Wie läuft eigentlich ein typisches Pfadfinderevent ab? Und macht es Sinn, bei solchen Events eine Event-App einzusetzen? Dies und noch viel mehr klären wir in diesem Artikel zusammen mit Lucius Schweizer. Er ist Teil des Organisationsteams der PFF18 EXPLORE. Einem der größten Pfadfinderevents in der Schweiz.

LineUpr: Hallo Lucius. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das PFF18 EXPLORE bitte persönlich vor.

Lucius: Hallo. Das PFF18 EXPLORE war ein Festival von Pfadis für Pfadis und alle die gerne kommen wollten bei Liestal in der Schweiz. PFF steht für Pfadi Folk Festival, welches in unregelmäßigen Abständen in der ganzen Schweiz stattfindet und seine Ursprünge in England hat.

Ich war dort zusammen mit Barbara Hochuli für die Kommunikation verantwortlich.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert Ihr durchschnittlich in die Planung der Veranstaltung?

Lucius: Das Organisationskomitee begann sich vor 3 Jahren zu formieren und umfasste am Ende 17 Personen in 9 verschieden Ressorts. In den verschiedenen Ressorts kamen dann stetig weitere Personen hinzu. Eine Gesamtanzahl kann ich dir gar nicht genau nennen. Nur im Ressort Kommunikation waren es schlussendlich gut 25 Personen.

Wie gesagt, begannen wir vor 3 Jahren. Da es ein Anlass der Pfadi ist, haben alle ehrenamtlich in ihrer Freizeit daran mitgewirkt.

LineUpr: Was macht das PFF18 EXPLORE besonders? Welche Mehrwerte bietet Ihr den Teilnehmern?

Lucius: Das PFF vereint die Werte der Pfadis in der Schweiz mit den klassischen Elementen eines Festivals. So ist das PFF auch ein großes Pfadilager. Die Bars und Bauten werden mit Pfaditechnik gestellt, es gibt, wie in einem Lager Verpflegung die man mit dem eigenen Geschirr abholen konnte und neben dem Bühnenprogramm wurden viel pfaditypisches Rahmenprogramm wie z.B. ein Lagerfeuer angeboten.

Das Tolle ist, dass alle einen ähnlichen Hintergrund haben und man so mit jedem auf dem Gelände einfach in ein Gespräch kommt. Ein bisschen wie eine sehr große Familienfeier. ?

LineUpr: Was ist die typische Zielgruppe Eures Events und wie erreicht Ihr sie? Welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?

Lucius: Wie oben erwähnt ist die klassische Zielgruppe Pfadfinder über 16 Jahren bis 30 Jahre. Es ist aber auch offen für alle Interessierten (auch nicht Pfadis) ab 16 Jahren.

Wegen der Größe und der guten Vernetzung unter den Pfadis haben wir uns auf Facebook, verbandsinterne Werbung und Mund zu Mund Verbreitung beschränkt. Zudem nutzten wir Instagram und haben eine Homepage, die Interessierte mit vielen Detail-Infos versorgt.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltung oder zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Lucius: Wir haben im Vorfeld an diversen verbandsinternen Anlässen regional und schweizweit Flyer verteilt. Inhalt war ein kurzer Beschrieb und „safe the date“. In Liestal selbst haben wir plakatiert und geflyert und während des Festivals gab es ein gedrucktes Programm in Form einer Landkarte. Bei den grenznahen Pfadi-Regionalverbänden Deutschlands und Frankreichs durften wir via deren Mailverteiler ebenfalls Werbung machen

LineUpr: Wie seid Ihr eigentlich ursprünglich auf LineUpr aufmerksam geworden und was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Lucius: LineUpr wurde uns zugetragen. Wir waren nicht unbedingt auf der Suche nach einer digitalen Lösung für unser Festival. Entscheidend war dann, die Möglichkeit das Angebot kostenfrei und am Event auch offline zu nutzen und die einfache Konfigurierung und so unseren Besuchern einen Mehrwert bieten zu können.

LineUpr: Wie habt Ihr die App vor, während und nach dem PFF18 EXPLORE eingesetzt?

Lucius: Wir haben die App vor dem Event promotet aber vorwiegend während des Festivals genutzt. Gedacht war sie komplementär zu unserem gedruckten Programm. Die Besucher konnten dort/via App ebenfalls das gesamte Programm anschauen und weitere Informationen, die es nicht in das geduckte geschafft haben, einsehen. Wir haben zum Beispiel die Favoritenfunktion angepriesen und unsere Besucher animiert, sich ihr individuelles Festivalprogramm bereits im Vorfeld zusammenzustellen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Lucius: Die App wurde vor allem von Personen genutzt, welche unser geducktes Programm zu groß fanden (Es war so groß wie eine Landkarte). Dieses Alternative wurde geschätzt. Ich denke, dass auf dem Zeltplatz unser gedrucktes Programm verwendet wurde und auf dem Gelände vor den Bühnen die App auf dem Smartphone. Allerdings hatten wir während des Festivals nicht die Kapazität noch gezieltes Feedback einzuholen.

LineUpr: Gibt es eine verrückte Geschichte zum PFF18 EXPLORE, welche du mit uns teilen möchtest?

Lucius: Kurz vor dem Festival kam ein Nicht-Pfadi auf uns zu mit einer sehr speziellen Bitte und schlussendlich durften wir mit ihm gemeinsam den Heiratsantrag an seine pfadibegeisterte Freundin verwirklichen.

LineUpr: Vielen Dank Lucius für das besondere Interview. Ein Pfadfinderevent durften wir bisher noch nie mit einer Event-App begleiten. Also vielen Dank für diese Gelegenheit. Wenn du dich etwas mehr über das Pfadfinderleben informieren möchtest, dann besuch doch die Homepage) oder gehe auch Facebook. Optische Anregungen gibt es auch bei Instagram.

Wir freuen uns bereits, euch auch nächstes Jahr wieder zu begleiten.

The post Event-Apps für Pfadfinderevents – Perfektes Team aus Digitalprogramm und gedruckter Landkarte first appeared on LineUpr Blog.