Ein Event nur für Geschäftsführer und CEOs, bei dem die Teilnehmer auf Augenhöhe über relevante Probleme diskutieren und gemeinsam Lösungen finden. Diese Idee hatte das CEO Collaborative Forum und lädt dazu dreimal im Jahr zu einem zweitägigen Treffen ein.

Fiona Bordet ist die Event- & Marketingkommunikationsmanager beim CEO-CF und hat LineUpr bereits zweimal verwendet. Im Interview erzählt Sie uns mehr zum CEO-CF, welchen Mehrwert Ihnen eine Event-App bringt und warum sie weiterhin auf ein gedruckten Meeting Booklet vor Ort setzen. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Fiona. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und das CEO Collaborative Forum bitte persönlich vor.

Fiona: Hallo Eric, sehr gerne doch. Seit fast 3 Jahren bin ich der Event- & Marketingkommunikationsmanager beim CEO Collaborative Forum.

Das CEO-CF (CEO Collaborative Forum) ist Europas führende Intelligence-Community und bietet aufgeschlossenen Wirtschaftsführern die Möglichkeit, gemeinsam mit Kollegen an der Lösung komplexer und herausfordernder Geschäftsprobleme in einem hochgradig vertraulichen Umfeld zu arbeiten.

Alle CEOs stehen auf ihrem Weg zum internationalen Wachstum vor ähnlichen Herausforderungen. In unserer einzigartigen Mitgliedergemeinschaft teilen die CEOs ihre vertraulichen Erfahrungen. Sie erarbeiten gemeinsam außergewöhnliche Erkenntnisse, indem sie ehrliches Feedback zu realen Themen geben, und sie inspirieren sich gegenseitig zu einem anderen Denken.

Es bietet die Möglichkeit aus dem Alltag und der gewohnten Umgebung auszubrechen und dadurch neue Perspektiven kennenzulernen und langfristige berufliche und persönliche Beziehungen aufzubauen.

LineUpr: Du hast LineUpr für Eure Spring und Fall Meeting. Erzähl uns bitte mehr zu diesen Events.

Fiona: Dreimal im Jahr, während des Frühlings, Sommers & Herbstes, trifft sich das CEO-CF in verschiedenen europäischen Hauptstädten. Für zwei Tage steht dabei die Zusammenarbeit an wichtigen Führungsthemen und Networking auf dem Programm. Diese Veranstaltung bringt Top-Führungskräfte aus ganz Europa und den Vereinigten Staaten zusammen. Unter Gleichgesinnten können die CEOs ihr Wissen teilen und im Netzwerk gemeinsame Lösungen für große Probleme finden.

Wie Du bereits erwähnt hast, haben wir LineUpr für unsere letzten beiden Veranstaltungen verwendet: in Rom für das Herbsttreffen 2018 und in Amsterdam Anfang März.

Wir erden LineUpr auch für unser Sommertreffen in Riga, Lettland, verwenden.

LineUpr: Warum habt Ihr Euch dazu entschieden LineUpr für diese Events zu verwenden. Welchen entscheidenden Mehrwert bringt Euch die Event-App?

Fiona: Der kniffligste Punkt bei Events ist immer die Agenda

In früheren Veranstaltungen war die gedruckte Agenda aufgrund von Änderungen am Ende nie korrekt. Deshalb haben wir nach einem Tool gesucht, dass uns in der Aktualisierung und Kommunikation der Agenda hilft. Wir wollten den Teilnehmern immer die besten und aktuellsten Informationen zur Verfügung stellen.

Dabei haben wir festgestellt, dass der effektivste Weg der Kommunikation mit unseren Teilnehmern ihre Smartphones sind. Also haben wir angefangen, über eine App nachzudenken.

Nach einigen Recherchen haben wir uns für LineUpr entschieden, weil LineUpr genau das war, wonach wir suchten: benutzerfreundlich, ein einfaches Backoffice und die Möglichkeit, die App vollständig zu personalisieren. Wir haben mit der kostenlosen Version der App begonnen und sie schnell auf die Premium-Version aktualisiert.

LineUpr: Nutzt Ihr zur Informationsverteilung vor Ort auch Printprodukte? Wenn ja, welche und warum?

Fiona: Das einzige gedruckte Dokument, das wir noch verwenden, ist unser Meeting Booklet.

Es ist nach wie vor ein wichtiges Werkzeug für uns und unsere Teilnehmer, da es während des gesamten Meetings als „persönliches Journal“ genutzt wird. Darin findet man die Teilnehmerliste und eine Erinnerung an die verschiedenen Teile der Veranstaltung. Und man kann hier auch alle Kommentare und Gedanken festhalten.

Während der Gruppensitzungen verwenden wir keine elektronischen Geräte. Das ist quasi eine unserer Grundregeln.

LineUpr: Habt Ihr in der Vergangenheit bereits Event-Apps verwendet? Wenn ja, welche Erfahrungen habt ihr damit gemacht? Wenn Ihr bisher noch keine App genutzt habt, was hat bisher dagegen gesprochen?

Fiona: Nein – LineUpr ist die erste Event-App, die wir benutzt haben! Ich glaube nicht, dass wir vorher völlig gegen Event-Apps waren, wir haben nur nicht gesehen, dass es ein Gewinn für unsere Meeting-Teilnehmer sein könnte. Damit lagen wir falsch! 90% unserer Mitglieder denken, dass es sich um eine der besten Event-Apps handelt, die sie je benutzt haben.

LineUpr: Zurück zu LineUpr. Wann und wie habt Ihr Eure Teilnehmer über die Event-App informiert?

Fiona: Sobald die Hauptinformationen zum Event feststehen, beginnen wir mit der Erstellung der App.

Wir informieren die Teilnehmer über die Event-App bei Telefonkonferenzen, die wir typischerweise 90 Tage vor der Veranstaltung mit ihnen führen. Wir verwenden den Link und den QR-Code. So können die Teilnehmer sich bereits vor dem Event mit dem Zeitplan und den anderen Teilnehmern vertraut machen.

Außerdem erinnern wir alle Teilnehmer natürlich bei der Eröffnung des Forums an die App und haben ihr auch eine Seite im Meeting Booklet gewidmet. Da werden sie daran erinnert, wie man die App auf dem Startbildschirm anheftet.

LineUpr: Du hast den Menüpunkt „Meeting Participants“ verwendet. Wie habt Ihr damit das Networking zwischen Euren Teilnehmern verbessert?

Fiona: In diesem Menüpunkt haben wir alle Daten verwendet, die auch im Booklet stehen. Wir nutzen diesen Abschnitt der App, um das Netzwerken zu stärken. Hier verlinken wir auch die LinkedIn-Profile, ihre E-Mail-Adresse und ihre Telefonnummer. Es gibt ihnen die Möglichkeit, sich direkt aus der App heraus zu kontaktieren, ohne uns Mails oder Anfragen zu schicken.

Wir wissen, dass diese Daten den strengen Vorschriften der DSGVO unterliegen, daher ist es ein großer Vertrauensbeweis unserer Teilnehmer, dass wir diese Daten so verwenden dürfen.

LineUpr: Wie haben Eure Besucher auf die App reagiert?

Fiona: Die Teilnehmer waren sehr zufrieden mit der App. Wir haben sehr positives Feedback erhalten. Es war wirklich ein nützliches Werkzeug für sie und noch mehr für uns! Besonders gut fanden sie, dass die Tagesordnung immer in Echtzeit aktualisiert wurde und sie sich mit den Favoriten ihre individuelle Agenda erstellen konnten.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Fiona: Nehmt Euch etwas Zeit, die App zu erstellen. Am besten mit etwas Abstand zum Event. Kurz vor dem Event ist man mit anderen Aufgaben beschäftigt und hat weniger Zeit für die App, da sollte es nur noch um Updates gehen.

Verwende alle Funktionen der App, um die Teilnehmerkommunikation zu optimieren, wie z. B. den Post-Bereich.

Nutzen sie alle Möglichkeiten um die App so individuell wie möglich zu gestallten. Ihre Teilnehmer wissen es zu schätzen, wenn sie sich dafür Zeit nehmen und ein tolles Tool entwickelt haben.

LineUpr: Vielen Dank Fiona, für das tolle Interview. Euer CEO Collaborative Forum klingt nach einem großartigen Eventkonzept. Wenn du auch daran teilnehmen möchtest, dann schau doch mal auf dieser Website vorbei. Außerdem kannst du auf Twitter und LinkedIn weitere interessante Geschichten zum CEO-CF finden.

Wir freuen uns bereits auf die nächste Ausgabe im Sommer.

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Im Mittelpunkt des Interviews steht heute Christian Strebe. Er arbeitet bei Univations und unterstützt hier junge Startups im Aufbau. Wir durften Christian erstmals 2016 kennenlernen und ihn bei einem Pitchcontest von LineUpr überzeugen. Seit dem nutzt Univations LineUpr für ihren Pitch-Day.

Im Gespräch erzählt uns Christian mehr zum Pitch-Day, wie und warum er dafür eine Event-App von LineUpr verwendet und was er sich für die Zukunft von LineUpr wünscht. Viel Spaß beim Lesen. ?

LineUpr: Hallo Christian. Vielen Dank, dass Du Dir Zeit für dieses Interview nimmst. Stell Dich und Univations bitte persönlich vor.

Christian: Hallo. Mein Name ist Christian Strebe und ich bin Projektmanager bei Univations und unterstütze Startups dabei erfolgreich zu sein. Univations ist ein An-Institut an der Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg und ist im Bereich Wissens-und Technologietransfer aktiv. In dieser Rolle realisieren wir zum Beispiel für die Universität, das Land Sachsen-Anhalt oder den Bund mehrere Projekte. Eines davon ist der Investforum Startup-Service, wo es vorrangig darum geht Startups bei der Kapitalakquise zu unterstützen.

LineUpr: In diesem Kontext seid Ihr Organisator des Investforum Pitch-Days. Erzähl uns etwas mehr zu diesem Event.

Christian: Wir veranstalten den Investforum Pitch-Day einmal im Jahr, um die Aufmerksamkeit von Investoren bewusst auf Sachsen-Anhalt zu richten. Es ist eine klassische Matchingveranstaltung auf der Startups auf Investoren treffen. Dabei präsentieren sich die Startups, die wir das ganze Jahr über betreuen und Investor Ready machen zusammen mit Startups, die sich ganz normal für eine Teilnahme bewerben können.

LineUpr: Soviel ich weiß, zählt der Pitch-Day zu den größten Startup Veranstaltungen in Mitteldeutschland. Wie habt ihr euch diesen Status bei dieser großen Konkurrenz erarbeitet?

Christian: Den Pitch-Day veranstalten wir seit 2009. Damit waren wir die ersten, die eine Veranstaltung dieser Art in Mitteldeutschland angeboten haben. Heute sieht das anders aus, was auch gut so ist. Die Szene in Mitteldeutschland ist recht klein und die Akteure kennen einander und unterstützen sich auch gegenseitig. Wir haben es geschafft, dass viele Investoren unsere Veranstaltung in puncto Qualität schätzen. Zudem stecken wir sehr viel Liebe und Engagement in die Vorbereitung der Teams und der Veranstaltung, und das merken die Investoren und Startups.

LineUpr: Ihr habt LineUpr jetzt bereits zum dritten Mal für den Investforum Pitch-Day verwendet. Was ist für euch das entscheidende Argument eine Event-App zu nutzen?

Christian: Und wir werden LineUpr auch in diesem Jahr verwenden! Wir überlegen uns immer, wie wir die Informationen über die Veranstaltung – Organisatorisches, Agenda, Orte etc. – zusammen mit Informationen über die Startups und Investoren auf einfache Art und Weise an die Teilnehmer des Events vermitteln können. Früher haben wir das Wochenende vor der Veranstaltung damit verbracht ein eigenes Magazin zu layouten – was sehr viel Zeit und Nerven gekostet hat und nach dem Druck schon wieder veraltet war. Da sind heutige Event-Apps deutlich komfortabler.

LineUpr: Super. ? Habt Ihr bereits vorher Event-Apps verwendet? Wenn ja, wie waren eure Erfahrungen?

Christian: Wir haben das erste Mal 2015 eine App eingesetzt. Wir wollten alles schick machen, die Teilnehmer sollten über die App miteinander kommunizieren und Treffen auf der Veranstaltung vereinbaren. Unsere Erfahrungen waren sehr ernüchternd. Neben den doch sehr hohen Preis war die Bedienung in puncto Einpflegen der Inhalte eine Katastrophe. Zudem brauchten wir eine Vorlaufzeit von 8 Wochen, damit die App auch in den Stores veröffentlicht werden konnte. Dann mussten immer Aktualisierungen heruntergeladen werden und im Endeffekt hat kaum jemand die App genutzt, weil man sich dafür anmelden musste und die Matchingfunktion hat auch nicht funktioniert.

Als ihr euch dann für die Teilnahme am Pitch-Day 2016 beworben habt, war ich sofort von der App begeistert. Die Einfachheit hat überzeugt und es hat zur Premiere 2016 alles super funktioniert.

LineUpr: Wie verwendet Ihr die App vor, während und nach dem Pitch-Day?

Christian: Da wir einen sehr geschlossenen Teilnehmerkreis aus Investoren und Startups haben, kommunizieren wir die App mit einem Passwortschutz ungefähr zwei Wochen vor der Veranstaltung. Vorher pflegen wir vor allem die Informationen der ausgewählten Startups ein und verlinken diese zu Onepagern und Pitch-Decks, die auf unseren Servern hinterlegt sind. Auf diese haben nur die Investoren ebenfalls über ein Passwort Zugriff. Dadurch können Investoren bereits im Vorfeld Startups identifizieren, mit denen sie Gespräche führen wollen. Am Tag selbst weisen wir über die Push-Funktion der App auf Programmpunkte hin und danken zum Beispiel offiziell unseren Sponsoren. Dieses Jahr wollen wir auch die Publikumswahl für das beste Startup über die App realisieren. Nach der Veranstaltung führen wir über die App eine Umfrage durch, um Feedback zu sammeln.

LineUpr: Wie reagieren Eure Besucher auf die App?

Christian: Wir integrieren Fragen zur App in unsere Umfrage und bis jetzt haben fast alle das Angebot gelobt und empfinden es als völlig ausreichend. Am Veranstaltungstag sehen wir viele, die die App nutzen. Der unkomplizierte Zugang zu allen relevanten Funktionen und die gute Bedienbarkeit werden sehr geschätzt.

LineUpr: Wir wollen täglich wachsen und unseren Kunden ein besseres Erlebnis bieten, welche Funktionen wünscht Ihr Euch für die App und warum?

Christian: Ich fände es gut, wenn man ein Programmpunkt in weitere kleine Abschnitte unterteilen könnte. Vor allem bei Pitch-Sessions ist es wichtig, dass ich verschiedenen Startups, die einer Session zugeteilt sind, eine extra Zeit zuweisen kann. Zudem wollen einige doch gern eine Matchingfunktion nutzen. Vielleicht würde es ja reichen eine weitere, optionale Favoritenfunktion anzubieten, die sagt, ich würde gern mit dieser Person oder diesem Unternehmen sprechen. Da der Nutzer sich ja nicht registriert, müsste dann die App automatisch diese Anfrage erkennen, einen vorher definierten Slot verwalten und per Push-Nachricht beide Parteien zu einer Zeit an einen Ort bestellen. Vielleicht würde es auch Sinn machen, dass man zwei oder mehrere Versionen der Veranstaltungs-App anlegt, um verschiedene Zielgruppen mit spezifischen Informationen zu versorgen. Die Auswahl kann ja über verschiedene Passwörter getroffen werden. So lässt sich noch individueller auf die Teilnehmer eingehen.

LineUpr: Welche drei top Tipps zur Nutzung von LineUpr würdest du anderen Veranstaltern mit auf den Weg geben wollen?

Christian: 1. Nutzt die Möglichkeit, Informationen einer vergangenen Veranstaltung für eine neue zu importieren. Dadurch sparen wir uns regelmäßig sehr viel Zeit. 2. Trackt die Nutzung entweder durch Google Analytics oder einem speziellen Link zum Beispiel Bitly. 3. Informiert die Besucher auch auf der Veranstaltung darüber, dass es eine App gibt und wie diese genutzt werden kann.

LineUpr: Vielen Dank Christian für das super Interview. Als ehemaliger Teilnehmer des Pitch-Days wissen wir aus eigener Erfahrung, was für einen großartigen Job ihr macht. Wir können jedem die Teilnahme nur wärmstens empfehlen.

Wer mehr über den Investforum Startup-Service oder den Pitch-Day wissen will, sollte mal im Netz vorbeischauen. Auch auf Twitter und Facebook gibt es regelmäßig News.

Wir freuen uns bereits auf die 2019er Ausgabe.

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