In diesem Artikel geht es mal wieder um Universitäten. Wir haben Lisa Schmidt von der TU Bergakademie Freiberg zu Gast. Als Mitarbeiterin im Studierendenmarketing ist Lisa u. a. für den Tag der offenen Tür an der TU zuständig.

Im Interview erzählt Sie uns mehr zum Alltag im Studierendenmarketings, wie eine Event-App die Veranstaltungskommunikation von Universitäten zu Studierenden verbessern kann und was dabei zu beachten ist.

LineUpr: Hallo Lisa. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und die TU Freiberg bitte persönlich vor.

Lisa: Als Mitarbeiterin für Studierendenmarketing an der TU Bergakademie Freiberg bin ich verantwortlich für die Ansprache von Studieninteressenten über alle medialen Kanäle hinweg. Die TU Bergakademie Freiberg bedient als Ressourcenuniversität ein klares natur-, ingenieur- und wirtschaftswissenschaftliches Profil und hat ihre Alleinstellung in den Geowissenschaften. Damit ergeben sich für die Studienwerbung spannende Themen aus Forschung und Praxis, die wir zunehmend auf digitalen Kanälen für eine junge Zielgruppe zugänglich machen.

LineUpr: Ihr habt LineUpr bereits mehrmals verwendet. Wie seid Ihr ursprünglich auf LineUpr aufmerksam geworden und was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Lisa: Genau. Als Universität bedienen wir zahlreiche Veranstaltungsformate. Insbesondere für größere Events wollten wir Besucherinnen und Besuchern unsere Angebote auf einfache und spielerische Art und Weise zugänglich machen und schrittweise das altbewährte „Programmheft“ als Printversion ablösen. Eine Event-App bietet dazu das ideale Format: Sie ist klar strukturiert, individuell, interaktiv und vor allem von überall abrufbar. Wir sind damals online auf LineUpr aufmerksam geworden und waren direkt von der App überzeugt.

LineUpr: Für welche Arten von Events nutzt Ihr LineUpr-Apps und warum? Welchen Mehrwert bringt euch die App bei diesen Events konkret?

Lisa: Wir nutzen die LineUpr-App bisher für den Campustag, also unseren halbjährlich stattfindenden Tag der offenen Tür sowie für die Einführungsphase zum Studienbeginn im Wintersemester. Die App bietet zum einen natürlich die Möglichkeit, Programmpunkte und Angebote verschiedener Akteure der Universität einzubinden und zu präsentieren. Zum anderen nutzen wir die App auch zu Evaluationszwecken und haben dazu bereits die Live-Umfragen sowie Evaluationsstudien zu den Veranstaltungen geschalten. Den Mehrwert sehe in ich dieser Allround-Lösung von Ankündigung, Begleitung und Auswertung von Events und in der Möglichkeit, das Layout der Benutzeroberfläche nach unseren individuellen Vorgaben zu gestalten.

LineUpr: Lass uns als Beispiel euren CampusTag nehmen. Wie nutzt ihr die App konkret vor, während und nach dem Event?

Lisa: Zur Ankündigung des Tages findet sich der Link und/ oder QR-Code auf nahezu all unseren Kommunikationsmitteln, sodass die Besucherinnen und Besucher bereits im Vorfeld ihre persönlichen Programmhighlights einsehen und zusammenstellen können. Die einzelnen Programmpunkte sind zusätzlich mit weiterführenden Links zu den Akteuren versehen, sodass einerseits bereits im Vorfeld ein umfassendes Informationsangebot für den Gast bereitgestellt und andererseits eine Verknüpfung zu unserer eigenen Website hergestellt wird. Während der Events begleiten wir die Gäste durch den Tag, indem wir ihnen wichtige Hinweise mit Postings mitteilen. Live-Umfragen und Evaluation laufen ebenfalls während der Veranstaltung. Hieraus ziehen wir dann auch unsere Schlüsse zur Verbesserung des Events insgesamt.

LineUpr: Und wie haben Eure Studenten auf die App reagiert?

Lisa: Wir bekommen oft positives Feedback zur Event-App, insbesondere Einrichtungen der Universität sehen in ihr einen Mehrwert, ihre Angebote zu kommunizieren. Für unsere Besucher ist die Nutzung der App via Smartphone schon zur Selbstverständlichkeit geworden, die leichte Bedienbarkeit und die Tatsache, dass man sich die App nicht klassisch aus dem Store downloaden muss, sondern einfach im Browser öffnen kann, tragen meiner Meinung nach zu dieser positiven Einschätzung bei.

LineUpr: Wie haben sich Eure Events durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Lisa: Insgesamt vereinfacht die App viele Prozesse der Organisation, Kommunikation und Umsetzung von Veranstaltungen. Es ist ein Medium, in dem viele Aktivitäten gebündelt werden können und mit dem wir einen einfachen Zugang zu den Besucherinnen und Besuchern erhalten. Als Serviceangebot dient die App auch als Vermittlungsinstanz zwischen Veranstaltungsorganisation und Teilnehmenden und schafft so einen Zugang zu den Gästen, den es zuvor nicht in der Form gab.

LineUpr: Ganz allgemein gesprochen. Glaubst du, dass auch andere Universitäten vom Einsatz einer Event-App profitieren könnten? Wenn ja, bei welchen Events und welche Vorteile können diese Universitäten durch eine eigene App erwarten?

Lisa: Gerade Hochschulen und Universitäten mit ihrer Vielzahl an involvierten Akteuren und einer Fülle an Informationsangeboten erhalten mit einer Event-App ein Angebot, das viele Prozesse vereinfacht und bündelt. Die App kann beispielsweise für Tagungen und Konferenzen genutzt werden oder eben für Hochschulinformationstage oder interne Events.

LineUpr: Stichwort Herausforderungen. Wie geht Ihr mit dem Trend der Digitalisierung um? Wie wird diese Entwicklung universitäre Veranstaltungen in Zukunft verändern?

Lisa: Die Digitalisierung ist für uns weniger ein Trend, den es zu bedienen gilt. Wir befinden uns bereits inmitten einer digitalen Normalität, die uns hinsichtlich universitärer Veranstaltungen zahlreiche Möglichkeiten bietet, uns aber auch vor Herausforderungen stellt. Digitale Technologien können bei Events als Räume des Zusammenkommens, des Austauschs und der Interaktion, in vielerlei Hinsicht unterstützen. Personalisierte Medien, die Verknüpfung von realer und virtueller Welt und digitale Unterhaltungsangebote könnten zunehmend den Charakter von universitären Veranstaltungen prägen.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Lisa: Nutzt die Funktion der Umfragen, gestaltet die App mit individueller Nutzungsoberfläche und tretet mit Besucherinnen und Besuchern in Kontakt. ?

LineUpr: Vielen Dank Lisa für dieses tolle Interview. Dank deiner Antworten konnten wir einen guten Einblick in die Bedürfnisse des Hochschulmarketings gewinnen. Mehr Informationen zur TU Freiberg gibt es auf der Homepage. Außerdem gibt es viele interessante inhaltliche Einblicke in den Alltag und die Stärken der Universität auf Instagram, auf Facebook und auf Twitter.

Wir freuen uns bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr und unterstützen dürfen.

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Montag ist Interviewtag! Heute freuen wir uns, dass sich Stefanie Kracht von der Hochschule der Sparkassen-Finanzgruppe Zeit für uns genommen hat. Wie sie auf LineUpr kam, was sie mit den Apps erreichen möchte und wie sie das geschafft hat, verrät sie uns in den folgenden Zeilen. Außerdem zeigt sie uns, wie sie die App rund um das Event einsetzt.

LineUpr: Hallo Stefanie. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und deine Hochschule bitte kurz persönlich vor. Was sind eure Ziele und welche Rolle spielen Events dabei?

Stefanie: Mein Name ist Stefanie Kracht und ich arbeite im Bereich „Kommunikation und Marketing“ in der Hochschule der Sparkassen-Finanzgruppe in Bonn, einer privaten Hochschule, die international akkreditierte berufs- und ausbildungsbegleitende Studiengänge anbietet. Unsere Mission ist es, leistungsfähige Nachwuchskräfte der Finanzwirtschaft, insbesondere der Sparkassen-Finanzgruppe durch die enge Verknüpfung von Lehre, Studium, Berufspraxis und Forschung zu hochqualifizierten Fach- und Führungskräften auszubilden. Zusätzlich bieten wir zur Aktualisierung und Vertiefung von Fach- und Methodenkenntnissen eine Vielzahl an Veranstaltungsformaten zur wissenschaftlichen Weiterbildung an. Die Event-App setzen wir hierbei zur Unterstützung der Veranstaltungsorganisation ein.

LineUpr: Das klingt sehr spannend! Du arbeitest also bei einer Hochschule. Als eine weiterführende Bildungseinrichtung seid ihr sicher versucht, mit euren Events mehrere Zielgruppen anzusprechen. Kannst du uns erzählen, für welche Art von Zielgruppe ihr welche Events macht? Und wie präsentiert, bzw. vermarktet ihr diese Events bisher?

Stefanie: Unsere Fachtagungen stellen ein aktuelles bankbetriebliches Fachgebiet in den Fokus und beleuchten dieses Thema aus Sicht der Finanzpraxis, Finanzdienstleistungspolitik und Wissenschaft. Die Veranstaltungen richten sich an interessierte Vorstände, Führungskräfte und erfahrene Praktiker aus diesen Bereichen, die ihr Fachwissen und ihre Kenntnisse zielgerichtet auffrischen bzw. erweitern wollen. Wir haben hauptsächlich einen festen Kundenstamm in der Sparkassen-Finanzgruppe. Wir präsentieren und vermarkten unsere Studien- und Weiterbildungsangebote teils postalisch, via Newsletter, durch regionale Veranstaltungen vor Ort oder bei uns im Haus, Webinare und über unsere Website.

LineUpr: Klingt nach einem sehr diversen Publikum verschiedener Altersklassen. Interessant! Apropos Altersklassen: Nutzt Ihr zur Vermarktung der Veranstaltungen oder zur Informationsverteilung vor Ort auch „klassische“ Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Stefanie: Es stehen Broschüren, Flyer und alle Informationen zu unseren Studien- und Weiterbildungsangeboten als Print-Produkt, als PDF-Dokument und natürlich auch über unsere Website zur Verfügung. Die Auswahl und jeweilige Kommunikation wird individuell auf die Zielgruppe abgestimmt.

LineUpr: Ihr habt für das Symposium Wachstumsmarkt Versicherung mit LineUpr eure erste Event-App erstellt. Unser Kollege Philip hat euch angesprochen und den Einsatz an eurer Hochschule vorgeschlagen. Welche Argumente haben euch letztendlich zu einer Nutzung bewogen und warum genau bei dieser Veranstaltung?

Stefanie: Die Funktionen und Features Eurer Web-App passen z. Zt. zu unseren Zielen und Bedürfnissen. Preis und Leistung haben gestimmt.

LineUpr: Also eine rein faktenbasierte Entscheidung. Sehr gut! Eine Event-App sollte nie ein Selbstzweck sein. Kommen wir von den Gründen nun zum konkreten Einsatz der App: Wie habt ihr die App vor, während und nach dem Event genutzt?

Stefanie: Den Teilnehmer werden in der Regel 2 Tage vor dem Event die Zugangsdaten zur App via Mail zugeleitet. So können sich die Teilnehmer zum Programmablauf, den Referenten, der Location etc. im Vorfeld gut informieren und einstimmen. Im Rahmen der VA werden die Teilnehmer mit „Posts“ über Abläufe oder News informiert, des Weiteren werden Zugangsdaten mit einem Link zu unserer Website kommuniziert, um Vorträge unserer Referenten zum Download zur Verfügung zu stellen. Im Nachgang kann ein Feedback abgegeben werden.

LineUpr: Das kling nach einer sehr guten Nutzung der App in allen drei Phasen! Eine App ist ja bekanntlich nur so gut wie ihre Akzeptanz durch die Teilnehmer. Wie haben eure Besucher auf die App reagiert?

Stefanie: Die Resonanz der Teilnehmer ist bisher durchweg sehr positiv. Wir bitten aktiv um Feedback persönlich am Ende der Veranstaltung, via „Posts“ in der Event-App und im Nachgang via Mail.

LineUpr: Das freut uns zu hören. Schön, wenn die Akzeptanz der Teilnehmer so gut ist. Habt ihr dieses Event in gleicher oder ähnlicher Form schon einmal durchgeführt? Wenn ja, wie hat sich das Event durch den Einsatz einer Event-App verändert?

Stefanie: Der Ablauf der Events im meistens sehr ähnlich. Der Wegfall von Handouts, Teilnehmerlisten, Programmabläufen u. ä. hat Kopierer und Menschenhände entlastet. Kurzfristige Änderungen von Programmpunkten, Referenten o. ä. können nun einfach und schnell in der App aktualisiert und den TN zur Verfügung gestellt werden.

LineUpr: Wir wollen ständig besser werden und unseren Kunden ein besseres Erlebnis bieten. Welche Funktionen wünscht ihr euch für die App und warum?

Stefanie: Wenn „Posts“ freigeschaltet werden, erscheint dem Teilnehmer nur ein roter Punkt. Hier wünschen wir uns ein anderes Erscheinungsbild (Push-Nachrichten), sodass der „Post“ besser wahrgenommen wird.

Mehr Teilnehmermanagement gewünscht: Ist in dieser Form der Web-App nicht umsetzbar, aber TN wünschen sich die Bearbeitung ihres eigenen Profils (und Eingabe eines Fotos).

Die App wird von einigen Nutzern als sehr akkuintensiv bewertet.

LineUpr: Vielen Dank, die Themen nehmen wir sehr gern mit! Lass uns ein bisschen über Herausforderungen im Eventmanagement sprechen. Wie geht ihr mit dem Trend der Digitalisierung um? Wie wird diese Entwicklung eure Veranstaltung in Zukunft verändern? Versucht ihr euch von anderen Events etwas abzuschauen? Sucht ihr proaktiv nach Trends oder schaut ihr euch lieber an, was woanders funktioniert?

Stefanie: Wir haben uns vorgenommen, weitestgehend ohne Printprodukte zu arbeiten. Die Event-App ist ein Schritt in diese Richtung. In Sachen Trends machen wir gern unsere eigenen Erfahrungen und stehen mit anderen Organisatoren in Kontakt, mit denen wir uns über Trends und neue Lösungen austauschen.

LineUpr: Stefanie, besten Dank für das tolle Interview! Wir freuen uns, dass unsere Event-Apps euch bei der Organisation, Durchführung und Nachbereitung so gut helfen können. Es war sehr interessant, einen Blick hinter die Kulissen werfen zu dürfen. Wir freuen uns schon jetzt auf eure nächsten Events und sind gespannt, wie wir diese mit LineUpr unterstützen können.

Wenn auch ihr euch für die Arbeit der Sparkassen-Hochschule interessiert, schaut euch doch einfach mal das Angebot an Veranstaltungen an. Unter https://www.s-hochschule.de/weiterbildung.html könnt ihr euch ein eigenes Bild machen. Hier gibt es viele interessante Veranstaltungsformate zu entdecken.

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Neben Business Events und Festivals wird LineUpr auch von Universitäten genutzt. Heute haben wir Carina Herndler der IMC FH Krems im Interview. Sie teilt mit uns ihre Erfahrungen zum Einsatz einer Event-App zur IMC Health Week und dem Alltag an einer Hochschule.

Unserer heutiger Interviewgast ist Carina Herndler von der IMC FH Krems. Die IMC FH Krems liegt im Herzen Niederösterreichs und gilt mit 130 Partneruniversitäten, weltweite über 1.000 Partnerunternehmen und rund 2.700 Studierenden aus über 50 Ländern als eine der internationalsten, praxisorientiertesten und bestvernetzten Fachhochschulen Österreichs. Im Interview steht die allgemeine Nutzung von Event-Apps und die IMC Health Week im Fokus.LineUpr: Hallo Carina. Vielen Dank, dass du dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell dich und die IMC FH Krems bitte nochmal persönlich vor. Welche Events organisiert Ihr intern und welche öffentlichkeitswirksam?

Carina: Vielen Dank für die Möglichkeit des Interviews! Mein Name ist Carina Herndler und ich bin Assistentin im Institut Pflege- und Hebammenwissenschaften. Für unser Institut sind vor allem Veranstaltungen für unsere Studierenden und die PraxisanleiterInnen in verschiedenen Gesundheitseinrichtungen relevant. Heuer wurde erstmals die IMC Health Week öffentlichkeitswirksam organisiert und diese Veranstaltung möchten wir auch in den nächsten Jahren fortführen.

LineUpr: Wie viel Zeit und Arbeit investiert ihr durchschnittlich in die Planung eurer Veranstaltungen?

Carina: Bei der Planung und Durchführung von bereits etablierten Veranstaltungen können wir schon auf ein routiniertes Eventmanagement zurückgreifen und profitieren daher hier von einer komprimierten Planungszeit. Veranstaltungen, die erstmalig stattfinden, bieten natürlich viele neue Möglichkeiten und sind daher etwas zeitintensiver in der Planung und Umsetzung.

LineUpr: Lass uns über eure Health Week sprechen. Was macht ihr bei diesem Event und warum sollte man unbedingt daran teilnehmen? Also was sind die Mehrwerte für eure Gäste?

Carina: Von 6.11. – 11.11. 2017 fand an der IMC FH Krems die erste IMC Health Week statt. Dem übergeordneten Thema „Health for all“ waren Spezialthemen wie Digitalisierung, Demenz und Ethik, die an den einzelnen Tagen im Mittelpunkt standen, untergeordnet. Interessierte BesucherInnen, SchülerInnen und ExpertInnen kamen im Zuge der Woche an die IMC FH Krems, um an den verschiedensten Veranstaltungen teilzunehmen.

Aufgrund des tollen Erfolges der ersten IMC Health Week möchten wir diese Veranstaltung nun gerne jährlich fortführen.

LineUpr: Wie erreicht Ihr eure Zielgruppen der BesucherInnen, SchülerInn und ExpertInnen? Nutzt ihr spezielle Prozesse bzw. welche Kanäle und Tools verwendet ihr für die Vermarktung und Präsentation?

Carina: Wir nutzen sowohl klassische Pressearbeit und Werbemittel (Presseaussendungen, Inserate), als auch Social-Media-Kanäle (Facebook, Twitter, Google+, Xing, LinkedIn und Instagram), sowohl intern als auch extern Newsletter und persönliche Einladung per E-Mail.

LineUpr: Was in dieser Aufzählung fehlt, sind Printprodukte. Verzichtet ihr darauf?

Carina: Nein. Wir nutzen auch Printprodukte – vor allem für Presseaussendungen/Inserate in regionalen Medien oder Fachmedien.

LineUpr: Kommen wir zurück zu digitalen Instrumenten. Ihr habt LineUpr jetzt bereits für zwei Veranstaltungen verwendet. Wie seid ihr ursprünglich auf uns gekommen und was ist für euch der ausschlaggebende Grund für die Nutzung einer Event-App?

Carina: Durch Recherche im Internet sind wir auf die Event-App LineUpr gestoßen. Der ausschlaggebende Grund für die Nutzung einer Event-App ist der große Nutzen für die BesucherInnen unserer Events. Sie können einfach auf Informationen zugreifen und wir können während des Events problemlos mit ihnen kommunizieren.

LineUpr: Erstmal vielen Dank für das tolle Feedback. Das ist auch der primäre Zweck einer Event-App. Alle Besucher sollen auf ein mobiles Informationsmedium zurückgreifen, auf dem alle Daten immer aktuell sind.

Ist es in einer Hochschule eigentlich schwer neue digitale Instrumente wie z. B. eine App zu verwenden bzw. ein Budget dafür zu erhalten?

Carina: Grundsätzlich sind wir an der Hochschule daran interessiert neue digitale Instrumente zu verwenden, je nach Anlass wird im Marketing entschieden, ob ein Instrument zur Anwendung kommt.

LineUpr: Habt ihr bereits im Vorfeld Event-Apps verwendet und wenn ja, was sind eure Erfahrungen damit?

Carina: LineUpr ist die erste Event-App die wir nutzen und die uns auch weiterhin bei unseren Events begleiten wird.
LineUpr: Das wollten wir hören. Vielen Dank. Wie habt Ihr die App während und nach dem Event genutzt?

Carina: Während der IMC Health Week wurde die App sowohl für BesucherInnen, als auch für alle Vortragenden genutzt, die wir im Vorfeld sorgfältig befüllt und individuell gestaltet haben. So konnte jeder über sein eigenes Smartphone jederzeit das aktuelle Programm abrufen und allgemeine Anfragen wie z. B. zum Thema Parken oder WLAN konnten im Vorfeld gleich beantwortet werden.

Nach dem Event konnten Präsentationsunterlagen zur Verfügung gestellt werden, was unsere BesucherInnen sehr nützlich fanden.

Aufgrund der sehr guten Erfahrungen mit der Event-App LineUpr, werden wir diese für weitere Events sicher wieder verwenden.

LineUpr: Das wird ja immer besser. Wenn wir gerade dabei sind, das Thema Digitalisierung spielt auch für Hochschulen eine große Rolle. Wie wird diese Entwicklung eure Events in der Zukunft verändern? Arbeitet ihr hier aktiv an neuen Trends oder beobachtet ihr eher die Entwicklung bei ähnlichen Veranstaltungen?

Carina: Das Thema Digitalisierung ist in unserer Unternehmensstrategie verankert. Diese besagt, dass die Möglichkeiten der Digitalisierung in Lehre, Forschung und in allen weiteren Bereichen der IMC Fachhochschule Krems umfassend effizient eingesetzt und innovativ weiterentwickelt werden sollen. Unser positives Image soll in allen Dimensionen weiter gestärkt werden, daher agieren wir weiterhin innovativ und nachhaltig.

LineUpr: Das klingt vorbildlich. Offensichtlich sind das bei euch auch nicht nur theoretische Aussagen, sondern ihr lebt diese Vision auch.

Zum Abschluss noch eine individuelle Frage. Nach deiner Erfahrung in der Organisation von Events, welchen ultimative Tipp würdest du Neueinsteigers in der Veranstaltungsbranche geben?

Carina: Im Vorfeld einer Veranstaltung sollten wirklich alle Eventualitäten besprochen und geplant werden. Während eines Events kommt es oftmals zu überraschenden Ereignissen und Vorfällen, die aber durch eine sorgfältige Planung im Vorhinein ganz schnell und souverän gelöst werden können.

Das war es schon. Vielen Dank Carina das du dir die Zeit genommen hast und uns etwas an deinem Alltag und Erfahrungen teilhaben lassen hast. Wenn ihr euch auch mal einen Überblick über die Veranstaltungen und Vision der FH Krems machen wollt, dann schaut doch einfach auf deren Homepage vorbei oder besucht sie auf Facebook. Wir freuen uns jedenfalls bereits auf eure nächsten Events und wie wir diese mit LineUpr unterstützen dürfen.

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