit, wie du Kategorien global ändern und erstellen kannst.

Die vorgestellten Beispiele findest du wie immer in unserer Demo-App.

Was sind Post-Nachrichten und wie setze ich sie ein?

Mit Post-Nachrichten kannst du deine Eventteilnehmer über wichtige Aktionen, spontane Änderungen im Programmablauf oder einfach auf den Beginn eines besonderen Veranstaltungspunkts hinweisen. Du kannst darüber aber auch deine Sponsoren präsentieren. Mehr dazu in diesem Artikel. Mehr coole Beispiele zum Einsatz von Post-Nachrichten hat der Event Manager Blog für dich.

Dieses Feature bietet dir die Möglichkeit, direkt mit deinen Gästen zu kommunizieren. Du erstellst die Posts in deinem CMS und mit einem Klick versendest du sie an die App-Nutzer.

Die meisten Event-App-Anbieter setzen dabei auf Push-Nachrichten. Wir haben uns gegen diese Form entschieden und verwenden stattdessen In-App-Nachrichten. Eine ausführliche Erklärung, warum wir uns für In-App-Nachrichten entschieden haben, findest du hier. An dieser Stelle nur so viel: Die meisten Teilnehmer sind schnell von Push-Nachrichten genervt, weswegen sie diese Funktion abschalten. Gleichzeitig unterbricht eine Nachricht immer die Handlung des Nutzers, da wir instinktiv auf unser Smartphone schauen, wenn es ein Geräusch macht. Oft wird die Nachricht dann einfach weggeklickt und vergessen.

Im Gegensatz dazu sprechen In-App-Nachrichten den Nutzer genau dann an, wenn er sich mit dem Event beschäftigt (aus diesem Grund öffnet er die App). Dadurch ist die Aufmerksamkeitsspanne größer und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass der Nutzer die Nachricht öffnet und liest.

Erstellung einer Post-Nachricht

Zuerst loggst du dich in deinen Account ein und rufst das Dashboard deiner Veranstaltung auf. Jetzt navigierst du in den Menüpunkt „Posts“ (1) und startest die Erstellung mit einem Klick auf „+ Neuer Post“ (2).

Du befindest dich nun in der Erstellungsansicht. Um eine neue Post-Nachricht anzulegen, musst du jetzt einen „Titel“ (3) und „Text“ (4) eingeben. Mit einem Klick auf „Erstellen“ (5) schließt du den Prozess ab.

Für die Texterstellung bieten wir dir einen einfachen Texteditor mit dem du Bulletpoints, Aufzählungen und Links erstellen sowie in Fett und kursiv schreiben kannst.

Zusätzlich kannst du dem Post auch weitere Informationen (6) wie Kontaktdaten und Links zu Websites und Profilen in sozialen Netzwerken hinzufügen. Du kannst hier auch direkt eine Unterseite der App verlinken, z. B. einen wichtigen Programmpunkt oder das Profil eines deiner Sponsoren, aber mehr dazu gleich.

Um solche Informationen zu integrieren, musst du zuerst auswählen, ob du einen Link, eine Emailadresse oder eine Telefonnummer hinzufügen möchtest und klickst dann auf „+ Neuer Eintrag“. Dann noch schnell die Daten eingeben und du bist fertig. Bitte beachte, dass ein Link vollständig, also mit http:// beginnend, eingegeben werden muss. Gleiche Sorgfalt gilt bei Telefonnummern mit der Vorwahl. Du kannst im Feld „Beschreibung“ zusätzlich angeben, unter welchem Titel der jeweilige Link angezeigt wird.

In-App-Seiten und Profile via Post-Nachrichten präsentieren

Wenn sich dein Programmablauf spontan verändert musst du deine Gäste darüber informieren. Die Post-Funktion eignet sich perfekt dafür. Schicke deinen Gästen eine Nachricht und informiere sie über alle Anpassungen. Noch erfolgreicher ist diese Nachricht, wenn du sie direkt mit dem betreffenden Programmpunkt verbindest, sodass die Gäste den neuen Programmpunkt sehen können.

Öffne dafür im Menüpunkt „Programm“ den passenden Punkt. Jetzt befindest du dich in der Bearbeitungsansicht. Mittig oben findest du drei Symbole. Klick jetzt auf die „Sprechblase“ (7) und du gelangst damit in die Erstellungsansicht für eine neue Post-Nachricht.

Der Name des Programmpunktes wird automatisch für den Titel (8) verwendet. Du kannst den Titel aber natürlich anpassen. Auch die Bezeichnung des Links (9) ist änderbar. Im Text kannst du z. B erklären, was sich an dem Programmpunkt geändert hat oder warum jeder unbedingt daran teilnehmen sollte. Die Nutzer können über den Posts direkt auf diesen Programmpunkt klicken.

So könnte ein Post aussehen:

Das gleiche Prinzip kannst du nutzen, um deine Referenten und Sponsoren mit einem Post zu präsentieren oder auf eine Umfrage hinzuweisen. Über den Post gelangen deine Teilnehmer dann direkt dorthin, wo du sie hinlenken möchtest.

Post-Nachrichten planen

Mit LineUpr kannst du Post-Nachrichten im Vorfeld des Events erstellen und mit einem Klick zum gewünschten Zeitpunkt veröffentlichen.

Lege dafür eine Nachricht an, doch bevor du auf „Erstellen“ klickst, änderst du die „Sichtbarkeit“ (10) auf „Unsichtbar“. Der Post ist erstellt und du kannst ihn zum passenden Zeitpunkt veröffentlichen.

Diese Funktion ist besonders für die obligatorischen Willkommensnachrichten und Hinweise auf Programmpunkte und Umfragen sinnvoll, da diese bereits weit im Voraus bekannt sind.

Außerdem bietet sich diese Funktion an, um die Teilnehmer beim erstmaligen Öffnen der App nicht mit allzu vielen Nachrichten zu belasten. Die Infos gehen in der Masse unter. Unser Tipp also: Besser Posts planen und kurz vor dem jeweiligen Ereignis versenden.

Kategorien global erstellen und ändern

In vielen Tutorials haben wir uns bereits mit dem Einsatz und der Erstellung von Kategorien befasst. Du kannst Kategorien zur Unterscheidung von Locations und Sponsoren oder zur Klassifizierung von Programmpunkten und Personen auf deinem Event nutzen.

Bei all diesen Tutorials haben wir die Kategorien direkt bei der Erstellung von Programmpunkten, Personen, etc. mit erstellt, doch wie kann ich diese Kategorien nachträglich editieren bzw. global erstellen? Das erklären wir dir jetzt.

Kategorien gelten immer nur für die Menüpunkte (Location, Lineupr, Programm, …), in denen sie erstellt werden und nicht für die ganze App. Daher können diese Kategorien auch nur in diesen Bereichen editiert werden. Der Prozess ist dabei für alle Menüpunkte der Gleiche.

Wir nehmen das Programm als Beispiel. Um eine Kategorie in diesem Bereich zu ändern oder zu erstellen klickst du zuerst auf den Menüpunkt „Programm“ (11) und dann mittig oben auf „Kategorien“ (12).

Hier kannst du alle deine bisher erstellten Kategorien in einer Liste sehen. Wenn du eine neue Kategorie erstellen möchtest, musst du auf „+ Neue Kategorie“ (13) klicken. Willst du lieber eine vorhandene Kategorie editieren, klickst du auf das Stift-Symbol (14). Möchtest du eine Kategorie löschen, dann verwendest du das Mülltonnen-Symbol (15).

Egal ob du eine neue Kategorie erstellen oder eine vorhandene edieren möchtest, du hast immer die Möglichkeit den „Namen“ (16) und die zugewiesene „Farbe“ (17) anzupassen. Nutze dafür entweder unsere Farbpalette oder verwende einen individuellen Hex-Farbcode.

Was solltest du gelernt haben

In diesem Tutorial haben wir dir vorgestellt, wie einfach du Post-Nachrichten für deine App erstellen kannst. Nutze dieses Feature um spontane Änderungen deiner Agenda zu kommunizieren oder deine Referenten und Sponsoren mehr in die Aufmerksamkeit deiner Teilnehmer zu rücken.

Im nächsten Tutorial beschäftigen wir uns mit dem Erstellen von Informationsseiten und wie du den Zugriff und die Sichtbarkeit deiner App steuerst. Mehr dazu auf unserem Blog.

Was ist deine Meinung zu unserem Post Feature? Wünschst du dir lieber Push-Nachrichten? Wie beurteilst du das aus Sicht deines Teilnehmers? Wir freuen uns auf dein Feedback.

„Message“ Icon erstellt durch Lee Mette vom „the Noun Project„.

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Die Nutzung der Event-App ist entscheidend für ihren Erfolg. Dafür müssen Teilnehmer jedoch zunächst von der App wissen. Mit diesem Konzept, zur Vermarktung von Event-Apps, schaffst du die dafür optimalen Voraussetzungen und sorgst für den Erfolg deiner Event-App.

Der Erfolg einer Event-App ist immer abhängig von zwei Faktoren. Erstens muss die App mit relevanten Inhalten gefüllt und zweitens die Teilnehmer über die Existenz der App informiert werden. Wenn eine App auf dem Event nicht erfolgreich angenommen wird, dann liegt das in 90% der Fälle am zweiten Punkt. Dabei ist ein erfolgreiches Verbreitungskonzept der App schnell erstellt und umgesetzt. Damit du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kannst, stellen wir dir in diesem Artikel ein Beispielkonzept vor, das sich in den letzten Jahren dabei als sehr erfolgreich erwiesen hat. Im Mittelpunkt steht dabei der Mehrwert der App für den Besucher. Ganz wichtig: Dieses Konzept bezieht sich auf eine Event-App, die nur zur Kommunikation auf dem Event und zur Feedbackgewinnung danach verwendet wird. Im Blog folgt ein weiteres Konzept für Event-Apps zur Vermarktung von Events und den Verkauf von Tickets.

Short-Briefing

Die Verbreitungsstrategie unterteilt sich in vier Promotionsphasen. Im Mittelpunkt der Kommunikation steht immer der Mehrwert der App für deine Teilnehmer.
App-Mehrwerte: Immer aktuelle Informationen zum Event; Individuelle Agenda und Favoriten; Feedback und Umfragemöglichkeit; Kontaktdaten und Informationen zu Referenten, Künstlern und Sponsoren; Orts- und Lagepläne.
Frühphasen Promotion: Bis ein Monat vor dem Event. Erste Information zur Event-App und Integration in gedruckte Werbematerialien. Die grundlegende Nutzung der App in den Vordergrund stellen.
Red-Zone Promotion: 14 Tage vor dem Event. Deine Besucher beschäftigen sich mehr mit deinem Event. Verwendung von Social-Media-Kanälen und Verbreitung der App-URL darüber. Fokus auf die individuellen Funktionen der App wie Umfragen, individuelle Agenda, Favoriten und Livefragen an Referenten.
Last-Days Promotion: Noch 7 Tage. Umstieg auf direkte Kommunikationsinstrumente wie Email und die Verlinkung der App darin. Damit haben alle Teilnehmer die App direkt im E-Mail-Postfach. Fokus auf aktuelle Informationen und Bekanntgabe von Änderung über die App.
Veranstaltungstage: Fokus auf Personen vor Ort. Moderatoren und Referenten sollten kurz auf die App. Vorteile und Nutzung eingehen. Mehrwert: Aktuelle Informationen, Feedback geben, Livefragen an Referenten und individuelle Agenda/Favoriten.

App-Mehrwert für die Teilnehmer

Menschen machen nichts ohne Grund. Deswegen solltest du deinen Teilnehmern auch immer klar Kommunizieren, warum sie die App auf deinem Event verwenden sollen bzw. welche Vorteile sie daraus ziehen. Die typischen Mehrwerte einer Event-App sind immer aktuelle Informationen zur Agenda, den Teilnehmern, Referenten, Sponsoren und Location. Die Teilnehmer erhalten direkte Nachrichten vom Veranstalter und können Feedback zu einzelnen Programmpunkten oder dem Event als Ganzes geben. Über die App können sie Fragen an die Referenten stellen, sich ihre individuelle Agenda erstellen und Referenten als Favoriten für später speichern. Sie erhalten Orts- und Lagepläne und können sich darüber zum und auf dem Event navigieren lassen.

Wie du diese Informationen in die Ansprache an deine Gäste integrierst, liegt ganz an dir und wie du die App verwendest.

Frühphasen Promotion – Bis 1 Monat vor dem Event

Diese Phase startet ca. ein Monat vor dem Event. Zu diesem Zeitpunkt werden sich deine Gäste erstmals mit deinem Event beschäftigen und nach Eventinhalten suchen. Zu diesem Zeitpunkt sollte auch deine App, zumindest teilweise, fertiggestellt sein. Sie dient jetzt als mobiler Informationspunkt.

Solltest du auch auf Printmaterialien im Marketing zurückgreifen, dann integriere hier unbedingt einen QR-Code oder die URL der App. Du solltest immer beachten, wenn jemand einen solchen Flyer in die Hand bekommt oder ein Plakat sieht, mit welchem Instrument wird er jetzt wohl nach dem Event suchen? Richtig, mit seinem Smartphone. Biete ihm dann auch eine Informationsquelle an, welche genau für solche Geräte optimiert ist. Damit verstärkst du zudem die inhaltliche Tiefe deiner Werbematerialien und bringst potenzielle Teilnehmer in deinen Informationskanal.

In dieser Phase solltest du deine Besucher über den grundlegenden Aufbau und Inhalt der App informieren.

Red-Zone Promotion – 2 Wochen vor dem Event

Langsam rückt dein Event näher und wandert mehr und mehr in die Gedanken deiner Teilnehmer. Spätestens jetzt solltest du damit beginnen die App aktiv über alle deine sozialen Netzwerke zu verteilen. Auch auf deiner Homepage solltest du sie verlinken.

Jetzt interessiert deine Gäste vor allem wie sie die App aktiv nutzen können. Erkläre ihnen also, dass sie hier alle Informationen zur Agenda und den Teilnehmenden finden. Sie können sich zudem ihre individuelle Agenda erstellen und Feedback zu Programmpunkten geben bzw. darüber Fragen an die Referenten stellen.

Last-Days Promotion – 7 Tage vor dem Event

Die letzten 7 Tagen zum Event sind angebrochen und alle deine Teilnehmer werden sich aktiv darauf vorbereiten. Für die Verbreitung der App werden primär die direkten Kanäle wie Email oder WhatsApp-Gruppen relevant. Die meisten Veranstalter versenden ein paar Tage vor dem Event sowieso eine Info-Mail mit allen relevanten Informationen. Hier sollte dann auch unbedingt die App-URL integriert werden.

So kurz vor dem Event suchen deine Teilnehmer primär nach Informationsquellen, welche Ihnen die Zeit auf dem Event erleichtern. Neben den bereits genannten Vorteilen kannst du hier die Aktualität der Daten in den Fokus setzen. Erkläre Ihnen, dass sie in der App immer die aktuellsten Informationen zur Agenda und den Räumen finden. Dabei kannst du auch darauf hinweisen, dass spontane Änderungen nur über die App kommuniziert werden. Dadurch vermeidest du Chaos und deine Gäste finden sich schnell zurecht.

Veranstaltungstage

Der große Tag ist gekommen und dein Event beginnt. Jetzt werden physische Aktivitäten vor Ort und deine Moderatoren und Referenten wichtig. Digitale Instrumente sind weniger relevant aber trotzdem ein guter Grundstein. Die geringste Arbeit machen Flyer oder Plakate, welche an der Eventlocation auf die App hinweisen. Andere kreative Möglichkeiten sind z. B. ein Hinweis auf die App auf den Tickets oder Event-Badges. Du könntest auch Tischaufsteller mit einem Bild und zugehöriger URL oder QR-Code verwenden. Die ganz große Kunst ist ein WiFi, mit der App als Startseite.

Erfolgsversprechender sind jedoch Ansagen von den Veranstaltern und Moderatoren. Zur Eröffnungssession sollte unbedingt kurz auf die App und die erfolgreiche Nutzung eingegangen werden. Wenn du die Feedbackfunktion für die einzelnen Sessions nutzt, sollten auch Referenten immer auf diese Funktion hinweisen. Dein Publikum kann über die App auch Fragen an den Referenten senden. Oder du bewirbst die App mit einem Gratis-Give-Away. So könnten deine Gäste z. B. ein kostenloses Getränk an der Bar erhalten, wenn sie einen Code aus der App an der Bar nennen oder die App vorzeigen.

Was solltest du gelernt haben

Der Erfolg einer Event-App ist signifikant davon abhängig, dass deine Gäste überhaupt von der App wissen. Die Bekanntheit der App ist weder Zufall noch leicht zu erreichen. Ein eigenes Konzept dafür erleichtert dir den Alltag und sollte unbedingt in dein gesamtes Eventmarketing integriert werden. Sofern du die App primär als Kommunikations- und Informationsmedium auf dem Event nutzen willst, dann reicht es einen Monat vor dem Start der Veranstaltung mit der Verbreitung der Event-App zu beginnen. Dann solltest du deine Teilnehmer Stück für Stück mit deiner App in Berührung bringen und ihnen die Vorteile der Nutzung geschickt kommunizieren.

Was hältst du von diesem Artikel? Wie vermarktest du deine Event-Apps? Hast du vielleicht noch offene Fragen und alternative Ideen?

„Megaphone“ Icon erstellt durch Gregor Cresnar vom „the Noun Project„.

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Es ist Punkt 9 Uhr. Die Teilnehmerunterlagen und Namensschilder liegen bereit, die Seminarräume sind bestuhlt, die Redner kontrollieren noch mal ihre Präsentationen, das Catering richtet das Essen an und dann das. Statt geplanter 100 Teilnehmer erscheinen nur 60. Das Gespenst der No-Shows hat wieder zugeschlagen. Jeder Veranstalter fürchtet sie, doch sie gehören zum Geschäft. Fakt ist jedoch, dass diese Quote bei den meisten Events immer noch viel höher ist, als sie eigentlich sein müsste. In diesem Artikel erklären wir euch, was die No-Show Rate ist, was sie beeinflusst und wie ihr sie führ euer Event optimiert.

Übersetzt heißt No-Show einfach „Nicht erscheinen“ und beschreibt Personen, welche zwar zu einem bestimmten Termin zugesagt haben, dann aber nicht erscheinen. No Shows gibt es aber nicht nur bei Events, sondern auch in der Reiseindustrie bei Flugreisen oder bei Tischreservierungen in Restaurants. Im Umgang mit den fehlenden Teilnehmern könnt ihr einiges von diesen anderen Branchen lernen. Besonders relevant ist das Problem natürlich bei kostenlosen Events, also Veranstaltungen ohne Ticketpreise und bei Businessevents, bei denen das Unternehmen seine Mitarbeiter einlädt, diese aber freiwillig teilnehmen dürfen. Wir starten mit den technischen Grundlagen und stellen anschließend Strategien zur Optimierung der Quote vor.

Berechnung der No-Show-Rate, Relevanz und Benchmarks

Die No-Show-Rate gibt den Anteil der nicht erschienen Personen von allen ursprünglich eingeplanten Teilnehmern an. Nehmen wir das einfache Beispiel eines Konzerts, bei dem im Vorfeld Tickets verkauft werden. Insgesamt wurden 250 Tickets verkauft, der Einlass hat jedoch nur 200 Besucher gezählt, damit sind 50 Personen nicht erschienen. Die No-Show-Rate ergibt sich dann als Division von 50/250 und beträgt 20 Prozent. Als Veranstalter solltest du diesen Wert unbedingt messen, um zu analysieren, wie gut die eigenen Aktivitäten wirken und welche externen Faktoren du beachten solltest.

Einige Personen sind der Meinung, dass die No-Show-Rate, wenn überhaupt, nur für kostenlose Events relevant ist. Bei Events, bei denen im Vorfeld Tickets verkauft werden, ist es doch egal, ob die Personen erscheinen oder nicht. Jeder hat natürlich ein Anrecht auf seine Meinung, jedoch ist diese Aussage hier einfach falsch. Jeder Veranstalter kalkuliert sein Budget am Veranstaltungstag mit den angemeldeten bzw. eingeplanten Teilnehmern. Wenn am Ende 25% weniger Personen als geplant erscheinen, dann hätte man weniger Catering anbieten, eine kleinere Location buchen und viele andere Dinge reduzieren können. Eine hohe No-Show-Rate reduziert also den Gewinn. Noch schlimmer ist es bei kostenlosen oder kulturellen Events, bei denen ein Großteil des Umsatzes über Gastronomie erzielt wird. Diese ist natürlich auf die eingeplante Teilnehmerzahl optimiert. Viele No-Shows sorgen hier zum einem für einen großen Umsatzausfall und zum anderen dazu, dass zu viel Getränke, Lebensmittel und gastronomische Einrichtungen eingekauft werden.

Typische statistische Benchmarks für den Anteil an No-Shows sind stark abhängig vom Typ des Events. Bei kostenlosen Veranstaltungen liegt diese Quote im Schnitt bei 50%. Bei Events, für die vorher Tickets gekauft werden, fällt diese Quote deutlich geringer aus, liegt aber trotzdem oft zwischen 20 und 30 Prozent. Als Veranstalter kann man im Vorfeld also durchaus mit einem Anteil von 20% rechnen.

Wie optimierst du deine No-Show-Rate

Großartige Eventinhalte
Die beste Strategie zur Minimierung der No-Show-Rate ist ein großartiges Event. Wenn du außergewöhnliche Inhalte, besondere Künstler oder Redner anbietest, ist das die Beste Werbung für dein Event und jeder der kann, will auch unbedingt teilnehmen. Diese Inhalte musst du deinen potenziellen Gästen jedoch auch umfassend kommunizieren.

Kommunikation mit deinen Gästen
Nach deinen Eventinhalten ist die Kommunikation mit deinen Gästen der wichtigste Faktor zur Reduktion der No-Shows. Wenn du die Kontaktdaten deiner Gäste besitzt, dann halte sie vor dem Event über aktuelle Entwicklungen auf dem laufenden. Nutze dafür Social Media oder auch Emails. Du kannst deine Gäste ein paar Tage vor dem Event z. B. auch noch mal darauf hinweisen, dass sie dir bitte per Mail absagen sollen, wenn sie bereits wissen, dass sie nicht teilnehmen können. Und ganz wichtig ist auch noch eine Mail/Information am Tag vor dem Event, in der du darauf hinweist, wann und wo die Veranstaltung stattfinden wird. Hier ist auch eine App sehr sinnvoll, die deine potenziellen Gäste bereits im Vorfeld für die Informationssuche verwendet haben. Nachrichten, welche du über die App versendest, werden mit höherer Wahrscheinlichkeit gelesen als Emails.

Ticketpreis
Bei kostenlosen Events ist die No-Show-Rate deutlich größer und beträgt teilweise mehr als 50%. Vielleicht solltest du darüber nachdenken zumindest einen kleinen Teilnehmerbeitrag für Verpflegung zu verlangen. Es ist leider psychologisch so, dass Menschen eine Sache immer als wertvoller betrachten, wenn sie dafür bezahlt haben.

Kontaktdaten einsammeln
Wenn du keinen Teilnehmerbetrag verlangst, aber trotzdem einen Engagement-Effekt bei deinen Gästen auslösen willst, dann sammle die Kontaktdaten deiner Teilnehmer. Dafür kannst du z. B. Ticketingtools wie Xing oder Eventbride nutzen. Oder deine Teilnehmer können sich direkt bei dir anmelden z. B. über ein Google-Formular oder eine Event-App, wo sie ihre Emailadresse, den Namen und vielleicht die Telefonnummer angeben müssen. Da du diese Teilnehmer jetzt auch direkt kontaktieren kannst, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie auch tatsächlich teilnehmen werden.

Überbuchung
Einen Trick, den wir uns von den Fluggesellschaften und Hotelbetreibern abschauen können, ist die Überbuchung der vorhandenen Plätze. Grundlage dafür ist eine grobe Abschätzung der No-Show-Rate. Wenn du davon ausgehst, dass 30% deiner Gäste nicht erscheinen werden, dann lade doch einfach 30% mehr Personen zu deinem Event ein. Auch erfahrene Eventmanager überbuchen ihre Events in der Regel um 20%. Solange du die Überbuchung im Rahmen hältst, kannst du hier praktisch nichts falsch machen, da, wenn weniger Leute kommen, du diesen Effekt abmildern kannst. Wenn doch mehr kommen, dann werden alle denken, dass dein Event so großartig ist, dass manche Leute sogar stehen. Kostenlose Events können ihre Veranstaltung auch gut und gerne um 50% überbuchen.

Wetter
Sollte dein Event im Freien stattfinden, dann ist die Quote zu einem großen Teil vom Wetter abhängig. Behalte also die Wetterprognose im Auge und halte ggf. einen indoor Plan B für deine Gäste bereit. Gegen diesen Faktor kannst du nichts aktiv unternehmen, außer dich dagegen zu versichern.

Location Auswahl
Achte darauf, dass deine Location einfach und schnell von deiner Zielgruppe erreicht werden kann. Dieser Punkt ist direkt mit dem Thema Wetter verknüpft. Bei strömendem Regen oder starkem Schneefall werden wenige Personen raus aufs Land fahren.

Konkurrenzveranstaltungen
Bevor du dein Event planst, solltest du unbedingt überprüfen, dass an deinem geplanten Eventdatum keine weitere Großveranstaltung stattfindet, die dir deine Gäste entziehen könnte. Das gilt natürlich auch für kleinere Events, die genau auf deine spezielle Zielgruppe zugeschnitten sind.

Laufkundschaft
Wenn du die Möglichkeit hast auf Laufkundschaft zurückzugreifen, dann nutze diese unbedingt. Du könntest z. B. auf deinen Tickets vermerken, dass diese nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit gültig sind. Erscheinen die Ticketinhaber bis dahin nicht, dann verkaufe diesen Platz an die Laufkundschaft. Ein noch härterer Ansatz wäre, wenn du deine Gäste dazu zwingst, am Tag vor der Veranstaltung online einzuchecken, wie z.B. bei Flügen. Wer nicht eingecheckt ist, dessen Platz kannst du direkt vor dem Event erneut vergeben.

Nicht erscheinen kostet
Ein sehr schönes Konzept für kleinere, private oder unternehmensinterne Events ist die Bestrafung der Nichtteilnahme. Die Veranstaltung ist grundsätzlich für alle Teilnehmenden kostenlos, jeder hinterlegt jedoch eine Kaution, die man erst bei vollständiger Teilnahme am Event zurückerhält.

Tickets persönlich abholen
Gerade in Zeiten von digitalen Tickets stellt das Abholen eines persönlichen Tickets eine spürbare Hürde dar. Wer sein Ticket trotzdem persönlich abholt, wird mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auch am Event teilnehmen.

Warum es immer No-Shows geben wird

Auch wenn du alle Strategien aus diesem Artikel umsetzt, wird es immer Personen geben, die zwar zu deinem Event zusagen, aber letztlich nicht erscheinen werden. Die Welt ist schlicht zu komplex um alle Eventualitäten perfekt zu beachten. Menschen werden aus persönlichen Gründen verhindert sein oder von externen Umständen von der Teilnahme abgehalten werden. Als Veranstalter ist es für dich jedoch wichtig zu verstehen, warum Personen nicht teilnehmen, um beim nächsten Event deine Aktivitäten dementsprechend anzupassen.

Es ist eine Illusion zu glauben, man könne die No-Show-Rate im Vorfeld perfekt berechnen. Dafür sind einfach zu viele Faktoren zu beachten, welche sich gegenseitig beeinflussen. Du kannst sie lediglich anhand von Erfahrungen und Daten vergangener Jahre schätzen. Daher ist es sinnvoller, dass du alles unternimmst, um die Quote zu reduzieren und die Quote nach dem Event genau zu berechnen. Wenn du alle deine Aktivitäten aufgezeichnet hast kannst du diese direkt in Verbindung zur No-Show-Rate setzen. Beim nächsten Event passt du dann deine Aktivitäten an und berechnest im Anschluss erneut die neue Quote. Nur so kannst du erkennen, welche Aktivitäten etwas bringen und deine Zielgruppe optimal ansprechen.

Zusammenfassung

Die No-Show-Rate ist ein relevantes Problem für alle Veranstalter. Es gibt wenige Dinge, die schlimmer sind, also eine Veranstaltung für 100 Personen zu planen und dann zu erkennen, dass nur 50% der angemeldeten Teilnehmer erschienen sind. Viele Veranstalter fühlen sich regelrecht persönlich gekränkt, da oft sehr viel Herzblut in Veranstaltungen steckt. In diesem Artikel haben wir euch 11 Strategien vorgestellt, mit denen ihr die No-Show Rate reduzieren könnt. Aber egal was ihr macht, ihr werdet diese Quote wahrscheinlich nie verlässlich auf 0 Prozent reduzieren können.

Gebt uns Feedback

Wie sind eure Erfahrungen mit der No-Show Rate? Habt ihr weitere Tipps, die hier noch fehlen? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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Heute ist ein großartiger Tag bei LineUpr. Wir freuen uns riesig euch die erste Ausgabe unserer neuen Blogreihe „Hintergrundgeschichten“ vorzustellen. In dieser Reihe stellten wir die Veranstalter unterschiedlicher Event-Typen vor. Dabei steht ihr Alltag in der Planung und Durchführung ihrer Events im Mittelpunkt. Wir klären dabei u. a. die Fragen, wie sie ihre Events planen und promoten, welche Werkzeuge sie hierfür nutzen, wie sie Sponsoren finden und wie zukünftige Veränderungen wie z. B. die Digitalisierung ihre Events verändern werden. Wir wünschen euch viel Spaß beim Lesen und hoffen, ihr könnt einige nützliche Informationen für eure eigenen Events mitnehmen.

Die Idee für LineUpr entspringt ursprünglich aus der Teilnahme an einem Kulturen Non-Profit Event. Es liegt also nahe diese Blogreihe auch mit einem solchem Event-Typ zu starten. Als erstes hat sich der Akademische Energieverein Leipzig e.V. unseren investigativen Fragen rund um die Planung und Durchführung von Events gestellt. Dieser gemeinnützige Verein ist ein Zusammenschluss aller an nachhaltiger Energiegewinnung und -nutzung interessierter Studenten in Leipzig. Aber am besten beschreiben sie euch selbst, wer sie genau sind und was sie machen.

Stellt euch bitte kurz vor! Wer seid ihr, welches Event organisiert ihr und seit wann?

Der Akademische Energieverein Leipzig e.V. ist ein Verein von Studenten und Alumni der Leipziger Hochschulen (Universität Leipzig, HTWK, HHL). Die Mitglieder verbindet das gemeinsame Interesse an Fragestellungen der nachhaltigen Energiegewinnung und Energienutzung.

Zum ersten Mal veranstaltete der Akademische Energieverein Leipzig e.V. (AEL) am 21. und 22. September 2017 die AEL Energy Days mit dem Titel „Utility 4.0: die Energiewelt von morgen“. Im letzten Jahr haben wir als Verein eine fünftägige Sommerschule organisiert. Dieses Jahr wurde unser Programm auf 2 Tage komprimiert. Bei der Energiekonferenz gingen wir den Fragen nach, mit welchen Herausforderungen die Energieversorgungsunternehmen zukünftig konfrontiert sind, welche technologische Neuheit das größte Potenzial für die Lösung der Probleme bietet und welche Geschäftsmodelle sich in Zukunft durchsetzen werden. Beispielsweise diskutierten wir über Innovationsmanagement, IT Security, Internet of Things, Blockchain und Big Data.

Ihr führt eure Tätigkeit bestimmt komplett ehrenamtlich aus. Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr daher in die Planung der Veranstaltung?

Insgesamt hat unser vier-köpfiges Orga-Team, bestehend aus ehrenamtlichen Vereinsmitgliedern, über einen Zeitraum von 4 Monaten ungefähr 200h in die Planung und Vorbereitung ehrenamtlich investiert.

200h … Puh, das ist schon ein ordentliches Zeitinvestment. An wen richtet sich euer Event und wie erreicht ihr diese Personen? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung?

Deutschlandweit kamen 30 Studierende und Doktoranden energietechnischer und –wirtschaftlicher sowie IT-technischer & verwandter Studiengänge und Young Professionals zusammen und ermöglichten einen fach- und universitätsübergreifenden Austausch.

Unser Schwerpunkt war die digitale Vermarktung unserer Veranstaltung. Dafür haben wir in erster Linie unsere Website, Facebook und diverse, interne E-Mail Verteiler genutzt. Darüber hinaus haben wir noch einige Poster in den Leipziger Hochschulen verteilt.

Poster sind ein super Stichwort. Wie viele nutzt ihr und verwendet ihr daneben weitere Printprodukte und wenn ja, warum?

Dieses Jahr haben wir uns auf wenige Veranstaltungsposter beschränkt, um zum einen Druckkosten zu sparen und zum anderen, weil wir rückblickend wenig Rücklauf darüber erhalten haben. Unser Schwerpunkt ist die digitale/online Vermarktung.

Die digitale Vermarktung von Events ist auch die Idee von LineUpr. Wie habt ihr die LineUpr-App in diesem Zusammenhang vor, während und nach dem Event verwendet?

Vor unserem Event haben wir die App genutzt, um zunächst unser Event zu erstellen. Dabei haben wir das Programm gefüllt, Informationen zu den Referenten und ihren jeweiligen Unternehmen sowie die Location und die Wegbeschreibung ergänzt. Besonders toll war, dass zu allen Punkten Bilder, Räume, Themenpunkte und Links hinzugefügt werden konnten. Außerdem wurden alle Teilnehmer über das digitale Programm informiert und konnten sich schon vor der Veranstaltung einen Einblick verschaffen.

Während des Events haben wir Posts und Umfragen erstellt, um kurze Statements zusammenzufassen und uns ein aktuelles Meinungsbild zu den inhaltlichen Programmpunkten zu machen. Außerdem waren QR Codes verfügbar, die zu der Website führten.

Nach dem Event haben wir die App genutzt, um die Ergebnisse aus den Umfragen aufzubereiten.

Wenn ihr bewusst auf die digitale Vermarktung eurer Events setzt, dann verwendet ihr neben LineUpr bestimmt auch weitere Tools in der Planung und Durchführung. Welche Dienste sind das?

Schwerpunkt der Vermarktung unseres Events war unsere Website, die von WordPress gehostet wird. Hier haben wir bisher unser Programm veröffentlicht und ein Formular für die Anmeldung mit automatischen Bestätigungsemails eingerichtet. Im Anschluss der Veranstaltung werden wir auf der Website einen privaten Download Bereich mit Fotos und Vortragsfolien einrichten.

Besonders wichtig für Non-Profit Veranstaltungen sind Sponsoren und Redner, die unentgeltlich auftreten. Wie habt ihr eure aktuellen Sponsoren und Redner gefunden und für euch gewonnen?

Sponsoren gewinnen wir über persönliche Kontakte, meist sind dies regionale Unternehmen in denen Vereinsmitglieder arbeiten. Sponsorings, die wir online oder per Email kontaktieren, sind meist leider erfolglos.

Redner fragen wir per Email an. Hier hatten wir eine positive Rücklaufquote von ca. 80%. In den Email Anfragen haben wir entweder das Programmheft vom letzten (ähnliche Veranstaltung) oder vom diesen Jahr beigefügt, um die Redner zu überzeugen.

Wenn wir gerade beim Thema überzeugen sind, was macht euer Event besonders und warum sollte jeder unbedingt daran teilnehmen?

Das Besondere an unserer Veranstaltung ist unser inhaltlicher Schwerpunkt – die Digitalisierung der Energiewirtschaft. Hier konnten wir mit einem innovativen und interessanten Programm punkten, das nicht nur die Chancen, sondern auch die Risiken beleuchtet hat.

Ihr sprecht die Chancen und Risiken an. Die Digitalisierung wird in Zukunft auch andere Bereiche, wie z. B. die Eventbranche, verändern. Wie glaubt ihr, wird sich euer Event verändern? Wie bereitet ihr euch auf diese Veränderungen vor?

Da unser Themenschwerpunkt Digitalisierung in der Energiewirtschaft war, haben wir bereits versucht, einige Punkte zu berücksichtigen, beispielsweise online Anmeldung und die Event-App. Eine online Bezahlung konnten wir aus Kostengründen leider nicht realisieren (ca. 100€). Für die Zukunft werden wir unsere online Präsenz weiter ausbauen und z. B. unsere Website überarbeiten und moderner gestalten, mehr Informationen online bereitstellen und unsere 2-wöchigen Vereinssitzungen streamen.

Mit dieser Erfahrung seid ihr jetzt quasi bereits Profis in der Organisation von Events. Welche Hinweise würdet ihr jemandem geben, der vor der Planung seiner ersten Veranstaltung steht?

Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Veranstaltung ist ein funktionierendes Team. Hier müssen Aufgaben klar definiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und Deadlines eingehalten werden. Da wir ein ehrenamtlicher Verein sind und alle Helfer unentgeltlich arbeiten, darf natürlich der Spaß dabei nicht fehlen. Das heißt z. B., dass wir im Anschluss unseren Veranstaltungserfolg mit allen Helfern (ein bisschen) feiern werden.

Das ist ein sehr guter Hinweis. Gerade bei ehrenamtlichen Tätigkeiten darf der Spaß und die eigene Motivation niemals verloren gehen. In diesem Zusammenhang vielleicht sehr passend. Was ist das Schönste und das Schlimmste/Kurioseste, was ihr bereits erlebt habt?

Das Schlimmste, was wir bisher erlebten, war, als letztes Jahr ein Caterer kurzfristig ausgefallen war. Da haben wir dann einfach die Schnittchen geschmiert. Bei 20 Personen war der Aufwand noch überschaubar. Aber nichts ist schlimmer als hungrige Teilnehmer.

Das Schönste ist, wenn wir im Anschluss einer Veranstaltung nicht nur neue Förderer und Vereinsmitglieder gewinnen, sondern allem voran neue Freunde finden, die wir mit unserer Begeisterung für unsere Vereinsarbeit überzeugen konnten.

Das habt ihr schön formuliert. Ich glaube, so geht es jedem Veranstalter. Wenn man sein Business stärkt und neue Partner gewinnt ist toll, aber Freunde zu gewinnen ist noch mal eine ganz andere Ebene. Damit habt ihr bereits meine letzte Frage zum Teil beantwortet, aber ich will doch noch eine komplette Antwort hören. Warum veranstaltet ihr euer Event und was treibt euch dabei an?

Bereits in unserer Satzung ist festgelegt, dass Zweck des Vereins die Förderung von Wissenschaft und Forschung ist sowie Schwerpunkte auf der Berufsbildung auf den Gebieten des Energiemanagements und der Nachhaltigkeit liegen. Der Verein sieht sich als ein akademisches Informations- und Diskussionsforum zu den Themen Energie und Nachhaltigkeit. Dies setzen wir nicht nur in unseren 2-wöchigen Vereinssitzungen, sondern auch in jährlichen Veranstaltungen um, um uns darüber hinaus einem breiteren, deutschlandweiten Publikum bekannt zu machen.

Ich denke, das sind passende Schlussworte. Vielen Dank für das tolle Interview und dass wir etwas über euren Eventalltag erfahren durften. Ihr habt hier wirklich ein interessantes Event auf die Beine gestellt. Wir wünschen euch dafür viel Erfolg. Wir würden uns sehr freuen euch auch nächstes Jahr wieder zu unterstützen.

Weiterführende Links

Wenn du aus Leipzig oder der Umgebung stammst und auch Interesse an nachhaltigen Energiethemen besitzt, dann besuche doch einmal eine Sitzung des Akademischen Energieverein Leipzig oder schreibe einem der Mitglieder. Die Kontaktdaten und mehr Informationen findest du auf ihrer Homepage und der Facebook-Seite.

Zusammenfassung

Der Akademischen Energieverein Leipzig veranstaltet jedes Jahr Events um Studenten und Wissenschaftler, welche sich mit der nachhaltigen Energiegewinnung und -nutzung beschäftigen, zu vernetzen. Als gemeinnütziger Verein sind die Budgets für Marketing und Vertrieb begrenzt und der Fokus liegt auf digitalen Tools. Im Interview verraten sie euch, wie sie ihre Zielgruppe und Sponsoren finden, welche digitale Tools sie verwenden und wie der Einsatz von Kapital und Zeit möglichst gering gehalten werden kann.

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Wie gefällt euch dieser Artikel? Wünscht ihr euch mehr Hintergrundgeschichten unserer Veranstalter? Gibt es vielleicht eine spezielle Veranstaltung oder einen Veranstalter über den ihr mehr erfahren wollt? Wir freuen uns auf eure Antworten.

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„Welche Vorteile bringt mir die Verwendung einer Event-App für mein BarCamp“. Diese Frage hören wir mittlerweile sehr oft von Veranstaltern, die eine unserer Event-Apps bei Kollegen und Geschwisterevents gesehen haben.  Wir erklären es euch.

Effizienz ist auch bei BarCamp Veranstaltern ein wichtiges Thema. Die meisten führen ihre Tätigkeit ehrenamtlich und neben ihrem Hauptberuf aus. Bei einer solchen Leidenschaft ist es wichtig, dass die Zeit und Arbeit, welche in notwendige aber unangenehme Tätigkeiten investiert werden muss, wie die Organisation der Location, die Vermarktung des Events, die Kommunikation mit den Besuchern, etc., möglichst reduziert werden kann. Genau hier kommen Event-Apps ins Spiel. Sie können euch den Eventalltag deutlich erleichtern. Wir stellen euch im Folgenden sechs Bereiche vor, in denen Event-Apps euch Zeit, Arbeit und manchmal sogar Kosten sparen.

Vermarktung deines BarCamps

Eine Event-App ermöglicht dir deine Veranstaltung mobil und interaktiv zu präsentieren und deinen potenziellen Gästen zu kommunizieren. Die App fungiert dabei als zentraler Content-Hub, auf dem deine Teilnehmer alle Informationen zum Event finden können. Im Gegensatz zu der klassischen Homepage ist eine App speziell auf das mobile Nutzerverhalten und auf Smartphone und Tablet Bildschirme optimiert. Dadurch sind die Inhalte effizient dargestellt und deine Gäste finden sich schnell und einfach zurecht. Das beginnt bereits bei den Ladezeiten, die bei einer App deutlich geringer sind als bei einer klassischen Website, und endet beim Nutzerfluss. Bei Websites muss jede Seite neu geladen werden, bei Apps findet der Ladeprozess einmalig, entweder beim Installieren der nativen App oder beim ersten Aufruf einer Web-App statt. Für deinen Gast ist die Suche und das stöbern dadurch deutlich angenehmer.

Die App kannst du anschließend über alle deine Vertriebskanäle teilen. Wie bereits im Artikel zur Vermarktung von BarCamps aufgezeigt, geht es in der Promotion primär darum, so viel Inhalte wie möglich zu teilen und so viel Aufmerksamkeit wie möglich für deine Veranstaltung zu erzeugen. Wenn du also einen neuen Redner oder die Location bekannt geben kannst, dann erstelle diese Inhalte in der App, schreibe einen kurzen Teaser Text dazu und teile die App mit diesem Text über deine Marketingkanäle. Deine potenziellen Teilnehmer gelangen so auf die App und können sich dort im besten Fall direkt anmelden oder ein Ticket kaufen. Da die Nutzer der App diese und ihre Inhalte selbst teilen können, unterstützt du damit zudem direkt Nummer 1 und 2 der BarCamp-Regeln.

Die App kann dabei niemals das alleinige Vermarktungsinstrument sein, sollte jedoch Priorität bei der mobilen Vermarktung erhalten. Wenn du deine potenziellen Gäste über ihre mobilen Endgeräte wie z. B. Smartphone ansprechen willst, sollten auch die Informationen diesem Ansatz angepasst werden. Eine klassische Homepage ist hier vollkommen unangebracht, da u. a. zu hohe Seitenladezeiten und eine unübersichtliche Darstellung der Inhalte zwangsläufig zu einer höheren Absprungrate führen. Dass solltest du unbedingt verhindern, da die Wahrscheinlichkeit gering ist, dass diese Personen später, wenn sie an einem Desktop PC sitzen oder WLAN zur Verfügung haben, erneut aktiv nach deinem Event suchen werden.

Präsentation deiner Eventinhalte

Um Inhalte zu teilen, benötigst du erst mal welche. Eine Event-App stellt alle relevanten Daten zum Event übersichtlich dar. Erstelle Profile für deine Location, deine Redner, deine Teilnehmer und dass alles mit umfassenden Beschreibungen, Links und Bildern. Wie bereits beschrieben, kannst du diese Inhalte über deine Kanäle streuen und Aufmerksamkeit für deine Veranstaltung erregen. Für deine potenziellen Gäste kann die App zum Standard Informationskanal werden. Über die meisten Event-Apps kannst du auch direkt Nachrichten an deine Nutzer versenden und sie somit über jede Art der Veränderung über dem Laufenden halten. Diese Nachrichtenfunktion ist übrigens auch vor Ort am Eventtag interessant für dich.

Sofern es deine Teilnehmer wünschen, kannst du sie ebenfalls mit Profilen in der App darstellen. Sie können hier auch ihre eigenen Blogs und andere Kontaktmöglichkeiten vorstellen und präsentieren aus welchem Grund sie an der Veranstaltung teilnehmen und worin ihre inhaltlichen Stärken liegen.

Zwar kannst du diese Inhalte auch alle einzig über deine Website oder Blog abbilden, damit sind jedoch einige Nachteile verbunden. Zum ersten ist die Pflege einer Website aufwendig, weswegen meist ein Entwickler benötigt wird, zweitens stehen dir nur begrenzte Instrumente zur Verfügung und weitere Features benötigen eine gewisse Vorkenntnis bzw. Einarbeitungszeit und drittens ist das Nutzergefühl und damit automatisch auch die Absprungrate, beim mobilen Aufruf einer Homepage deutlich schlechter als über eine App (jeder der schon mal ohne WLAN und H+ Verbindung eine Website aufgerufen hat, weiß was ich meine). Websites und Blogs sind für Desktop Nutzer entwickelt worden und Apps für die mobile Nutzung. Du weißt am besten, wo deine potenziellen Teilnehmer am meisten unterwegs sind.

Sponsoren Akquise

Die Sponsoren deines BarCamps erwarten zwangsläufig eine Gegenleistung für ihr Engagement. Praktisch alle wollen umfänglich und vorteilhaft auf deinem Event präsentiert werden. Eine Event-App ermöglicht dir hier vollkommen neue Wege. Zum einen können die Sponsoren in eigenen Profilen präsentiert werden. Du kannst deinen Gästen über die App z. B.  direkt Nachrichten zusenden, in denen du deine Sponsoren vorstellst und auf die Profile verlinkst. Zum anderen kannst du ihre Logos und das Corporate Design in deine App-Bilder und dem App Icon integrieren.

So kannst du deinen Sponsoren bereits im Vorfeld aufzeigen, wie du sie während des Events präsentieren wirst. Außerdem kannst du diese Präsentation schnell und einfach über die App durchführen und musst keine umständlichen Texte oder Layouts für jeden Sponsor erstellen und verteilen.

Themenvorschläge sammeln und abstimmen lassen

Wie jeder weiß, existiert im Vorfeld eines BarCamps keine feste Agenda. Die besprochenen Themen und Sessions werden erst vor Ort gemeinsam demokratisch ausgewählt. Einige BarCamps sammeln jedoch bereits im Vorfeld mögliche Themen und präsentieren sie auf ihrem Blog. Event-Apps können diesen Prozess noch weiter verschlanken, da alle Teilnehmer über die Apps ihre Vorschläge für mögliche Themen abgeben können. Der Veranstalter kann diese Vorschläge sammeln und einheitlich präsentieren. Am Veranstaltungstag können die Teilnehmenden dann über alle Themen per App abstimmen.

All das geht auch jetzt bereits ohne digitalen Schnick-Schnack. Eine App verschlankt den Prozess jedoch deutlich und macht alles zu 100% Transparent. Auch was die Akzeptanz dieses Vorgehens angeht, haben unserer Veranstalter nur positive Erfahrungen gemacht.

Feedback und Optimierung des BarCamps

In der Theorie sollte zwar jedes BarCamp eine Feedback- und Abschlussrunde durchführen, in der jeder Teilnehmer seine Meinung und Verbesserungsvorschläge für das Event abgibt, leider verzichten einige Veranstaltungen aus Zeitdruck oder anderen Widrigkeiten jedoch auf diesen Teil. Gleichzeitig kommt es oft vor, dass Personen zwar Verbesserungsvorschläge haben, Ihnen diese aber schnell wieder entfallen.  Es wäre doch super, wenn jeder sein Feedback in dem Moment abgeben kann, in dem es ihm oder ihr einfällt. Am besten, ohne dabei den Veranstaltungsablauf oder den Veranstalter zu stören. Eine Event-App macht diesen Traum wahr. Hier können deine Teilnehmer jederzeit ihre Meinung und Optimierungsvorschläge abgeben. Du kannst sogar Umfragen nutzen, um ganz spezielle Themen abzufragen.

Auch Feedback kann ganz klassisch verbal oder auf Papier gesammelt werden, dafür bedarf es keiner digitalen Lösung. Eine App hilft dir jedoch alle Teilnehmer jederzeit direkt anzusprechen und Vorschläge zentral zu sammeln. Erneut sorgt dies für einen schlanken und effizienten Prozess und weniger Arbeit für dich.

Was sagen unsere BarCamp Kunden

Die meisten unserer Kunden fokussieren sich beim Einsatz der App auf die Kommunikation mit ihren Gästen. Die App wird also im Vorfeld als Promotionsinstrument und während der Veranstaltung als Kommunikationskanal verwendet. Schon lange vor dem Event, sind die Apps sehr gut mit Inhalten gepflegt und werden über social Media an die potenziellen Gäste gestreut. Auf dem Event werden dann die einzelnen Sessions schnell integriert (dafür braucht man nur 10 Minuten) und anschließend findet die komplette Kommunikation ausschließlich über die App statt. Für viele ist auch die Präsentation ihrer Sponsoren sehr interessant, da für diese eine Event-App meist auch noch relativ neu ist. Die Umfragefunktion gewinnt vor allem für das Sammeln von Feedback vor und nach dem Event in letzter Zeit deutlich an Bedeutung, wobei nur wenige diese Funktion zur Abstimmung der möglichen Themen nutzen.

Zeitaufwand der App Erstellung

Da wir durch die App eine deutliche Zeit- und Kosteneinsparung versprechen, kommt an diesem Punkt immer das Gegenargument, dass die Erstellung und Pflege der Event-App ebenfalls einige Zeit erfordert. Natürlich erstellt sich die App nicht von alleine, aber die Integration von Inhalten erfolgt deutlich schneller als die meisten erwarten.  Ich kann hier natürlich nur für LineUpr sprechen, aber aus der Erfahrungen anderer BarCamp-Veranstalter benötigt die Erstellung initial ca. 2 Stunden für ein zweitägiges Event. In dem Artikel „Jedes Barcamp sollte eine App haben“ haben wir euch beschrieben, wie schnell und einfach ihr eure eigene App erstellen könnt. Alles zum Thema BarCamps findet ihr hier.

Zusammenfassung

Um es ganz direkt anzusprechen, ein BarCamp kann auch ohne Event-App eine tolle Veranstaltung sein. Alles, was die App kann, kannst du auch analog durchführen. Der entscheidende Vorteil einer Event-App ist jedoch die gigantische Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Dadurch kannst du die Reichweite und den Erfolg deiner Promotion stärken, deinen Sponsoren einen vollkommen neuen Mehrwert bieten und die Kommunikation zu deinen (potenziellen) Teilnehmern auf ein mobil optimiertes Instrument verschieben. Viele Aufgaben, die du bisher parallel auf mehreren Plattformen und Papier ausführst, kannst du zentral auf einer Event-App tätigen. Letztlich muss aber jeder für sich selbst entscheiden, ob er eher bei den bisherigen Lösungen bleibt oder einen modernen Ansatz bevorzugt. Wenn du dich dafür entscheidest, solltest du jedoch voll dahinter stehen, da der Erfolg der App fast vollkommen vom Umgang des Veranstalters abhängig ist. Eine halbherzige Durchführung führt zwangsläufig zu schlechten Ergebnissen, was weder dir noch deinen Gästen noch uns gefallen kann.

Gebt uns Feedback

Was ist eure Meinung zu Event-Apps für BarCamps? Ist euch das zu viel oder stimmt ihr uns zu? Welche Funktionen der App vermisst ihr bisher auf BarCamps? Wir freuen uns bereits auf eure Antworten.

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